Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach — darmowy wzór do pobrania

Czym jest zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to oficjalny dokument potwierdzający fakt pozostawania w stosunku pracy oraz wysokość otrzymywanego wynagrodzenia. Wystawia go pracodawca na wniosek pracownika — najczęściej wtedy, gdy bank, urząd, sąd lub inna instytucja wymaga pisemnego potwierdzenia dochodów. Dokument nie ma jednego, urzędowego wzoru określonego w przepisach, ale w praktyce przyjął się zestaw informacji, które musi zawierać, aby został zaakceptowany przez instytucję docelową.

Aktualizacja 12 października 2026 r.: z pliku wzoru usunięto pola spoza danych, które pracodawca przetwarza na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy (imiona rodziców, seria i numer dowodu osobistego, organ wydający), dodano numer PESEL, wymiar czasu pracy i adnotację, że zaświadczenie wydaje się na wniosek pracownika.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Wystawienie zaświadczenia mieści się w obowiązkach pracodawcy wynikających z zasady dbałości o interesy pracownika. Odmowa wydania takiego dokumentu może skutkować interwencją Państwowej Inspekcji Pracy.

Do czego potrzebne jest zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie jest potrzebne zawsze wtedy, gdy instytucja zewnętrzna musi zweryfikować dochody lub status zatrudnienia danej osoby. Najczęstsze sytuacje, w których jest wymagane, przedstawia poniższa tabela:

Instytucja / cel	Dlaczego wymaga zaświadczenia	Typowa ważność dokumentu
Bank — kredyt hipoteczny, gotówkowy, karta kredytowa	Ocena zdolności kredytowej — potwierdzenie stałego źródła dochodu	30 dni od wystawienia
Urząd — MOPS, urząd gminy, urząd skarbowy	Ustalenie prawa do świadczeń socjalnych lub ulg podatkowych	1–3 miesiące
Sąd — sprawa alimentacyjna, majątkowa, rozwodowa	Ustalenie możliwości finansowych strony postępowania	Aktualne na dzień rozprawy
Sklep / firma leasingowa — zakupy na raty, leasing	Weryfikacja wypłacalności kupującego	30 dni
Przedszkole / żłobek	Potwierdzenie zatrudnienia rodzica przy rekrutacji	Miesiąc bieżący
Wynajmujący mieszkanie	Potwierdzenie zdolności do regularnego opłacania czynszu	30 dni

W przypadku banków warto pamiętać, że każda instytucja może mieć własny formularz zaświadczenia. Przed złożeniem wniosku kredytowego sprawdź, czy bank wymaga zaświadczenia na swoim druku — jeśli tak, przekaż formularz pracodawcy do wypełnienia. Więcej o mechanizmach wynagradzania znajdziesz w artykule: jak obliczyć wynagrodzenie brutto-netto w Polsce.

Jakie elementy musi zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Prawidłowo sporządzone zaświadczenie powinno zawierać komplet danych pozwalających jednoznacznie zidentyfikować pracownika, pracodawcę i warunki zatrudnienia. Poniższa tabela przedstawia obowiązkowe i zalecane elementy dokumentu:

Element	Opis	Wymagany?
Dane pracodawcy	Pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON	Tak
Dane pracownika	Imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania	Tak
Stanowisko	Aktualne stanowisko lub funkcja	Tak
Rodzaj umowy i data zawarcia	Np. umowa o pracę na czas nieokreślony od 01.03.2023	Tak
Wymiar etatu	Pełny etat, 1/2 etatu itp.	Tak
Wynagrodzenie brutto	Średnie z ostatnich 3 lub 6 miesięcy	Tak
Wynagrodzenie netto	Kwota „na rękę" — często wymagana przez banki	Zalecany
Informacja o zajęciach komorniczych	Czy wynagrodzenie jest obciążone potrąceniami	Tak (dla banków)
Data wystawienia	Data sporządzenia dokumentu	Tak
Pieczęć firmowa i podpis	Podpis osoby upoważnionej + pieczęć pracodawcy	Tak

Warto wiedzieć, że kwota wynagrodzenia na zaświadczeniu powinna być spójna z danymi na liście płac. Jeśli pracownik otrzymuje zmienne składniki (premie, dodatki), zaświadczenie powinno wskazywać średnią z określonego okresu — najczęściej z ostatnich 3 lub 6 miesięcy.

Kto wystawia zaświadczenie i w jakim terminie?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach wystawia pracodawca lub osoba przez niego upoważniona — najczęściej pracownik działu kadr, HR lub księgowości. Kodeks pracy nie określa konkretnego terminu na wydanie dokumentu, ale przyjmuje się, że powinno to nastąpić niezwłocznie, tj. w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

W praktyce większość pracodawców wydaje zaświadczenie w ciągu 2–3 dni roboczych. Jeśli pracodawca zwleka lub odmawia wydania dokumentu bez uzasadnionej przyczyny, pracownik może zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy. Warto złożyć wniosek o zaświadczenie na piśmie (lub e-mailem), aby mieć potwierdzenie daty zgłoszenia.

