Urlop proporcjonalny to urlop wypoczynkowy ustalany w części odpowiadającej okresowi pracy u danego pracodawcy, gdy stosunek pracy kończy się albo zaczyna w trakcie roku kalendarzowego. Zasady jego liczenia zawierają art. 155¹–155³ Kodeksu pracy i kadry stosują je przy każdym odejściu pracownika oraz przyjęciu osoby, która w tym roku pracowała już gdzie indziej. Temat jest aktualny także dlatego, że od 27 stycznia 2026 roku Kodeks pracy wskazuje termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, a sprawozdanie Państwowej Inspekcji Pracy za 2025 rok pokazuje, że rozliczenia urlopu przy rozstaniu z pracownikiem wciąż należą do najczęstszych błędów pracodawców.
W tym artykule wyjaśniamy, komu przysługuje urlop proporcjonalny, jak go policzyć u dotychczasowego i u nowego pracodawcy oraz jak zaokrąglać miesiące i dni. Pokazujemy też, co zrobić z urlopem wykorzystanym ponad miarę, jak liczyć urlop przy niepełnym etacie i po urlopie bezpłatnym oraz co wpisać do świadectwa pracy.
W skrócie
Gdy stosunek pracy kończy się w trakcie roku, dotychczasowy pracodawca udziela urlopu w wymiarze 1/12 rocznego wymiaru (20 lub 26 dni) za każdy rozpoczęty miesiąc pracy, a kolejny pracodawca – za miesiące pozostałe do końca roku albo do końca krótszej umowy. Niepełny miesiąc i niepełny dzień zaokrągla się w górę. Urlop niewykorzystany do dnia rozwiązania umowy nie przepada – zamienia się w ekwiwalent pieniężny.
Podstawa prawna
- art. 154 i 154² KP — wymiar urlopu, niepełny etat, urlop w godzinach
- art. 155¹, 155², 155²a i 155³ KP — urlop proporcjonalny i zaokrąglenia
- art. 167¹ i 171 KP — urlop w okresie wypowiedzenia i ekwiwalent
- § 2 i § 3 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. — nieobecności w częściach miesięcy
- rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy — informacja o wykorzystanym urlopie
- art. 282 § 1 pkt 2 KP — grzywna od 2000 zł do 60 000 zł za nieudzielenie urlopu lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru
Stan prawny na: 1 października 2026 r.
Czym jest urlop proporcjonalny i kogo dotyczy?
Pracownik w co najmniej drugim roku pracy nabywa cały roczny urlop z góry, 1 stycznia. Wymiar wynosi 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10-letnim (art. 154 § 1 KP). Przy zmianie pracy w trakcie roku działa urlop proporcjonalny: każdy pracodawca odpowiada tylko za tę część rocznego wymiaru, która przypada na okres zatrudnienia u niego.
Art. 155¹ KP dotyczy pracownika „uprawnionego do kolejnego urlopu”. Nie obejmuje osoby w pierwszym roku pracy w życiu, która nabywa urlop z dołu – po 1/12 wymiaru za każdy miesiąc (art. 153 § 1 KP). Więcej w artykule o wymiarze urlopu wypoczynkowego.
Proporcjonalność stosuje się w czterech sytuacjach:
- odejście w trakcie roku – urlop u dotychczasowego pracodawcy (art. 155¹ § 1 pkt 1 KP),
- nowa praca w tym samym roku – urlop u kolejnego pracodawcy (art. 155¹ § 1 pkt 2 KP),
- nowa praca w innym roku niż odejście – po przerwie w zatrudnieniu (art. 155¹ § 2¹ KP),
- powrót po co najmniej miesięcznej nieobecności – np. po urlopie bezpłatnym (art. 155² KP).
Od 1 maja 2026 roku pracodawcy spoza sektora finansów publicznych wliczają do stażu także udokumentowane okresy działalności gospodarczej i umów zlecenia (art. 302¹ KP, dodany ustawą z 26 września 2025 roku), więc część pracowników zyska 26 dni w trakcie roku. Urlop proporcjonalny liczy się wtedy od wyższego wymiaru (§ 3 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 roku), a przy wykorzystanym urlopie przysługuje urlop uzupełniający (art. 158 KP). Więcej w tekście o zmianach w stażu pracy.
Proporcjonalność nie zależy od przyczyny rozstania, co potwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 20 sierpnia 1997 roku (III ZP 26/97), przywoływanej przez Polskie Centrum Kadr i Płac.
Jak obliczyć urlop proporcjonalny krok po kroku?
Zgodnie z art. 155²a KP każdy kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu, a niepełny miesiąc zaokrągla się w górę. Wynik w dniach także zaokrągla się w górę (art. 155³ § 1 KP).
