Wzór świadectwa pracy zgodny z obowiązującym rozporządzeniem, w formatach PDF i DOCX, wraz z wypełnionym przykładem. Poniżej: w jakim terminie pracodawca musi wydać świadectwo, co obowiązkowo musi się w nim znaleźć, czego wpisywać nie wolno oraz jak przebiega sprostowanie.
Świadectwo pracy to dokument podsumowujący przebieg zatrudnienia, który pracodawca wydaje w dniu ustania stosunku pracy. Wydanie go nie zależy od rozliczenia się pracownika z firmą ani od jego wniosku. Pracownik ma 14 dni na wystąpienie o sprostowanie treści.
Stan prawny na 26 sierpnia 2026
Świadectwo pracy to obowiązkowy dokument, który pracodawca wydaje pracownikowi w dniu ustania stosunku pracy — bez wniosku, bez zwłoki. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy pracodawca nie może uzależnić wydania świadectwa od rozliczenia się pracownika z firmą (np. zwrotu sprzętu czy kluczy).
Jeśli wydanie w dniu zakończenia pracy jest obiektywnie niemożliwe (np. pracownik jest na L4 lub przebywa za granicą), pracodawca ma 7 dni na wysłanie dokumentu pocztą lub doręczenie w inny sposób. Świadectwo potwierdza fakty — okres zatrudnienia, stanowisko, wymiar etatu, wykorzystany urlop. Nie jest referencją ani oceną pracownika.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej precyzuje zawartość dokumentu. Obowiązkowe elementy to:
Na wniosek pracownika świadectwo może dodatkowo zawierać informacje o wysokości wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Dane z ewidencji czasu pracy są podstawą do prawidłowego uzupełnienia wielu z tych pozycji — szczególnie urlopów, nadgodzin i pracy zdalnej.
Konsekwencje są poważne — i to zarówno administracyjne, jak i cywilne:
| Konsekwencja | Podstawa prawna | Szczegóły |
|---|---|---|
| Grzywna PIP | Art. 282 § 1 pkt 3 KP | Od 2 000 do 60 000 zł (od 8 lipca 2026 r.) |
| Odszkodowanie dla pracownika | Art. 99 § 1 KP | Do 6 tygodni wynagrodzenia |
| Roszczenie sądowe | Art. 97 § 1 KP | Pracownik może żądać wydania przez sąd |
Odszkodowanie przysługuje pracownikowi, który udowodni, że brak świadectwa uniemożliwił mu podjęcie nowej pracy (np. nowy pracodawca wymagał dokumentu do zawarcia umowy). W praktyce sądy przyznają odszkodowanie również wtedy, gdy opóźnienie było znaczące — nawet bez udowodnienia szkody.
Jeśli pracownik znajdzie błędy w świadectwie — np. zły okres zatrudnienia, brakujący urlop czy nieprawidłowy tryb rozwiązania umowy — ma prawo żądać korekty. Procedura wygląda następująco:
Nowe świadectwo musi mieć adnotację, że jest „sprostowanym świadectwem pracy". Stary dokument pracownik zwraca pracodawcy.
Nowelizacja Kodeksu pracy obowiązująca od 27 stycznia 2026 roku wprowadza możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Co to oznacza dla świadectwa pracy?
Pracodawca przechowuje akta osobowe (w tym kopie świadectwa pracy) przez:
Były pracownik może w każdym momencie wystąpić o wydanie kopii świadectwa pracy. Pracodawca realizuje taki wniosek w ciągu 30 dni. Jeśli firma została zlikwidowana — dokumenty trafiają do archiwum państwowego lub prywatnego archiwum przejmującego.
Świadectwo pracy to nie formalność do szuflady. Będzie potrzebne przy:
Więcej o obowiązkach pracodawcy przy zakończeniu stosunku pracy znajdziesz w artykule czym jest świadectwo pracy.
Specjalista ds. marketingu
Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.
Zaktualizowano: 21 kwiecień 2026
Wzór do pobrania odtwarza układ pomocniczego wzoru z załącznika do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, a o tym, co musi się znaleźć w dokumencie, przesądza § 2 tego rozporządzenia. Świadectwo wypełnia pracodawca, opierając się na aktach osobowych i ewidencji czasu pracy pracownika.
