Niedopracowanie wymiaru czasu pracy to sytuacja, w której pracownik w okresie rozliczeniowym przepracował mniej godzin, niż wynika z obowiązującego go wymiaru obliczonego według art. 130 Kodeksu pracy. Zdarza się w każdej firmie, która planuje pracę w grafikach: w miesiącu z nierówną liczbą dni roboczych, przy przestoju w produkcji, przy zbyt ostrożnie ułożonym harmonogramie albo wtedy, gdy pracownik się spóźnia lub wychodzi wcześniej. Skutki finansowe są jednak zupełnie różne w zależności od tego, po czyjej stronie leży przyczyna. Od 8 lipca 2026 roku błędne rozliczenie kosztuje więcej, bo reforma Państwowej Inspekcji Pracy podniosła grzywny za bezpodstawne obniżenie wynagrodzenia do przedziału od 2000 do 60 000 zł.
W tym artykule wyjaśniamy, jak odróżnić niedopracowanie zawinione przez pracodawcę od tego, które obciąża pracownika, ile wynosi wynagrodzenie przestojowe za brakujące godziny i dlaczego nie da się ich przenieść na kolejny okres rozliczeniowy. Pokazujemy też, jak rozliczyć spóźnienia i wyjścia prywatne, co zrobić, gdy umowa kończy się w trakcie okresu, oraz jak wychwycić brakujące godziny w ewidencji, zanim zrobi to inspektor pracy.
W skrócie
Jeśli pracownik nie przepracował wymiaru czasu pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, na przykład przez źle ułożony grafik albo brak zadań, zachowuje prawo do wynagrodzenia przestojowego z art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Gdy brakujące godziny wynikają ze spóźnień lub nieusprawiedliwionych nieobecności, wynagrodzenie za nie nie przysługuje (art. 80 KP). Niedopracowania nie przenosi się na następny okres rozliczeniowy.
Podstawa prawna
- art. 80 i art. 81 KP — wynagrodzenie za pracę wykonaną i za czas gotowości do pracy
- art. 129 i art. 130 KP — normy czasu pracy, okres rozliczeniowy i obliczanie wymiaru
- art. 151 § 1 i § 2¹ KP — godziny nadliczbowe i odpracowanie wyjścia prywatnego
- § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. — potrącenie za nieobecność przy stałej pensji miesięcznej
- art. 281 § 1 pkt 5 i art. 282 § 1 pkt 1 KP — wykroczenia dotyczące czasu pracy i wynagrodzenia
Stan prawny na: 5 października 2026 r.
Zapamiętaj:
- Za godziny niedopracowane z przyczyn dotyczących pracodawcy przysługuje wynagrodzenie przestojowe, nie niższe niż płaca minimalna.
- Pracownik ze stałą pensją miesięczną nie traci wynagrodzenia, jeśli pracodawca zaplanował mu za mało godzin.
- Za spóźnienie i nieusprawiedliwioną nieobecność wynagrodzenie nie przysługuje, a pracodawca nie ma obowiązku zgadzać się na ich odpracowanie.
- Niedopracowanych godzin nie przenosi się na kolejny okres rozliczeniowy ani nie „zalicza” na poczet późniejszych nadgodzin.
Czym jest niedopracowanie wymiaru czasu pracy?
Niedopracowanie to różnica między wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym a liczbą godzin, które pracownik faktycznie przepracował. Punktem odniesienia jest zawsze wymiar liczony według art. 130 Kodeksu pracy: 40 godzin pomnożone przez liczbę pełnych tygodni okresu, plus 8 godzin za każdy pozostały dzień od poniedziałku do piątku, minus 8 godzin za każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela. W październiku 2026 roku przy pełnym etacie daje to 176 godzin, bo miesiąc ma 22 dni robocze i nie ma w nim świąt.
Z wymiaru odejmuje się godziny usprawiedliwionej nieobecności, które zgodnie z grafikiem pracownik miał przepracować. Tak stanowi art. 130 § 3 KP. Urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie czy opieka nad dzieckiem nie tworzą więc niedopracowania, tylko obniżają liczbę godzin do przepracowania. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy po uwzględnieniu wszystkich usprawiedliwionych nieobecności przepracowanych godzin nadal jest mniej niż wymiar. Jak dobrać długość okresu, w którym się to sprawdza, opisujemy w artykule o okresie rozliczeniowym czasu pracy.
Kto odpowiada za niedopracowanie: pracodawca czy pracownik?
