Koniec roku kalendarzowego zamyka w dziale kadr kilka terminów jednocześnie: kończą się roczne i kwartalne okresy rozliczeniowe, a roczny limit godzin nadliczbowych zaczyna biec od nowa. Grudzień 2026 roku ma przy tym wyjątkowo nieregularny kalendarz, bo Wigilia i pierwszy dzień świąt przypadają w czwartek i piątek, a drugi dzień Bożego Narodzenia wypada w sobotę. Każda z tych dat ma konsekwencje dla ewidencji czasu pracy. Błędów popełnionych do 31 grudnia nie da się poprawić w styczniu, bo dzień wolny za święto trzeba udzielić w tym samym okresie rozliczeniowym, a przekroczonego limitu nadgodzin nie cofnie żadna korekta. Od 8 lipca 2026 roku stawka jest też wyższa niż rok temu, bo reforma Państwowej Inspekcji Pracy podwoiła grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
W tym artykule przechodzimy przez listę rzeczy, które warto sprawdzić w ewidencji przed końcem 2026 roku. Wyjaśniamy, ile wynosi wymiar czasu pracy w ostatnim kwartale i jak rozliczyć dzień wolny za 26 grudnia. Pokazujemy też, jak kontrolować limit 150 nadgodzin, co zrobić z czasem wolnym za nadgodziny i z zaległymi urlopami oraz jak długo przechowywać zamkniętą ewidencję.
W skrócie
Przed 31 grudnia 2026 r. trzeba rozliczyć w ewidencji czasu pracy: dzień wolny za 26 grudnia, który wypada w sobotę (art. 130 § 2 KP), roczny limit 150 nadgodzin wraz z godzinami oddanymi czasem wolnym (art. 151 § 3 KP) oraz czas wolny za nadgodziny udzielany z inicjatywy pracodawcy w proporcji 1:1,5 (art. 151² § 2 KP). Grudzień 2026 r. ma 160 godzin wymiaru, cały IV kwartał 496 godzin. Za naruszenie przepisów o czasie pracy grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł.
Podstawa prawna
- art. 130 § 1–2 KP — obliczanie wymiaru czasu pracy i obniżenie go o 8 godzin za święto przypadające w innym dniu niż niedziela
- art. 151 § 3–4 i art. 151² KP — roczny limit 150 nadgodzin oraz czas wolny za nadgodziny (1:1 na wniosek pracownika, 1:1,5 z inicjatywy pracodawcy)
- art. 168 KP — urlop niewykorzystany w danym roku trzeba udzielić do 30 września następnego roku
- art. 94 pkt 9b KP — przechowywanie dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji, przez 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy
- art. 281 § 1 pkt 5–6 i art. 282 § 1 KP w brzmieniu ustawy z 11 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 473) — grzywna od 2000 do 60 000 zł za naruszenie przepisów o czasie pracy, dokumentacji i urlopach
Stan prawny na: 29 września 2026 r.
Zapamiętaj:
- Grudzień 2026 roku ma 20 dni roboczych i 160 godzin pracy, bo wymiar obniżają 24, 25 i 26 grudnia.
- Dzień wolny za 26 grudnia (sobota) trzeba wyznaczyć w tym samym okresie rozliczeniowym — nie można go przenieść na 2027 rok.
- Limit 150 godzin nadliczbowych liczy się w roku kalendarzowym i obejmuje także nadgodziny oddane czasem wolnym.
- Za naruszenia popełnione po 8 lipca 2026 roku grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł.
Ile wynosi wymiar czasu pracy w ostatnim kwartale 2026 roku?
Wymiar czasu pracy w IV kwartale 2026 roku wynosi łącznie 496 godzin, a w samym grudniu — 160 godzin rozłożonych na 20 dni roboczych. Liczy się go według art. 130 Kodeksu pracy. Mnoży się 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni okresu i dodaje 8 godzin za każdy dzień od poniedziałku do piątku, który zostaje do końca okresu. Następnie odejmuje się 8 godzin za każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela.
| Miesiąc | Dni robocze | Wymiar (pełny etat) | Co obniża wymiar |
|---|---|---|---|
| Październik 2026 | 22 | 176 h | brak świąt |
| Listopad 2026 | 20 | 160 h | 11 listopada (środa); 1 listopada wypada w niedzielę |
| Grudzień 2026 | 20 | 160 h | 24 grudnia (czwartek), 25 grudnia (piątek), 26 grudnia (sobota) |
| IV kwartał razem | 62 | 496 h | — |
Zestawienie zgadza się z tabelami publikowanymi przez Kalendarz Świąt. Zwróć uwagę na listopad: Wszystkich Świętych przypada w niedzielę, więc nie obniża wymiaru i nie daje prawa do dodatkowego dnia wolnego. Przy pracownikach zatrudnionych na część etatu wymiar ustala się proporcjonalnie, a pełną tabelę na kolejny rok znajdziesz w artykule o wymiarze czasu pracy w 2027 roku.