Zaświadczenie może być wystawione również dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę na czas określony, nieokreślony lub na okres próbny. W przypadku umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) dokument ma formę zaświadczenia o współpracy i wysokości wypłaconych wynagrodzeń. Szczegółowe informacje o zaświadczeniach znajdziesz również w artykule: zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach — kluczowe informacje i praktyczne wskazówki.

Czy zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest bezpłatne?

Tak — wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach jest bezpłatne. Pracodawca nie może pobierać od pracownika żadnych opłat za sporządzenie tego dokumentu. Wystawienie zaświadczenia należy do obowiązków pracodawcy wynikających ze stosunku pracy i zasady lojalności wobec pracownika.

Nie ma również limitu liczby zaświadczeń, o które może wystąpić pracownik — jeśli potrzebuje osobnych dokumentów do banku i do sądu, pracodawca powinien wystawić oba. Warto pamiętać, że pracownik nie musi informować pracodawcy, do jakiego celu potrzebuje zaświadczenia, choć podanie tej informacji może przyspieszyć przygotowanie dokumentu w odpowiednim formacie.

Jak długo ważne jest zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Przepisy prawa nie określają terminu ważności zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. W praktyce każda instytucja samodzielnie ustala, jak „świeży" musi być dokument. Banki zazwyczaj akceptują zaświadczenia wystawione w ciągu ostatnich 30 dni. Urzędy i sądy mogą wymagać dokumentu z bieżącego miesiąca lub kwartału.

Dlatego zawsze warto zapytać instytucję, która wymaga zaświadczenia, o maksymalny dopuszczalny wiek dokumentu — dzięki temu unikniesz sytuacji, w której zaświadczenie zostanie odrzucone jako „przeterminowane" i będziesz musiał prosić pracodawcę o wystawienie nowego.

Na co zwrócić uwagę przy odbieraniu zaświadczenia?

Po otrzymaniu zaświadczenia od pracodawcy dokładnie sprawdź jego treść. Błędy w dokumencie mogą opóźnić rozpatrzenie wniosku kredytowego lub zostać zakwestionowane przez sąd. Oto najważniejsze punkty kontrolne:

• Dane osobowe — upewnij się, że imię, nazwisko i PESEL są poprawne (literówki zdarzają się często).
• Kwota wynagrodzenia — porównaj z ostatnim paskiem płacowym. Sprawdź, czy podano zarówno brutto, jak i netto (jeśli wymagane).
• Rodzaj umowy i data zatrudnienia — muszą być zgodne z aktualną umową o pracę.
• Informacja o potrąceniach — jeśli zaświadczenie jest do banku, musi zawierać adnotację o braku lub istnieniu zajęć komorniczych.
• Pieczęć i podpis — dokument bez pieczęci firmowej i podpisu osoby upoważnionej zostanie odrzucony.
• Data wystawienia — powinna być aktualna. Zaświadczenie z datą sprzed kilku miesięcy może nie zostać zaakceptowane.

W razie wykrycia błędu niezwłocznie zgłoś się do działu kadr z prośbą o korektę. Pracodawca powinien wystawić poprawiony dokument bez zbędnej zwłoki. Pamiętaj, że fałszowanie danych na zaświadczeniu — zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika — stanowi przestępstwo poświadczenia nieprawdy z art. 271 Kodeksu karnego.

Jak wypełnić zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach

Zaświadczenie wystawia pracodawca na prośbę pracownika, najczęściej na potrzeby banku, sądu lub urzędu. Przepisy nie określają jego wzoru, dlatego przed wypełnieniem sprawdź, czy instytucja, która go żąda, nie ma własnego formularza.

1. 1

   Wpisz dane pracodawcy i datę

   W lewym górnym rogu przystaw pieczęć nagłówkową albo wpisz nazwę, adres i NIP pracodawcy, a po prawej miejscowość i datę wystawienia.

2. 2

   Uzupełnij dane pracownika

   Skreśl niepotrzebne „Pan/Pani” i wpisz imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania — to dane, które pracodawca ma w aktach na podstawie art. 22¹ § 1 i 3 KP. Wzór nie zawiera pól na imiona rodziców ani serię i numer dowodu osobistego: pracodawca nie zbiera tych danych od pracownika, więc nie powinien ich też poświadczać. Jeśli instytucja ich wymaga, pracownik podaje je sam we własnym wniosku.

3. 3

   Opisz zatrudnienie

   Podaj nazwę pracodawcy, stanowisko i datę rozpoczęcia pracy, a przy umowie na czas określony także datę jej zakończenia; niepotrzebny wariant skreśl. W polu „w wymiarze czasu pracy” wpisz etat, np. pełny etat albo 1/2 etatu.

