Faktura zaliczkowa - darmowy wzór do pobrania

Czym jest faktura zaliczkowa i kiedy się ją wystawia?

Faktura zaliczkowa to dokument potwierdzający otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru albo wykonaniem usługi. Jej wystawienie jest obowiązkiem sprzedawcy wynikającym wprost z art. 106f ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten precyzyjnie określa, jakie dane musi zawierać faktura zaliczkowa i w jakim terminie należy ją wystawić.

W praktyce fakturę zaliczkową wystawia się zawsze wtedy, gdy nabywca wpłaca zaliczkę, zadatek lub przedpłatę — niezależnie od tego, czy jest to 10% czy 90% wartości zamówienia. Dokument ten stanowi podstawę do rozliczenia podatku VAT w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymano wpłatę, a nie w momencie realizacji dostawy. Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej dotyczy zarówno sprzedaży towarów, jak i świadczenia usług na terenie kraju oraz w obrocie międzynarodowym.

Jakie elementy musi zawierać faktura zaliczkowa?

Zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy o VAT faktura zaliczkowa zawiera elementy zbliżone do standardowej faktury VAT, ale uzupełnione o dane specyficzne dla rozliczenia zaliczki. Brak któregokolwiek z wymaganych elementów może skutkować zakwestionowaniem dokumentu podczas kontroli skarbowej.

Element	Opis
Data wystawienia	Data sporządzenia dokumentu
Numer kolejny	Unikalny numer identyfikujący fakturę w ramach serii numeracji
Dane sprzedawcy i nabywcy	Imiona i nazwiska lub nazwy, adresy, numery NIP
Data otrzymania zaliczki	Dzień, w którym wpłynęła zapłata częściowa (jeśli różni się od daty wystawienia)
Kwota otrzymanej zaliczki	Wartość brutto wpłaconej kwoty
Kwota podatku VAT	Wyliczona metodą „w stu" od kwoty brutto zaliczki
Dane dotyczące zamówienia	Nazwa towaru lub usługi, cena jednostkowa netto, ilość zamówionych towarów/zakres usług
Wartość zamówienia netto	Łączna wartość zamówienia pomniejszona o kwotę podatku
Stawka VAT	Właściwa stawka podatku dla danego towaru lub usługi

Warto podkreślić, że jeśli zaliczka obejmuje 100% wartości zamówienia, sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania oddzielnej faktury końcowej — faktura zaliczkowa pełni wówczas funkcję pełnej faktury sprzedażowej.

W jakim terminie należy wystawić fakturę zaliczkową?

Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Jednocześnie można ją wystawić nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Te same terminy obowiązują dla standardowych faktur VAT — reguluje je art. 106i ustawy o VAT.

W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) terminy te nabierają szczególnego znaczenia. Od 1 lutego 2026 r. (najwięksi podatnicy) i od 1 kwietnia 2026 r. (pozostali) fakturę zaliczkową wystawia się jako fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, a za datę jej wystawienia uznaje się dzień przesłania do systemu (art. 106ga i art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Wzór PDF/DOCX przyda się w sytuacjach, w których faktura może być wystawiona poza KSeF — m.in. na rzecz konsumenta lub do 31 grudnia 2026 r., gdy sprzedaż brutto udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m).

Aktualizacja 12 października 2026 r.: zaktualizowano opis obowiązku KSeF (od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r.) zgodnie z ustawą o VAT (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263).

Czym różni się faktura zaliczkowa od faktury końcowej i proformy?

To jedno z najczęstszych pytań przedsiębiorców. Faktura zaliczkowa, faktura końcowa i faktura proforma pełnią odmienne funkcje — ich zamienne stosowanie jest błędem, który może prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach VAT.

Cecha	Faktura zaliczkowa	Faktura końcowa	Faktura proforma
Moment wystawienia	Po otrzymaniu zaliczki	Po dostawie towaru / wykonaniu usługi	Przed transakcją (oferta)
Dokument księgowy	Tak	Tak	Nie
Obowiązek VAT	Tak — VAT w okresie otrzymania zaliczki	Tak — VAT od pozostałej kwoty	Nie rodzi obowiązku podatkowego
Prawo do odliczenia VAT	Tak (nabywca)	Tak (nabywca)	Nie
Podstawa prawna	Art. 106f ustawy o VAT	Art. 106b–106e ustawy o VAT	Brak regulacji ustawowej

Na fakturze końcowej pomniejsza się kwotę należności o sumę wartości zaliczek udokumentowanych wcześniejszymi fakturami zaliczkowymi. Jeśli zaliczka pokryła 100% zamówienia, faktura końcowa nie jest wymagana. Więcej o różnicach między dokumentami sprzedażowymi przeczytasz w artykule Faktura a rachunek — czym się różnią i kiedy je wystawić.

Jak prawidłowo rozliczyć fakturę zaliczkową w VAT?

Obowiązek podatkowy w VAT z tytułu otrzymanej zaliczki powstaje w dniu jej otrzymania — wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Oznacza to, że sprzedawca musi wykazać podatek należny w deklaracji JPK_V7 za okres, w którym wpłynęła zaliczka, a nie za okres wystawienia faktury.