Dlaczego grudzień 2026 roku wymaga osobnej uwagi?
Grudzień jest pierwszym miesiącem, w którym na jednym tygodniu spotykają się trzy dni obniżające wymiar: wolna Wigilia, pierwszy dzień świąt i sobotnie święto. Wigilia jest dniem wolnym od pracy na podstawie ustawy z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy (Dz.U. 2024 poz. 1965), która obowiązuje od 1 lutego 2025 roku, więc w 2026 roku firmy rozliczają ją po raz drugi.
Dla grafiku oznacza to mniej miejsca na manewr. W tygodniu od 21 do 27 grudnia pracownik w systemie podstawowym ma tylko trzy dni robocze. Przy miesięcznym okresie rozliczeniowym dzień wolny za 26 grudnia również musi zmieścić się w grudniu. Jeśli ktoś pracuje w Wigilię albo w święta, na przykład w ruchu ciągłym, przysługuje mu przede wszystkim inny dzień wolny. Dodatek do wynagrodzenia należy się dopiero wtedy, gdy takiego dnia nie da się udzielić w okresie rozliczeniowym. Szczegóły dotyczące pracy w dni ustawowo wolne omawiamy w tekście o rekompensacie za pracę w święta.
Jak rozliczyć dzień wolny za 26 grudnia przypadający w sobotę?
Za święto przypadające w sobotę pracodawca musi wyznaczyć pracownikowi inny dzień wolny, i to w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym przypada święto. Obowiązek wynika z art. 130 § 2 Kodeksu pracy, a jego cel to zachowanie przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Okręgowy Inspektorat Pracy w Gdańsku przypomina, że w 2026 roku dotyczy to dwóch dat: 15 sierpnia i 26 grudnia.
Termin, w którym można oddać ten dzień, zależy od długości okresu rozliczeniowego obowiązującego w firmie:
| Okres rozliczeniowy | Kiedy można wyznaczyć dzień wolny za 26 grudnia | Uwagi |
|---|---|---|
| 1 miesiąc | Wyłącznie w grudniu 2026 | Do wyboru zostają dni robocze poza 24 i 25 grudnia |
| 3 miesiące (październik–grudzień) | Od 1 października do 31 grudnia 2026 | Jeśli dzień nie został wyznaczony w październiku, zostaje listopad i grudzień |
| 4 miesiące (wrzesień–grudzień) | Od 1 września do 31 grudnia 2026 | Dzień wolny może poprzedzać święto |
| 12 miesięcy (rok kalendarzowy) | Dowolny dzień roboczy 2026 roku | W praktyce do 31 grudnia 2026 |
Wszystkie warianty łączy jedno: 31 grudnia 2026 roku jest ostatnim dniem na udzielenie wolnego. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że przesunięcie takiego dnia na kolejny okres rozliczeniowy jest niedopuszczalne. Co, jeśli pracownik w wyznaczonym dniu wolnym przebywał na zwolnieniu lekarskim? Według tej samej odpowiedzi PIP pracodawca nie musi wtedy wyznaczać dodatkowego dnia, bo wymiar czasu pracy został już prawidłowo obniżony.
Dzień wolny powinien być widoczny w harmonogramie albo wynikać z zarządzenia pracodawcy, a w ewidencji oznaczony jako dzień wolny z tytułu święta w sobotę, a nie jako urlop. Starszy tekst o dniu wolnym za święto przypadające w sobotę opisuje zasady ogólne; tutaj skup się na tym, czy w Twoim okresie rozliczeniowym zostały jeszcze dni, w które można go wyznaczyć.
Czy pracownik nie przekroczył rocznego limitu 150 nadgodzin?
Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy nie może przekroczyć 150 godzin w roku kalendarzowym na jednego pracownika (art. 151 § 3 Kodeksu pracy). Limit można podnieść w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo — u pracodawcy, który nie ma obowiązku tworzenia regulaminu — w umowie o pracę (art. 151 § 4). Górną granicę wyznacza norma przeciętnie 48 godzin pracy tygodniowo łącznie z nadgodzinami, co w praktyce daje maksymalnie około 416 godzin nadliczbowych rocznie.
