Ekwiwalent za urlop = miesięczne wynagrodzenie ÷ współczynnik urlopowy (20,92 w 2026 r.) ÷ 8 godzin × liczba godzin niewykorzystanego urlopu; przy pensji 6000 zł i 5 dniach (40 godzinach) urlopu wynosi 1434 zł brutto (art. 171 KP, § 18–19 rozporządzenia w sprawie urlopów wypoczynkowych).
Przy niepełnym etacie współczynnik obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy – kalkulator uwzględnia to automatycznie.
Wypełnij poniższe pola, aby przeliczyć ekwiwalent z dni urlopu i przeciętnego wynagrodzenia (pełny etat, 8 h/dzień).
Kalkulator ma charakter poglądowy. Dokładne wyliczenie zależy od ustalenia podstawy według rozporządzenia w sprawie urlopów wypoczynkowych (§ 14–21) i od składników wynagrodzenia w firmie. Przy rozliczeniu końcowym skonsultuj się z działem kadr lub księgowością.
Ekwiwalent to świadczenie pieniężne za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przy zakończeniu stosunku pracy (art. 171 KP). Przysługuje przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę, gdy pracownik nie mógł wykorzystać urlopu w naturze – np. z powodu krótkiego okresu wypowiedzenia. Nie przysługuje osobom na umowie zlecenie lub o dzieło.
Wynagrodzenie miesięczne (składniki stałe w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, zmienne – średnio z 3 miesięcy, a za okresy dłuższe niż miesiąc – z 12) dzieli się przez współczynnik urlopowy – w 2026 roku 20,92 przy pełnym etacie. Wynik dzieli się przez dobową normę czasu pracy i mnoży przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu (§ 19–21 rozporządzenia urlopowego). Przykład: 6000 zł / 20,92 = 286,81 zł; 286,81 zł / 8 h = 35,85 zł; 35,85 zł × 80 h (10 dni) = 2868,00 zł brutto.
Tylko w kilku sytuacjach. Ekwiwalent przysługuje niezależnie od trybu rozwiązania umowy – także przy zwolnieniu dyscyplinarnym (art. 171 § 1 KP). Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 KP), więc takie oświadczenie jest nieważne. Ekwiwalentu nie będzie, gdy urlop zostanie wykorzystany w okresie wypowiedzenia (art. 167¹ KP), gdy strony uzgodnią jego wykorzystanie w kolejnej umowie z tym samym pracodawcą (art. 171 § 3 KP) albo gdy roszczenie się przedawni – po 3 latach od wymagalności (art. 291 § 1 KP).
Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym w firmie (art. 171 § 4 KP). Jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, pracodawca ma 10 dni od ustania stosunku pracy (art. 171 § 5 KP). Gdy ostatni dzień terminu jest dniem wolnym od pracy, wypłaca się w dniu poprzedzającym. Metoda obliczania się nie zmieniła – w 2026 r. współczynnik dla pełnego etatu wynosi 20,92.
Szymon Mojsak
Jak policzyć wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego: które składniki wchodzą do podstawy, jak uśrednić nadgodziny i dodatki z 3 miesięcy i skąd wziąć liczbę godzin.
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Kiedy ostatecznie przepada zaległy urlop i jakie kary z PIP grożą za niedopilnowanie terminu 30 września? Przeczytaj poradnik i zobacz, jak systemy typu RCPonline i elektroniczne wnioski (EWU) chronią Twoją firmę przed chaosem organizacyjnym.
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Sprawdź zmiany w Kodeksie pracy od 27 stycznia 2026! Dowiedz się, jak stosować postać elektroniczną (e-mail) i poznaj nowe terminy wypłaty ekwiwalentu za urlop.
Czytaj dalej →
Zamień niewykorzystany urlop na ekwiwalent przy końcu współpracy. Gotowy wzór wniosku – pobierz za darmo.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Podstawowe informacje o prawie do urlopu wypoczynkowego i jego wymiarze.
Czytaj dalej →
Zarządzaj wnioskami urlopowymi i dokumentacją w jednym miejscu. Gotowy wzór do druku – pobierz za darmo.