Po stronie sprzedawcy: kwotę VAT z faktury zaliczkowej ujmuje się w rejestrze sprzedaży VAT i w pliku JPK_V7M lub JPK_V7K za miesiąc otrzymania zaliczki. Kwota podatku obliczana jest metodą „w stu" — od kwoty brutto zaliczki.

Po stronie nabywcy: prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury zaliczkowej przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę, lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. Warunkiem jest związek zakupu z działalnością opodatkowaną.

Szczegółowe zasady wystawiania i ewidencjonowania faktur opisuje serwis informacyjny Ministerstwa Finansów dotyczący podatku VAT.

Czy można wystawić kilka faktur zaliczkowych do jednego zamówienia?

Tak — przepisy nie ograniczają liczby faktur zaliczkowych wystawianych w ramach jednej transakcji. Jeśli nabywca wpłaca zaliczkę w kilku transzach, sprzedawca wystawia oddzielną fakturę zaliczkową po każdej wpłacie. Każda kolejna faktura powinna zawierać numery wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych dotyczących tego samego zamówienia — wymóg ten wynika bezpośrednio z art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Przy wystawianiu faktury końcowej sumuje się wartości wszystkich faktur zaliczkowych i pomniejsza o nie kwotę do zapłaty. Jeśli suma zaliczek równa jest wartości zamówienia, fakturę końcową wystawia się z kwotą „0 zł" do zapłaty — lub nie wystawia się jej wcale (jeśli ostatnia faktura zaliczkowa obejmowała 100% należności).

Co zrobić w przypadku błędu na fakturze zaliczkowej lub rezygnacji z zamówienia?

Gdy na fakturze zaliczkowej pojawią się błędne dane (np. nieprawidłowa kwota zaliczki, zły NIP nabywcy lub niewłaściwa stawka VAT), sprzedawca wystawia fakturę korygującą. Korekta musi zawierać odwołanie do pierwotnej faktury zaliczkowej oraz wskazanie poprawianych pozycji. Nabywca może również wystawić notę korygującą — ale tylko w zakresie danych formalnych (np. literówka w nazwie firmy), a nie kwot.

W przypadku rezygnacji nabywcy z zamówienia i zwrotu zaliczki sprzedawca wystawia fakturę korygującą „do zera". Po jej wystawieniu sprzedawca koryguje VAT należny w JPK_V7 za okres, w którym nabywca otrzymał zwrot — pod warunkiem posiadania potwierdzenia odbioru korekty. Nabywca z kolei jest zobowiązany do odpowiedniego zmniejszenia VAT naliczonego.

Warto pamiętać, że od wejścia w życie nowelizowanych przepisów ustawy o VAT w ramach pakietu SLIM VAT, uproszczono niektóre zasady korygowania faktur — m.in. zniesiono w wielu przypadkach wymóg posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej.

Jak wypełnić fakturę zaliczkową

Fakturę zaliczkową wystawiasz po otrzymaniu całości lub części zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT), chyba że sprzedaż nastąpi w tym samym miesiącu co wpłata (art. 106b ust. 1a). Wzór ma trzy tabele: otrzymana zaliczka, poprzednie zaliczki i zamówienie. Zasady korzystania z KSeF są takie same jak przy zwykłej fakturze.

1. 1

   Wpisz datę wystawienia, numer i dane stron

   Uzupełnij miejscowość, datę wystawienia i numer faktury zaliczkowej oraz dane sprzedawcy i nabywcy wraz z numerami NIP (art. 106f ust. 1 pkt 1). Fakturę wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki (art. 106i ust. 2).

2. 2

   Podaj datę otrzymania zaliczki i dane do płatności

   W polu pod numerem faktury wpisz dzień, w którym wpłynęła zaliczka, jeśli różni się od daty wystawienia — we wzorze pole jest opisane jako data sprzedaży, ale przy fakturze zaliczkowej chodzi o datę wpłaty (art. 106e ust. 1 pkt 6). Uzupełnij sposób i termin płatności oraz rachunek bankowy.

3. 3

   Rozlicz otrzymaną zaliczkę

   W pierwszej tabeli wpisz nazwę towaru lub usługi, zaliczkę netto, stawkę VAT, kwotę VAT i zaliczkę brutto. Podatek oblicz metodą „w stu” od otrzymanej kwoty: kwota brutto × stawka ÷ (100 + stawka) (art. 106f ust. 1 pkt 3).

4. 4

   Wymień poprzednie zaliczki

   Jeśli to kolejna zaliczka na to samo zamówienie, w tabeli „Poprzednie zaliczki” wpisz wcześniejsze faktury zaliczkowe z ich wartościami netto, VAT i brutto. Ostatnia faktura, która wyczerpuje całą zapłatę, musi zawierać numery poprzednich faktur (art. 106f ust. 4).

