Regulamin pracy to wewnętrzny akt ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki obu stron. Obowiązkowy jest u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, a przy 20–49 osobach — na wniosek organizacji związkowej.
Regulamin pracy porządkuje to, czego umowa o pracę nie reguluje: organizację pracy, rozkłady czasu pracy, terminy wypłat, zasady potwierdzania obecności, wyposażenie pracowników oraz kary porządkowe. Nie może natomiast zawierać postanowień mniej korzystnych niż przepisy prawa pracy.
Obowiązek wprowadzenia zależy od wielkości zatrudnienia. Przy pięćdziesięciu i więcej pracownikach regulamin jest wymagany, chyba że te same kwestie reguluje układ zbiorowy pracy. W przedziale od dwudziestu do czterdziestu dziewięciu osób powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej, a poniżej dwudziestu — pozostaje dobrowolny.
Tryb wprowadzenia zależy od obecności związków. Gdy działają, regulamin ustala się w uzgodnieniu z nimi; przy braku porozumienia w ustalonym terminie pracodawca wprowadza go samodzielnie. Bez organizacji związkowej decyduje pracodawca.
Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nowo zatrudnionych zapoznaje się z jego treścią przed dopuszczeniem do pracy.
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
| Liczba pracowników | Regulamin | Podstawa |
|---|---|---|
| Mniej niż 20 | fakultatywny | art. 104 § 2 k.p. |
| 20–49 | na wniosek związku | art. 104 § 3 k.p. |
| 50 i więcej | obowiązkowy | art. 104 § 1¹ k.p. |
| Objęci układem zbiorowym | regulamin zbędny w tym zakresie | art. 104 § 1¹ k.p. |
Firma zatrudnia 35 osób. Nie działa w niej organizacja związkowa.
Obowiązek: brak — próg 50 nieosiągnięty, nie ma kto złożyć wniosku.
W praktyce warto: regulamin porządkuje zasady, do których odsyłają inne przepisy.
Brak obowiązku nie oznacza braku potrzeby. Bez regulaminu trudno uregulować monitoring, sposób potwierdzania obecności, terminy wypłaty czy zasady składania wniosków urlopowych — a te kwestie muszą być gdzieś ustalone.
Regulamin wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Nie wystarczy sama data podpisania dokumentu.
Przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników, chyba że te same kwestie reguluje układ zbiorowy pracy. Przy 20–49 osobach — na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Organizację i porządek w procesie pracy: rozkłady czasu pracy, terminy wypłat, sposób potwierdzania obecności, wyposażenie pracowników, zasady BHP oraz kary porządkowe.
Po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Sama data podpisania dokumentu nie wystarcza.
Nie. Postanowienia mniej korzystne niż przepisy prawa pracy są nieważne — w ich miejsce stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu pracy.
Pracodawca samodzielnie. Gdy organizacja związkowa działa, regulamin ustala się w uzgodnieniu z nią, a przy braku porozumienia w terminie — pracodawca wprowadza go sam.
Tak, przed dopuszczeniem do pracy. Fakt zapoznania warto udokumentować oświadczeniem włączanym do części B akt osobowych pracownika.
Tak. Poniżej 20 pracowników regulamin jest fakultatywny, ale bywa przydatny — porządkuje kwestie, do których odsyłają inne przepisy, na przykład zasady monitoringu.
Szymon Mojsak
Sprzątanie rano i wieczorem, kilka obiektów dziennie i zlecenia obok etatów. Sprawdź, jak ułożyć legalny grafik, liczyć przejazdy i porę nocną oraz prowadzić ewidencję przed kontrolą PIP.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Kiedy praca ponad wymiar części etatu daje prawo do dodatku, jak wpisać limit do umowy, jak policzyć wynagrodzenie i co zmieniają wyroki TSUE.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Rotacja zmian, nocne zmiany, nadgodziny w szczycie, przestoje i pracownicy z agencji. Sprawdź, jak prowadzić ewidencję czasu pracy w zakładzie produkcyjnym przed kontrolą PIP.
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Sklep otwarty 7:00–22:00, załoga na 3/4 etatu, grafik układany co tydzień przez kierownika i kilkanaście placówek w jednej sieci. Do tego niedziele handlowe z własnymi limitami i nocna inwentaryzacja raz na kwartał. Sprawdź, które przepisy w handlu łamie się najczęściej, jak pilnować godzin ponad wymiar u niepełnoetatowców i jak zebrać ewidencję ze wszystkich sklepów w jednym miejscu.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Zmiana 24-godzinna jest w ochronie legalna, ale nie zwiększa wymiaru czasu pracy. Sprawdź, jak układać grafik posterunku, rozliczać noce i niedziele oraz prowadzić ewidencję przed kontrolą PIP.
Czytaj dalej →