ZUS IWA to coroczna informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe, którą składa płatnik zgłaszający do tego ubezpieczenia przeciętnie co najmniej 10 osób. Na jej podstawie Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustala indywidualną stopę składki wypadkowej na rok składkowy trwający od 1 kwietnia do 31 marca następnego roku. Ustawowy termin to 31 stycznia. W 2027 roku ten dzień wypada w niedzielę, więc informację za 2026 rok złożysz najpóźniej 1 lutego 2027 roku. Dochodzi też nowa kwestia: 31 grudnia 2026 roku kończy się okres przejściowy dla klasyfikacji PKD 2025.
W tym artykule wyjaśniamy, kto musi złożyć ZUS IWA za 2026 rok i jak policzyć przeciętną liczbę ubezpieczonych. Opisujemy pola formularza i zasady wykazywania poszkodowanych w wypadkach przy pracy. Pokazujemy też, jak ZUS wylicza z tych danych stopę składki. Na koniec omawiamy sankcje za brak informacji lub błędne dane.
W skrócie
ZUS IWA za 2026 rok składa płatnik, który przez cały 2026 rok i co najmniej jeden dzień w styczniu 2027 roku był zgłoszony w ZUS, zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie co najmniej 10 osób i 31 grudnia 2026 roku figurował w rejestrze REGON. Termin mija 1 lutego 2027 roku. W formularzu podajesz liczbę ubezpieczonych, kod PKD, liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy oraz liczbę zatrudnionych w warunkach przekroczenia NDS i NDN.
Podstawa prawna
- art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej — sposób ustalania przeciętnej liczby ubezpieczonych
- art. 31 ust. 6–12 ustawy wypadkowej — termin, zakres, forma, korekta i przechowywanie informacji ZUS IWA
- art. 32–34a ustawy wypadkowej — zawiadomienie o stopie, stopa dla grupy działalności i podwyższenie stopy do 150%
- § 5, § 8 i załączniki nr 2 i 4 rozporządzenia w sprawie różnicowania stopy procentowej składki wypadkowej — wskaźniki częstości, wskaźnik korygujący, stopy dla grup i wzór ZUS IWA
- art. 12 ust. 1 i art. 47a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych — kto podlega ubezpieczeniu wypadkowemu i elektroniczna forma dokumentów
Stan prawny na: 22 października 2026 r.
Czym jest ZUS IWA i do czego służy?
ZUS IWA to formularz, w którym płatnik przekazuje do ZUS dane o ryzyku wypadkowym w firmie za miniony rok kalendarzowy. Podstawą jest art. 31 ust. 6 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, a wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia w sprawie różnicowania stopy procentowej składki. Treść informacji wpływa bezpośrednio na koszt zatrudnienia. Składkę wypadkową w całości finansuje płatnik. Firma, która przez trzy lata składała ZUS IWA i miała mało wypadków, może płacić nawet połowę stopy dla swojej branży. O pozostałych składnikach kosztu pracy piszemy w artykule ile kosztuje zatrudnienie pracownika w 2026 roku.
Kto musi złożyć ZUS IWA za 2026 rok?
Obowiązek mają płatnicy, którzy spełniają łącznie trzy warunki wynikające z art. 31 ust. 7 i art. 28 ust. 2 ustawy wypadkowej, opisane też w komunikacie ZUS:
- byli zgłoszeni w ZUS jako płatnicy składek nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 roku oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2027 roku,
- zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego w 2026 roku przeciętnie co najmniej 10 ubezpieczonych,
- 31 grudnia 2026 roku byli wpisani do rejestru REGON.
Według poradnika ZUS dla płatników nie składasz informacji, jeśli choć w jednym miesiącu roku żadna osoba nie podlegała u Ciebie ubezpieczeniu wypadkowemu. Nie składa jej też firma założona w trakcie 2026 roku. Liczba zatrudnionych nie ma wtedy znaczenia.
| Sytuacja płatnika w 2026 roku | Czy składa ZUS IWA za 2026 rok? |
|---|---|
| Cały rok w ZUS, średnio 9,6 ubezpieczonego (po zaokrągleniu 10), wpis w REGON | Tak |
| Cały rok w ZUS, średnio 9,4 ubezpieczonego (po zaokrągleniu 9) | Nie, stopa wynosi 50% najwyższej stopy dla grup działalności |
| Zgłoszenie jako płatnik od 1 marca 2026 roku, 20 osób | Nie, brak zgłoszenia od 1 stycznia |
| Wyrejestrowanie z ZUS 31 grudnia 2026 roku | Nie, brak zgłoszenia w styczniu 2027 roku |
Jak policzyć przeciętną liczbę ubezpieczonych?
Zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej sumujesz osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach roku i dzielisz wynik przez liczbę miesięcy, w których byłeś zgłoszony jako płatnik. W praktyce dzielisz przez 12. Wynik zaokrąglasz według zasady matematycznej. Średnia 9,49 daje 9, a 9,5 daje już 10.
W danym miesiącu liczysz każdego, kto podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu choćby jeden dzień. Każdą osobę liczysz tylko raz. Ubezpieczeniu wypadkowemu podlegają wszyscy objęci ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym (art. 12 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), więc do sumy wchodzą także zleceniobiorcy z obowiązkowymi składkami i sam płatnik. Nie wliczasz natomiast:
- osób niepodlegających ubezpieczeniu wypadkowemu, na przykład wykonujących pracę nakładczą,
- osób, które przez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym albo pobierały zasiłek macierzyński,
- osób, które w danym miesiącu nie podlegały już ubezpieczeniom, choć rozliczasz za nie jeszcze składki lub świadczenia.
Przykład: firma handlowa zgłaszała w kolejnych miesiącach 2026 roku 9, 9, 9, 10, 10, 10, 11, 11, 10, 9, 9 i 9 osób. Suma wynosi 116, a średnia 9,67, więc po zaokrągleniu wychodzi 10 ubezpieczonych. Firma musi złożyć ZUS IWA, choć przez pół roku miała mniej niż 10 osób. Tę liczbę wpisuje w polu III.01. Licz więc średnią z raportów miesięcznych, a nie ze stanu w grudniu.
Jaki jest termin złożenia ZUS IWA za 2026 rok i w jakiej formie?
Art. 31 ust. 6 ustawy wypadkowej wyznacza termin do 31 stycznia za poprzedni rok. Poradnik ZUS wyjaśnia, że gdy ten dzień wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Tak było w 2026 roku, gdy ZUS przyjmował informację do 2 lutego. W 2027 roku termin upływa w poniedziałek 1 lutego.
Informację przekazujesz w tej samej formie co inne dokumenty ubezpieczeniowe (art. 31 ust. 8). Płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób przesyłają dokumenty elektronicznie (art. 47a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), więc w praktyce korzystasz z kreatora ZUS IWA w aplikacji ePłatnik na PUE eZUS albo z programu Płatnik. W ePłatniku podpiszesz dokument profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
| Data | Co się dzieje |
|---|---|
| 31 grudnia 2026 r. | Stan, według którego ustalasz kod PKD i liczbę zatrudnionych w warunkach zagrożenia |
| 1 lutego 2027 r. | Ostatni dzień na złożenie ZUS IWA za 2026 rok |
| do 20 kwietnia 2027 r. | Zawiadomienie ZUS o stopie dla płatników, którzy złożyli informację za 2024, 2025 i 2026 rok |
| do 30 kwietnia 2027 r. | Jeśli zawiadomienie nie dotarło, pytasz o stopę we właściwej jednostce ZUS |
| 1 kwietnia 2027 r. – 31 marca 2028 r. | Rok składkowy, w którym obowiązuje nowa stopa |
Pozostałe terminy kadrowe i wymiar czasu pracy na przyszły rok znajdziesz w darmowym kalendarzu kadrowym 2027.
Jak wypełnić formularz ZUS IWA krok po kroku?
Formularz ma sześć bloków. Najważniejsze są bloki III i IV, a pozostałe zawierają dane identyfikacyjne i adresowe ze zgłoszenia płatnika.
| Blok i pole | Co wpisujesz |
|---|---|
| I.01 Identyfikator informacji | 01 2026 przy pierwszej informacji; 02–39 przy kolejnych korektach |
| III.01 Liczba ubezpieczonych | Średnia z 12 miesięcy, zaokrąglona do jedności |
| IV.01 Rodzaj działalności według PKD | Pięcioznakowy kod przeważającej działalności z REGON na 31 grudnia 2026 r. |
| IV.02 Poszkodowani ogółem | Wszyscy poszkodowani w wypadkach przy pracy w 2026 roku; przy braku wypadków 0 |
| IV.03 Poszkodowani w wypadkach śmiertelnych i ciężkich | Liczba nie wyższa niż w polu IV.02 |
| IV.04 Zatrudnieni w warunkach zagrożenia | Pracownicy na stanowiskach z przekroczeniem NDS lub NDN, stan na 31 grudnia 2026 r. |
Jaki kod PKD wpisać w informacji za 2026 rok?
