Ewidencja czasu pracy w handlu podlega tym samym przepisom Kodeksu pracy co w każdej innej branży, ale sklep dokłada do nich własny zestaw ograniczeń: zakaz handlu w niedziele i święta, grudniowe niedziele handlowe z limitem dla jednej osoby oraz Wielką Sobotę z handlem do godziny 14:00. Według sprawozdania Państwowej Inspekcji Pracy za 2025 rok nieprawidłowości w planowaniu, rejestrowaniu i rozliczaniu czasu pracy od lat stanowią największą grupę uchybień w placówkach handlowych, a błędy w ewidencji wykryto w niemal co drugim skontrolowanym mniejszym sklepie.
W tym artykule wyjaśniamy, jakie przepisy obowiązują sklep przy układaniu grafiku i prowadzeniu ewidencji, co konkretnie zakwestionowali inspektorzy pracy w 2025 roku i jak zaplanować grudzień 2026 roku, w którym Wigilia jest dniem wolnym, a 26 grudnia przypada w sobotę. Na końcu znajdziesz listę dokumentów do przygotowania przed kontrolą PIP.
W skrócie
Sklep prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy (art. 149 KP i § 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej), a grafik na co najmniej miesiąc przekazuje tydzień przed jego rozpoczęciem. W niedziele i święta obowiązuje zakaz powierzania pracy w handlu, z wyjątkami z ustawy. W grudniu jedna osoba może pracować najwyżej w dwie z trzech niedziel handlowych. Naruszenia zakazu handlu grożą grzywną od 1 000 do 100 000 zł.
Podstawa prawna
- art. 129 § 3, 132–134 i 149 KP — rozkład czasu pracy, odpoczynek dobowy i tygodniowy, przerwy oraz obowiązek ewidencji
- art. 1519b, 15111 i 15112 KP — praca w placówkach handlowych w niedziele i święta, dzień wolny w zamian i wolna niedziela raz na 4 tygodnie
- art. 3, 5–8 i 10 ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta — definicje, zakaz, wyjątki, niedziele handlowe, Wielka Sobota i kary
- § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej — zakres ewidencji czasu pracy
- art. 8a–8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę — stawka godzinowa i potwierdzanie godzin przy zleceniu
- art. 281 § 1 pkt 5 KP — grzywna od 2 000 do 60 000 zł za naruszenie przepisów o czasie pracy
Stan prawny na: 13 października 2026 r.
Zapamiętaj:
- Grafik w sklepie sporządzasz na co najmniej 1 miesiąc i przekazujesz pracownikom najpóźniej tydzień przed jego rozpoczęciem — grafik na grudzień 2026 roku najpóźniej 24 listopada.
- Ewidencja musi zawierać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a nie tylko liczbę przepracowanych godzin.
- Zakaz handlu obejmuje także magazynowanie towarów i inwentaryzację oraz osoby na umowach cywilnoprawnych.
- W grudniu 2026 roku niedziele handlowe przypadają 6, 13 i 20 grudnia, a jedna osoba może pracować najwyżej w dwie z nich.
Jakie przepisy o czasie pracy obowiązują w sklepie?
Podstawą jest Kodeks pracy, który nie ma odrębnego działu dla handlu, więc normy 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu, odpoczynki i zasady ewidencji są takie same jak w biurze czy magazynie. Handel ma jednak dodatkową ustawę z 10 stycznia 2018 roku o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni, do której Kodeks pracy odsyła wprost w art. 1519b. W sprawach, których ta ustawa nie reguluje, stosuje się przepisy Kodeksu pracy.
Ustawa definiuje kilka pojęć, które mają bezpośrednie przełożenie na grafik. Placówka handlowa to każdy obiekt, w którym prowadzi się handel i pracują pracownicy lub zatrudnieni, w tym sklep, stoisko, hurtownia czy skład budowlany. Do czynności związanych z handlem ustawa zalicza nie tylko obsługę klientów, ale też magazynowanie towarów i inwentaryzację. Oznacza to, że rozładunek dostawy albo liczenie towaru w niedzielę niehandlową łamie zakaz tak samo jak otwarcie kas.
Zakaz dotyczy zarówno pracowników na umowie o pracę i pracowników tymczasowych, jak i zatrudnionych, czyli osób na umowach zlecenia i innych umowach cywilnoprawnych. Niedziela w rozumieniu ustawy trwa od 24:00 w sobotę do 24:00 w niedzielę, a nie od 6:00 jak domyślnie w Kodeksie pracy, co ma znaczenie przy zmianach nocnych.
