Plan urlopów — darmowy wzór do pobrania

Czy plan urlopów jest obowiązkowy?

Wbrew powszechnemu przekonaniu — nie zawsze. Art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy pozwala pracodawcy zrezygnować z planu urlopów w dwóch sytuacjach: gdy zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa albo gdy u pracodawcy żadna organizacja związkowa nie działa. W praktyce oznacza to, że w większości małych i średnich firm plan urlopów jest dobrowolny.

Rezygnacja z planu nie zwalnia jednak z obowiązku udzielania urlopów. Wtedy terminy ustala się indywidualnie z każdym pracownikiem — co przy większym zespole bywa trudniejsze niż zrobienie planu raz na rok.

Co plan urlopów daje w praktyce

• Widać kolizje z wyprzedzeniem. Trzy osoby z jednego zespołu planujące lipiec to problem, który lepiej zobaczyć w styczniu niż w czerwcu.
• Termin z planu jest wiążący dla obu stron. Pracownik nie musi składać osobnego wniosku, a pracodawca nie może dowolnie zmieniać ustalonego terminu.
• Widać zaległości. Plan pokazuje, kto ma niewykorzystany urlop z poprzedniego roku i musi go wybrać do 30 września.
• Łatwiej zaplanować obsadę. Znając rozkład urlopów, można z wyprzedzeniem ustalić zastępstwa zamiast łatać grafik na bieżąco.

Czego plan nie obejmuje

Planem urlopów nie obejmuje się 4 dni urlopu na żądanie — wynika to wprost z art. 163 § 1. Te dni pozostają do dyspozycji pracownika i zgłasza się je najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

W praktyce oznacza to, że pracownik z wymiarem 26 dni planuje 22 dni, a 4 zostawia jako rezerwę. Wzór w Excelu ma osobną kolumnę na wymiar i osobną na zaplanowane dni, więc ta różnica jest widoczna od razu.

Wzór samego wniosku znajdziesz na stronie wniosek urlopowy — darmowe wzory, a do bieżącej ewidencji wykorzystania służy kartoteka urlopowa.

Czy plan urlopów można zmienić?

Tak, ale nie jednostronnie i nie dowolnie. Przesunięcie terminu jest dopuszczalne w trzech przypadkach:

• Na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami — wymaga zgody pracodawcy.
• Z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Pracodawca pokrywa wtedy koszty poniesione przez pracownika w związku z przesunięciem — na przykład bezzwrotną zaliczkę za wczasy.
• Obligatoryjnie, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność — choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe czy urlopu macierzyńskiego.

Plan urlopów a grafik pracy

Plan urlopów odpowiada na pytanie „kto i kiedy będzie nieobecny w skali roku". Grafik pracy odpowiada na pytanie „kto pracuje na której zmianie w konkretnym tygodniu". Oba dokumenty muszą być spójne — zaplanowany urlop, którego nie widać w grafiku, kończy się obsadzeniem zmiany osobą, której nie będzie.

Przy prowadzeniu obu w arkuszach trzeba tę spójność utrzymywać ręcznie. W grafikach online zatwierdzony urlop od razu blokuje pracownika w planie zmian, a elektroniczne wnioski urlopowe pokazują saldo dni jeszcze przed złożeniem wniosku — więc plan i rzeczywistość nie rozjeżdżają się w trakcie roku.

Katarzyna Grzązek

Specjalista ds. marketingu

Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.

LinkedIn

Zaktualizowano: 26 sierpień 2026