- Ustal roczny wymiar: 20 albo 26 dni, przy niepełnym etacie odpowiednio mniej.
- Policz miesiące pracy w tym roku, zaokrąglając rozpoczęty miesiąc w górę.
- Pomnóż wymiar przez liczbę miesięcy, podziel przez 12 i zaokrąglij w górę.
- Odejmij urlop już wykorzystany.
Gotowe wartości dla obu wymiarów (w nawiasie wynik przed zaokrągleniem):
| Miesiące pracy w roku | Wymiar 20 dni | Wymiar 26 dni |
|---|---|---|
| 1 | 2 dni (1,67) | 3 dni (2,17) |
| 2 | 4 dni (3,33) | 5 dni (4,33) |
| 3 | 5 dni | 7 dni (6,5) |
| 4 | 7 dni (6,67) | 9 dni (8,67) |
| 5 | 9 dni (8,33) | 11 dni (10,83) |
| 6 | 10 dni | 13 dni |
| 7 | 12 dni (11,67) | 16 dni (15,17) |
| 8 | 14 dni (13,33) | 18 dni (17,33) |
| 9 | 15 dni | 20 dni (19,5) |
| 10 | 17 dni (16,67) | 22 dni (21,67) |
| 11 | 19 dni (18,33) | 24 dni (23,83) |
| 12 | 20 dni | 26 dni |
Przykład: pracownik z wymiarem 20 dni kończy pracę 30 września 2026 roku. Za dziewięć miesięcy należy mu się 15 dni, a jeśli wykorzystał 10, pozostałe 5 wykorzysta do końca umowy albo otrzyma za nie ekwiwalent.
Zapamiętaj: zaokrąglasz dwa razy – najpierw miesiące pracy, potem dni urlopu. Oba zaokrąglenia działają zawsze na korzyść pracownika.
Ile urlopu daje nowy pracodawca?
Kolejny pracodawca liczy urlop według długości nowej umowy: za okres do 31 grudnia, jeśli umowa trwa co najmniej do końca roku, albo za okres zatrudnienia, jeśli kończy się wcześniej (art. 155¹ § 1 pkt 2 KP).
| Sytuacja u nowego pracodawcy | Okres do przeliczenia | Wynik przy 20 dniach |
|---|---|---|
| Umowa od 1 października 2026 na czas nieokreślony | październik–grudzień, 3 miesiące | 5 dni |
| Umowa od 1 października do 30 listopada 2026 | październik–listopad, 2 miesiące | 4 dni (3,33) |
| Umowa od 20 maja 2026 na czas nieokreślony, odejście od poprzedniego pracodawcy 15 maja | czerwiec–grudzień, 7 miesięcy (maj zaokrągla poprzedni pracodawca) | 12 dni (11,67) |
Ostatni wiersz ilustruje regułę z art. 155²a § 3 KP. Gdy pracownik kończy pracę i zaczyna nową w tym samym miesiącu kalendarzowym, ten miesiąc zaokrągla wyłącznie dotychczasowy pracodawca. Nowy liczy urlop od następnego pełnego miesiąca.
Tak samo liczy się urlop, gdy nowa praca zaczyna się w innym roku niż odejście z poprzedniej (art. 155¹ § 2¹ KP): umowa od 1 marca 2026 roku na czas nieokreślony daje urlop za dziesięć miesięcy, czyli 17 lub 22 dni.
Co, jeśli pracownik wykorzystał więcej urlopu, niż mu przysługiwało?
Art. 155¹ § 1 pkt 1 KP wprost dopuszcza sytuację, w której przed ustaniem stosunku pracy pracownik wykorzystał urlop w wyższym wymiarze niż proporcjonalny. Kodeks nie przewiduje zwrotu wynagrodzenia urlopowego ani odpracowania nadwyżki, a SD Worx podkreśla, że pracodawca nie może wymagać od pracownika żadnej rekompensaty z tego tytułu.
Skutek nadwyżki przenosi się na nowego pracodawcę. Zgodnie z art. 155¹ § 2 KP pracownik otrzymuje u niego urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny urlop w roku nie może być jednak niższy niż ten, który wynika z okresu przepracowanego u wszystkich pracodawców, a według art. 155³ § 2 KP nie może też przekroczyć rocznego wymiaru 20 lub 26 dni.
Przykład: pracownik z wymiarem 26 dni pracował od stycznia do kwietnia 2026 roku (9 dni urlopu), ale wykorzystał 15 dni. Od 1 maja ma nową umowę na czas nieokreślony, za którą bez nadwyżki dostałby 18 dni. Ponieważ przepracuje cały rok u dwóch pracodawców, łącznie należy mu się 26 dni, więc nowy pracodawca udziela 11. Tak liczy też Poradnik Przedsiębiorcy.