Co pokazały kontrole PIP w placówkach handlowych w 2025 roku?
W sprawozdaniu z działalności PIP za 2025 rok (druk sejmowy nr 2773, rozdział 7.4) inspekcja opisała kontrole czasu pracy w 424 placówkach handlowych, w tym 95 wielkopowierzchniowych o powierzchni sprzedaży powyżej 300 m² i 329 mniejszych sklepach. Najczęstsze problemy dotyczą dokumentów, a nie samej długości pracy.
| Obszar kontroli (2025 r.) | Sklepy wielkopowierzchniowe | Mniejsze sklepy |
|---|---|---|
| Prowadzenie ewidencji czasu pracy | 32,6% | 45,3% |
| Ustalanie rozkładu czasu pracy | 11,6% | 36,3% |
| Wypłata wynagrodzenia za nadgodziny | 23,9% | 34,9% |
| Informowanie pracownika o rozkładzie czasu pracy | 7,5% | 32,4% |
| Jednokrotne zatrudnianie w dobie | 11,4% | 14,6% |
| Zapewnienie odpoczynku dobowego | 7,6% | 10,6% |
| Rekompensata pracy w niedzielę i święto | 8,8% | 10,3% |
Odsetek skontrolowanych sklepów, w których stwierdzono nieprawidłowości. Źródło: Sprawozdanie z działalności PIP w 2025 r., s. 105–106.
Inspektorzy ustalili, że w małych placówkach nie prowadzono ewidencji dla ponad 7% pracowników, a dla ponad 23,3% prowadzono ją nieprawidłowo. W sklepach wielkopowierzchniowych brak ewidencji dotyczył tylko 1,4% osób, ale błędy w niej — aż 22,5%. Sprawozdanie zwraca też uwagę, że w sieciach ze scentralizowanym zarządzaniem i systemami informatycznymi do planowania i rejestracji czasu pracy naruszenia przepisów o czasie pracy występują sporadycznie, bo eliminują one błędy w rozkładach i pozwalają ewidencjonować czas pracy co do minuty.
Osobno PIP przeprowadziła 2198 kontroli przestrzegania zakazu handlu w niedziele i święta. Naruszenia stwierdzono w 41,1% ze 185 skontrolowanych sklepów wielkopowierzchniowych (wobec 63,5% w 2024 roku) i w 32,5% mniejszych sklepów. Dotyczyły one 1567 pracowników, 820 osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy i 36 osób pracujących bez umowy. Najczęstszą przyczyną było nadużywanie wyjątku dla placówek w zakładach kultury, sportu, oświaty i wypoczynku (sprawy kasacyjne w Sądzie Najwyższym opisał Portal Spożywczy).
Jak ułożyć grafik pracy w sklepie zgodnie z Kodeksem pracy?
Rozkład czasu pracy możesz sporządzić w postaci papierowej albo elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale obejmujący co najmniej miesiąc. Zgodnie z art. 129 § 3 KP przekazujesz go pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony. Brak informacji o rozkładzie PIP stwierdziła w 32,4% skontrolowanych małych sklepów.
Większość sklepów pracuje w systemie podstawowym z dniówką do 8 godzin, a placówki czynne po kilkanaście godzin stosują często system równoważny, w którym dniówkę można wydłużyć do 12 godzin w okresie rozliczeniowym co do zasady nieprzekraczającym miesiąca. System musi wynikać z regulaminu pracy albo obwieszczenia.
Przy układaniu zmian sprawdź cztery reguły, które w handlu łamie się najczęściej:
- doba pracownicza — praca rozpoczęta ponownie w tej samej dobie, liczonej od godziny rozpoczęcia pracy według rozkładu, to nadgodziny; przykład to zmiana zamykająca do 22:00 i otwierająca następnego dnia o 6:00 (więcej w artykule o nadgodzinach a dobie pracowniczej),
- 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego, który przy przejściu na inną zmianę może zostać skrócony najwyżej do 24 godzin (art. 132–133 KP),
- dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, którego brak PIP wykazała w 11,8% sklepów wielkopowierzchniowych i 12,5% mniejszych,
- przerwy — 15 minut przy dniówce co najmniej 6-godzinnej i kolejne 15 minut, gdy dniówka przekracza 9 godzin; obie wlicza się do czasu pracy (art. 134 KP).
Co wlicza się do czasu pracy sprzedawcy?
