Plan urlopów na 2027 rok: jak go ułożyć i kiedy jest obowiązkowy

Plan urlopów to dokument, w którym pracodawca z góry rozpisuje terminy wypoczynku swoich pracowników na dany rok kalendarzowy. Jego podstawą jest art. 163 Kodeksu pracy, a jesień to moment, w którym większość firm zaczyna zbierać wnioski na kolejny rok. W przypadku planu na 2027 rok dochodzą dwa nowe czynniki: od 8 lipca 2026 roku grzywna za nieudzielenie urlopu wzrosła dwukrotnie — do 60 000 zł — a część pracowników zyskała prawo do 26 dni urlopu dzięki nowym zasadom liczenia stażu pracy.

W tym artykule wyjaśnimy, kiedy plan urlopów jest obowiązkowy, a kiedy można go nie tworzyć, do jakiego terminu trzeba go przygotować, co się w nim znajduje, a czego nie. Pokażemy też, jak rozkład świąt w 2027 roku wpływa na to, które terminy wypełnią się w pierwszej kolejności, oraz co zrobić z pracownikiem, który w trakcie roku przechodzi z 20 na 26 dni urlopu.

Zapamiętaj:

• Plan urlopów nie jest obowiązkowy, jeśli w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa albo działający związek wyraził zgodę na jego nietworzenie (art. 163 § 1a KP).
• Kodeks pracy nie wskazuje terminu sporządzenia planu. Praktyka i wewnętrzne regulaminy przyjmują 31 grudnia roku poprzedzającego.
• Od 8 lipca 2026 roku grzywna za nieudzielenie urlopu wynosi od 2 000 do 60 000 zł zamiast wcześniejszych 1 000–30 000 zł.
• Planem nie obejmuje się 4 dni urlopu na żądanie (art. 167² KP).
• W 2027 roku dwa święta wypadają w sobotę — 1 maja i 25 grudnia — więc za każde z nich trzeba wyznaczyć dodatkowy dzień wolny.

Czy plan urlopów na 2027 rok jest obowiązkowy?

Nie w każdej firmie. Zgodnie z art. 163 § 1a Kodeksu pracy pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego żadna organizacja związkowa nie działa. W praktyce oznacza to, że zdecydowana większość małych i średnich firm w Polsce jest z tego obowiązku zwolniona z mocy prawa, bo związków po prostu u nich nie ma.

Zwolnienie z planu nie jest jednak zwolnieniem z planowania. Jeśli planu nie ma, termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem, co Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla w poradniku o układaniu planów urlopowych. Obowiązek udzielenia urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, obowiązuje tak samo w firmie ze związkami, jak i bez nich.

Warto rozważyć plan także wtedy, gdy przepisy do niego nie zmuszają. W firmie produkcyjnej albo w zespole obsługi klienta, gdzie liczy się minimalna obsada, rozpisanie terminów z wyprzedzeniem jest tańsze niż gaszenie konfliktów w czerwcu, kiedy pięć osób chce wolne w tym samym tygodniu.

Do kiedy trzeba sporządzić plan urlopów na 2027 rok?

Kodeks pracy nie podaje żadnej daty. To jedna z najczęściej mylonych kwestii w kadrach — nie istnieje przepis, który nakazuje przygotować plan do konkretnego dnia. Termin wynika z logiki dokumentu: skoro plan obejmuje rok kalendarzowy, powinien być gotowy przed jego rozpoczęciem, czyli do 31 grudnia 2026 roku. Infor w poradniku dla pracodawców wskazuje, że plan tradycyjnie obejmuje cały rok, choć dopuszczalne są też plany półroczne — pierwszy przed końcem roku, drugi przed 1 lipca.

Jeżeli chcesz mieć twardy termin, wpisz go do regulaminu pracy albo układu zbiorowego. Wtedy przestaje to być kwestią dobrych praktyk, a staje się wewnętrznym zobowiązaniem, którego dotrzymanie łatwo wyegzekwować.

Co wpisujesz do planu, a czego w nim nie ma?

Plan urlopów obejmuje urlop bieżący — 20 albo 26 dni, zależnie od stażu — oraz urlop zaległy z poprzedniego roku. Nie obejmuje natomiast 4 dni urlopu na żądanie, o czym wprost mówi art. 163 § 1 zdanie drugie w związku z art. 167² Kodeksu pracy. Ta pula pozostaje poza planem z definicji, bo pracownik decyduje o niej z dnia na dzień. Więcej o zasadach korzystania z niej znajdziesz we wpisie o urlopie na żądanie.