Limit z art. 155³ § 2 KP działa także bez nadwyżki. Przy wymiarze 26 dni dziewięć miesięcy u jednego pracodawcy daje po zaokrągleniu 20 dni, a trzy miesiące u drugiego – 7 dni, czyli razem 27. W praktyce nowy pracodawca, widząc w świadectwie pracy 20 dni, ogranicza urlop do 6 dni. Interpretacje tego przypadku bywają różne, więc przyjętą zasadę warto zapisać w procedurze kadrowej.
Jak rozliczyć urlop w okresie wypowiedzenia?
Pracodawca może wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać (art. 167¹ KP). Dotyczy to jednak tylko urlopu proporcjonalnego za bieżący rok. Wymiar udzielony w ten sposób nie może przekroczyć wyliczenia z art. 155¹ KP, z wyjątkiem urlopu zaległego z poprzednich lat, który pracodawca może udzielić w całości. O terminach wykorzystania urlopu z lat ubiegłych piszemy w tekście o zaległym urlopie wypoczynkowym.
Takie rozwiązanie pozwala uniknąć wypłaty ekwiwalentu, ale wymaga dokładnego wyliczenia: jeśli pracodawca wyśle pracownika na 20 dni, a proporcjonalnie należy mu się 15, nadwyżki nie odzyska.
Osobny limit dotyczy urlopu na żądanie: 4 dni w roku łącznie u wszystkich pracodawców (art. 167³ KP), dlatego świadectwo pracy podaje te dni oddzielnie.
Kiedy przysługuje ekwiwalent i w jakim terminie trzeba go wypłacić?
Ekwiwalent pieniężny przysługuje za urlop niewykorzystany w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 KP). Obejmuje urlop proporcjonalny za bieżący rok i urlop zaległy, a jego podstawę omawiamy w tekście o wynagrodzeniu urlopowym.
Od 27 stycznia 2026 roku termin wypłaty określa art. 171 § 4 i 5 KP, dodany ustawą z 4 grudnia 2025 roku. Ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 KP. Jeśli ten termin przypada przed dniem rozwiązania umowy, pracodawca ma 10 dni od rozwiązania, a gdy ostatni dzień tego terminu jest dniem wolnym od pracy, wypłaca ekwiwalent dzień wcześniej.
| Sytuacja | Czy przysługuje ekwiwalent? | Przepis |
|---|---|---|
| Umowa rozwiązana, część urlopu proporcjonalnego niewykorzystana | Tak, za niewykorzystane dni | art. 171 § 1 KP |
| Nowa umowa z tym samym pracodawcą zawarta bezpośrednio po poprzedniej, strony postanowiły o wykorzystaniu urlopu | Nie, urlop przechodzi na nową umowę | art. 171 § 3 KP |
| Pracownik wykorzystał więcej niż urlop proporcjonalny | Nie, a nadwyżki nie zwraca | art. 155¹ § 1 pkt 1 KP |
| Urlop zaległy z poprzedniego roku niewykorzystany do końca umowy | Tak, razem z urlopem bieżącym | art. 171 § 1 KP |
Skala błędów w tym obszarze jest duża. Według sprawozdania PIP za 2025 rok 55% skontrolowanych pracodawców, którzy mieli obowiązek wypłacić ekwiwalent, nie wywiązało się z niego prawidłowo. Prawie 28% uprawnionych nie dostało go wcale, a 18% – po terminie lub w zaniżonej kwocie. Pracownik pominięty przy rozliczeniu może złożyć wniosek o wypłatę ekwiwalentu za urlop. Za nieudzielenie przysługującego urlopu albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 KP w brzmieniu nadanym Dz.U. 2026 poz. 473).
Jak liczyć urlop proporcjonalny przy niepełnym etacie?
Przy niepełnym etacie obliczenie ma jeden dodatkowy krok na początku. Najpierw ustalasz roczny wymiar proporcjonalnie do etatu i zaokrąglasz niepełny dzień w górę (art. 154 § 2 KP). Dopiero od tej liczby liczysz 1/12 za każdy miesiąc pracy, bo art. 155²a § 1 KP odsyła do wymiaru ustalonego „zgodnie z art. 154 § 1 i 2”.
Przykład: pracownik zatrudniony na pół etatu ma 26 dni urlopu w przeliczeniu na pełny etat, więc jego roczny wymiar wynosi 13 dni. Odchodzi 31 maja 2026 roku, po pięciu miesiącach pracy. Urlop proporcjonalny to 13 × 5/12 = 5,42, czyli po zaokrągleniu 6 dni. Ponieważ urlopu udziela się w godzinach, a jeden dzień odpowiada 8 godzinom (art. 154² § 2 KP), pracownikowi przysługuje 48 godzin urlopu w tym roku.