W lewym górnym rogu podaj nazwę pracodawcy, adres siedziby (albo miejsca zamieszkania, gdy pracodawcą jest osoba fizyczna) oraz NIP lub REGON-PKD, a w prawym miejscowość i datę. Przy wystawianiu nowego świadectwa po sprostowaniu wpisz datę, w której je sporządzasz.
W pkt 1 wpisz imię (imiona) i nazwisko oraz datę urodzenia pracownika, a potem każdy okres zatrudnienia z datami od–do i wymiarem czasu pracy, np. „pełny etat” albo „1/2 etatu”. Uwzględnij wcześniejsze umowy u tego samego pracodawcy, za które nie wydano świadectwa (art. 97 § 1 KP), a przy przejęciu zakładu pracy także okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy.
Punkt 2 wypełnia tylko agencja pracy tymczasowej — wpisuje każdego pracodawcę użytkownika i okresy pracy na jego rzecz. W pkt 3 podaj rodzaj pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje, najlepiej w takim brzmieniu, jak w umowie o pracę i jej aneksach.
W pkt 4 wpisz tryb i podstawę prawną rozwiązania albo podstawę wygaśnięcia stosunku pracy, np. „rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracownika (art. 30 § 1 pkt 2 KP)”. Przy wypowiedzeniu wskaż stronę, która go dokonała, a przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia — art. 52, 53 albo 55 KP. Punkt 5 wypełniasz tylko wtedy, gdy skrócono okres wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ § 1 KP.
W pkt 6 podaj w dniach i godzinach urlop wypoczynkowy przysługujący w roku ustania stosunku pracy, wykorzystany w naturze lub objęty ekwiwalentem, a osobno urlop na żądanie. Dalej wpisz urlop bezpłatny z podstawą prawną, urlop ojcowski, rodzicielski i wychowawczy (osobno dla każdego dziecka) oraz zwolnienie z art. 188 KP. Rozporządzenie wymaga też podania zwolnienia z powodu siły wyższej, urlopu opiekuńczego i liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej — jeśli Twoja wersja pliku nie ma tych pozycji, dopisz je w pkt 6.
Wpisz liczbę dni niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe w roku ustania stosunku pracy (art. 92 KP), okres czynnej służby wojskowej, pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze wykonywaną do 31 grudnia 2008 r. oraz okresy nieskładkowe. Pozycji, które nie dotyczą pracownika, nie zostawiaj pustych — wpisz „nie dotyczy” albo przekreśl pole.
W pkt 7 podaj oznaczenie komornika, numer sprawy egzekucyjnej i wysokość potrąconych kwot. W pkt 8 wpisz uznane, a niewypłacone z braku środków należności ze stosunku pracy, a informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach — tylko na żądanie pracownika (art. 97 § 2 KP). Ocen ani opinii o pracowniku w świadectwie się nie zamieszcza.
Świadectwo podpisuje pracodawca, osoba go reprezentująca albo osoba upoważniona; pouczenia o prawie do sprostowania nie usuwaj (art. 97 § 2¹ KP). Wydaj je w dniu ustania stosunku pracy, a gdy z przyczyn obiektywnych to niemożliwe — wyślij pocztą lub doręcz w inny sposób w ciągu 7 dni. Wydania nie wolno uzależniać od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1 i § 1³ KP).
Pracodawca musi wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy — bez wniosku pracownika i bez zwłoki. Jeśli wydanie w tym dniu jest obiektywnie niemożliwe (np. pracownik przebywa za granicą), dokument należy wysłać pocztą w ciągu 7 dni. Opóźnienie stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł (od 8 lipca 2026 r.) (art. 282 § 1 pkt 3 KP).
Obowiązkowe elementy: okres zatrudnienia (daty od–do), wymiar etatu, stanowisko/rodzaj pracy, tryb rozwiązania umowy, wykorzystany urlop wypoczynkowy, urlop z powodu siły wyższej, urlop opiekuńczy, dni pracy zdalnej, okresy nieskładkowe, zajęcia komornicze. Na wniosek pracownika można dodać informację o wynagrodzeniu i kwalifikacjach.
