Sprawozdanie z luki płacowej 2027: kogo dotyczy i jak je liczyć?

Sprawozdanie z luki płacowej to nowy dokument, w którym pracodawca zatrudniający co najmniej 100 osób pokaże, o ile przeciętnie różnią się wynagrodzenia kobiet i mężczyzn w jego firmie. Obowiązek wynika z unijnej dyrektywy 2023/970, której termin wdrożenia minął 7 czerwca 2026 roku, a polska ustawa wciąż jest projektem. Mimo to kalendarz jest napięty, ponieważ dyrektywa wyznacza pierwszy termin raportowania na 7 czerwca 2027 roku, a rząd planuje przyjąć projekt w IV kwartale 2026 roku.

W tym artykule wyjaśniamy, kogo obejmie sprawozdanie i jak policzyć, czy firma przekracza próg zatrudnienia. Pokazujemy też, jakie wskaźniki trzeba będzie wyliczyć, co się dzieje przy luce przekraczającej 5% i jakie kary przewiduje projekt. Na końcu znajdziesz listę danych, które warto uporządkować jeszcze w tym roku.

Zapamiętaj:

• Sprawozdanie obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników, przeliczonych na roczne jednostki robocze.
• Firmy od 250 pracowników mają raportować co roku, a mniejsze z grupy 100–249 co trzy lata, w terminie do 31 marca.
• Luka w dowolnej kategorii pracowników wynosząca co najmniej 5% i nieuzasadniona obiektywnymi kryteriami uruchamia działania zaradcze, a potem wspólną ocenę wynagrodzeń.
• Projekt przewiduje grzywnę od 2000 do 60 000 zł za naruszenie obowiązków sprawozdawczych.

Na jakim etapie są przepisy o sprawozdaniu z luki płacowej?

Przepisy znajdują się w rządowym projekcie ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, oznaczonym w wykazie prac Rady Ministrów numerem UC127. Pierwsza wersja trafiła do uzgodnień w grudniu 2025 roku, a druga, datowana na 29 kwietnia 2026 roku, została opublikowana na stronie Rządowego Centrum Legislacji razem z projektem rozporządzenia o wskaźnikach.

Według wykazu prac legislacyjnych KPRM projekt jest nadal w opracowaniu, a jego przyjęcie przez Radę Ministrów zaplanowano na IV kwartał 2026 roku. Ustawa ma wejść w życie po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia, co oznacza, że realnie zacznie obowiązywać najwcześniej w 2027 roku. Na to samo wskazuje analiza Kadr w pigułce omawiająca kwietniową wersję projektu.

Sprawozdanie jest drugim etapem wdrażania dyrektywy. Pierwszy, czyli obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu, obowiązuje od 24 grudnia 2025 roku i opisaliśmy go w artykule o jawności wynagrodzeń w rekrutacji. Opisane niżej rozwiązania pochodzą z projektu, więc do czasu uchwalenia ustawy mogą się jeszcze zmienić.

Których pracodawców obejmie obowiązek sprawozdawczy?

Zgodnie z art. 18 projektu sprawozdanie sporządza pracodawca zatrudniający co najmniej 100 pracowników. Firmy mniejsze mogą przygotować je dobrowolnie. Częstotliwość zależy od wielkości zatrudnienia i została określona w art. 23 projektu, a pierwsze terminy w przepisach przejściowych.

Harmonogram odpowiada art. 9 dyrektywy 2023/970, na co zwraca uwagę również serwis Kadry Infor. Przepis przejściowy (art. 72 projektu) przewiduje jednak, że pierwsze sprawozdanie firm od 150 pracowników obejmie okres od wejścia ustawy w życie do końca tego samego roku. Przy sześciomiesięcznym vacatio legis i przyjęciu projektu pod koniec 2026 roku ten zapis trudno pogodzić z terminem 7 czerwca 2027 roku, dlatego należy spodziewać się jego korekty w kolejnej wersji.

Jak policzyć, czy firma przekracza próg 100 pracowników?

Liczba pracowników nie oznacza stanu zatrudnienia na wybrany dzień. Art. 19 projektu każe przeliczyć osoby zatrudnione w roku kalendarzowym na roczne jednostki robocze, czyli pełne etaty, z uwzględnieniem długości zatrudnienia i wymiaru czasu pracy każdej osoby.

Projekt podaje dwa wzory, zależnie od tego, czy pracownik przepracował pełne miesiące:

• pełne miesiące: 1 pracownik × (liczba miesięcy zatrudnienia / 12) × wymiar czasu pracy,
• niepełne miesiące: 1 pracownik × (liczba dni zatrudnienia w roku / liczba dni w roku) × wymiar czasu pracy.