Objaśnienie nr 5 do wzoru każe podać kod, z jakim płatnik figurował w REGON 31 grudnia roku, za który składa informację. Dla informacji za 2025 rok rozporządzenie wprost nakazało stosować PKD 2007, a przypis do załącznika nr 2 przewiduje PKD 2007 przy grupach działalności do 30 grudnia 2026 roku. Według informacji GUS o PKD 2025 przedsiębiorcy mogą samodzielnie przeklasyfikować działalność do 31 grudnia 2026 roku, a od 1 stycznia 2027 roku rejestry zrobią to automatycznie.
Na dzień 22 października 2026 roku w Dzienniku Ustaw nie ma zmiany rozporządzenia, która określałaby klasyfikację dla informacji za 2026 rok. Przed wysyłką sprawdź więc styczniowy komunikat ZUS. Już teraz zajrzyj do wpisu w CEIDG lub KRS. Ustal, czy przeważająca działalność ma kod według PKD 2025.
Których poszkodowanych i pracowników wykazać w ZUS IWA?
W polach IV.02 i IV.03 wykazujesz osoby poszkodowane w wypadkach przy pracy w rozumieniu art. 3 ustawy wypadkowej, a o przypisaniu do roku decyduje data rejestracji, nie data zdarzenia. U pracowników liczysz wypadki wpisane do rejestru wypadków w 2026 roku, a u zleceniobiorców i innych ubezpieczonych wypadki, dla których w tym roku sporządziłeś kartę wypadku. Wypadek z 28 grudnia 2026 roku zarejestrowany 5 stycznia trafi więc do informacji za 2027 rok.
Śmiertelny jest wypadek, w wyniku którego nastąpiła śmierć w ciągu 6 miesięcy od zdarzenia. Ciężki to wypadek powodujący ciężkie uszkodzenie ciała, na przykład utratę wzroku lub słuchu, chorobę nieuleczalną albo niezdolność do pracy w zawodzie (art. 3 ust. 4 i 5 ustawy). Kwalifikację przesądza zatwierdzony protokół powypadkowy. Późniejsza poprawa zdrowia poszkodowanego jej nie zmienia. Różnice między wypadkiem przy pracy a w drodze do pracy opisujemy w artykule o wypadku w drodze do pracy lub z pracy.
Pole IV.04 obejmuje wyłącznie pracowników zatrudnionych 31 grudnia 2026 roku na stanowiskach z przekroczeniem najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych (NDS, NDN). Stosujesz zasady działu 2 sprawozdania GUS Z-10 o warunkach pracy i liczysz takie osoby bez względu na to, czy używały środków ochrony indywidualnej. Więcej o tych obowiązkach przeczytasz w tekście o pracy w szczególnych warunkach.
Jak ZUS wylicza stopę składki wypadkowej na podstawie ZUS IWA?
Płatnik zgłaszający co najmniej 10 ubezpieczonych płaci składkę według stopy będącej iloczynem stopy dla jego grupy działalności i wskaźnika korygującego od 0,5 do 1,5 (art. 28 ust. 2 i art. 31 ust. 1 ustawy). ZUS ustala wskaźnik, porównując kategorię ryzyka płatnika z kategorią jego grupy. Kategoria płatnika wynika z trzech wskaźników na 1000 ubezpieczonych z ostatnich trzech lat. Są to poszkodowani ogółem, poszkodowani w wypadkach ciężkich i śmiertelnych oraz zatrudnieni w warunkach zagrożenia. Ten ostatni wskaźnik ma podwójną wagę (§ 5 rozporządzenia).
