Indywidualny rozkład czasu pracy to ustalenie godzin pracy jednego pracownika w sposób odmienny od rozkładu obowiązującego resztę zespołu, dokonane na jego wniosek na podstawie art. 142 Kodeksu pracy. Przepis jest krótki. Jego stosowanie wymaga jednak pogodzenia kilku innych reguł: doby pracowniczej, minimalnego odpoczynku, wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym i zasad pracy w niedziele. Od 27 stycznia 2026 roku pracownik może złożyć taki wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Prośby o inne godziny pracy coraz częściej trafiają więc do kadr zwykłym e-mailem.
W tym artykule wyjaśniamy, czym indywidualny rozkład różni się od ruchomego czasu pracy i od elastycznej organizacji pracy dla rodziców. Pokazujemy, którym pracownikom pracodawca nie może swobodnie odmówić i jak odpowiedzieć na wniosek, żeby decyzja była udokumentowana. Najwięcej miejsca poświęcamy pułapce, o której łatwo zapomnieć: zmiennym godzinom rozpoczynania pracy, które w indywidualnym rozkładzie mogą generować nadgodziny dobowe.
W skrócie
Indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 KP) pracodawca może ustalić na wniosek pracownika złożony papierowo lub elektronicznie, także e-mailem, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Wniosków rodziców wymienionych w art. 142¹ nie wolno odrzucić bez powodu związanego z organizacją lub rodzajem pracy. Różne godziny startu w kolejnych dniach mogą dawać nadgodziny dobowe — wyjątek z art. 140¹ § 4 dotyczy tylko ruchomego czasu pracy.
Podstawa prawna
- art. 142 i 1421 KP — indywidualny rozkład czasu pracy i wnioski, które pracodawca co do zasady musi uwzględnić
- art. 1401 KP — ruchomy czas pracy i brak nadgodzin przy ponownej pracy w tej samej dobie
- art. 1881 KP — elastyczna organizacja pracy dla rodzica dziecka do 8 lat (21 dni na wniosek, 7 dni na odpowiedź)
- art. 128 § 3 i art. 151 KP — doba pracownicza i praca w godzinach nadliczbowych
- art. 281 § 1 pkt 5 i 5a KP — grzywna od 2 000 do 60 000 zł
Stan prawny na: 29 września 2026 r.
Zapamiętaj:
- Indywidualny rozkład ustala się wyłącznie na wniosek pracownika i tylko w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest już objęty.
- Co do zasady pracodawca może, a nie musi, uwzględnić wniosek, ale art. 142¹ Kodeksu pracy wskazuje grupy rodziców, którym odmówić można tylko z powodu organizacji lub rodzaju pracy.
- Wyjątek z art. 140¹ § 4, zgodnie z którym ponowna praca w tej samej dobie nie jest nadgodzinami, dotyczy ruchomego czasu pracy, a nie rozkładu z art. 142.
- Od 8 lipca 2026 roku naruszenie przepisów o czasie pracy grozi grzywną od 2000 do 60 000 zł.
Czym jest indywidualny rozkład czasu pracy?
Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 142 Kodeksu pracy „na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty”. Z tego jednego zdania wynikają trzy zasady.
Po pierwsze, inicjatywa należy do pracownika, więc pracodawca nie może narzucić indywidualnego rozkładu jednostronnie. Po drugie, rozkład dotyczy konkretnej osoby, a nie działu czy zmiany, dlatego nie wymaga zmiany regulaminu pracy ani obwieszczenia. Po trzecie, zmienia się wyłącznie rozkład, czyli godziny i dni pracy, natomiast system czasu pracy pozostaje ten sam. Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym nie może więc tą drogą uzyskać zmian dwunastogodzinnych, bo te są dopuszczalne dopiero w systemie równoważnym.
Czym różni się od ruchomego czasu pracy i elastycznej organizacji pracy?
