Zamknięcie roku w kadrach: checklista na grudzień 2026 i styczeń 2027

Zamknięcie roku w kadrach obejmuje trzy grupy zadań: rozliczenie czasu pracy i urlopów za 2026 r., sprawozdawczość wobec ZUS, urzędu skarbowego i PFRON oraz przygotowanie organizacji na 2027 r., w tym plan urlopów, nowe wymiary czasu pracy i aktualizację regulaminów. Poniższa checklista porządkuje je chronologicznie, od grudnia 2026 r. do końca marca 2027 r., z podstawą prawną i terminem dla każdego punktu. Terminy przypadające w sobotę lub niedzielę przesuwają się na najbliższy dzień roboczy; w 2027 r. dotyczy to m.in. 31 stycznia (niedziela) i 28 lutego (niedziela).

Grudzień 2026: rozliczenie czasu pracy

• Rozlicz okresy rozliczeniowe kończące się 31 grudnia. Porównaj godziny przepracowane z wymiarem z art. 130 Kodeksu pracy, ustal przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej i nalicz dodatek 100% do wypłaty z wynagrodzeniem za grudzień (art. 151(1) § 2). Szczegóły w artykule o nadgodzinach na przełomie roku.
• Sprawdź limit 150 godzin nadliczbowych dla każdego pracownika (art. 151 § 3). Limit liczy się w roku kalendarzowym i 1 stycznia zaczyna się od zera.
• Oddaj dni wolne za pracę w soboty, niedziele i święta oraz czas wolny udzielany z inicjatywy pracodawcy (1,5 godziny za godzinę) do końca okresu rozliczeniowego (art. 151(2) § 2, art. 151(3), art. 151(11)).
• Wyznacz dzień wolny za święto w sobotę 26 grudnia 2026 r. w tym samym okresie rozliczeniowym (art. 130 § 2). Zasady pracy w okresie świątecznym opisujemy w artykule o pracy w Wigilię, Sylwestra i 6 stycznia.
• Przekaż rozkłady czasu pracy na styczeń co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który zostały sporządzone (art. 129 § 3).
• Skoryguj odpis na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w 2026 r. do 31 grudnia (art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Grudzień 2026: urlopy

• Ustal plan urlopów na 2027 r. (art. 163 Kodeksu pracy). Plan sporządza pracodawca, u którego działa organizacja związkowa, chyba że wyraziła ona zgodę na jego niesporządzanie; pozostali pracodawcy ustalają terminy w porozumieniu z pracownikiem. Plan nie obejmuje 4 dni urlopu na żądanie (art. 167(2)).
• Zidentyfikuj urlop zaległy za 2026 r. Trzeba go udzielić najpóźniej do 30 września 2027 r. (art. 168). Zaplanuj go w pierwszej kolejności w planie urlopów. Wymiar urlopu przy zmianie etatu lub zatrudnieniu w trakcie roku pomoże obliczyć kalkulator wymiaru urlopu.
• Sprawdź niewykorzystany urlop na żądanie. Niewykorzystane dni nie przepadają, lecz przechodzą na kolejny rok jako zwykły urlop zaległy.
• Zweryfikuj wnioski o urlopy rodzicielskie i opiekuńcze rozpoczynające się w styczniu oraz terminy ich złożenia (np. 21 dni przed rozpoczęciem urlopu rodzicielskiego, art. 182(1d)).

Styczeń 2027: nowe parametry

• Minimalne wynagrodzenie 4 950 zł brutto i minimalna stawka godzinowa 32,30 zł obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Sprawdź umowy o pracę z wynagrodzeniem poniżej tej kwoty i umowy zlecenia; w razie potrzeby sporządź aneksy albo informację o zmianie warunków. Zmieniają się także pochodne: dodatek za pracę w nocy, minimalna podstawa zasiłku, kwoty wolne od potrąceń.
• Wymiar czasu pracy w 2027 r. wynosi 2 008 godzin (251 dni roboczych). W 2027 r. dwa święta przypadają w sobotę: 1 maja i 25 grudnia, co oznacza dwa dodatkowe dni wolne do wyznaczenia (art. 130 § 2). Oblicz wymiar dla każdego okresu rozliczeniowego i wprowadź go do grafiku pracy.
• Zresetuj roczne limity: 150 godzin nadliczbowych, 4 dni urlopu na żądanie, 2 dni (16 godzin) zwolnienia z powodu siły wyższej (art. 148(1)), 5 dni urlopu opiekuńczego (art. 173(1)), 2 dni opieki nad dzieckiem do lat 14 (art. 188).
• Zaktualizuj regulamin pracy o nowe przepisy BHP dotyczące maksymalnej temperatury w pracy, obowiązujące od 11 stycznia 2027 r., oraz o nowe stawki grzywien za wykroczenia (2 000 zł do 60 000 zł od 8 lipca 2026 r.), jeśli regulamin je przytacza. Zmiany regulaminu wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania ich do wiadomości pracowników (art. 104(3)).
• Odnotuj zmiany w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3), jeżeli zmieniły się zasady pracy w nadgodzinach, przerwy lub okres rozliczeniowy.

Styczeń 2027: sprawozdawczość

Termin ZUS IWA i dane potrzebne do formularza omawiamy w osobnym artykule o ZUS IWA za 2026 r.. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych i dni absencji przydają się raporty obecności i nieobecności z systemu RCP, które opisaliśmy w artykule o absencji chorobowej w firmie.

Luty i marzec 2027: dokumentacja i badania okresowe

• Zamknij i zarchiwizuj ewidencję czasu pracy za 2026 r. Dokumentację pracowniczą przechowuje się 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Ewidencja prowadzona elektronicznie musi zapewniać integralność i możliwość wydruku (§ 9–13 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).
• Przejrzyj terminy badań lekarskich i szkoleń BHP wygasających w 2027 r. i zaplanuj skierowania z wyprzedzeniem (art. 229, art. 237(3) Kodeksu pracy).
• Sprawdź limity umów na czas określony (33 miesiące lub 3 umowy, art. 25(1)) i umowy wygasające w pierwszym kwartale.
• Zweryfikuj uprawnienia do dodatkowych urlopów (osoby z niepełnosprawnością, młodociani, nauczyciele) i wpisz je do planu urlopów.
• Dokonaj ponownego autozapisu do PPK od 1 kwietnia 2027 r. dla osób, które złożyły deklarację rezygnacji, chyba że złożą ją ponownie (art. 23 ust. 5–6 ustawy o PPK).

Jak system RCP skraca zamknięcie roku

Większość punktów z checklisty wymaga tych samych danych: liczby przepracowanych godzin, nadgodzin, nieobecności i wykorzystanego urlopu dla każdego pracownika. Elektroniczna ewidencja czasu pracy gromadzi je na bieżąco, a raporty okresowe pokazują bilans godzin, nadgodziny narastająco od początku roku oraz nieodebrane dni wolne. Elektroniczne wnioski urlopowe prowadzą saldo urlopu zaległego i bieżącego, a eksport do XLSX i CSV pozwala przekazać dane do programu kadrowo-płacowego bez przepisywania.