Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca wydaje pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Potwierdza okres zatrudnienia, zajmowane stanowiska, tryb zakończenia umowy oraz informacje potrzebne kolejnemu pracodawcy i ZUS, m.in. o wykorzystanym urlopie. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy pracodawca wydaje je w dniu ustania stosunku pracy, a jego treść określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy, którego tekst jednolity ogłoszono w 2024 roku.
W tym artykule wyjaśniamy, kiedy i w jakim terminie trzeba wydać świadectwo pracy, co musi się w nim znaleźć, jak wygląda procedura sprostowania i jakie konsekwencje grożą pracodawcy za niewydanie dokumentu. Opisujemy też sytuację, w której pracownik zawiera z tym samym pracodawcą kolejną umowę.
W skrócie
Pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, a jeśli to obiektywnie niemożliwe — wysyła je pocztą lub doręcza w ciągu kolejnych 7 dni (art. 97 § 1 KP). Przy kolejnej umowie z tym samym pracodawcą w ciągu 7 dni świadectwo wydaje się tylko na wniosek pracownika. Wydania nie można uzależniać od rozliczenia się pracownika. Sprostowania pracownik żąda w ciągu 14 dni, a niewydanie świadectwa w terminie grozi grzywną od 2 000 do 60 000 zł.
Podstawa prawna
- art. 97 i art. 97¹ KP — termin wydania, treść, sprostowanie i powództwo o wydanie
- art. 99 KP — odszkodowanie za niewydanie lub wydanie niewłaściwego świadectwa
- art. 282 § 1 pkt 3 KP — wykroczenie niewydania świadectwa w terminie
- rozporządzenie MRPiPS w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1016) — szczegółowa treść i wzór
Stan prawny na: 12 października 2026 r.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Obowiązek wydania świadectwa powstaje przy każdym rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, niezależnie od rodzaju umowy, jej długości i trybu zakończenia — także przy umowie na okres próbny i przy zwolnieniu dyscyplinarnym. Pracodawca wydaje świadectwo w dniu, w którym ustaje stosunek pracy (art. 97 § 1 KP).
Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa w tym dniu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni przesyła je za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza w inny sposób. Świadectwo dotyczy okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa. Wydanie dokumentu nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, np. zwrotu sprzętu (§ 1³).
Kolejna umowa z tym samym pracodawcą
Jeśli pracodawca zawiera z tym samym pracownikiem kolejną umowę w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej, nie wydaje świadectwa automatycznie. Robi to wyłącznie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 97 § 1¹ KP). Wniosek można złożyć w każdym czasie i może on dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów, za które nie wydano jeszcze świadectwa.
Na taki wniosek pracodawca wydaje świadectwo w ciągu 7 dni od jego złożenia (§ 1²). Rozwiązanie to upraszcza dokumentację przy następujących po sobie umowach terminowych, ale wymaga od kadr pilnowania, za jakie okresy świadectwo już wydano.
Co musi zawierać świadectwo pracy?
Art. 97 § 2 KP wymaga podania w świadectwie informacji o okresie i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach, trybie rozwiązania albo okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy oraz innych informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego. Świadectwo zawiera też wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym. Szczegółowy katalog informacji określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.
| Grupa informacji | Przykłady |
|---|---|
| Zatrudnienie | okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, stanowiska, podstawa prawna i tryb rozwiązania umowy |
| Urlopy i zwolnienia | urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku ustania stosunku pracy, urlop bezpłatny, wychowawczy, ojcowski, rodzicielski, urlop opiekuńczy, zwolnienie z art. 148¹ i art. 188 KP |
| Okresy szczególne | niezdolność do pracy w roku ustania zatrudnienia, okresy nieskładkowe, praca w szczególnych warunkach |
| Na żądanie pracownika | wysokość i składniki wynagrodzenia, uzyskane kwalifikacje |
Te dane mają znaczenie dla kolejnego pracodawcy — od nich zależy np. wymiar urlopu proporcjonalnego czy limit opieki nad dzieckiem w roku zmiany pracy. Do sporządzenia dokumentu możesz wykorzystać nasz wzór świadectwa pracy.
Sprostowanie świadectwa pracy
Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie (art. 97 § 2¹ KP). Jeśli pracodawca nie uwzględni wniosku, pracownik ma 14 dni od zawiadomienia o odmowie na wystąpienie z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Gdy pracodawca w ogóle nie zawiadomi o odmowie, żądanie sprostowania wnosi się bezpośrednio do sądu.
Jeżeli sąd stwierdzi, że rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika naruszało przepisy, pracodawca musi zamieścić w świadectwie informację, że umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 97 § 3). Wzór wniosku udostępniamy jako wniosek o wydanie lub sprostowanie świadectwa pracy.
Co grozi za niewydanie świadectwa pracy?
Pracownik, któremu pracodawca nie wydał świadectwa, może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do jego wydania, a jeśli pracodawca nie istnieje — z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa (art. 97¹ KP). Może też żądać odszkodowania za szkodę wyrządzoną niewydaniem świadectwa w terminie albo wydaniem niewłaściwego dokumentu — w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy niż 6 tygodni (art. 99 KP).
Niewydanie świadectwa w terminie jest również wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 3 KP, za które od 8 lipca 2026 roku grozi grzywna od 2 000 do 60 000 zł. Inspektor pracy może nałożyć mandat do 5 000 zł, a przy trzecim wykroczeniu w ciągu dwóch lat do 10 000 zł. Kopię świadectwa pracodawca przechowuje w części C akt osobowych.
Podsumowanie
Świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy, a gdy to obiektywnie niemożliwe — wysyła w ciągu 7 dni. Musi zawierać dane o zatrudnieniu, trybie rozwiązania umowy i uprawnieniach, które przechodzą do kolejnego pracodawcy. Jego wydania nie można wstrzymywać do czasu rozliczenia się pracownika.
- Przygotuj świadectwo przed ostatnim dniem pracy i ustal sposób doręczenia.
- Przy kolejnej umowie w ciągu 7 dni wydawaj świadectwo tylko na wniosek, w ciągu 7 dni od jego złożenia.
- Rozpatruj wnioski o sprostowanie bez zwłoki i zawiadamiaj o odmowie, bo od niej biegnie termin dla pracownika.