Absencja chorobowa to nieobecność pracownika w pracy spowodowana jego niezdolnością do pracy z powodu choroby albo koniecznością sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, potwierdzona zwolnieniem lekarskim. Według raportu ZUS w 2025 roku lekarze wystawili w Polsce 27,5 mln zaświadczeń lekarskich na łącznie 290,5 mln dni, a w pierwszym półroczu 2026 roku liczba dni utrzymała się na niemal identycznym poziomie. Za pierwsze 33 dni choroby w roku płaci pracodawca, więc każde zwolnienie ma dla firmy wymiar finansowy i organizacyjny. Sezon jesienno-zimowy, w którym liczba zwolnień rośnie najszybciej, to dobry moment, żeby zacząć absencję mierzyć, a nie tylko odnotowywać.
W tym artykule wyjaśniamy, co pokazują najnowsze dane ZUS i kiedy w roku zwolnień jest najwięcej. Pokazujemy, jak obliczyć wskaźnik absencji chorobowej i ile kosztuje pracodawcę dzień zwolnienia lekarskiego. Opisujemy też, jak poprawnie ująć L4 w ewidencji czasu pracy, kiedy firma może skontrolować zwolnienie i jakie działania realnie ograniczają liczbę nieobecności.
W skrócie
Wskaźnik absencji chorobowej oblicza się, dzieląc liczbę dni roboczych nieobecności z powodu choroby przez liczbę dni roboczych, które pracownicy mieli przepracować, i mnożąc wynik przez 100. Pracodawca płaci 80% wynagrodzenia za pierwsze 33 dni choroby w roku (14 dni u pracownika po 50. roku życia), a w 2025 roku firmy i FGŚP wydały na ten cel 14,2 mld zł. Każdy dzień L4 trzeba oznaczyć w ewidencji czasu pracy z podaniem tytułu nieobecności.
Podstawa prawna
- art. 92 § 1–2 KP — wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (80% lub 100%) przez 33 dni w roku, a po ukończeniu 50 lat przez 14 dni
- art. 149 § 1 KP — obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
- § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej — ewidencja obejmuje rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności
- art. 17 ust. 1 i art. 68 ust. 1a, 1d i 1e ustawy zasiłkowej — utrata zasiłku przy pracy zarobkowej lub aktywności niezgodnej z celem zwolnienia oraz kontrola zwolnień przez płatnika składek (w brzmieniu nadanym ustawą z 18 grudnia 2025 r., Dz.U. 2026 poz. 26)
Stan prawny na: 2 listopada 2026 r.
Co pokazują najnowsze dane ZUS o absencji chorobowej?
Dane ZUS pokazują, że absencja chorobowa w Polsce utrzymuje się na wysokim i stabilnym poziomie, a zmienia się głównie jej struktura. Zgodnie z raportem „Absencja chorobowa w 2025 r.” liczba dni nieobecności wzrosła wobec 2024 roku o 0,2%, a liczba zaświadczeń o 0,1%. W porównaniu z 2021 rokiem zaświadczeń jest jednak o 11,8% więcej, co oznacza, że pracownicy chorują częściej, ale na nieco krótsze okresy.
| Wskaźnik | 2025 r. | I półrocze 2026 r. |
|---|---|---|
| Liczba zaświadczeń lekarskich ogółem | 27,5 mln | 14,1 mln |
| Liczba dni absencji chorobowej ogółem | 290,5 mln | 147,7 mln |
| Przeciętna długość zwolnienia z powodu choroby własnej (ubezpieczeni w ZUS) | 10,82 dnia | 10,81 dnia |
| Dni absencji na jednego ubezpieczonego zdrowotnie | 14,76 dnia | — |
| Udział zwolnień jednodniowych w zwolnieniach z powodu choroby własnej | 8,1% | 8,8% |
Za pierwsze półrocze 2026 roku ZUS podał w komunikacie z 20 sierpnia 2026 r., że zaświadczeń było o 2,7% mniej niż rok wcześniej, a liczba dni spadła tylko o 0,3%. Rośnie natomiast udział zwolnień trwających od 11 do 30 dni, który zwiększył się z 27,9% do 29,3%. Jednocześnie przybyło zwolnień jednodniowych, więc firmy obserwują jednocześnie dwa zjawiska: krótkie, nagłe nieobecności i dłuższe przerwy, które wymagają zorganizowania zastępstwa.
Ważna jest też lista przyczyn. W 2025 roku najwięcej dni absencji powodowały choroby układu mięśniowo-szkieletowego (17,5%, 42,4 mln dni), a na drugim miejscu znalazły się zaburzenia psychiczne i zaburzenia zachowania (14,1%, 34,1 mln dni, wobec 12,6% rok wcześniej). Dalej były choroby układu oddechowego (13,6%) oraz urazy i zatrucia (13,1%). ZUS odnotował też, że absencja z tytułu problemów związanych z trudnościami życiowymi, do których zalicza się wypalenie, wzrosła o 38,8% w liczbie dni.