Kodeks pracy przewiduje trzy instrumenty potocznie nazywane „elastycznym czasem pracy”, a każdy z nich ma inną podstawę prawną i inne skutki dla rozliczania nadgodzin.
| Cecha | Indywidualny rozkład (art. 142) | Ruchomy czas pracy (art. 140¹) | Elastyczna organizacja pracy (art. 188¹) |
|---|---|---|---|
| Kogo dotyczy | Każdego pracownika, który złoży wniosek | Pracowników objętych rozkładem z regulaminu, obwieszczenia lub wniosku | Pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 8 lat |
| Na czym polega | Stałe, zindywidualizowane godziny lub dni pracy | Różne godziny rozpoczęcia pracy albo przedział, w którym pracownik sam wybiera godzinę startu | Wniosek o jedną z siedmiu form, w tym o indywidualny rozkład |
| Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek | Nie, z wyjątkiem osób z art. 142¹ | Nie, z wyjątkiem osób z art. 142¹ | Nie, ale ma 7 dni na odpowiedź i musi podać przyczynę odmowy |
| Ponowna praca w tej samej dobie | Może oznaczać nadgodziny dobowe | Nie stanowi nadgodzin (art. 140¹ § 4) | Zależy od wybranej formy |
Ruchomy czas pracy z art. 140¹ Kodeksu pracy daje pracownikowi elastyczność w godzinie rozpoczęcia pracy, na przykład w przedziale od 7:00 do 9:00. Indywidualny rozkład jest z kolei rozwiązaniem sztywniejszym, bo to pracodawca, akceptując wniosek, ustala konkretne godziny pracy danej osoby. Szerzej o obu modelach i ich zastosowaniu w firmie piszemy w artykule o elastycznym czasie pracy.
Elastyczna organizacja pracy z art. 188¹ jest natomiast parasolem, pod którym mieści się także indywidualny rozkład. Jak wyjaśnia Prawo.pl, rodzic dziecka do 8 lat może wnioskować o pracę zdalną, przerywany czas pracy, system weekendowy, skrócony tydzień pracy, ruchomy lub indywidualny rozkład albo obniżenie wymiaru etatu.
Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika?
Co do zasady nie, bo art. 142 posługuje się słowem „może”, a nie „musi”. Pracodawca ocenia wniosek z perspektywy organizacji pracy. Może go odrzucić, jeśli proponowane godziny nie pasują do obsady stanowiska, godzin otwarcia firmy czy współpracy z resztą zespołu. Przepis nie nakłada na niego obowiązku pisemnego uzasadnienia odmowy wobec pracownika, który nie należy do grup szczególnie chronionych.
Inaczej jest w przypadku osób wymienionych w art. 142¹ Kodeksu pracy. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o przerywany czas pracy, ruchomy czas pracy albo indywidualny rozkład złożony przez:
- pracownika-małżonka albo pracownika-rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
- pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w ustawie „Za życiem”,
- pracownika-rodzica dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności albo z opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju.
Odmowa jest w tych przypadkach dopuszczalna tylko wtedy, gdy uwzględnienie wniosku nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy pracodawca informuje w postaci papierowej lub elektronicznej. Uprawnienie rodziców dzieci z zaświadczeniem lub orzeczeniem nie wygasa z dniem osiemnastych urodzin dziecka, co wynika z art. 142¹ § 3.
Trzecia sytuacja dotyczy rodziców dzieci do 8 lat, którzy składają wniosek na podstawie art. 188¹. Według Rzeczpospolitej wniosek należy złożyć co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem zmiany. Pracodawca ma z kolei 7 dni na poinformowanie pracownika o uwzględnieniu wniosku, o przyczynie odmowy albo o innym możliwym terminie. Złożenie takiego wniosku nie może być przyczyną wypowiedzenia ani rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.
Jak złożyć wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy?