Czytaj dalej →
Załóż bezpłatne konto DEMO i testuj system przez dwa tygodnie całkowicie za darmo
Zarejestruj sięSystem generuje gotowe zestawienia do wypłaty ekwiwalentu, uwzględniając historię nieobecności i dni pozostałych do wykorzystania. Każdy pracownik widzi swój aktualny limit urlopowy w czasie rzeczywistym.
Sprawdź, jak RCPonline upraszcza zarządzanie urlopamiWedług § 19–21 rozporządzenia w sprawie urlopów wypoczynkowych: przeciętne miesięczne wynagrodzenie dzieli się przez współczynnik urlopowy (ekwiwalent za 1 dzień), wynik dzieli się przez dobową normę czasu pracy (ekwiwalent za 1 godzinę) i mnoży przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Przy niepełnym etacie współczynnik obniża się proporcjonalnie. Przykład na 2026 r.: 6000 zł / 20,92 / 8 h × 80 h (10 dni) = 2868,00 zł brutto.
Współczynnik to średnia liczba dni pracy w miesiącu danego roku: od 365 dni odejmuje się niedziele, święta i dni wolne wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy, a wynik dzieli przez 12. W 2026 r. dla pełnego etatu wynosi 20,92 (w 2025 r. – 20,83). Dla 1/2 etatu to 10,46, dla 3/4 etatu – 15,69. Kalkulator dobiera współczynnik do wybranego roku i wymiaru etatu.
Składniki stałe, np. pensję zasadniczą, przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Składniki zmienne, np. premie miesięczne, prowizje czy wynagrodzenie za nadgodziny, uwzględnia się jako średnią z 3 miesięcy poprzedzających ten miesiąc (przy znacznych wahaniach – nawet z 12 miesięcy). Nie wlicza się m.in. jednorazowych nagród za wykonanie zadania, nagród jubileuszowych, odpraw ani wynagrodzenia za czas choroby. Kalkulator liczy z kwoty, którą wpiszesz – ustalenie podstawy należy do pracodawcy.
Tak. Ekwiwalent jest przychodem ze stosunku pracy, więc podlega składkom ZUS (społecznym i zdrowotnej) oraz zaliczce na podatek dochodowy, tak jak wynagrodzenie. Kalkulator pokazuje kwotę brutto.
Wyłącznie wtedy, gdy pracownik nie wykorzystał urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 KP). Tryb zakończenia umowy nie ma znaczenia – ekwiwalent należy się także przy zwolnieniu dyscyplinarnym. Zmiana wymiaru etatu czy nabycie prawa do emerytury bez rozwiązania umowy nie daje prawa do ekwiwalentu – urlop wykorzystuje się wtedy w naturze.
Gdy wykorzysta urlop w okresie wypowiedzenia (pracodawca może go do tego zobowiązać – art. 167¹ KP), gdy strony uzgodnią wykorzystanie urlopu w ramach kolejnej umowy z tym samym pracodawcą zawartej bezpośrednio po poprzedniej (art. 171 § 3 KP) oraz gdy roszczenie się przedawni. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 KP), więc takie oświadczenie nie odbiera prawa do ekwiwalentu.
Od 27 stycznia 2026 r. termin wprost określa art. 171 KP (nowelizacja z 4 grudnia 2025 r.). Zasadą jest wypłata w dniu wypłaty wynagrodzenia ustalonym w firmie. Jeżeli ten dzień przypada przed rozwiązaniem umowy, ekwiwalent trzeba wypłacić w ciągu 10 dni od ustania stosunku pracy, a gdy 10. dzień jest dniem wolnym od pracy – w dniu go poprzedzającym. Wcześniej przepisy nie określały terminu, a przyjmowano, że ekwiwalent jest wymagalny w dniu rozwiązania umowy.
Nie. Prawo do urlopu wypoczynkowego, a więc i do ekwiwalentu, mają tylko pracownicy zatrudnieni na podstawie stosunku pracy. Zleceniobiorcy i wykonawcy dzieła mogą mieć przerwy w pracy tylko wtedy, gdy przewiduje je umowa.