Częsty błąd przy zamykaniu roku polega na liczeniu wyłącznie tych nadgodzin, za które wypłacono dodatek. PIP stoi na stanowisku, że do limitu wlicza się wszystkie nadgodziny wynikające ze szczególnych potrzeb pracodawcy, niezależnie od tego, czy zrekompensowano je pieniędzmi, czy czasem wolnym. Poza limitem pozostają jedynie godziny przepracowane przy akcji ratowniczej w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska albo przy usuwaniu awarii.
Co z tym zrobić przed 31 grudnia? Sprawdź, ile godzin nadliczbowych mają na koncie osoby pracujące najwięcej. Grudniowe grafiki zaplanuj tak, żeby limit nie został przekroczony w ostatnich tygodniach roku, kiedy w wielu branżach rośnie ruch. Pamiętaj, że niewykorzystana część limitu nie przechodzi na 2027 rok, a przekroczenia nie da się naprawić korektą — jest ono naruszeniem przepisów o czasie pracy. Więcej o zasadach rozliczania znajdziesz w artykule o nadgodzinach w 2026 roku.
Co z nadgodzinami, które mają zostać oddane czasem wolnym?
Czas wolny za nadgodziny udzielany z inicjatywy pracodawcy trzeba oddać najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w którym nadgodziny powstały, i to w wymiarze o połowę wyższym (art. 151² § 2 Kodeksu pracy). Za każdą godzinę nadliczbową pracownik otrzymuje wtedy półtorej godziny wolnego, a oddanie wolnego nie może obniżyć wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Gdy czas wolny udzielany jest na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 151² § 1), obowiązuje proporcja 1:1, a przepis nie wiąże go z końcem okresu rozliczeniowego.
| Sposób rekompensaty | Proporcja | Termin | Czy wlicza się do limitu 150 h? |
|---|---|---|---|
| Dodatek do wynagrodzenia (50% lub 100%) | — | Termin wypłaty wynagrodzenia | Tak |
| Czas wolny na wniosek pracownika | 1 : 1 | Uzgodniony z pracownikiem | Tak |
| Czas wolny z inicjatywy pracodawcy | 1 : 1,5 | Do końca okresu rozliczeniowego | Tak |
W firmach z kwartalnym albo rocznym okresem rozliczeniowym koniec grudnia jest też momentem, w którym ustala się nadgodziny z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Wychodzą one dopiero po zamknięciu okresu, więc przed 31 grudnia sprawdź, czy liczba przepracowanych godzin nie przekracza wymiaru. Jeśli w grudniu nie da się już oddać czasu wolnego, zostaje wypłata dodatku, a opóźnienie w jego wypłacie jest traktowane jak niewypłacenie części wynagrodzenia.
Jak zmiana czasu 25 października wpływa na rozliczenie IV kwartału?
W nocy z 24 na 25 października 2026 roku zegarki zostaną cofnięte z godziny 3:00 na 2:00, więc osoby pracujące na nocnej zmianie przepracują godzinę dłużej, niż wynika z harmonogramu. Jak opisuje Infor.pl, dodatkowa godzina przekraczająca normę dobową jest godziną nadliczbową, za którą należy się dodatek w wysokości 100% przy pracy w nocy albo czas wolny.
Sprawdź przed zamknięciem okresu, czy godziny z nocy 24/25 października zostały zaksięgowane jako nadliczbowe i czy weszły do rocznego limitu. Szczegółowe przykłady rozliczeń znajdziesz w tekście o zmianie czasu z letniego na zimowy.
Czy zaległe urlopy i plan urlopów na 2027 rok są uporządkowane?
Termin na udzielenie zaległego urlopu za 2025 rok minął 30 września 2026 roku. Urlop za 2026 rok, którego pracownik nie wykorzysta do końca grudnia, stanie się urlopem zaległym do wykorzystania do 30 września 2027 roku. Tak stanowi art. 168 Kodeksu pracy, a niedopełnienie tego obowiązku jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Przed końcem roku porównaj więc stan urlopów w ewidencji z kartami urlopowymi i sprawdź, czy nikt nie ma jeszcze dni sprzed 2026 roku.
Równolegle z zamknięciem roku warto przygotować plan urlopów na 2027 rok. Nie jest on obowiązkowy u każdego pracodawcy, ale tam, gdzie obowiązuje, porządkuje terminy od pierwszego dnia stycznia. Zasady jego ustalania opisujemy w artykule o planie urlopów na 2027 rok, a szczegóły dotyczące zaległych dni — w tekście o zaległym urlopie wypoczynkowym.
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy po zamknięciu roku?
Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej, więc w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku przechowuje się ją przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Katalog dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które pozwala prowadzić ją w postaci papierowej albo elektronicznej. Wybór należy do pracodawcy, ale w obu przypadkach dokumentacja musi zachować poufność, integralność, kompletność i dostępność.
