Zlecenie i JDG wliczane do stażu pracy od 2026 roku: terminy, dokumenty, urlop

Zlecenie i JDG wliczane do stażu pracy od 2026 roku: od 1 stycznia w sektorze finansów publicznych, od 1 maja u pozostałych pracodawców

Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1423) wprowadziła art. 302¹ KP, na podstawie którego do okresu zatrudnienia wlicza się m.in. okresy pracy na umowie zlecenia, umowie agencyjnej i prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. U pracodawców z sektora finansów publicznych zmiana obowiązuje od 1 stycznia 2026 r., a u pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r. Od stażu zależą m.in. wymiar urlopu, długość okresu wypowiedzenia, dodatek stażowy i nagrody jubileuszowe.

Poniżej wyjaśniamy, jakie okresy wlicza się do stażu, jak je udokumentować zaświadczeniem z ZUS lub innymi dowodami, do kiedy pracownik ma na to czas i co zmiana oznacza dla działu kadr.

Co zmienia się w stażu pracy?

Do tej pory staż pracy, od którego zależy m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni), opierał się niemal wyłącznie na okresach zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Nowe przepisy drastycznie rozszerzają ten katalog. Do stażu pracy wliczymy teraz okresy:

• wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innych umów o świadczenie usług (w okresach podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym),
• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (JDG),
• pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą działalność.

Ważne: Zmiana ma charakter retrospektywny. Oznacza to, że uwzględniane są okresy pracy na zleceniu czy JDG wypracowane nawet wiele lat temu, przed wejściem w życie nowej ustawy.

26 dni urlopu „od ręki”? Jak to policzyć?

Największym beneficjentem zmian są osoby, które przez lata pracowały na umowach cywilnoprawnych lub prowadziły własne firmy, a od niedawna pracują na etacie i mają prawo tylko do 20 dni urlopu. Jeśli suma Twoich lat na etacie, zleceniu i JDG przekroczy 10 lat, po udokumentowaniu tych okresów nabędziesz prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego (u pracodawcy z sektora finansów publicznych od 1 stycznia 2026 r., u pozostałych od 1 maja 2026 r.). Sumę okresów z etatu, zleceń i działalności najszybciej zestawi kalkulator stażu pracy.

Przykład praktyczny

Pan Marek pracował 7 lat na umowie zlecenie, a od 4 lat pracuje na umowie o pracę. Przed zmianą: Miał 4 lata stażu (20 dni urlopu). Po zmianie (i przedstawieniu zaświadczenia z ZUS): Jego staż wzrośnie do 11 lat, co uprawnia go do 26 dni urlopu.

Obowiązki pracownika i działu kadr – jak udokumentować staż pracy?

W związku z nowelizacją przepisów Kodeksu Pracy (obowiązującej od 1 stycznia 2026 r. w sektorze finansów publicznych i od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców) sposób udokumentowania okresów pracy wliczanych do stażu pracy, za które nie opłacano składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (np. w przypadku niektórych umów cywilnoprawnych) opiera się na dwóch głównych filarach: zaświadczeniu z ZUS oraz dokumentach alternatywnych.

Podstawowe środki dokumentacji stażu pracy

Choć zasadniczo do stażu pracy wlicza się okresy, w których podlegano ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, podstawowym narzędziem potwierdzającym okresy prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywania umów-zleceń (czyli okresy, w których podlegano ZUS) jest specjalne zaświadczenie wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Wniosek o wydanie tego zaświadczenia składa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Wniosek składa się przez profil na PUE/eZUS (art. 302² KP); usługa działa od 1 stycznia 2026 r. ZUS wydaje zaświadczenie wyłącznie na podstawie informacji, które posiada w swoim systemie i nie będzie korzystać z dodatkowych dokumentów (takich jak rachunki czy przelewy) ani prowadzić postępowań wyjaśniających w celu jego wystawienia.

Okresy bezskładkowe (wyjątki): Nowelizacja przewiduje wyjątek, zgodnie z którym do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy działalności zawodowej, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeśli tak przewidywały przepisy odrębne. Dotyczy to na przykład udokumentowanych okresów wykonywania umów cywilnoprawnych przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów do ukończenia 26 lat.