4. 4

   Wpisz średnie wynagrodzenie

   W rubrykach „brutto” i „netto” podaj średnie miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 3 miesięcy, liczbowo i słownie. Kwoty weź z list płac, razem z premiami i dodatkami wypłaconymi w tym okresie.

5. 5

   Zaznacz obciążenia i sytuację stron

   Skreśl niepotrzebne warianty: czy wynagrodzenie jest obciążone zajęciami, pożyczkami pracowniczymi lub innymi tytułami (jeśli tak, podaj miesięczną kwotę potrąceń), czy pracownik jest w okresie wypowiedzenia lub w okresie próbnym i czy pracodawca jest w likwidacji albo upadłości.

6. 6

   Podpisz i przekaż zaświadczenie

   W polu „Sporządził” wpisz osobę, która przygotowała dokument, a pod spodem złóż podpis osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy i przystaw pieczęć, jeśli firma jej używa. Zaświadczenie przekaż pracownikowi albo, na jego prośbę, bezpośrednio instytucji.

Najczęściej zadawane pytania

Kto może wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie wystawia pracodawca lub osoba przez niego upoważniona — najczęściej pracownik działu kadr, HR lub księgowości. Podpis musi złożyć osoba uprawniona do reprezentowania pracodawcy w tym zakresie. W małych firmach może to być bezpośrednio właściciel lub osoba prowadząca działalność gospodarczą.

Ile czasu ma pracodawca na wydanie zaświadczenia?

Kodeks pracy nie określa konkretnego terminu wydania zaświadczenia. W praktyce przyjmuje się, że pracodawca powinien wystawić dokument niezwłocznie — zazwyczaj w ciągu 2–7 dni roboczych od złożenia wniosku. Jeśli pracodawca zwleka bez uzasadnionej przyczyny, pracownik może zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest bezpłatne?

Tak — wydanie zaświadczenia jest bezpłatne i pracodawca nie może pobierać żadnych opłat za jego sporządzenie. Wystawienie dokumentu należy do obowiązków pracodawcy wynikających ze stosunku pracy. Nie ma też limitu liczby zaświadczeń, o które może wystąpić pracownik.

Jakie dane musi zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie powinno zawierać: dane pracodawcy (nazwa, NIP, adres), dane pracownika (imię, nazwisko, PESEL), zajmowane stanowisko, rodzaj umowy i datę jej zawarcia, wymiar etatu, kwotę wynagrodzenia brutto (oraz netto, jeśli wymagane), informację o ewentualnych zajęciach komorniczych, datę wystawienia oraz pieczęć firmową i podpis osoby upoważnionej.

Jak długo ważne jest zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Przepisy nie określają terminu ważności zaświadczenia. W praktyce banki akceptują dokumenty wystawione w ciągu ostatnich 30 dni. Urzędy i sądy mogą wymagać zaświadczenia z bieżącego miesiąca lub kwartału. Zawsze warto sprawdzić wymagania konkretnej instytucji przed złożeniem dokumentu.

Czy zaświadczenie można uzyskać w formie elektronicznej?

Coraz więcej pracodawców umożliwia wydanie zaświadczenia w formie elektronicznej, np. jako plik PDF podpisany elektronicznie. Nie każda instytucja akceptuje jednak taką formę — banki często wymagają oryginału z pieczęcią i ręcznym podpisem. Przed poproszeniem o wersję elektroniczną warto upewnić się, czy instytucja docelowa ją zaakceptuje.

Co zrobić, jeśli pracodawca odmawia wydania zaświadczenia?

Jeśli pracodawca odmawia wydania zaświadczenia bez uzasadnionej przyczyny, pracownik powinien złożyć wniosek na piśmie lub drogą e-mailową (jako dowód). W razie dalszej odmowy można zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy. PIP może przeprowadzić kontrolę i nakazać pracodawcy wydanie dokumentu.

Czy pracownik musi podać cel, do jakiego potrzebuje zaświadczenia?

Nie — pracownik nie ma obowiązku informowania pracodawcy o celu zaświadczenia. Pracodawca nie może uzależniać wydania dokumentu od podania powodu. Podanie celu może być jednak praktyczne, ponieważ pozwala pracodawcy przygotować zaświadczenie w formacie wymaganym przez konkretną instytucję (np. na druku bankowym).

Jakie konsekwencje grożą za fałszowanie zaświadczenia?

Fałszowanie danych na zaświadczeniu — zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika — stanowi przestępstwo poświadczenia nieprawdy z art. 271 Kodeksu karnego, zagrożone karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Dotyczy to m.in. zawyżania wynagrodzenia, wpisywania nieprawdziwego stanowiska lub ukrywania zajęć komorniczych.

Gdzie pobrać darmowy wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach?

Na tej stronie udostępniamy darmowy wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach w formatach PDF i DOCX. Wzór zawiera wszystkie elementy wymagane przez banki, urzędy i sądy. Wystarczy pobrać plik, uzupełnić danymi pracownika i pracodawcy, a następnie wydrukować, podpisać i opieczętować.