Przykładowo osoba zatrudniona na pół etatu przez 6 pełnych miesięcy daje 1 × 6/12 × 0,5, czyli 0,25 jednostki. Firma z 110 umowami, w której część osób pracuje w niepełnym wymiarze lub dołączyła w trakcie roku, może więc znaleźć się poniżej progu. Do liczby jednostek pracodawca użytkownik wlicza także pracowników tymczasowych, których agencja pracy tymczasowej nie uwzględnia już we własnym zatrudnieniu.

Jakie wskaźniki trzeba wykazać w sprawozdaniu?

Art. 20 projektu wymienia siedem grup informacji, liczonych za poprzedni rok kalendarzowy. Szczegółowe wzory zawiera projekt rozporządzenia MRPiPS, który każdy wskaźnik rozbija na wersję roczną i godzinową.

Podstawowy wzór rozporządzenia wygląda następująco: (średnie wynagrodzenie kobiet − średnie wynagrodzenie mężczyzn) / średnie wynagrodzenie mężczyzn × 100%. Wynik ujemny oznacza, że kobiety zarabiają przeciętnie mniej. Informacje z pierwszych sześciu punktów organ monitorujący opublikuje na swojej stronie do 31 maja, w sposób umożliwiający porównywanie pracodawców, sektorów i regionów.

Co wchodzi do poziomu wynagrodzenia?

Poziom wynagrodzenia to według art. 2 projektu roczne wynagrodzenie brutto rzeczywiście otrzymane przez pracownika. Nie wlicza się do niego świadczeń jednakowych dla wszystkich zatrudnionych, dostępnych bez żadnych przesłanek, ani świadczeń związanych z ustaniem stosunku pracy, np. odprawy. Godzinowy poziom wynagrodzenia powstaje przez podzielenie tej kwoty przez nominalny czas pracy, czyli liczbę godzin wynikającą z wymiaru etatu wpisanego do umowy.

Skąd wziąć dane do kategorii pracowników?

Siódmy wskaźnik jest najtrudniejszy, ponieważ wymaga wcześniejszego podziału załogi na kategorie osób wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Projekt nakłada na wszystkich pracodawców obowiązek oceny wartości pracy na stanowiskach według czterech kryteriów: umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy. Bez tej oceny nie da się uczciwie przypisać osób do kategorii, a więc policzyć luki w ich obrębie. Praktyczną metodę opisaliśmy w poradniku o wartościowaniu stanowisk pracy.

Drugim źródłem błędów są dane kadrowe. Do wyliczenia jednostek roboczych i stawek godzinowych potrzebne są daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia, zmiany wymiaru etatu w trakcie roku oraz przypisanie każdej osoby do stanowiska. Jeśli firma prowadzi te informacje w kilku arkuszach, rozbieżności ujawnią się dopiero przy pierwszym sprawozdaniu. Spójna ewidencja czasu pracy i kartoteka etatów, prowadzone na przykład w RCPonline, ułatwiają odtworzenie tych danych za cały rok.

Kto potwierdza rzetelność sprawozdania i jak je przekazać?

Pracodawca potwierdza rzetelność informacji w terminie 30 dni od sporządzenia sprawozdania, a w spółce lub innej jednostce organizacyjnej robi to osoba albo organ zarządzający. Jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, potwierdzenie następuje po konsultacji z nią, trwającej nie dłużej niż 14 dni. Związek ma też prawo wglądu w metodę, którą zastosowano przy liczeniu wskaźników. O zasadach działania związków w zakładzie piszemy w przewodniku po prawach związków zawodowych.

Sprawozdanie przekazuje się elektronicznie do organu monitorującego przez narzędzie informatyczne przygotowane przez Prezesa GUS. Do formularza dołącza się m.in. numer REGON lub NIP oraz dane osób potwierdzających rzetelność. Równocześnie, również do 31 marca, pracodawca przekazuje pracownikom i związkom informację o luce w poszczególnych kategoriach pracowników, a na wniosek PIP lub organu do spraw równości przesyła ją w ciągu 30 dni.

Co się dzieje, gdy luka płacowa przekracza 5%?

Próg 5% odnosi się do luki w którejkolwiek kategorii pracowników, liczonej w wartości bezwzględnej, a nie do średniej dla całej firmy. Sama różnica nie jest jeszcze naruszeniem prawa, bo pracodawca może ją uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, np. stażem lub zakresem odpowiedzialności. Projekt ustala jednak ścisły kalendarz na wypadek, gdyby uzasadnienia zabrakło:

1. do 30 września roku złożenia sprawozdania pracodawca podejmuje skuteczne działania zaradcze,
2. do 31 października weryfikuje, czy luka nadal jest nieuzasadniona i nieusunięta,
3. do 30 listopada przeprowadza wspólną ocenę wynagrodzeń w konsultacji ze związkami,
4. w ciągu 14 dni od zakończenia oceny przekazuje jej wyniki pracownikom, związkom i organowi monitorującemu,
5. w ciągu 10 miesięcy od przekazania wyników wdraża środki zaradcze.