Dowody alternatywne (gdy ZUS nie wystawia zaświadczenia)

W przypadku, gdy okres zatrudnienia nie będzie wykazany w zaświadczeniu ZUS (ponieważ ZUS wydaje zaświadczenia tylko na podstawie danych w swoim systemie) lub dotyczy okresów bezskładkowych objętych wyjątkiem (jak praca studencka na zleceniu), pracownik musi sam udowodnić ten okres bezpośrednio swojemu pracodawcy, posługując się posiadanymi dokumentami. Ciężar udowodnienia faktu posiadania określonego stażu pracy spoczywa na kandydacie do pracy lub pracowniku. Fakt ten można udowodnić w każdy sposób, który nie jest sprzeczny z prawem. Dokumenty, które mogą posłużyć do udokumentowania takich okresów (np. umów cywilnoprawnych), to:

• Rachunki do umowy.
• Ewidencja liczby godzin przepracowanych.
• Deklaracje podatkowe (PIT-y).
• Kopie samych umów (choć może to nie dawać pewności co do realizacji i czasu trwania umowy).
• Zaświadczenia od zleceniodawców (choć zleceniodawca nie ma prawnego obowiązku wystawiania takich zaświadczeń wstecz).
• Dla działalności gospodarczej: wypis z rejestru DG wraz z dowodem opłacenia składek.
• Dla pracy zarobkowej wykonywanej za granicą: dokumenty z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych lub rejestrów działalności, które muszą być urzędowo przetłumaczone.

Kluczowe terminy

Pracownicy mają 24 miesiące na udokumentowanie stażu pracy nabytego przed wejściem w życie nowej ustawy: Dla sektora publicznego: termin upływa 31 grudnia 2027 r. (początek biegu: 1 stycznia 2026 r.). Dla sektora prywatnego: termin upływa 30 kwietnia 2028 r. (początek biegu: 1 maja 2026 r.). Okresów nieudokumentowanych w tym rygorystycznym terminie pracodawca nie wliczy do stażu pracy.

Pamiętaj: Jeśli w tym samym czasie pracowałeś na etacie i prowadziłeś firmę, okresy te nie sumują się podwójnie – do stażu wlicza się tylko jeden z nich.

Dlaczego to zmiana istotna dla biznesu?

Dla pracodawców nowelizacja oznacza nie tylko wyższe koszty (więcej płatnych dni wolnych), ale przede wszystkim konieczność aktualizacji systemów kadrowo-płacowych i regulaminów pracy. Ta nowelizacja to formalność, ale też realne wyzwanie operacyjne i finansowe dla każdej firmy. Eksperci wskazują na trzy kluczowe obszary ryzyka:

• Wzrost kosztów i rezerw finansowych: Nagłe zaliczenie historycznego stażu pracy (zlecenia, JDG) oznacza szybsze nabywanie praw do 26 dni urlopu, wyższych odpraw i nagród jubileuszowych. Firmy muszą przeprowadzić pilny audyt rezerw finansowych na te świadczenia.
• Rygorystyczny termin 24 miesięcy: Pracownicy mają tylko dwa lata na udokumentowanie stażu nabytego przed wejściem w życie ustawy. Rola HR jest tu kluczowa – brak proaktywnej komunikacji o konieczności pobrania zaświadczeń z ZUS może prowadzić do masowych sporów prawnych po upływie tego terminu.
• Dualizm terminów i compliance: Sektor prywatny stosuje nowe zasady od 1 maja 2026 r., a sektor finansów publicznych od 1 stycznia 2026 r. Zarządzanie tą rozbieżnością wymaga precyzyjnego dostosowania systemów kadrowo-płacowych.

Koniec ery bezpłatnych staży: Równolegle procedowane przepisy o stażach zakładają ich odpłatność (min. 35% przeciętnego wynagrodzenia). To istotna zmiana dla employer brandingu i strategiach rekrutacyjnych – staż staje się inwestycją, a nie oszczędnością.

Podsumowanie

Od 2026 r. okresy pracy na zleceniu, umowie agencyjnej i w ramach JDG liczą się do stażu pracy tak samo jak etat, o ile przypadały na nie składki emerytalne i rentowe (lub zachodzi jeden z ustawowych wyjątków). Pracownik musi je udokumentować zaświadczeniem z ZUS albo innymi dowodami w ciągu 24 miesięcy. Dla działu kadr oznacza to przeliczenie wymiaru urlopu, dodatków stażowych i nagród jubileuszowych oraz aktualizację rezerw.