5. 5

   Opisz całe zamówienie

   W tabeli „Zamówienie” podaj nazwę, jednostkę, ilość, cenę netto, wartość netto, stawkę, kwotę VAT i wartość brutto całego zamówienia lub umowy (art. 106f ust. 1 pkt 4). Pola „Wpłacono” i „Pozostało do zapłaty” pokazują nabywcy, ile brakuje do pełnej kwoty.

6. 6

   Po realizacji wystaw fakturę końcową

   Na fakturze końcowej pomniejsz wartość sprzedaży i kwotę VAT o sumy z faktur zaliczkowych i wpisz ich numery (art. 106f ust. 3). Jeśli faktury zaliczkowe objęły całą należność, faktury końcowej nie wystawiasz.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej?

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje w momencie otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Sprzedawca musi wystawić fakturę nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał zaliczkę. Obowiązek ten dotyczy każdej wpłaty — niezależnie od jej wysokości.

Czy faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym?

Tak — faktura zaliczkowa jest pełnoprawnym dokumentem księgowym. Stanowi podstawę do rozliczenia podatku VAT zarówno po stronie sprzedawcy (VAT należny), jak i nabywcy (VAT naliczony do odliczenia). Ujmuje się ją w rejestrze VAT i pliku JPK_V7 za okres rozliczeniowy, w którym otrzymano zaliczkę.

Ile faktur zaliczkowych można wystawić do jednego zamówienia?

Przepisy nie ograniczają liczby faktur zaliczkowych do jednej transakcji. Jeśli nabywca wpłaca zaliczkę w kilku transzach, sprzedawca wystawia oddzielną fakturę po każdej wpłacie. Każda kolejna faktura musi zawierać numery wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych dotyczących tego samego zamówienia.

Czy po fakturze zaliczkowej trzeba wystawić fakturę końcową?

Tak, jeśli zaliczka nie pokryła 100% wartości zamówienia. Faktura końcowa uwzględnia sumę wpłaconych zaliczek i pomniejsza o nie kwotę do zapłaty. Jeśli zaliczka obejmowała całą wartość zamówienia, wystawienie faktury końcowej nie jest wymagane — faktura zaliczkowa pełni wówczas funkcję pełnej faktury sprzedażowej.

Czym różni się faktura zaliczkowa od faktury proforma?

Faktura proforma to dokument handlowy o charakterze informacyjnym — nie jest dokumentem księgowym i nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT. Faktura zaliczkowa jest natomiast pełnoprawnym dokumentem księgowym wystawianym po otrzymaniu zaliczki, który obliguje sprzedawcę do rozliczenia VAT. Proforma stanowi jedynie ofertę lub wezwanie do zapłaty.

Jak skorygować błąd na fakturze zaliczkowej?

W przypadku błędu na fakturze zaliczkowej sprzedawca wystawia fakturę korygującą zawierającą odwołanie do dokumentu pierwotnego i wskazanie poprawianych pozycji. Nabywca może wystawić notę korygującą, ale wyłącznie w zakresie danych formalnych (np. literówka w nazwie). Korekty kwot — zaliczki lub VAT — wymagają zawsze faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę.

Co zrobić, gdy nabywca rezygnuje z zamówienia po wpłaceniu zaliczki?

W przypadku rezygnacji i zwrotu zaliczki sprzedawca wystawia fakturę korygującą „do zera". Sprzedawca koryguje VAT należny w JPK_V7 za okres zwrotu, a nabywca zmniejsza VAT naliczony. Zwrot zaliczki powinien być udokumentowany potwierdzeniem przelewu lub innym dowodem przekazania środków.

Jak długo trzeba przechowywać faktury zaliczkowe?

Faktury zaliczkowe przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dotyczy to zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich czytelność i łatwy dostęp na wypadek kontroli skarbowej.

Czy faktura zaliczkowa musi być podpisana?

Nie — polskie przepisy o VAT nie wymagają podpisu na fakturze zaliczkowej. Dokument jest ważny bez podpisu zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Wystarczy, że zawiera wszystkie elementy wymagane przez art. 106f ustawy o VAT. Strony mogą jednak umownie ustalić wymóg podpisywania faktur.

Czy zaliczka zawsze wymaga wystawienia faktury zaliczkowej?

Co do zasady — tak, każda otrzymana zaliczka, przedpłata, zadatek lub rata wymaga udokumentowania fakturą zaliczkową. Wyjątek stanowią sytuacje wymienione w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, np. dostawy energii elektrycznej, cieplnej, usługi telekomunikacyjne czy najem — w tych przypadkach obowiązek podatkowy powstaje na innych zasadach i zaliczka nie wymaga odrębnej faktury.

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową?

W VAT fakturę zaliczkową ujmuje się w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano zaliczkę, bo z tą chwilą powstaje obowiązek podatkowy od otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). W podatku dochodowym zaliczka na poczet dostawy lub usługi wykonywanej w następnych okresach nie jest przychodem (art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT). Przychód powstaje dopiero w dniu wykonania dostawy lub usługi albo wystawienia faktury (art. 14 ust. 1c) i wtedy trafia do KPiR.