Czasem pracy jest każdy okres pozostawania w dyspozycji pracodawcy, a nie tylko godziny otwarcia sklepu, więc wlicza się do niego przyjęcie dostawy, przygotowanie kas, liczenie utargu i zamknięcie sklepu. Jeśli grafik pokazuje zmianę od 8:00 do 16:00, a sklep realnie wymaga obecności od 7:40 do 16:20, różnica musi trafić do ewidencji i zostać rozliczona.
Inwentaryzacja po zamknięciu, która wykracza poza dobowy wymiar, oznacza godziny nadliczbowe płatne z dodatkiem albo rekompensowane czasem wolnym. Nieprawidłową wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny inspektorzy stwierdzili w 23,9% dużych i 34,9% mniejszych sklepów. Czy czas przebierania się w strój firmowy też jest czasem pracy? To zależy od tego, czy pracodawca wymaga przebierania się na miejscu — omawiamy to w tekście o tym, co wlicza się do czasu pracy.
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy w sklepie?
Art. 149 KP nakazuje prowadzić ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i udostępniać ją pracownikowi na jego żądanie. Jej zawartość określa § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, który wymaga wpisania nie tylko liczby przepracowanych godzin, ale też godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
| Element ewidencji | Przykład w sklepie |
|---|---|
| Liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy | wtorek 6:00–14:15, 8 h 15 min |
| Godziny w porze nocnej | przyjęcie dostawy w nocy, sklep całodobowy |
| Godziny nadliczbowe | inwentaryzacja po zamknięciu |
| Dni wolne z oznaczeniem tytułu | dzień wolny za niedzielę handlową, za święto w sobotę |
| Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy i innych nieobecności | urlop, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem |
| Nieobecności nieusprawiedliwione | niestawienie się na zmianę bez usprawiedliwienia |
Osoby na umowach zlecenia nie są objęte ewidencją z Kodeksu pracy, ale ustawa o minimalnym wynagrodzeniu wymaga, by strony określiły w umowie sposób potwierdzania liczby godzin (art. 8b). Za każdą godzinę zleceniobiorca musi dostać co najmniej minimalną stawkę godzinową, która według rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2025 r. wynosi w 2026 roku 31,40 zł. Szczegóły opisaliśmy w artykule o ewidencji godzin na umowie zlecenia.
Jak uwzględnić w grafiku zakaz handlu w niedziele i święta?
Art. 5 ustawy o ograniczeniu handlu zakazuje w niedziele i święta zarówno samego handlu, jak i powierzania pracownikom lub zatrudnionym pracy w handlu oraz czynności z nim związanych. Art. 6 wymienia 32 wyjątki, m.in. stacje paliw, apteki, kwiaciarnie, piekarnie i sklepy, w których handel prowadzi osobiście właściciel. Wyjątki oparte na przeważającej działalności wymagają, by ta działalność przynosiła co najmniej 40% miesięcznego przychodu placówki, a sklep musi prowadzić ewidencję tego przychodu.
Zakaz nie obowiązuje w niedziele handlowe z art. 7 ustawy. Ich terminy na najbliższe miesiące wyglądają następująco:
| Dzień | Podstawa | Uwagi do grafiku |
|---|---|---|
| 6, 13 i 20 grudnia 2026 r. | trzy niedziele przed Wigilią | jedna osoba najwyżej w dwie z nich (art. 7 ust. 1b) |
| 31 stycznia 2027 r. | ostatnia niedziela stycznia | dzień wolny w ciągu 6 dni przed lub po |
| 21 marca 2027 r. | niedziela przed Wielkanocą | Wielka Sobota 27 marca — handel tylko do 14:00 |
| 25 kwietnia, 27 czerwca i 29 sierpnia 2027 r. | ostatnie niedziele kwietnia, czerwca i sierpnia | wolna niedziela co najmniej raz na 4 tygodnie |
Za każdą przepracowaną niedzielę pracownik na etacie dostaje inny dzień wolny w ciągu 6 dni kalendarzowych przed nią lub po niej, a jeśli to niemożliwe, do końca okresu rozliczeniowego (art. 15111 KP). Dodatkowo powinien mieć co najmniej jedną wolną niedzielę na 4 tygodnie. Pełne zasady rekompensaty i wyliczenia dodatku opisuje artykuł o pracy w niedzielę i niedzielach handlowych.
Jak zaplanować grudzień 2026 roku w sklepie?