Do 26 stycznia 2026 roku art. 142 wymagał wniosku pisemnego, co w praktyce oznaczało podpisany dokument. Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie Kodeksu pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 25) zastąpiła ten wymóg postacią papierową lub elektroniczną. Tekst ustawy znajdziesz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych. Ta sama zmiana objęła wnioski o skrócony tydzień pracy, system weekendowy i ruchomy czas pracy. Postać elektroniczna obejmuje również e-mail, o ile da się ustalić, kto złożył wniosek. Szczegóły nowelizacji opisujemy w artykule o e-dokumentach w Kodeksie pracy 2026.
Przepisy nie określają obowiązkowej treści wniosku, ale dobrze przygotowany dokument skraca rozpatrywanie sprawy i ogranicza ryzyko sporu. Wniosek powinien zawierać:
- dane pracownika i wskazanie stanowiska,
- proponowane godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach tygodnia,
- okres, na jaki rozkład ma obowiązywać, albo informację, że ma obowiązywać bezterminowo,
- podstawę prawną, jeśli pracownik korzysta z uprawnień z art. 142¹ lub art. 188¹,
- w przypadku art. 142¹ — wskazanie dokumentu potwierdzającego uprawnienie, na przykład orzeczenia o niepełnosprawności dziecka.
Odpowiedź pracodawcy warto również sporządzić w formie dokumentu i dołączyć ją razem z wnioskiem do części B akt osobowych. Czy wystarczy ustna zgoda przełożonego? Formalnie Kodeks pracy nie wymaga formy odpowiedzi przy zwykłym wniosku z art. 142. Bez dokumentu trudno jednak wykazać inspektorowi pracy, na jakiej podstawie pracownik zaczyna pracę o innej godzinie niż wynika to z regulaminu.
Jakie ograniczenia muszą być zachowane?
Zgoda na wniosek nie zawiesza przepisów o czasie pracy. Jak zauważa Prawo.pl, wniosek trzeba ocenić z uwzględnieniem granic systemu czasu pracy, ograniczeń pracy w niedziele i święta, minimalnych odpoczynków oraz ograniczeń dotyczących samego pracownika. W praktyce oznacza to sprawdzenie pięciu warunków.
| Ograniczenie | Podstawa | Co sprawdzić we wniosku |
|---|---|---|
| Norma dobowa i system czasu pracy | art. 129 KP | Czy dzienna liczba godzin mieści się w systemie, którym pracownik jest objęty |
| Odpoczynek dobowy — 11 godzin | art. 132 KP | Czy między końcem pracy a jej rozpoczęciem następnego dnia jest co najmniej 11 godzin |
| Odpoczynek tygodniowy — 35 godzin | art. 133 KP | Czy nowy układ dni pracy zapewnia nieprzerwany odpoczynek w każdym tygodniu |
| Praca w niedziele i święta | art. 151¹⁰ i 151¹² KP | Czy praca w niedzielę jest w danej firmie dozwolona i czy pracownik ma wolną co najmniej jedną niedzielę na cztery tygodnie |
| Wymiar w okresie rozliczeniowym | art. 130 KP | Czy suma godzin w okresie rozliczeniowym odpowiada wymiarowi, bez niedopracowania i nadwyżek |
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na odpoczynek przy zmianie godzin z dnia na dzień. Jeśli pracownik chce kończyć pracę w piątek o 22:00, a w sobotę zaczynać o 6:00, między tymi zmianami pozostaje tylko 8 godzin, co narusza art. 132. Zasady liczenia obu odpoczynków w grafiku opisujemy w artykule o odpoczynku dobowym i tygodniowym.
Kiedy indywidualny rozkład powoduje nadgodziny?
To najczęstszy błąd przy stosowaniu art. 142 i dotyczy wniosków, w których pracownik chce zaczynać pracę o różnych godzinach w różne dni tygodnia. Doba pracownicza z art. 128 § 3 Kodeksu pracy (tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 1245) to 24 kolejne godziny, liczone od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Praca wykonana ponownie w tej samej dobie przekracza normę dobową, a więc co do zasady jest pracą w godzinach nadliczbowych w rozumieniu art. 151.