O skutkach niedopracowania decyduje jego przyczyna, a nie sama liczba brakujących godzin. Kodeks pracy wychodzi z zasady, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną (art. 80 KP), ale za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia wtedy, gdy przepisy tak stanowią. Najważniejszym takim przepisem jest art. 81 KP o gotowości do pracy i przestoju.
Planowanie czasu pracy należy do pracodawcy. Wydawnictwo GOFIN wskazuje, że pracodawca powinien tak ułożyć rozkład, aby pracownicy wypracowali obowiązujący ich wymiar, przy zachowaniu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i odpoczynków oraz bez planowania nadgodzin. Jeśli grafik obejmuje mniej godzin, niż wynosi wymiar, ryzyko tego błędu ponosi firma, a nie zatrudniony.
| Przyczyna niedopracowania | Po czyjej stronie | Skutek dla wynagrodzenia |
|---|---|---|
| Grafik ułożony na mniej godzin niż wymiar | pracodawca | wynagrodzenie przestojowe (art. 81 § 1 KP) |
| Brak zadań, awaria maszyn, brak materiału | pracodawca | wynagrodzenie przestojowe; za przestój zawiniony przez pracownika nic nie przysługuje (art. 81 § 2 KP) |
| Odesłanie pracownika wcześniej do domu | pracodawca | wynagrodzenie przestojowe za brakujące godziny |
| Spóźnienie, wcześniejsze wyjście bez zgody | pracownik | brak wynagrodzenia za nieprzepracowany czas (art. 80 KP) |
| Nieobecność nieusprawiedliwiona | pracownik | brak wynagrodzenia, możliwa kara porządkowa |
| Urlop, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem | nie dotyczy | nie powstaje niedopracowanie, wymiar obniża się (art. 130 § 3 KP) |
Ile wynosi wynagrodzenie za godziny niedopracowane z winy pracodawcy?
Za godziny, których pracownik nie przepracował, choć był gotów do pracy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli w warunkach wynagradzania nie wyodrębniono takiego składnika, pracownik dostaje 60 % wynagrodzenia. W każdym przypadku kwota nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę, które w 2026 roku wynosi 4806 zł, a od 1 stycznia 2027 roku wzrośnie do 4950 zł. Zasady obliczania samego przestojowego, także przy przestoju spowodowanym awarią, omawiamy w tekście o wynagrodzeniu postojowym.
Prawo pracownika do zapłaty za godziny „wypadające” z grafiku potwierdził też Sąd Najwyższy. W wyroku z 2 czerwca 1995 r. (I PR 1/95), przywoływanym przez Polskie Centrum Kadr i Płac, sąd uznał, że pracownik ma nie tylko obowiązek, ale i prawo do pracy we właściwym dla niego wymiarze. Wynika to z art. 22 § 1 KP, który zobowiązuje pracodawcę do zatrudniania pracownika także w stosownym wymiarze i rozkładzie czasu pracy.
Przykład rozliczenia przy stawce godzinowej
Pracownik magazynu zarabia 35 zł brutto za godzinę i ma jednomiesięczny okres rozliczeniowy. Wymiar w październiku 2026 roku wynosi 176 godzin, ale kierownik zmiany ułożył grafik tylko na 20 dni, czyli 160 godzin, bo spodziewał się mniejszej liczby zamówień. Pracownik przepracował wszystkie zaplanowane zmiany.
- wynagrodzenie za pracę: 160 godzin × 35 zł = 5600 zł,
- wynagrodzenie przestojowe: 16 godzin × 35 zł = 560 zł,
- razem do wypłaty za październik: 6160 zł brutto.
To firma zdecydowała, że nie będzie dla pracownika pracy, więc to ona ponosi koszt tej decyzji.
Czy pracownik z pensją miesięczną traci wynagrodzenie przy niedopracowaniu?
Nie, jeśli niedopracowanie wynika z organizacji pracy po stronie pracodawcy. Stała pensja miesięczna jest wynagrodzeniem zryczałtowanym i nie zależy od tego, ile godzin roboczych przypada w danym miesiącu. Portal Kadrowy podkreśla, że za każdy miesiąc przepracowany w pełni zgodnie z grafikiem pracownik dostaje pełne wynagrodzenie, niezależnie od liczby godzin w tym grafiku.