Pracownik na pół etatu, który pracuje po 4 godziny dziennie, zużywa 4 godziny na każdy dzień wolnego, więc 48 godzin wystarcza mu na 12 dni roboczych. Dlatego saldo urlopu warto prowadzić w godzinach. Zależności między etatem a liczbą godzin pracy pokazujemy w artykule ile godzin ma etat.
Jak urlop bezpłatny lub wychowawczy obniża wymiar urlopu?
Art. 155² KP przenosi zasady proporcjonalności na pracownika, który wraca do tego samego pracodawcy po co najmniej miesięcznym urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym, służbie wojskowej, tymczasowym aresztowaniu, odbywaniu kary pozbawienia wolności albo nieusprawiedliwionej nieobecności. Jeśli przerwa przypada po nabyciu prawa do urlopu w danym roku, wymiar maleje proporcjonalnie. Nie dotyczy to urlopu wychowawczego ani sytuacji, gdy pracownik przed przerwą wykorzystał już cały urlop.
Przy częściach miesięcy § 2 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 roku każe zsumować dni i przyjąć, że miesiąc to łącznie 30 dni. Przykład: pracownik z wymiarem 20 dni był na urlopie bezpłatnym od 10 marca do 24 kwietnia 2026 roku, czyli 22 dni w marcu i 24 dni w kwietniu. Łącznie 46 dni daje jeden pełny miesiąc i 16 dni reszty. Reszta nie obniża urlopu, bo niepełny miesiąc pracy zaokrągla się w górę, więc wymiar wynosi 20 × 11/12 = 18,33, czyli 19 dni.
Czy zwolnienie lekarskie albo urlop macierzyński też obniżają wymiar? Nie, bo art. 155² KP zawiera zamknięty katalog nieobecności, w którym ich nie ma.
Jakie informacje o urlopie musi zawierać świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest dla nowego pracodawcy podstawowym źródłem wiedzy o urlopie wykorzystanym w danym roku. Rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy wymaga podania liczby dni i godzin urlopu przysługującego w roku ustania stosunku pracy, wykorzystanego w naturze lub rozliczonego ekwiwalentem. Osobno wskazuje się dni i godziny urlopu wykorzystanego na żądanie.
Błędny wpis przenosi pomyłkę do kolejnej firmy, dlatego przed wydaniem świadectwa porównaj wyliczenie z art. 155¹ KP z faktycznym saldem urlopu w ewidencji. W systemie rejestracji czasu pracy, takim jak RCPonline, saldo urlopu jest aktualizowane przy każdym zatwierdzonym wniosku urlopowym, więc kadry nie muszą odtwarzać go z papierowych kart.
Lista kontrolna przy rozliczeniu urlopu odchodzącego pracownika:
- sprawdź wymiar roczny (20 lub 26 dni) z uwzględnieniem udokumentowanego stażu,
- policz miesiące pracy w roku z zaokrągleniem w górę i ustal urlop proporcjonalny,
- odejmij urlop wykorzystany, osobno odnotowując urlop na żądanie,
- zdecyduj, czy pozostałe dni udzielisz w okresie wypowiedzenia, czy wypłacisz ekwiwalent w terminie z art. 171 KP,
- wpisz do świadectwa pracy liczbę dni i godzin urlopu w roku ustania stosunku pracy.
Podsumowanie
Urlop proporcjonalny dzieli roczny urlop między pracodawców według miesięcy przepracowanych u każdego z nich. Dotychczasowy pracodawca liczy 1/12 wymiaru za każdy rozpoczęty miesiąc pracy w roku odejścia, nowy pracodawca liczy okres do końca roku albo do końca krótszej umowy, a oba zaokrąglenia – miesięcy i dni – działają w górę. Urlop wykorzystany ponad miarę nie podlega zwrotowi, ale zmniejsza urlop u kolejnego pracodawcy.
Najwięcej błędów pojawia się przy ekwiwalencie: według PIP ponad połowa kontrolowanych pracodawców rozliczała go nieprawidłowo. Zapamiętaj trzy zasady:
- urlop proporcjonalny liczysz od wymiaru rocznego, a przy niepełnym etacie od wymiaru już przeliczonego na etat,
- w okresie wypowiedzenia możesz udzielić tylko urlopu proporcjonalnego i zaległego,
- ekwiwalent wypłacasz w terminie wypłaty wynagrodzenia, a gdy ten przypada przed końcem umowy – w ciągu 10 dni od jej rozwiązania.