Prawo pracy: Zlecenie i JDG wliczane do stażu pracy od stycznia 2026 roku

Przełom w prawie pracy: Zlecenie i JDG wliczane do stażu pracy od 1 stycznia 2026 roku

Zostały ostatnie dwa tygodnie do wejścia w życie jednej z najbardziej wyczekiwanych zmian w polskim Kodeksie pracy. Od stycznia 2026 roku tysiące pracowników w Polsce odczują skutki nowelizacji, która kończy z „karaniem” za pracę na umowach cywilnoprawnych i prowadzenie własnej działalności.

Rewolucja w stażu pracy – co się zmienia?

Do tej pory staż pracy, od którego zależy m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni), opierał się niemal wyłącznie na okresach zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Nowe przepisy drastycznie rozszerzają ten katalog. Do stażu pracy wliczymy teraz okresy:

• wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innych umów o świadczenie usług (pod warunkiem opłacania składek emerytalno-rentowych),
• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (JDG),
• pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą działalność.

Ważne: Zmiana ma charakter retrospektywny. Oznacza to, że uwzględniane są okresy pracy na zleceniu czy JDG wypracowane nawet wiele lat temu, przed wejściem w życie nowej ustawy.

26 dni urlopu „od ręki”? Jak to policzyć?

Największym beneficjentem zmian są osoby, które przez lata pracowały na tzw. „śmieciówkach” lub prowadziły własne firmy, a od niedawna pracują na etacie i mają prawo tylko do 20 dni urlopu. Jeśli suma Twoich lat na etacie, zleceniu i JDG przekroczy 10 lat, już od 1 stycznia 2026 r. nabędziesz prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Przykład praktyczny

Pan Marek pracował 7 lat na umowie zlecenie, a od 4 lat pracuje na umowie o pracę. Przed zmianą: Miał 4 lata stażu (20 dni urlopu). Po 1 stycznia 2026: Jego staż wzrośnie do 11 lat, co automatycznie uprawnia go do 26 dni urlopu.

Obowiązki pracownika i działu kadr – jak udokumentować staż pracy?

W związku z nowelizacją przepisów Kodeksu Pracy (która wejdzie w życie od 1 stycznia 2026 r. dla sektora publicznego i od 1 maja 2026 r. dla sektora prywatnego) sposób udokumentowania okresów pracy wliczanych do stażu pracy, za które nie opłacano składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (np. w przypadku niektórych umów cywilnoprawnych) opiera się na dwóch głównych filarach: zaświadczeniu z ZUS oraz dokumentach alternatywnych.

Podstawowe środki dokumentacji stażu pracy

Choć zasadniczo do stażu pracy wlicza się okresy, w których podlegano ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, podstawowym narzędziem potwierdzającym okresy prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywania umów-zleceń (czyli okresy, w których podlegano ZUS) jest specjalne zaświadczenie wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Wniosek o wydanie tego zaświadczenia składa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Nowe formularze wniosków mają być dostępne od 1 stycznia 2026 r.. ZUS wydaje zaświadczenie wyłącznie na podstawie informacji, które posiada w swoim systemie i nie będzie korzystać z dodatkowych dokumentów (takich jak rachunki czy przelewy) ani prowadzić postępowań wyjaśniających w celu jego wystawienia.

Okresy bezskładkowe (wyjątki): Nowelizacja przewiduje wyjątek, zgodnie z którym do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy działalności zawodowej, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeśli tak przewidywały przepisy odrębne. Dotyczy to na przykład udokumentowanych okresów wykonywania umów cywilnoprawnych przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów do ukończenia 26 lat.

Dowody alternatywne (gdy ZUS nie wystawia zaświadczenia)

W przypadku, gdy okres zatrudnienia nie będzie wykazany w zaświadczeniu ZUS (ponieważ ZUS wydaje zaświadczenia tylko na podstawie danych w swoim systemie) lub dotyczy okresów bezskładkowych objętych wyjątkiem (jak praca studencka na zleceniu), pracownik musi sam udowodnić ten okres bezpośrednio swojemu pracodawcy, posługując się posiadanymi dokumentami. Ciężar udowodnienia faktu posiadania określonego stażu pracy spoczywa na kandydacie do pracy lub pracowniku. Fakt ten można udowodnić w każdy sposób, który nie jest sprzeczny z prawem. Dokumenty, które mogą posłużyć do udokumentowania takich okresów (np. umów cywilnoprawnych), to:

• Rachunki do umowy.
• Ewidencja liczby godzin przepracowanych.
• Deklaracje podatkowe (PIT-y).
• Kopie samych umów (choć może to nie dawać pewności co do realizacji i czasu trwania umowy).
• Zaświadczenia od zleceniodawców (choć zleceniodawca nie ma prawnego obowiązku wystawiania takich zaświadczeń wstecz).
• Dla działalności gospodarczej: wypis z rejestru DG wraz z dowodem opłacenia składek.
• Dla pracy zarobkowej wykonywanej za granicą: dokumenty z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych lub rejestrów działalności, które muszą być urzędowo przetłumaczone.