Wspólna ocena wynagrodzeń obejmuje m.in. analizę udziału kobiet i mężczyzn w każdej kategorii, przyczyn różnic w średnich stawkach oraz odsetka osób, które skorzystały z podwyżki po powrocie z urlopu wychowawczego. Jeżeli w firmie działają związki zawodowe, a pracodawca nie uzgodni z nimi, że luka jest uzasadniona, projekt przyjmuje, że uzasadnienia nie przedstawiono. Kwestie równego traktowania wiążą się też z nowymi przepisami antydyskryminacyjnymi, które opisaliśmy w tekście o obowiązkach firm od 5 listopada 2026 roku.

Jakie kary grożą za brak sprawozdania?

Art. 59 projektu przewiduje karę grzywny od 2000 zł do 60 000 zł dla pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu. Dotyczy ona m.in. niesporządzenia lub nieprzekazania sprawozdania, braku konsultacji rzetelności, nieprzeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń oraz braku oceny wartości pracy. Według oceny skutków regulacji wysokość kar ma odpowiadać sankcjom w Kodeksie pracy zmienionym ustawą z 11 marca 2026 roku o Państwowej Inspekcji Pracy.

W części omówień można spotkać inne widełki, np. od 3000 do 50 000 zł, jednak aktualnym punktem odniesienia jest tekst projektu z 29 kwietnia 2026 roku. Dodatkowym ryzykiem jest publiczność danych, ponieważ wskaźniki każdego pracodawcy będą dostępne do porównań na stronie organu monitorującego.

Jak duża jest luka płacowa w Polsce?

Według danych Eurostatu przytoczonych w ocenie skutków regulacji luka płacowa w Polsce wyniosła w 2024 roku 4,0% przy średniej unijnej 11,1%. W latach 2013–2024 polski wskaźnik wahał się, nie wykazując wyraźnego trendu, podczas gdy w całej Unii systematycznie spadał. Uzasadnienie projektu wskazuje, że w sektorze prywatnym luka jest wyraźnie wyższa i w 2022 roku wynosiła 14%.

Niska średnia krajowa nie przesądza o wyniku konkretnej firmy. Sprawozdanie liczy lukę osobno w każdej kategorii pracowników, a próg 5% dotyczy właśnie tych grup. Różnice w premiach, dodatkach i awansach, niewidoczne w danych ogólnopolskich, mogą więc pojawić się w wynikach pojedynczego zakładu.

Jak przygotować firmę do pierwszego sprawozdania?

Przepisy nie zostały uchwalone, ale część pracy nie zależy od ich ostatecznego brzmienia. Serwis Prawo.pl wymienia wśród zadań działów HR ocenę wartości pracy, kategoryzację stanowisk i utworzenie siatki płac, a kancelaria Von Zanthier & Dachowski również zaleca rozpoczęcie przygotowań przed uchwaleniem ustawy. W praktyce sprawdź przede wszystkim następujące elementy:

1. Policz roczne jednostki robocze za 2026 rok według wzoru z projektu i ustal, w którym progu znajduje się firma.
2. Sprawdź kompletność danych kadrowych: płeć, stanowisko, wymiar etatu z datami zmian oraz daty zatrudnienia i zwolnienia.
3. Rozdziel składniki wynagrodzenia na stawkę zaszeregowania oraz składniki uzupełniające lub zmienne, bo projekt liczy je osobno.
4. Przeprowadź wartościowanie stanowisk i zdefiniuj kategorie pracowników według czterech kryteriów.
5. Wykonaj próbne wyliczenie wskaźników na danych za 2025 rok i zidentyfikuj kategorie, w których różnica przekracza 5%.
6. Udokumentuj uzasadnienia różnic, takie jak staż czy kwalifikacje, zanim zapyta o nie związek zawodowy lub inspektor pracy.

Podsumowanie

Sprawozdanie z luki płacowej obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób w przeliczeniu na roczne jednostki robocze. Największe firmy będą raportować co roku, pozostałe co trzy lata, a pierwszy termin dla podmiotów od 150 pracowników wyznacza dyrektywa na 7 czerwca 2027 roku. Polska ustawa jest wciąż projektem z planowanym przyjęciem przez rząd w IV kwartale 2026 roku, więc szczegóły, zwłaszcza przepisy przejściowe, mogą się zmienić.

Najważniejsze wnioski są trzy. Po pierwsze, próg zatrudnienia liczy się w etatach rocznych, a nie według liczby umów. Po drugie, luka powyżej 5% w dowolnej kategorii uruchamia kalendarz działań zaradczych i wspólnej oceny wynagrodzeń. Po trzecie, jakość sprawozdania zależy od danych o wymiarze etatu, okresach zatrudnienia i składnikach płacy, dlatego ich uporządkowanie warto zacząć przed uchwaleniem ustawy.