Plan trzeba podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 KP). Wywieszka na tablicy, intranet, wiadomość w systemie kadrowym — forma jest dowolna, byle była to forma, którą załoga faktycznie zna. I rzecz kluczowa: PIP przypomina, że ustalenia zawarte w obowiązującym planie wiążą zarówno pracodawcę, jak i pracownika. Pracownik może rozpocząć urlop w zaplanowanym terminie bez dodatkowego pisma.

Ile kosztuje błąd? Wyższe grzywny PIP od 8 lipca 2026

Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473) podwoiła stawki grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Zmiana weszła w życie 8 lipca 2026 roku. Nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru to wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 2 KP — i właśnie ono zdrożało najbardziej odczuwalnie.

Czy to ryzyko teoretyczne? Dane PIP mówią co innego. Jak podaje WP Finanse powołując się na Inspekcję, w ciągu ostatnich sześciu lat do PIP wpłynęło blisko 7 tys. skarg dotyczących urlopów wypoczynkowych, z czego około 3,6 tys. odnosiło się właśnie do nieprawidłowości przy ich udzielaniu. Do końca lipca 2026 roku wpłynęło ich około 800. Dla skali: w całym 2025 roku Inspekcja przeprowadziła 57,4 tys. kontroli i przyjęła 51,4 tys. skarg, jak wynika z danych ze sprawozdania PIP. Nowe uprawnienia kontrolne inspektorów opisaliśmy szerzej we wpisie o reformie PIP w 2026 roku.

Kto w 2027 roku będzie miał 26 dni urlopu zamiast 20?

To pytanie, którego w planach urlopowych na wcześniejsze lata w ogóle nie było. Ustawa zmieniająca zasady ustalania stażu pracy, ogłoszona 21 października 2025 r., weszła w życie 1 stycznia 2026 r. dla sektora publicznego i 1 maja 2026 r. dla sektora prywatnego — wskazuje na to serwis Lex. Do stażu pracy wliczają się teraz okresy pracy na umowie zlecenia i umowie agencyjnej (przy opłaconych składkach emerytalno-rentowych), prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz współpracy przy takiej działalności.

Zmiana działa wstecz, czyli obejmuje okresy sprzed jej wejścia w życie. Pracownicy mają 24 miesiące na udokumentowanie nowych okresów — dla sektora prywatnego termin biegnie od 1 maja 2026 r., więc upływa 30 kwietnia 2028 r. Okresy niepotwierdzone w tym czasie nie zostaną zaliczone. Praktyczny wniosek dla kadr jest taki, że przez cały 2027 rok będą spływać zaświadczenia, a wraz z nimi wnioski o przeskok z 20 na 26 dni. Szczegóły opisaliśmy we wpisie o zaliczaniu zlecenia i JDG do stażu pracy.

Co zrobić, gdy pracownik osiągnie próg 10 lat w trakcie roku i zdąży już wykorzystać cały przysługujący mu urlop? Odpowiada art. 158 Kodeksu pracy: przysługuje mu wtedy urlop uzupełniający w wymiarze różnicy między nowym a dotychczasowym wymiarem, czyli 6 dni. Prawo do wyższego wymiaru powstaje nie od początku roku, lecz z chwilą zaistnienia okoliczności, która ten wymiar podnosi — wyjaśnia to porada prawna PIP dotycząca art. 158 KP. W planie na 2027 rok zostaw więc bufor: pracownik ze stażem bliskim dziesięciu lat może w połowie roku dostać sześć dodatkowych dni do rozplanowania.

Które terminy w 2027 roku wypełnią się najszybciej?

Rozkład świąt w 2027 roku jest dla pracowników korzystny w pierwszym półroczu i wyjątkowo korzystny na przełomie roku. W kalendarzu 2027 roku jest 14 dni ustawowo wolnych od pracy, a roczny wymiar czasu pracy to 2008 godzin i 251 dni roboczych — pełne wyliczenia miesiąc po miesiącu znajdziesz w naszym zestawieniu wymiaru czasu pracy na 2027 rok. Cztery święta przypadają w niedzielę i nie obniżają normy, a dwa — 1 maja i 25 grudnia — w sobotę, co zgodnie z art. 130 § 2 KP wymaga wyznaczenia dnia wolnego do odbioru.

Sześć okien, w których jeden dzień urlopu daje dwa albo trzy dni wolnego. Właśnie o te terminy będzie największa rywalizacja i to one wymagają jasnej reguły pierwszeństwa jeszcze na etapie zbierania wniosków. Zwróć też uwagę na maj: wymiar czasu pracy spada w nim do 144 godzin, więc zespół pracuje o dwa dni krócej niż zwykle, a mimo to część osób będzie chciała dobrać do tego urlop.

Jak ułożyć plan urlopów krok po kroku?