Ustawodawca przewidział wyjątek od tej zasady, ale tylko dla ruchomego czasu pracy. Art. 140¹ § 4 stanowi, że „w rozkładach czasu pracy, o których mowa w § 1 i 2, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych”. Art. 142 takiego zastrzeżenia nie zawiera, więc w indywidualnym rozkładzie obowiązują ogólne zasady doby pracowniczej.
Przykład: rozkład z różnymi godzinami rozpoczęcia pracy
Pracownica w systemie podstawowym prosi o indywidualny rozkład. W poniedziałki chce pracować od 10:00 do 18:00, bo rano prowadzi dziecko na zajęcia, a w pozostałe dni od 7:00 do 15:00. Doba pracownicza rozpoczęta w poniedziałek o 10:00 trwa do wtorku do 10:00. We wtorek pracownica pracuje od 7:00, więc trzy godziny od 7:00 do 10:00 przypadają jeszcze na dobę poniedziałkową.
| Dzień | Godziny pracy | Doba pracownicza | Skutek |
|---|---|---|---|
| Poniedziałek | 10:00–18:00 | pon. 10:00 – wt. 10:00 | 8 godzin w normie |
| Wtorek | 7:00–15:00 | wt. 7:00 – śr. 7:00 | godziny 7:00–10:00 to ponowna praca w dobie poniedziałkowej, czyli 3 nadgodziny dobowe |
| Środa | 7:00–15:00 | śr. 7:00 – czw. 7:00 | 8 godzin w normie |
Przy takim rozkładzie pracodawca co tydzień płaciłby za 3 nadgodziny, choć pracownica przepracowuje tylko 40 godzin. Jak tego uniknąć? Można zastosować wobec pracownicy ruchomy czas pracy z art. 140¹, który również wprowadza się na wniosek. Można też tak ułożyć godziny, żeby start każdego dnia nie był wcześniejszy niż dnia poprzedniego. Mechanizm doby pracowniczej szczegółowo wyjaśniamy w tekście nadgodziny a doba pracownicza.
Jak rozpatrzyć wniosek krok po kroku?
Błąd w układzie godzin zauważony dopiero przy rozliczeniu okresu oznacza korektę wynagrodzenia, dlatego każdy etap rozpatrzenia wniosku warto wykonać świadomie.
- Ustal podstawę prawną wniosku. Sprawdź, czy pracownik powołuje się na art. 142, art. 142¹ czy art. 188¹, bo od tego zależą terminy i obowiązki informacyjne.
- Zweryfikuj uprawnienie. Przy art. 142¹ poproś o dokument potwierdzający sytuację dziecka, a przy art. 188¹ sprawdź wiek dziecka.
- Sprawdź zgodność z przepisami. Przejdź przez normę dobową, odpoczynki, niedziele i dobę pracowniczą, szczególnie gdy godziny startu różnią się w kolejnych dniach.
- Oceń wpływ na organizację pracy. Porozmawiaj z przełożonym o obsadzie stanowiska i o tym, kto przejmie zadania w godzinach nieobecności pracownika.
- Przygotuj odpowiedź. Wskaż godziny pracy, datę rozpoczęcia i ewentualnie okres obowiązywania, a przy odmowie z art. 142¹ lub 188¹ podaj jej przyczynę.
- Zaktualizuj grafik i ewidencję. Wprowadź nowy rozkład do harmonogramu, żeby spóźnienia i nadgodziny były liczone według właściwych godzin.
Kodeks pracy nie reguluje wprost, jak zakończyć indywidualny rozkład, dlatego najbezpieczniej jest od razu określić w odpowiedzi okres jego obowiązywania. Przykładem jest prośba o zmianę godzin na czas roku szkolnego dziecka. Zgoda na okres od września do czerwca pozwala wtedy uniknąć późniejszego sporu o to, czy pracodawca może wrócić do standardowego rozkładu.