Pracownik składa wniosek o sprostowanie do pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu. Pracodawca ma 7 dni na wydanie nowego świadectwa lub pisemną odmowę z uzasadnieniem. Jeśli odmówi — pracownik może w ciągu 14 dni wystąpić do sądu pracy. Nowe świadectwo musi mieć adnotację „sprostowane świadectwo pracy".
Tak. Przepisy o świadectwie pracy dopuszczają jego wydanie w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby działającej w imieniu pracodawcy. Postać papierowa pozostaje równie dopuszczalna. Gotowe wnioski o wydanie lub sprostowanie świadectwa znajdziesz na stronie wniosek o wydanie lub sprostowanie świadectwa pracy.
Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku — 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Dla zatrudnionych przed tą datą — 50 lat (chyba że pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS, wtedy 10 lat). Były pracownik może w każdym momencie wystąpić o kopię świadectwa — pracodawca wydaje ją w ciągu 30 dni.
Tak — każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę otrzymuje świadectwo pracy po zakończeniu stosunku pracy, niezależnie od wymiaru etatu. Dotyczy to zarówno pełnego etatu (1/1), jak i każdego ułamku (1/2, 1/4, 3/4). W świadectwie wskazuje się wymiar czasu pracy, w jakim pracownik był zatrudniony.
Dokumentację pracowniczą zlikwidowanej firmy przejmuje archiwum państwowe lub prywatna firma archiwizacyjna. Informacje o miejscu przechowywania akt można znaleźć w ewidencji prowadzonej przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych (baza SEZAM) lub w ZUS. Sąd pracy może wydać postanowienie zastępujące świadectwo pracy na podstawie dostępnych dokumentów.
Nie — to częsty, ale niezgodny z prawem praktyka. Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od zwrotu sprzętu, rozliczenia delegacji, zdania kluczy czy podpisania obiegówki. Świadectwo musi być wydane bezwarunkowo w dniu ustania stosunku pracy. Wstrzymywanie wydania naraża pracodawcę na grzywnę PIP i odszkodowanie dla pracownika.
Pracownik może dochodzić odszkodowania do wysokości wynagrodzenia za 6 tygodni (art. 99 § 2 KP). Warunkiem jest wykazanie, że brak świadectwa uniemożliwił lub utrudnił podjęcie nowego zatrudnienia. W praktyce sądy pracy przyznają odszkodowanie także w przypadku znacznych opóźnień, nawet bez ścisłego udowodnienia poniesionej szkody.
Na tej stronie udostępniamy darmowy wzór świadectwa pracy w formatach PDF i DOCX, zgodny z aktualnym rozporządzeniem i wymogami Kodeksu pracy na 2026 rok. Wzór zawiera wszystkie obowiązkowe elementy, w tym pola na dni pracy zdalnej i urlop z powodu siły wyższej. Pobierz, uzupełnij i wydrukuj.
Tak — wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy przy każdym rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, bez względu na tryb i przyczynę (art. 97 § 1 KP). Pracownik nie musi o nie prosić. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracodawca w ciągu 7 dni zatrudnia tę samą osobę ponownie — wtedy wydaje świadectwo tylko na jej wniosek, w ciągu 7 dni od jego złożenia (art. 97 § 11–12 KP).
Tak, jeżeli praca była faktycznie wykonywana pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym — takie zatrudnienie jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy lub jej brak (art. 22 § 11 KP). Pracownik może wystąpić do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy oraz o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa. Z żądaniem wydania świadectwa można wystąpić w każdym czasie przed upływem przedawnienia (art. 971 § 1 i 3 KP).
Postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy i pozbądź się zbędnej papierologii. Wszystkie najważniejsze informacje wymagane przez kodeks znajdą się w jednym miejscu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i pieniądze, a także w prosty sposób spełnisz obowiązek ewidencji.
Załóż bezpłatne konto DEMO i testuj system przez dwa tygodnie całkowicie za darmo
Zarejestruj się