Przy zmianie pracodawcy dotychczasowy pracodawca wypłaca ekwiwalent za urlop niewykorzystany do dnia rozwiązania umowy (art. 171 § 1 KP), a u nowego pracodawcy urlop w danym roku przysługuje proporcjonalnie (art. 155¹ KP). Inaczej jest przy przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę (art. 23¹ KP): stosunek pracy trwa dalej, nowy pracodawca przejmuje niewykorzystany urlop i ekwiwalentu się nie wypłaca. Ekwiwalentu nie ma też, gdy kolejna umowa z tym samym pracodawcą zaczyna się bezpośrednio po poprzedniej.
Tak. Zaległy urlop pracodawca powinien udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP), ale po tym dniu urlop nie przepada. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia wymagalności (art. 291 § 1 KP). Roszczenie o ekwiwalent staje się wymagalne w terminie jego wypłaty.
Pracownik może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie i złożyć pozew do sądu pracy albo skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Niewypłacenie w terminie świadczenia należnego pracownikowi jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 zł do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 KP).
Niewykorzystany urlop nie przepada, tylko staje się zaległy i pracodawca musi go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 KP). Nieudzielenie urlopu jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 2 KP, a roszczenie o urlop przedawnia się po 3 latach od wymagalności. Pracownik nie może zrzec się urlopu (art. 152 § 2 KP), a zamiana go na pieniądze w trakcie zatrudnienia jest niedopuszczalna – ekwiwalent należy się dopiero po ustaniu stosunku pracy.
Wymiar urlopu wynosi 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy co najmniej 10 latach (art. 154 § 1 KP). Do stażu wlicza się jeden, najkorzystniejszy okres nauki: zasadnicza szkoła zawodowa do 3 lat, średnia zawodowa do 5, ogólnokształcąca 4, policealna 6, wyższa 8 lat (art. 155 KP). Od 2026 r. wlicza się też m.in. okresy zlecenia i działalności gospodarczej (ustawa z 26 września 2025 r.). Przy niepełnym etacie wymiar ustala się proporcjonalnie.
Limit urlopu wynika ze stażu: 20 dni poniżej 10 lat i 26 dni przy co najmniej 10 latach (art. 154 KP). Przy niepełnym etacie wymiar ustala się proporcjonalnie i zaokrągla w górę do pełnego dnia, np. na pół etatu 10 albo 13 dni. W pierwszej pracy urlop narasta o 1/12 z każdym miesiącem, a przy zmianie pracodawcy liczy się go proporcjonalnie. Urlop rozlicza się w godzinach: dzień urlopu to 8 godzin (art. 154² KP).
Urlopu trzeba udzielić w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 KP); niewykorzystany przechodzi na następny rok jako zaległy i należy go udzielić najpóźniej do 30 września (art. 168 KP). Termin urlopu można przesunąć na wniosek pracownika z ważnych przyczyn albo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, gdy nieobecność pracownika poważnie zakłóciłaby tok pracy (art. 164 KP). Po 30 września urlop nie przepada – roszczenie przedawnia się po 3 latach.
Pracownik podejmujący pierwszą pracę nabywa urlop z upływem każdego miesiąca, w wymiarze 1/12 urlopu rocznego (art. 153 KP) – przy 20 dniach to 1,67 dnia miesięcznie. W kolejnych latach prawo do całego urlopu powstaje z góry 1 stycznia. Przy zmianie pracodawcy w ciągu roku urlop u każdego z nich liczy się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia (art. 155¹ KP). Kto w trakcie roku osiągnie 10 lat stażu, otrzymuje urlop uzupełniający do 26 dni (art. 158 KP).
Nie, pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 KP), a oświadczenie o rezygnacji z urlopu jest nieważne. Pracodawca musi udzielić urlopu w roku jego nabycia, a zaległego – do 30 września następnego roku. Zamiana urlopu na pieniądze w trakcie zatrudnienia jest niedopuszczalna, bo ekwiwalent przysługuje tylko przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy (art. 171 KP). Pracownik może natomiast wnioskować o przesunięcie urlopu z ważnych przyczyn.
Urlopu udziela się zgodnie z planem urlopów, a gdy planu nie ma – po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 KP). Plan nie jest obowiązkowy, jeśli zgodził się na to związek zawodowy albo w firmie go nie ma. Na wniosek pracownika urlop można podzielić, ale jedna część powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni (art. 162 KP). Pracownik może żądać do 4 dni urlopu w roku, a zaległy urlop trzeba udzielić do 30 września następnego roku.