Nagła zmiana terminu urlopu wypoczynkowego jest w Kodeksie pracy dopuszczalna tylko w ściśle określonych sytuacjach. Pracodawca może przesunąć urlop z powodu szczególnych potrzeb, jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 KP), a odwołać pracownika z urlopu, który już trwa — tylko gdy jego obecności wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167). W obu przypadkach pracownik ma prawo do zwrotu kosztów, które poniósł w związku ze zmianą planów.
W tym artykule wyjaśniamy, czym przesunięcie urlopu różni się od odwołania z urlopu, kiedy pracodawca może z nich skorzystać i jakie koszty musi zwrócić. Opisujemy też sytuacje, w których przesunięcia żąda pracownik lub w których urlop przesuwa się z mocy prawa, np. z powodu choroby, oraz konsekwencje bezpodstawnej zmiany terminu.
W skrócie
Pracodawca może przesunąć urlop z powodu szczególnych potrzeb, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 KP), a odwołać z trwającego urlopu tylko przy okolicznościach nieprzewidzianych w chwili jego rozpoczęcia (art. 167 § 1). W obu przypadkach musi pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku ze zmianą. Pracownik może wnioskować o przesunięcie z ważnych przyczyn, a choroba przed urlopem lub w jego trakcie przesuwa go z mocy prawa.
Podstawa prawna
- art. 163 KP — plan urlopów i termin uzgodniony z pracownikiem
- art. 164 KP — przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika lub z powodu potrzeb pracodawcy
- art. 165 i art. 166 KP — obowiązkowe przesunięcie urlopu, m.in. z powodu choroby
- art. 167 KP — odwołanie z urlopu i zwrot kosztów
- art. 282 § 1 pkt 2 KP — wykroczenie nieudzielenia urlopu
Stan prawny na: 12 października 2026 r.
Przesunięcie urlopu a odwołanie z urlopu
Kodeks pracy rozróżnia dwie sytuacje. Przesunięcie terminu urlopu dotyczy urlopu, który jeszcze się nie rozpoczął — pracodawca lub pracownik zmienia ustalony termin na inny. Odwołanie z urlopu dotyczy urlopu, który już trwa — pracownik przerywa wypoczynek i wraca do pracy.
| Cecha | Przesunięcie (art. 164 § 2) | Odwołanie (art. 167) |
|---|---|---|
| Kiedy | przed rozpoczęciem urlopu | w trakcie urlopu |
| Przesłanka | szczególne potrzeby pracodawcy, poważne zakłócenia toku pracy | okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu |
| Zwrot kosztów | tak, szkoda poniesiona przez pracownika | tak, koszty w bezpośrednim związku z odwołaniem |
| Pozostała część urlopu | nowy termin w roku albo do 30 września następnego roku | udzielana w innym terminie |
Kiedy pracodawca może przesunąć urlop?
Przesunięcie terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy jest dopuszczalne z powodu jego szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 KP). Nie wystarczy zwykła niewygoda czy większa liczba zadań — chodzi o sytuacje, w których bez pracownika praca nie mogłaby być prawidłowo prowadzona, np. nagła awaria, odejście jedynej osoby z danymi kompetencjami czy pilne zamówienie, którego nie da się obsłużyć inaczej.
Przesunięty urlop trzeba udzielić w innym terminie — najlepiej w tym samym roku, a najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP). Przy przesunięciu z inicjatywy pracodawcy pracownik może żądać naprawienia szkody, np. zwrotu kosztów rezerwacji, której nie mógł odwołać bez opłat. Choć art. 164 nie mówi o tym wprost, obowiązek ten wynika z ogólnych zasad odpowiedzialności pracodawcy i zasad stosowanych odpowiednio przy odwołaniu z urlopu.
Odwołanie z urlopu — kiedy jest możliwe?
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 § 1 KP). Okoliczności znane wcześniej, np. zaplanowany audyt czy termin oddania projektu, nie uzasadniają odwołania. Odwołanie jest poleceniem służbowym — pracownik, który bez uzasadnienia odmówi powrotu, narusza obowiązki pracownicze.
Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem (art. 167 § 2), np. koszt powrotu, utraconą opłatę za pobyt czy dodatkowe wydatki na powrót rodziny, jeśli są bezpośrednio związane z odwołaniem. Pracownik powinien udokumentować te koszty, np. rachunkami i potwierdzeniami rezerwacji. Niewykorzystaną część urlopu pracodawca udziela w innym terminie.
Przesunięcie urlopu na wniosek pracownika
Przesunięcie terminu urlopu może też nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 KP). Ważną przyczyną może być np. choroba członka rodziny, zmiana planów rodzinnych czy sprawa urzędowa wymagająca obecności. Pracodawca ocenia wniosek, ale nie ma obowiązku go uwzględnić, jeśli przyczyna nie jest ważna albo przesunięcie zakłóciłoby pracę.
Niezależnie od wniosku urlop przesuwa się, gdy pracownik nie może go rozpocząć z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność, w szczególności z powodu choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, ćwiczeń wojskowych albo urlopu macierzyńskiego (art. 165). Jeśli te przyczyny wystąpią w trakcie urlopu, niewykorzystaną część udziela się później (art. 166). Choroba w czasie urlopu przerywa go więc z mocy prawa. Ogólne zasady udzielania urlopu opisujemy w artykule o urlopie wypoczynkowym.
Odmowa urlopu a nagła zmiana terminu
Przesunięcie urlopu nie może być sposobem na jego nieudzielenie. Urlop zaległy pracodawca musi udzielić do 30 września następnego roku, a urlopu na żądanie do 4 dni w roku nie może przesunąć — musi go udzielić w terminie wskazanym przez pracownika (art. 167² KP). Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego urlopu, popełnia wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 2 KP, zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł.
Wcześniej uzgodnione terminy warto potwierdzać w planie urlopów lub w zaakceptowanych wnioskach. Elektroniczny obieg wniosków ułatwia udokumentowanie, kiedy i dlaczego termin zmieniono — opisujemy go na stronie o elektronicznych wnioskach urlopowych. Przy zmianie terminu przydaje się też aktualny plan urlopów.
Podsumowanie
Nagła zmiana terminu urlopu jest możliwa, ale tylko w ramach ściśle określonych przesłanek: przesunięcie z powodu poważnych zakłóceń toku pracy albo odwołanie przy nieprzewidzianych okolicznościach. W obu przypadkach pracodawca pokrywa koszty pracownika i musi udzielić urlopu w innym terminie.
- Przesuwaj urlop tylko wtedy, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia pracy, i udokumentuj przyczynę.
- Odwołuj z urlopu wyłącznie przy okolicznościach, których nie dało się przewidzieć w dniu jego rozpoczęcia.
- Zwracaj udokumentowane koszty i wyznacz nowy termin najpóźniej do 30 września następnego roku.