Z perspektywy zamknięcia roku najważniejsze jest to, żeby ewidencja za 2026 rok była kompletna, zanim trafi do archiwum. Dotyczy to zwłaszcza wpisów korygowanych: każda poprawka godziny wejścia czy wyjścia powinna mieć ślad, kto i kiedy jej dokonał. Zasady poprawiania wpisów omawiamy w tekście o korekcie ewidencji czasu pracy. Jeśli ewidencja jest prowadzona w systemie elektronicznym, takim jak RCPonline, zestawienia roczne i historię zmian można wygenerować w kilka minut, zamiast składać je z miesięcznych list obecności.
Jakie kary grożą za błędy w ewidencji po reformie PIP?
Od 8 lipca 2026 roku obowiązuje ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473), która podwoiła widełki grzywien w art. 281, 282 i 283 Kodeksu pracy. Naruszenie przepisów o czasie pracy oraz nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji, zagrożone jest grzywną od 2000 do 60 000 zł, a mandat nakładany przez inspektora może wynieść do 5000 zł.
| Naruszenie | Podstawa | Grzywna od 8 lipca 2026 |
|---|---|---|
| Nieudzielenie dnia wolnego za święto w sobotę, przekroczenie limitu nadgodzin | art. 281 § 1 pkt 5 KP | 2000–60 000 zł |
| Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy | art. 281 § 1 pkt 6 KP | 2000–60 000 zł |
| Niewypłacenie dodatku za nadgodziny | art. 282 § 1 pkt 1 KP | 2000–60 000 zł |
| Nieudzielenie urlopu w terminie | art. 282 § 1 pkt 2 KP | 2000–60 000 zł |
Wyższe kary dotyczą naruszeń popełnionych po 8 lipca 2026 roku, a więc między innymi błędów w rozliczeniu grudnia. Inspektor może też przeprowadzić kontrolę zdalnie i poprosić o ewidencję w postaci elektronicznej, o czym piszemy szerzej w artykule o kontroli PIP czasu pracy w 2026 roku.
Lista kontrolna: co sprawdzić w ewidencji przed 31 grudnia 2026?
Poniższa lista porządkuje wszystkie opisane wyżej obowiązki w kolejności, w jakiej najwygodniej je sprawdzać.
- Harmonogramy grudniowe — czy uwzględniają 24, 25 i 26 grudnia oraz wymiar 160 godzin dla pełnego etatu.
- Dzień wolny za 26 grudnia — czy każdy pracownik w systemie pięciodniowym ma go wyznaczonego w bieżącym okresie rozliczeniowym.
- Limit nadgodzin — czy nikt nie przekroczył 150 godzin albo limitu z regulaminu, licząc także nadgodziny oddane czasem wolnym.
- Czas wolny za nadgodziny — czy wolne udzielane z inicjatywy pracodawcy zostało oddane do końca okresu rozliczeniowego w proporcji 1:1,5.
- Nadgodziny średniotygodniowe — czy po zamknięciu okresu kwartalnego lub rocznego ustalono je i zaplanowano wypłatę dodatku.
- Noc 24/25 października — czy dodatkowa godzina została zaksięgowana jako nadliczbowa.
- Urlopy — czy nikt nie ma zaległych dni sprzed 2026 roku i ile dni przejdzie na 2027 rok.
- Korekty i archiwum — czy wszystkie poprawki mają uzasadnienie, a ewidencja za 2026 rok jest kompletna przed zarchiwizowaniem.
Podsumowanie
Zamknięcie 2026 roku w ewidencji czasu pracy sprowadza się do kilku terminów, które zbiegają się 31 grudnia: końca okresów rozliczeniowych, rocznego limitu nadgodzin i ostatniego dnia na udzielenie wolnego za święto przypadające w sobotę. Grudzień ma w tym roku tylko 160 godzin wymiaru, więc na wyznaczenie dnia wolnego za 26 grudnia i oddanie czasu wolnego za nadgodziny zostaje mniej dni roboczych niż zwykle. Żadnego z tych obowiązków nie da się przenieść na styczeń, a błędy popełnione po 8 lipca 2026 roku podlegają już podwojonym grzywnom.
Najprościej przejść przez ten okres, zaczynając od grudniowych harmonogramów i limitu nadgodzin, a dopiero potem zająć się urlopami i archiwizacją. Jeśli wykonasz te kroki na początku grudnia, a nie w ostatnim tygodniu roku, zostanie czas na korektę grafików, zanim pracownicy zaczną świąteczną przerwę.