Jak ująć indywidualny rozkład w grafiku i ewidencji?
Indywidualny rozkład zmienia punkt odniesienia dla ewidencji. Spóźnienie, wcześniejsze wyjście, praca ponad normę i nadgodziny dobowe są liczone od godzin ustalonych w odpowiedzi na wniosek, a nie od godzin z regulaminu pracy. Jeżeli harmonogram w systemie kadrowym nadal pokazuje standardowe 8:00–16:00, pracownik zaczynający o 6:30 będzie w raportach wyglądał, jakby codziennie przychodził półtorej godziny za wcześnie.
Przy kilku pracownikach z indywidualnymi rozkładami arkusz kalkulacyjny szybko przestaje wystarczać, bo każda osoba ma inną dobę pracowniczą i inne godziny odniesienia. System rejestracji czasu pracy, taki jak grafik pracy w RCPonline, pozwala przypisać rozkład konkretnemu pracownikowi, a ewidencja czasu pracy zestawia rzeczywiste wejścia i wyjścia z tym rozkładem. Dzięki temu dział kadr widzi ewentualne nadgodziny dobowe od razu, a nie dopiero przy zamykaniu okresu rozliczeniowego.
Jakie konsekwencje grożą za błędy przy indywidualnym rozkładzie?
Nieprawidłowo ustalony rozkład to najczęściej naruszenie przepisów o czasie pracy, na przykład skrócenie odpoczynku dobowego albo nieopłacone nadgodziny wynikające z doby pracowniczej. Kary za takie błędy wzrosły. Od 8 lipca 2026 roku, jak podaje Infor.pl, grzywny za wykroczenia z art. 281 Kodeksu pracy, w tym za naruszenie przepisów o czasie pracy, wynoszą od 2000 do 60 000 zł. Wcześniej widełki wynosiły od 1000 do 30 000 zł.
Niewypłacenie wynagrodzenia za nadgodziny jest odrębnym wykroczeniem z art. 282 Kodeksu pracy, którego widełki reforma również podniosła. Do tego dochodzi roszczenie samego pracownika o zaległy dodatek, które przedawnia się z upływem trzech lat. Co zmieniła reforma inspekcji w sposobie prowadzenia kontroli, opisujemy w artykule o kontroli PIP czasu pracy w 2026 roku.
Jak wskazuje Prawo.pl, naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy podlega karze grzywny na podstawie art. 281 § 1 pkt 5a Kodeksu pracy. Dotyczy to na przykład braku odpowiedzi na wniosek rodzica w ciągu 7 dni.
Podsumowanie
Indywidualny rozkład czasu pracy pozwala dopasować godziny pracy do sytuacji konkretnej osoby bez zmiany regulaminu i bez przechodzenia na inny system czasu pracy. Od stycznia 2026 roku wniosek można złożyć elektronicznie, co ułatwia procedurę, ale nie zmienia zasad oceny wniosku. Pracodawca nadal musi sprawdzić odpoczynki, niedziele, wymiar w okresie rozliczeniowym i dobę pracowniczą, a wobec części rodziców ma ograniczoną swobodę odmowy.
Przed zaakceptowaniem wniosku zwróć uwagę na trzy sprawy:
- Podstawa wniosku — art. 142, 142¹ i 188¹ różnią się obowiązkami pracodawcy, terminami i wymogiem uzasadnienia odmowy.
- Doba pracownicza — różne godziny rozpoczęcia pracy w indywidualnym rozkładzie mogą generować nadgodziny, których nie ma w ruchomym czasie pracy.
- Dokumentacja i grafik — wniosek i odpowiedź trafiają do akt, a nowy rozkład musi znaleźć się w harmonogramie, od którego liczona jest ewidencja.