Regulamin pracy to wewnętrzny akt ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki obu stron. Obowiązkowy jest u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, a przy 20–49 osobach — na wniosek organizacji związkowej.
Regulamin pracy porządkuje to, czego umowa o pracę nie reguluje: organizację pracy, rozkłady czasu pracy, terminy wypłat, zasady potwierdzania obecności, wyposażenie pracowników oraz kary porządkowe. Nie może natomiast zawierać postanowień mniej korzystnych niż przepisy prawa pracy.
Obowiązek wprowadzenia zależy od wielkości zatrudnienia. Przy pięćdziesięciu i więcej pracownikach regulamin jest wymagany, chyba że te same kwestie reguluje układ zbiorowy pracy. W przedziale od dwudziestu do czterdziestu dziewięciu osób powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej, a poniżej dwudziestu — pozostaje dobrowolny.
Tryb wprowadzenia zależy od obecności związków. Gdy działają, regulamin ustala się w uzgodnieniu z nimi; przy braku porozumienia w ustalonym terminie pracodawca wprowadza go samodzielnie. Bez organizacji związkowej decyduje pracodawca.
Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nowo zatrudnionych zapoznaje się z jego treścią przed dopuszczeniem do pracy.
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
| Liczba pracowników | Regulamin | Podstawa |
|---|---|---|
| Mniej niż 20 | fakultatywny | art. 104 § 2 k.p. |
| 20–49 | na wniosek związku | art. 104 § 3 k.p. |
| 50 i więcej | obowiązkowy | art. 104 § 1¹ k.p. |
| Objęci układem zbiorowym | regulamin zbędny w tym zakresie | art. 104 § 1¹ k.p. |
Firma zatrudnia 35 osób. Nie działa w niej organizacja związkowa.
Obowiązek: brak — próg 50 nieosiągnięty, nie ma kto złożyć wniosku.
W praktyce warto: regulamin porządkuje zasady, do których odsyłają inne przepisy.
Brak obowiązku nie oznacza braku potrzeby. Bez regulaminu trudno uregulować monitoring, sposób potwierdzania obecności, terminy wypłaty czy zasady składania wniosków urlopowych — a te kwestie muszą być gdzieś ustalone.
Regulamin wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Nie wystarczy sama data podpisania dokumentu.
Przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników, chyba że te same kwestie reguluje układ zbiorowy pracy. Przy 20–49 osobach — na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Organizację i porządek w procesie pracy: rozkłady czasu pracy, terminy wypłat, sposób potwierdzania obecności, wyposażenie pracowników, zasady BHP oraz kary porządkowe.
Po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Sama data podpisania dokumentu nie wystarcza.
Nie. Postanowienia mniej korzystne niż przepisy prawa pracy są nieważne — w ich miejsce stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu pracy.
Pracodawca samodzielnie. Gdy organizacja związkowa działa, regulamin ustala się w uzgodnieniu z nią, a przy braku porozumienia w terminie — pracodawca wprowadza go sam.
Tak, przed dopuszczeniem do pracy. Fakt zapoznania warto udokumentować oświadczeniem włączanym do części B akt osobowych pracownika.
Tak. Poniżej 20 pracowników regulamin jest fakultatywny, ale bywa przydatny — porządkuje kwestie, do których odsyłają inne przepisy, na przykład zasady monitoringu.
Szymon Mojsak
Ceny prądu na 2026 rok zmieniły się po odmrożeniu taryf. Zobacz, jak policzyć ryczałt za pracę zdalną, kiedy go pomniejszyć i jak zapisać zasady w regulaminie.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Próg 50 pracowników uruchamia obowiązki z ustawy o informowaniu pracowników. Sprawdź, kiedy powstaje rada pracowników i co zmienia nowelizacja z 2026 roku.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Pominięte odbicie, awaria czytnika, zmiana kodu nieobecności — sprawdź, kto w firmie może poprawiać ewidencję czasu pracy i jak dokumentować zmiany, żeby przeszły kontrolę PIP.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Od 8 lipca 2026 r. inspektor może skontrolować firmę zdalnie, a grzywny za naruszenie przepisów o czasie pracy wzrosły do 60 000 zł. Sprawdź, jak przygotować ewidencję.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Szkolenie po godzinach, przebieranie się, przejazd z bazy, podróż służbowa i dyżur — co jest czasem pracy według Kodeksu pracy, PIP, Sądu Najwyższego i TSUE.
Czytaj dalej →