Kiedy w roku jest najwięcej zwolnień lekarskich?
Najwięcej zwolnień lekarskich wystawia się w pierwszym kwartale roku i w październiku. W styczniu 2025 roku lekarze wystawili 2,5 mln zaświadczeń z tytułu choroby własnej, w lutym i marcu po 2,4 mln, a w październiku 2,3 mln. Rekordowym dniem był 3 marca 2025 roku, kiedy wystawiono 185,9 tys. zaświadczeń. Ustawodawca również bierze tę sezonowość pod uwagę, bo znowelizowana ustawa zasiłkowa przewiduje, że kontrole zwolnień mają być nasilane w okresach zwiększonej absencji.
Dla działu kadr i kierowników zmian oznacza to, że grafik pracy na okres od listopada do marca powinien uwzględniać rezerwę kadrową. Jeśli zespół pracuje na styk, kilka jednoczesnych zwolnień w styczniu wymusza nadgodziny pozostałych osób albo zmiany w harmonogramie, a każda taka zmiana musi być zgodna z przepisami o odpoczynku dobowym i tygodniowym. Czy w Twojej firmie wiadomo, ile osób może jednocześnie zachorować, zanim praca zacznie się sypać?
Jak obliczyć wskaźnik absencji chorobowej?
Wskaźnik absencji chorobowej to odsetek zaplanowanego czasu pracy, który został utracony z powodu zwolnień lekarskich. Przepisy nie narzucają jednego wzoru, ale w praktyce kadrowej stosuje się następujący:
Wskaźnik absencji chorobowej (%) = dni robocze nieobecności z powodu L4 ÷ (liczba pracowników × liczba dni roboczych w okresie) × 100
Przykład: firma zatrudnia 40 pracowników, a w danym miesiącu przypada 21 dni roboczych. Planowany czas pracy to 840 dni roboczych. Jeśli pracownicy łącznie byli na zwolnieniach przez 46 dni roboczych, wskaźnik wynosi 46 ÷ 840 × 100, czyli około 5,5%. Przy pracownikach na niepełnym etacie albo w systemach z różną długością zmian dokładniejszy wynik da liczenie w godzinach: godziny nieobecności z powodu choroby dzielone przez godziny wynikające z harmonogramów.
Sam wskaźnik procentowy nie wystarczy, bo nie odróżnia jednej długiej choroby od serii krótkich nieobecności. Dlatego warto śledzić kilka miar jednocześnie:
| Miara | Jak ją liczyć | Co pokazuje |
|---|---|---|
| Wskaźnik absencji chorobowej | dni (lub godziny) L4 ÷ czas planowany × 100 | jaką część czasu pracy firma traci przez choroby |
| Częstotliwość zwolnień | liczba odrębnych zwolnień ÷ liczba pracowników | czy nieobecności są częste i krótkie, czy rzadkie i długie |
| Średnia długość zwolnienia | liczba dni kalendarzowych L4 ÷ liczba zwolnień | porównanie z przeciętną krajową (10,82 dnia w 2025 r.) |
| Dni L4 na pracownika w roku | dni kalendarzowe L4 w roku ÷ przeciętne zatrudnienie | orientacyjne porównanie z 14,76 dnia na ubezpieczonego w 2025 r. |
| Udział zwolnień do 5 dni | liczba zwolnień 1–5 dni ÷ wszystkie zwolnienia × 100 | skalę krótkich, trudnych do zaplanowania nieobecności |
Raport ZUS podaje dni kalendarzowe i obejmuje wszystkie branże, więc traktuj dane krajowe jako punkt odniesienia, a nie normę. Najwięcej mówi porównanie firmy z nią samą: miesiąc do miesiąca, rok do roku i zespół do zespołu. Więcej o doborze mierników przeczytasz w artykule o tym, jakie wskaźniki efektywności wybrać dla firmy.
Ile kosztuje pracodawcę absencja chorobowa?
Za czas choroby pracownika trwającej łącznie do 33 dni w roku kalendarzowym pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80% wynagrodzenia, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat, przez 14 dni (art. 92 § 1 KP). Stawka wynosi 100%, jeśli niezdolność do pracy wynika z wypadku w drodze do pracy lub z pracy, przypada w czasie ciąży albo jest związana z badaniami i zabiegiem pobrania komórek, tkanek i narządów u dawcy. Wynagrodzenie chorobowe przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy, także za dni wolne (art. 92 § 2 KP), więc zwolnienie obejmujące weekend kosztuje więcej, niż wynikałoby z liczby straconych dni roboczych.