Procedura jest prosta, ale kolejność ma znaczenie. Zbieranie wniosków po ustaleniu obsady minimalnej kończy się tym, że połowę deklaracji trzeba odrzucić i cały proces zaczyna się od nowa.

1. Ustal wymiar urlopu dla każdego pracownika na 2027 rok — z uwzględnieniem osób, które przekroczą 10 lat stażu w trakcie roku, oraz nowych okresów udokumentowanych po zmianie przepisów o stażu.
2. Policz urlop zaległy z 2026 roku i dopisz go do puli każdego pracownika. To on ma pierwszeństwo przy planowaniu.
3. Wyznacz obsadę minimalną dla każdego działu i miesiąca. Bez tej liczby nie da się merytorycznie odmówić żadnego terminu.
4. Zbierz wnioski pracowników z terminem i liczbą dni. Ustal deadline, na przykład 30 listopada 2026 r.
5. Rozstrzygnij kolizje według wcześniej ogłoszonego kryterium — rotacji z poprzedniego roku, kolejności zgłoszeń albo sytuacji rodzinnej.
6. Zapewnij każdemu jedną część urlopu trwającą co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, zgodnie z art. 162 KP.
7. Podaj plan do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie i zarchiwizuj potwierdzenie.

Krok szósty bywa pomijany, a to on najczęściej wychodzi podczas kontroli. Kodeks nie wymaga, by pracownik ten dłuższy blok wykorzystał — wymaga, by pracodawca umożliwił mu jego wykorzystanie. Jeśli plan tego nie przewiduje, dowodu na spełnienie obowiązku po prostu nie ma.

Czy plan urlopów można zmienić w trakcie roku?

Tak, i to w kilku trybach. Art. 164 § 1 KP pozwala przesunąć termin urlopu na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, a § 2 — z inicjatywy pracodawcy, jeżeli nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Art. 165 KP nakazuje przesunięcie terminu, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność: choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe albo urlopu macierzyńskiego.

Osobną sytuacją jest odwołanie z trwającego już urlopu (art. 167 KP). Wolno je zastosować tylko wtedy, gdy obecności pracownika wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, a pracodawca pokrywa koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem. Praktyczne konsekwencje takich zmian opisaliśmy we wpisie o nagłej zmianie terminu urlopu. Pamiętaj, że każda zmiana powinna trafić do dokumentacji — w przeciwnym razie plan i rzeczywistość rozjeżdżają się już po kwartale.

Jak wpisać do planu zaległy urlop z 2026 roku?

Zaległego urlopu pracodawca musi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP). Urlop niewykorzystany w 2026 roku trzeba więc rozplanować tak, aby zmieścił się do 30 września 2027 r. — i to jest data, którą warto zablokować w planie w pierwszej kolejności, przed urlopem bieżącym. Zasady rozliczania takiego urlopu omówiliśmy we wpisie o zaległym urlopie wypoczynkowym.

Problem w tym, że sam plan niczego nie rozlicza. Żeby wiedzieć, ile dni komu zostało po 31 grudnia 2026 roku, potrzebujesz aktualnej ewidencji — a przy kilkudziesięciu osobach arkusz kalkulacyjny przestaje nadążać. Systemy do rejestracji czasu pracy takie jak RCPonline prowadzą salda urlopowe automatycznie, powiązane z elektronicznymi wnioskami urlopowymi, więc plan można oprzeć na liczbach, a nie na deklaracjach.

Podsumowanie

Plan urlopów na 2027 rok jest obowiązkowy tylko tam, gdzie działa zakładowa organizacja związkowa, która nie zgodziła się na jego pominięcie. W pozostałych firmach pozostaje narzędziem dobrowolnym — ale takim, które w 2027 roku ma większą wartość niż zwykle. Dwie zmiany, które weszły w życie w 2026 roku, przesuwają ryzyko: wyższe grzywny sprawiają, że nieudzielony urlop kosztuje dwa razy więcej, a nowe zasady liczenia stażu oznaczają, że część załogi w trakcie roku przejdzie z 20 na 26 dni.

• Termin: przygotuj plan do 31 grudnia 2026 r. i wpisz ten termin do regulaminu pracy, jeśli chcesz mieć go egzekwowalnym.
• Priorytet: najpierw urlop zaległy z 2026 roku z terminem do 30 września 2027 r., potem urlop bieżący, a 4 dni na żądanie zostaw poza planem.
• Bufor: zostaw margines na urlopy uzupełniające dla osób, które w 2027 roku udokumentują staż ze zlecenia lub JDG.

Zacznij od przeglądu sald urlopowych za 2026 rok. Bez rzetelnej ewidencji plan będzie tylko listą życzeń, a to właśnie ewidencja jest pierwszym dokumentem, o który poprosi inspektor pracy.