Umowa użyczenia, regulowana przez przepisy Kodeksu cywilnego, wymaga kilku istotnych dokumentów i informacji, które powinny być zgromadzone przed jej zawarciem. Przede wszystkim, niezbędne są dane identyfikacyjne obu stron umowy, czyli imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres zamieszkania lub siedziby oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP) w przypadku przedsiębiorców. Warto również dołączyć kopie dowodów osobistych lub innych dokumentów tożsamości stron.
Oprócz tego, kluczowy jest szczegółowy opis lokalu, który ma być użyczony. Powinien on zawierać informacje dotyczące jego lokalizacji, powierzchni oraz stanu technicznego. W przypadku użyczenia lokalu, który jest częścią większej nieruchomości, warto załączyć mapkę lub inny dokument, który jednoznacznie określi granice użyczonej przestrzeni.
W niektórych sytuacjach, zwłaszcza gdy lokal jest przedmiotem najmu lub innego obciążenia, mogą być wymagane dodatkowe dokumenty, takie jak zgoda właściciela nieruchomości na użyczenie lub zaświadczenia potwierdzające brak zaległości w opłatach. Warto również pamiętać o przepisach RODO, które mogą wymagać zgody na przetwarzanie danych osobowych stron umowy. W związku z tym, dobrze jest przygotować odpowiednie klauzule dotyczące ochrony danych osobowych w umowie użyczenia.