W skali kraju to znaczące kwoty. Według ZUS wydatki na absencję chorobową wyniosły w 2025 roku 34,9 mld zł, czyli o 12,4% więcej niż rok wcześniej. Z tego 14,2 mld zł stanowiły wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy finansowane przez zakłady pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a 20,7 mld zł zasiłki chorobowe wypłacone z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Przykład obliczenia kosztu zwolnienia
Pracownik w wieku 38 lat zarabia stałe 6000 zł brutto miesięcznie i przez ostatnie 12 miesięcy otrzymywał tę samą kwotę. Podstawę wynagrodzenia chorobowego ustala się jak podstawę zasiłku, czyli po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika (13,71%):
- 6000 zł − 822,60 zł składek = 5177,40 zł podstawy,
- 5177,40 zł ÷ 30 = 172,58 zł za jeden dzień,
- 172,58 zł × 80% = 138,06 zł wynagrodzenia chorobowego za dzień,
- przy 10-dniowym zwolnieniu: 138,06 zł × 10 = 1380,60 zł.
To jednak tylko koszt bezpośredni. Do niego dochodzą nadgodziny osób, które przejmują obowiązki, koszt zastępstwa lub pracownika tymczasowego, opóźnienia w realizacji zleceń oraz czas kadr poświęcony na rozliczenie. Jak zorganizować pracę pod nieobecność członka zespołu, opisaliśmy w tekście o zastępstwie w pracy. Szczegóły rozliczania sytuacji, gdy pracownik zachoruje w trakcie dnia pracy, znajdziesz w artykule o pracy i L4 w tym samym dniu.
Jak ująć zwolnienie lekarskie w ewidencji czasu pracy?
Zwolnienie lekarskie musi znaleźć się w ewidencji czasu pracy, którą pracodawca prowadzi dla każdego pracownika na podstawie art. 149 § 1 KP. Zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja zawiera informacje o rodzaju i wymiarze usprawiedliwionych nieobecności w pracy. W praktyce oznacza to, że każdy dzień zwolnienia ma w karcie ewidencji własne oznaczenie, odróżniające chorobę własną od opieki nad dzieckiem czy innym członkiem rodziny, bo te nieobecności rozlicza się według innych zasad.
Informację o wystawionym zwolnieniu pracodawca otrzymuje w formie elektronicznej na profilu PUE/eZUS. Jak ją tam odnaleźć, opisaliśmy w poradniku o sprawdzaniu e-zwolnienia pracownika. Przy przenoszeniu danych do ewidencji zwróć uwagę na trzy sprawy:
- daty początku i końca zwolnienia – zwolnienie obejmuje dni kalendarzowe, więc w ewidencji pojawia się również w dniach wolnych od pracy,
- tytuł nieobecności – choroba własna, opieka nad dzieckiem i opieka nad innym członkiem rodziny wymagają odrębnych oznaczeń, bo wpływają na różne limity i świadczenia,
- licznik 33 lub 14 dni – po jego wyczerpaniu zamiast wynagrodzenia chorobowego wypłaca się zasiłek chorobowy, dlatego dział płac musi znać łączną liczbę dni choroby od początku roku.
Ręczne przepisywanie zwolnień z PUE do arkusza to częste źródło błędów, zwłaszcza w okresach szczytu zachorowań. W RCPonline zwolnienia z e-ZLA można zaimportować z pliku w każdym pakiecie, a w pakiecie BIZNES import z ZUS odbywa się automatycznie raz na dobę. Dzięki temu nieobecności trafiają do tej samej ewidencji czasu pracy, z której później powstają raporty absencji.
Jak czytać dane o absencji, żeby wyciągnąć wnioski?
Dane o absencji są użyteczne wtedy, gdy pozwalają odróżnić przypadkowe zachorowania od problemu w organizacji pracy. Pojedyncze zwolnienie nic nie mówi, ale zestawienie z kilku miesięcy pokazuje wzorce. Sprawdź przede wszystkim:
- czy wskaźnik w jednym dziale lub na jednej zmianie jest wyraźnie wyższy niż w pozostałych,
- czy wzrost absencji następuje po okresach intensywnej pracy, na przykład po miesiącach z dużą liczbą nadgodzin,
- czy rośnie udział krótkich zwolnień, które trudniej zaplanować niż jedną dłuższą nieobecność,
- czy absencja koncentruje się na stanowiskach z obciążeniem fizycznym albo w zespołach po zmianach organizacyjnych.
