Regulamin pracy to wewnętrzny akt ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki obu stron. Obowiązkowy jest u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, a przy 20–49 osobach — na wniosek organizacji związkowej.
Czym jest regulamin pracy?
Regulamin pracy porządkuje to, czego umowa o pracę nie reguluje: organizację pracy, rozkłady czasu pracy, terminy wypłat, zasady potwierdzania obecności, wyposażenie pracowników oraz kary porządkowe. Nie może natomiast zawierać postanowień mniej korzystnych niż przepisy prawa pracy.
Obowiązek wprowadzenia zależy od wielkości zatrudnienia. Przy pięćdziesięciu i więcej pracownikach regulamin jest wymagany, chyba że te same kwestie reguluje układ zbiorowy pracy. W przedziale od dwudziestu do czterdziestu dziewięciu osób powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej, a poniżej dwudziestu — pozostaje dobrowolny.
Tryb wprowadzenia zależy od obecności związków. Gdy działają, regulamin ustala się w uzgodnieniu z nimi; przy braku porozumienia w ustalonym terminie pracodawca wprowadza go samodzielnie. Bez organizacji związkowej decyduje pracodawca.
Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nowo zatrudnionych zapoznaje się z jego treścią przed dopuszczeniem do pracy.
Podstawa prawna
art. 104 § 1Kodeks pracyRegulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Zobacz pełny przepis
art. 104 § 1¹Kodeks pracyPracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że obowiązują postanowienia układu zbiorowego w tym zakresie.
Zobacz pełny przepis
art. 104 § 2Kodeks pracyPracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników może wprowadzić regulamin dobrowolnie.
Zobacz pełny przepis
art. 104 § 3Kodeks pracyPrzy zatrudnieniu od 20 do 49 pracowników regulamin wprowadza się na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Zobacz pełny przepis
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
Kiedy regulamin pracy jest wymagany
Liczba pracowników
Regulamin
Podstawa
Mniej niż 20
fakultatywny
art. 104 § 2 k.p.
20–49
na wniosek związku
art. 104 § 3 k.p.
50 i więcej
obowiązkowy
art. 104 § 1¹ k.p.
Objęci układem zbiorowym
regulamin zbędny w tym zakresie
art. 104 § 1¹ k.p.
Jak to wygląda w praktyce
Firma zatrudnia 35 osób. Nie działa w niej organizacja związkowa.
Obowiązek:brak — próg 50 nieosiągnięty, nie ma kto złożyć wniosku.
W praktyce warto: regulamin porządkuje zasady, do których odsyłają inne przepisy.
Brak obowiązku nie oznacza braku potrzeby. Bez regulaminu trudno uregulować monitoring, sposób potwierdzania obecności, terminy wypłaty czy zasady składania wniosków urlopowych — a te kwestie muszą być gdzieś ustalone.
Regulamin wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Nie wystarczy sama data podpisania dokumentu.
Najczęściej zadawane pytania
Przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników, chyba że te same kwestie reguluje układ zbiorowy pracy. Przy 20–49 osobach — na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Organizację i porządek w procesie pracy: rozkłady czasu pracy, terminy wypłat, sposób potwierdzania obecności, wyposażenie pracowników, zasady BHP oraz kary porządkowe.
Po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Sama data podpisania dokumentu nie wystarcza.
Nie. Postanowienia mniej korzystne niż przepisy prawa pracy są nieważne — w ich miejsce stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu pracy.
Pracodawca samodzielnie. Gdy organizacja związkowa działa, regulamin ustala się w uzgodnieniu z nią, a przy braku porozumienia w terminie — pracodawca wprowadza go sam.
Tak, przed dopuszczeniem do pracy. Fakt zapoznania warto udokumentować oświadczeniem włączanym do części B akt osobowych pracownika.
Tak. Poniżej 20 pracowników regulamin jest fakultatywny, ale bywa przydatny — porządkuje kwestie, do których odsyłają inne przepisy, na przykład zasady monitoringu.
Restauracja pracuje wtedy, gdy inni odpoczywają: wieczorami, w weekendy i w sezonie. Kelner przychodzi na lunch, wraca na kolację i wychodzi po północy, a grafik zmienia się kilka razy w tygodniu. Sprawdź, jak legalnie wprowadzić zmiany dzielone, rozliczyć niedziele i nadgodziny, potwierdzać godziny zleceniobiorcom i prowadzić ewidencję dla kuchni, sali i baru.
Hotel nigdy się nie zamyka: recepcja pracuje w nocy, housekeeping zaczyna rano, a w sezonie załoga rośnie dwukrotnie. Grafik układa kierownik działu, a kadry rozliczają wszystko na koniec miesiąca. Sprawdź, jak zaplanować pracę zmianową w obiekcie noclegowym, zapewnić odpoczynek po nocce, rozliczyć niedziele i pracowników sezonowych – i jak przygotować ewidencję na kontrolę PIP.
W jednej szkole spotykają się trzy reżimy czasu pracy: Karta Nauczyciela dla pedagogów, Kodeks pracy i ustawa o pracownikach samorządowych dla sekretariatu, woźnych i kuchni, a w zespole z żłobkiem – jeszcze ustawa o opiece nad dziećmi do lat 3. Sprawdź, kogo ewidencjonować, czego nie wolno wymagać od nauczycieli i jak uporządkować obecności w placówce z kilkoma budynkami.
Magazyn pracuje 24/7, a załoga zmienia się co sezon. Papierowa lista obecności tego nie udźwignie. Sprawdź, które przepisy czasu pracy najczęściej łamią firmy logistyczne, kto odpowiada za ewidencję pracowników z agencji i jak ułożyć rejestrację czasu pracy w hali, na rampie i w trasie.
Alert czasu pracy ostrzega przed brakiem 11-godzinnego odpoczynku, pracą w tej samej dobie i przekroczeniem limitu nadgodzin, zanim zrobi to inspektor PIP.
Katarzyna Grzązek