GOFIN opisał przypadek firmy, która przy zmniejszonej produkcji zaplanowała pracownikom o 32 godziny mniej, niż wynosił wymiar, i wypłaciła im tylko płacę minimalną. Pracownicy mieli w umowach wyższe, stałe wynagrodzenie miesięczne. Wniosek redakcji był jednoznaczny: pracodawca musiał wypłacić wynagrodzenie z umów i wyrównać zaniżoną kwotę. Płaca minimalna jest tylko dolną granicą przestojowego, a nie stawką, do której pracodawca może obniżyć pensję. Bezpodstawne obniżenie wynagrodzenia jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 1 KP.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy brakujące godziny obciążają pracownika. Wtedy przy stałej pensji stosuje się § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.: miesięczną stawkę dzieli się przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu, wynik mnoży przez liczbę godzin nieobecności i odejmuje od wynagrodzenia za cały miesiąc. Przykład liczbowy pokazujemy w sekcji o spóźnieniach.
Czy niedopracowane godziny można przenieść na kolejny okres rozliczeniowy?
Nie. Wymiar czasu pracy ustala się dla konkretnego okresu rozliczeniowego i w nim się go rozlicza. Godzin, których pracodawca nie zaplanował w październiku, nie można „dopisać” do listopadowego grafiku ponad wymiar listopada, bo w podstawowym systemie każda godzina powyżej 8 na dobę jest godziną nadliczbową w rozumieniu art. 151 § 1 KP. Taka praca wymaga dodatku albo czasu wolnego i wlicza się do rocznego limitu 150 godzin.
Ta sama zasada działa w obrębie jednego, dłuższego okresu: jeśli pracownik w pierwszym miesiącu przepracował mniej godzin, a w trzecim zostawał po 10 godzin dziennie, nadwyżki ponad 8 godzin na dobę są nadgodzinami dobowymi, których wcześniejsze niedopracowanie nie znosi. Pracodawca może legalnie wyrównać godziny tylko w grafiku ułożonym przed rozpoczęciem okresu, rozkładając pracę nierównomiernie w ramach dopuszczalnych norm, a nie przez późniejsze dociąganie brakujących godzin.
Luki w grafiku nie zapełni też urlop. Zgodnie z art. 154² KP urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy według rozkładu, w wymiarze odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Urlop wpisany w dzień, który w grafiku był wolny, nie zamienia brakujących godzin w godziny przepracowane, a do tego zabiera pracownikowi dzień urlopu. O tym, kiedy wolno zmienić gotowy rozkład, piszemy w artykule o tworzeniu grafików zgodnie z Kodeksem pracy.
Jak rozliczyć spóźnienia i wyjścia prywatne pracownika?
Spóźnienie to niedopracowanie z przyczyn leżących po stronie pracownika, więc za czas, w którym nie pracował, wynagrodzenie mu nie przysługuje. Rządowy portal Zielona Linia przypomina, że przepisy nie nakładają obowiązku odpracowania spóźnienia, a odpracowanie jest możliwe tylko za zgodą pracodawcy. Jeśli pracownik zostaje dłużej bez uzgodnienia i przekracza normę dobową, powstają nadgodziny.
Przy stałej pensji potrącenie liczy się według § 12 wspomnianego rozporządzenia. Pracownik z wynagrodzeniem 6000 zł brutto spóźnił się w październiku 2026 roku łącznie o 2 godziny i nie odpracował tego czasu. Stawka za godzinę wynosi 6000 zł : 176 godzin = 34,09 zł, więc z pensji odejmuje się 68,18 zł. Przy powtarzających się spóźnieniach pracodawca może dodatkowo zastosować karę porządkową z art. 108 KP, czyli upomnienie albo naganę. Kara pieniężna jest zastrzeżona dla poważniejszych naruszeń, między innymi dla opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Więcej o konsekwencjach dyscyplinarnych piszemy w tekście o spóźnieniach do pracy.
Osobny reżim dotyczy wyjść prywatnych. Jeżeli pracownik na pisemny wniosek dostał zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, czas jego odpracowania nie jest pracą w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 2¹ KP). Odpracowanie nie może jednak naruszać prawa do 11-godzinnego odpoczynku dobowego i 35-godzinnego tygodniowego. Procedurę krok po kroku opisujemy w artykule o odpracowaniu wyjść prywatnych.
Co z niedopracowaniem, gdy umowa kończy się w trakcie okresu rozliczeniowego?
Gdy stosunek pracy ustaje przed końcem okresu rozliczeniowego, pracodawca ustala wymiar dla skróconego okresu: od pierwszego dnia okresu do dnia rozwiązania umowy, według tych samych zasad z art. 130 KP. Następnie porównuje go z liczbą godzin faktycznie przepracowanych. Nadwyżka ponad normy daje prawo do dodatku za nadgodziny na podstawie art. 151⁶ KP, a niedobór oznacza konieczność rozliczenia brakujących godzin.