| Kategoria ryzyka płatnika w porównaniu z grupą | Wskaźnik korygujący |
|---|---|
| niższa o co najmniej 6 kategorii | 0,5 |
| niższa o 5 / 4 / 3 / 2 kategorie | 0,6 / 0,7 / 0,8 / 0,9 |
| różnica mniejsza niż 2 kategorie | 1,0 |
| wyższa o 2 / 3 / 4 / 5 kategorii | 1,1 / 1,2 / 1,3 / 1,4 |
| wyższa o co najmniej 6 kategorii | 1,5 |
Przykład: według załącznika nr 2 grupa handlu detalicznego (G-47) ma kategorię ryzyka 3 i stopę 0,93%. Sklep z kategorią niższą o 2 od grupy dostaje wskaźnik 0,9 i stopę około 0,84%. Z kategorią wyższą o 6 zapłaciłby około 1,40%. Płatnicy bez trzech lat informacji stosują stopę swojej grupy (art. 33 ust. 1), a firmy do 9 ubezpieczonych w roku składkowym 2026/2027 płacą według ZUS 1,67%, czyli 50% najwyższej stopy dla grup.
Co grozi za niezłożenie ZUS IWA lub błędne dane?
Najdotkliwszą sankcję przewiduje art. 34 ust. 1 ustawy wypadkowej. Jeśli płatnik nie przekaże informacji albo korekty w ciągu 14 dni od otrzymania wezwania ZUS, a stopa ustalona na podstawie nieprawidłowych danych była zaniżona, ZUS w drodze decyzji ustala stopę na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy wyliczonej z prawidłowych danych. Do tego dochodzą zaległe składki z odsetkami.
Błąd w złożonej informacji poprawiasz korektą w ciągu 7 dni od jego wykrycia lub od zawiadomienia ZUS. Gdy nieprawidłowość wskazano w decyzji, masz 7 dni od jej uprawomocnienia, a po kontroli 30 dni od otrzymania protokołu (art. 31 ust. 10 i 11). Kopie przechowujesz przez 10 lat. Inspektor pracy, który stwierdzi nieprawidłowe dane, informuje o tym ZUS (art. 35), a przy rażącym naruszeniu przepisów BHP w dwóch kolejnych kontrolach może wnioskować o podwyższenie stopy o 100% (art. 36).
Jak przygotować dane do ZUS IWA przed końcem 2026 roku?
Dane do formularza leżą w kilku miejscach. Zbierz je w grudniu:
- Wyciągnij z programu płacowego miesięczne liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego za 2026 rok i policz średnią, uwzględniając zleceniobiorców.
- Przejrzyj rejestr wypadków i karty wypadków pod kątem dat rejestracji w 2026 roku.
- Porównaj wykaz stanowisk z przekroczeniem NDS lub NDN z ostatnimi pomiarami i stanem zatrudnienia na 31 grudnia.
- Sprawdź kod przeważającej działalności w CEIDG lub KRS przed końcem okresu przejściowego PKD 2025.
Przy okazji uporządkuj ewidencję czasu pracy, bo dane o nieobecnościach i urlopach bezpłatnych przydadzą się też do rozliczeń płacowych; listę rzeczy do sprawdzenia znajdziesz w artykule o zamknięciu roku w ewidencji czasu pracy. Jeśli prowadzisz ją w systemie takim jak RCPonline, dane o godzinach i nieobecnościach przekażesz do programu płacowego eksportem pliku, na przykład do Optimy, Enovy lub Symfonii, a sam formularz ZUS IWA przygotujesz w programie płacowym albo w ePłatniku.
Podsumowanie
ZUS IWA za 2026 rok złożą płatnicy, którzy przez cały rok byli zgłoszeni w ZUS, mieli przeciętnie co najmniej 10 ubezpieczonych i 31 grudnia 2026 roku figurowali w REGON. Termin mija 1 lutego 2027 roku. Dane z trzech kolejnych lat decydują, czy firma zapłaci połowę stopy dla branży, pełną stawkę czy półtorej. Przygotuj je w grudniu, a w styczniu sprawdź objaśnienia ZUS do kodu PKD.
- Licz średnią z 12 miesięcy na podstawie raportów miesięcznych, a nie stanu zatrudnienia na koniec roku.
- Poszkodowanych przypisuj do roku według daty wpisu do rejestru wypadków lub sporządzenia karty wypadku.
- Błędy koryguj w ciągu 7 dni, a na wezwanie ZUS odpowiadaj w ciągu 14 dni, bo inaczej grozi stopa w wysokości 150%.