Analizuj dane zbiorczo, na poziomie zespołów i okresów, a nie przez pryzmat stanu zdrowia konkretnych osób. Informacja o zdrowiu to szczególna kategoria danych osobowych w rozumieniu RODO, a pracodawca nie otrzymuje z ZUS informacji o rozpoznaniu choroby i nie powinien o nie dopytywać. Ocenianie pracowników przez liczbę zwolnień niesie też ryzyko zarzutu dyskryminacji, na przykład wobec osób z niepełnosprawnością albo kobiet w ciąży, dla których przepisy przewidują szczególną ochronę.
Kiedy pracodawca może skontrolować zwolnienie lekarskie?
Od 13 kwietnia 2026 roku obowiązują nowe zasady kontroli zwolnień wprowadzone ustawą z 18 grudnia 2025 roku. Płatnik składek, który sam wypłaca zasiłki, czyli pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, może kontrolować, czy pracownik wykorzystuje zwolnienie zgodnie z jego celem (art. 68 ust. 1a ustawy zasiłkowej). Dodatkowo każdy płatnik składek może przeprowadzić taką kontrolę dla celów wypłaty wynagrodzenia chorobowego z art. 92 KP (art. 68 ust. 1d). Kontrola polega na ustaleniu, czy pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej i nie podejmuje aktywności niezgodnej z celem zwolnienia.
Kontrolujący musi mieć pisemne upoważnienie, a kontrola ma być proporcjonalna do celu i prowadzona z poszanowaniem prywatności. Wątpliwości co do tego, czy zwolnienie było wykorzystywane niezgodnie z celem, rozstrzyga ZUS, w razie potrzeby po zasięgnięciu opinii lekarza (art. 68 ust. 1e). Skutkiem ustalenia nieprawidłowości jest utrata prawa do świadczenia za cały okres zwolnienia (art. 17 ust. 1). Szczegóły nowych przepisów, w tym zmiany wchodzące w życie 1 stycznia 2027 roku dla osób z kilkoma tytułami ubezpieczenia, omówiliśmy w przewodniku po zmianach w L4.
Jakie działania realnie ograniczają absencję chorobową?
Struktura przyczyn z raportu ZUS wskazuje, gdzie pracodawca ma realny wpływ. Skoro najwięcej dni absencji powodują choroby układu mięśniowo-szkieletowego, a na drugim miejscu są zaburzenia psychiczne, działania prewencyjne powinny dotyczyć przede wszystkim warunków i organizacji pracy:
- Ergonomia stanowisk – ocena ryzyka zawodowego, dobór sprzętu i rotacja przy pracach powtarzalnych lub wymagających dźwigania.
- Kontrola obciążenia pracą – regularny przegląd nadgodzin i odpoczynku na podstawie ewidencji czasu pracy, bo przeciążenie poprzedza część zwolnień związanych ze stresem i wypaleniem zawodowym.
- Profilaktyka sezonowa – w miesiącach o najwyższej liczbie zwolnień pomagają szczepienia finansowane przez pracodawcę, elastyczność przy łagodnych objawach i jasne zasady, by chorzy nie przychodzili do pracy i nie zarażali innych.
- Rozmowa po powrocie – krótka, nieformalna rozmowa przełożonego z pracownikiem wracającym ze zwolnienia pozwala ustalić, czy potrzebuje on zmian w zakresie obowiązków, bez wypytywania o diagnozę.
Skuteczność tych działań da się ocenić tylko wtedy, gdy firma mierzy absencję w ten sam sposób przez dłuższy czas, bo dopiero porównanie kolejnych okresów pokazuje, czy zmiany przyniosły efekt.
Podsumowanie
Absencja chorobowa w Polsce pozostaje wysoka: 290,5 mln dni w 2025 roku i 147,7 mln dni w pierwszym półroczu 2026 roku. Rośnie udział zwolnień jednodniowych oraz trwających od 11 do 30 dni, a coraz większą część absencji powodują zaburzenia psychiczne. Pracodawca płaci 80% wynagrodzenia za pierwsze 33 dni choroby w roku (14 dni u pracowników po 50. roku życia), więc koszty zwolnień trafiają bezpośrednio do budżetu firmy, a do nich dochodzą koszty zastępstw i nadgodzin.
Zacznij od trzech kroków. Po pierwsze, upewnij się, że każde zwolnienie jest oznaczone w ewidencji czasu pracy z właściwym tytułem nieobecności. Po drugie, licz co miesiąc wskaźnik absencji chorobowej, częstotliwość zwolnień i udział krótkich nieobecności, z podziałem na zespoły. Po trzecie, przed sezonem zimowym zaplanuj rezerwę kadrową w grafiku, a działania prewencyjne skieruj tam, gdzie dane pokazują największe problemy.