Resort pracy w odpowiedzi na interpelację poselską z 2013 roku (znak SPS-023-21241/13) uznał, że jeśli pracownik zgodnie z rozkładem przepracował w skróconym okresie mniej godzin, niż przypadało do przepracowania, przysługuje mu wynagrodzenie przestojowe z art. 81 § 1 KP. Stanowisko to przywołują Portal Kadrowy oraz Poradnik Przedsiębiorcy. Problem dotyczy szczególnie systemu równoważnego, w którym pracownik odchodzący po „krótkich” tygodniach ma mniej godzin, niż wynosi wymiar jego skróconego okresu.
Jak wykrywać niedopracowanie w ewidencji czasu pracy?
Ewidencję czasu pracy pracodawca prowadzi po to, by prawidłowo ustalić wynagrodzenie (art. 149 § 1 KP). Niedopracowanie najłatwiej wychwycić przed zamknięciem okresu, gdy da się jeszcze zgodnie z przepisami poprawić grafik; po zamknięciu zostaje już tylko wypłata przestojowego albo spór z pracownikiem.
- Porównaj grafik z wymiarem przed publikacją. Suma godzin w rozkładzie każdego pracownika powinna równać się wymiarowi okresu. Grafik trzeba przekazać co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy (art. 129 § 3 KP).
- Odejmuj usprawiedliwione nieobecności na bieżąco. Urlopy i zwolnienia lekarskie obniżają wymiar, więc nie mogą wyglądać w zestawieniu jak brakujące godziny.
- Oznaczaj przyczynę każdej luki. Spóźnienie, wcześniejsze odesłanie do domu i przestój muszą mieć w ewidencji różne kody, bo rodzą różne skutki płacowe.
- Sprawdzaj saldo godzin w połowie okresu. Przy okresach trzy- i czteromiesięcznych korekta grafiku na kolejne miesiące jest jeszcze możliwa, o ile mieści się w normach i nie generuje nadgodzin.
- Rozliczaj odejścia osobno. Przy rozwiązaniu umowy w trakcie okresu przelicz wymiar dla skróconego okresu i porównaj go z godzinami z ewidencji.
W arkuszu kalkulacyjnym takie porównania robi się ręcznie. Elektroniczna ewidencja czasu pracy w RCPonline zestawia godziny zaplanowane w grafiku pracy z faktycznymi wejściami i wyjściami, dzięki czemu brakujące godziny widać od razu, a nie dopiero przy liście płac.
Stawka za błędy jest dziś wyższa niż kilka miesięcy temu. Od 8 lipca 2026 roku, na podstawie ustawy z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473), naruszenie przepisów o czasie pracy (art. 281 § 1 pkt 5 KP) i bezpodstawne obniżenie wynagrodzenia (art. 282 § 1 pkt 1 KP) zagrożone są grzywną od 2000 do 60 000 zł. Mandat może wynieść do 5000 zł, a przy trzecim wykroczeniu w ciągu dwóch lat do 10 000 zł. Więcej o tym piszemy w tekście o kontroli PIP czasu pracy w 2026 roku.
Podsumowanie
Niedopracowanie wymiaru czasu pracy samo w sobie nie jest naruszeniem prawa, ale zawsze trzeba je rozliczyć, a sposób rozliczenia zależy od przyczyny. Gdy pracodawca zaplanował za mało godzin, odesłał pracownika do domu albo nie zapewnił mu zadań, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia przestojowego, a przy stałej pensji miesięcznej do pełnego wynagrodzenia z umowy. Gdy brakujące godziny wynikają ze spóźnień lub nieusprawiedliwionej nieobecności, wynagrodzenie za nie przepada, a pracodawca sam decyduje, czy zgodzi się na odpracowanie.
W praktyce sprawdzają się trzy zasady. Układaj grafik tak, by jego suma odpowiadała wymiarowi okresu, zanim przekażesz go pracownikom. Rozróżniaj w ewidencji przyczyny brakujących godzin, bo od nich zależy kwota na liście płac. Nie próbuj nadrabiać niedopracowania w kolejnym okresie ani dłuższymi dniówkami pod koniec okresu, bo każda godzina ponad normę dobową będzie nadgodziną, za którą trzeba zapłacić dodatek.