Grudzień łączy w handlu szczyt sprzedaży z trzema świętami w jednym tygodniu. Od 1 lutego 2025 roku Wigilia jest dniem ustawowo wolnym od pracy na mocy ustawy z 6 grudnia 2024 r., więc 24 grudnia placówki handlowe objęte zakazem pozostają zamknięte. W 2026 roku Wigilia wypada w czwartek, Boże Narodzenie w piątek, a drugi dzień świąt w sobotę.
Każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin (art. 130 § 2 KP). Dla pracownika na pełnym etacie w miesięcznym okresie rozliczeniowym wymiar grudnia 2026 roku wynosi więc 160 godzin, czyli 20 dni pracy, mimo że miesiąc ma 23 dni od poniedziałku do piątku. Święto 26 grudnia w sobotę oznacza, że pracownikom w przeciętnie pięciodniowym tygodniu trzeba wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w okresie rozliczeniowym. Zasady opisuje artykuł o dniu wolnym za święto w sobotę.
Przed wysłaniem grafiku na grudzień sprawdź:
- czy grafik trafi do pracowników najpóźniej 24 listopada 2026 roku, czyli tydzień przed rozpoczęciem okresu,
- czy nikt nie pracuje we wszystkie trzy niedziele handlowe — dotyczy to także zleceniobiorców,
- czy każda przepracowana niedziela ma przypisany dzień wolny w oknie 6 dni,
- czy suma godzin w grafiku nie przekracza wymiaru obniżonego o święta,
- czy 24, 25 i 26 grudnia nikt nie ma zaplanowanej pracy w handlu ani przy inwentaryzacji.
Przy dłuższym okresie rozliczeniowym wymiar liczy się dla całego okresu. Zasady dla firm spoza handlu opisuje artykuł o wolnej Wigilii.
Jak przygotować sklep do kontroli PIP?
Według sprawozdania PIP większość kontroli zakazu handlu wynikała ze skarg i sygnałów, a nie z planu, więc kontrolę może uruchomić jedno zgłoszenie byłego pracownika. Od 8 lipca 2026 roku za naruszenie przepisów o czasie pracy grozi grzywna od 2 000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 KP), a inspektor może nałożyć mandat do 5 000 zł, przy trzecim wykroczeniu w ciągu 2 lat do 10 000 zł. Naruszenie zakazu handlu w niedziele i święta jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1 000 do 100 000 zł (art. 10 ustawy o ograniczeniu handlu). Nowe uprawnienia inspekcji opisuje artykuł o kontroli PIP czasu pracy w 2026 roku.
Przed kontrolą przygotuj:
- regulamin pracy albo obwieszczenie z systemem czasu pracy,
- grafiki z datą przekazania pracownikom,
- ewidencję z godzinami wejścia i wyjścia, nadgodzinami i tytułami dni wolnych,
- listę osób pracujących w niedziele handlowe z datami dni wolnych,
- potwierdzenia godzin zleceniobiorców zgodnie z umowami,
- ewidencję miesięcznego przychodu, jeśli sklep korzysta z wyjątku opartego na przeważającej działalności.
Największe ryzyko stanowi rozjazd między grafikiem a rzeczywistością, a elektroniczna rejestracja wejść i wyjść, na przykład kodem QR albo w aplikacji, usuwa problem ręcznego przepisywania godzin. Moduł grafiku pracy w RCPonline w pakiecie BIZNES ostrzega przy układaniu zmian m.in. o braku 11 godzin odpoczynku dobowego, 35 godzin tygodniowego i kolejnych pracujących niedzielach, ale nie blokuje grafiku — decyzja pozostaje po stronie kierownika.
Podsumowanie
Ewidencja czasu pracy w handlu łączy przepisy Kodeksu pracy z ustawą o ograniczeniu handlu, która obejmuje także magazynowanie, inwentaryzację i zleceniobiorców. Dane PIP za 2025 rok pokazują, że sklepy rzadziej łamią same normy czasu pracy, a znacznie częściej zawodzą w dokumentach: spóźnionych grafikach, niepełnej ewidencji i źle rozliczonych nadgodzinach.
Do zrobienia w najbliższych tygodniach:
- sprawdzić, czy ewidencja zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego pracownika, a zleceniobiorcy potwierdzają godziny zgodnie z umową,
- ułożyć grafik na grudzień 2026 roku z wymiarem obniżonym o trzy święta i przekazać go najpóźniej 24 listopada,
- rozdzielić niedziele handlowe 6, 13 i 20 grudnia tak, by nikt nie pracował we wszystkie trzy, i od razu zaplanować dni wolne w zamian.