Kluczowe terminy

Pracownicy mają 24 miesiące na udokumentowanie stażu pracy nabytego przed wejściem w życie nowej ustawy: Dla sektora publicznego: termin upływa 31 grudnia 2027 r. (początek biegu: 1 stycznia 2026 r.). Dla sektora prywatnego: termin upływa 30 kwietnia 2028 r. (początek biegu: 1 maja 2026 r.). Okresów nieudokumentowanych w tym rygorystycznym terminie pracodawca nie wliczy do stażu pracy.

Pamiętaj: Jeśli w tym samym czasie pracowałeś na etacie i prowadziłeś firmę, okresy te nie sumują się podwójnie – do stażu wlicza się tylko jeden z nich.

Dlaczego to zmiana istotna dla biznesu?

Dla pracodawców nowelizacja oznacza nie tylko wyższe koszty (więcej płatnych dni wolnych), ale przede wszystkim konieczność aktualizacji systemów kadrowo-płacowych i regulaminów pracy. Ta nowelizacja to formalność, ale też realne wyzwanie operacyjne i finansowe dla każdej firmy. Eksperci wskazują na trzy kluczowe obszary ryzyka:

• Wzrost kosztów i rezerw finansowych: Nagłe zaliczenie historycznego stażu pracy (zlecenia, JDG) oznacza szybsze nabywanie praw do 26 dni urlopu, wyższych odpraw i nagród jubileuszowych. Firmy muszą przeprowadzić pilny audyt rezerw finansowych na te świadczenia.
• Rygorystyczny termin 24 miesięcy: Pracownicy mają tylko dwa lata na udokumentowanie stażu nabytego przed wejściem w życie ustawy. Rola HR jest tu kluczowa – brak proaktywnej komunikacji o konieczności pobrania zaświadczeń z ZUS może prowadzić do masowych sporów prawnych po upływie tego terminu.
• Dualizm terminów i compliance: Sektor prywatny ma czas na wdrożenie zmian do 1 maja 2026 r., podczas gdy sektor publiczny musi być gotowy już 1 stycznia. Zarządzanie tą rozbieżnością wymaga precyzyjnego dostosowania systemów kadrowo-płacowych.

Koniec ery bezpłatnych staży: Równoległe zmiany w stażach komercyjnych wymuszają płatność (min. 35% przeciętnego wynagrodzenia). To rewolucja w employer brandingu i strategiach rekrutacyjnych – staż staje się inwestycją, a nie oszczędnością.

Najczęściej zadawane pytania o staż pracy (FAQ)

Dlaczego w ogóle wprowadzono fundamentalne zmiany w liczeniu stażu pracy w 2026 roku?
Zmiany wprowadzono w odpowiedzi na historyczną niesprawiedliwość, gdzie długoletnia praca na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie) lub w formie samozatrudnienia (DG) była dotychczas ignorowana w kontekście uprawnień pracowniczych z Kodeksu Pracy, co skutkowało stażem pracy równym "dokładnie zero". Celem nowelizacji jest zwiększenie praw dla milionów pracowników poprzez uznanie ich faktycznego doświadczenia zawodowego.

Jakie kluczowe okresy aktywności zawodowej będą wliczane do ogólnego stażu pracy?
Do stażu pracy wlicza się okresy, w których osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, co obejmuje m.in. okresy wykonywania umów zlecenia, umów agencyjnych, umów o świadczenie usług (w tym umowy dla niań), a także okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej i bycia osobą współpracującą. Zasady te działają wstecz i obejmują wszystkie udowodnione okresy.

Jakie dokumenty są wymagane do potwierdzenia historycznego stażu pracy?
Głównym narzędziem do potwierdzenia okresów podlegania ZUS jest specjalne zaświadczenie wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), o które pracownik musi zawnioskować elektronicznie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). W przypadku, gdy ZUS nie jest w stanie wystawić zaświadczenia, pracownik musi sam udowodnić okres pracodawcy, posługując się dowodami alternatywnymi, takimi jak rachunki do umowy lub PIT-y.

Czy istnieje krytyczny termin na udokumentowanie stażu nabytego przed wejściem w życie przepisów?
Tak, pracownik ma 24 miesiące (dwa lata) na udokumentowanie i dostarczenie pracodawcy okresów pracy z przeszłości. Okresów nieudokumentowanych w tym rygorystycznym terminie pracodawca nie wliczy do stażu pracy.

Jakie są główne korzyści dla pracownika wynikające z wydłużenia stażu pracy?
Wydłużony staż pracy ma bezpośredni wpływ na uprawnienia pracownicze, takie jak szybsze osiągnięcie progu 26 dni urlopu wypoczynkowego, dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę, prawo do wyższej odprawy pieniężnej, a także do wyższego dodatku stażowego i nagród jubileuszowych.

Czy umowy o dzieło lub praktyki studenckie będą zaliczane do stażu pracy?
Nie, okresy pracy na umowie o dzieło nie będą wliczane, ponieważ z zasady nie wiążą się z obowiązkiem odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. Podobnie, praktyki studenckie oraz praca w ramach wolontariatu są wyłączone z możliwości zaliczenia stażu pracy.