Zadaniowy system czasu pracy to rozwiązanie z art. 140 Kodeksu pracy, w którym pracodawca rozlicza pracownika z wykonanych zadań, a nie z godzin spędzonych w firmie. Pracownik sam decyduje, kiedy i jak długo pracuje danego dnia, ale rozmiar zadań musi pozwalać na ich wykonanie w granicach norm z art. 129 KP, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo. W praktyce system bywa traktowany jako sposób na „pracę bez limitu godzin”, co prowadzi do sporów o nadgodziny i do błędów w ewidencji.
W tym artykule wyjaśniamy, kiedy pracodawca może wprowadzić zadaniowy czas pracy, jak to zrobić formalnie, jak ustalić rozmiar zadań i kiedy mimo wszystko powstają nadgodziny. Pokazujemy też, co trzeba ewidencjonować w tym systemie, czym różni się on od ruchomego czasu pracy oraz jakie ryzyka wiążą się z jego niewłaściwym stosowaniem.
W skrócie
System zadaniowy (art. 140 KP) można stosować, gdy uzasadnia to rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania. Wprowadza się go w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu — zgoda pracownika nie jest wymagana, ale czas niezbędny na zadania pracodawca ustala po porozumieniu z nim, w granicach norm z art. 129 KP. Nie ewidencjonuje się godzin pracy, ale dni pracy, urlopy i nieobecności trzeba wykazywać. Zbyt duże zadania rodzą nadgodziny.
Podstawa prawna
- art. 140 KP — przesłanki systemu zadaniowego i ustalanie czasu na zadania
- art. 129 KP — normy czasu pracy, które wyznaczają rozmiar zadań
- art. 150 § 1 KP — wprowadzenie systemu w układzie, regulaminie lub obwieszczeniu
- art. 149 § 2 KP — brak ewidencjonowania godzin pracy
- § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej — dokumenty systemu zadaniowego w dokumentacji czasu pracy
Stan prawny na: 12 października 2026 r.
Na czym polega zadaniowy system czasu pracy?
W systemie zadaniowym pracodawca nie wyznacza godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy ani nie układa grafiku. Określa zadania, które pracownik ma wykonać w danym okresie, oraz czas niezbędny do ich wykonania. Pracownik organizuje sobie dzień samodzielnie: może jednego dnia pracować 4 godziny, a innego 10, o ile wykona zadania w terminie.
Swoboda nie oznacza jednak braku norm. Art. 140 KP wymaga, aby czas potrzebny na wykonanie zadań był ustalony z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy wynikającego z norm z art. 129 KP. Pracownik w systemie zadaniowym ma też prawo do 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego, a pracodawca odpowiada za takie zaplanowanie zadań, aby te odpoczynki były możliwe.
Kiedy można wprowadzić system zadaniowy?
Art. 140 KP pozwala stosować system zadaniowy w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Typowe przykłady to praca przedstawicieli handlowych, serwisantów w terenie, części stanowisk w IT i w mediach, a także praca, której nie da się efektywnie kontrolować w godzinach, np. wykonywana głównie poza zakładem.
System nie nadaje się do pracy, w której przełożony na bieżąco wyznacza czynności i godziny, np. na stanowiskach zmianowych, w obsłudze klienta z ustalonymi godzinami otwarcia czy przy taśmie produkcyjnej. Jeśli pracownik faktycznie pracuje według poleceń w stałych godzinach, formalne „zadaniowe” rozliczenie nie chroni pracodawcy przed roszczeniami o nadgodziny.
Jak formalnie wprowadzić zadaniowy czas pracy?
Systemy czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy, a u pracodawcy, który nie ma obowiązku tworzenia regulaminu, w obwieszczeniu (art. 150 § 1 KP). Regulamin pracy jest obowiązkowy u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, a przy 20–49 pracownikach na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Wzór dokumentu znajdziesz w naszym wzorze regulaminu pracy.
Kodeks pracy nie wymaga zgody pracownika na objęcie go systemem zadaniowym. Pracodawca ma natomiast obowiązek ustalić z pracownikiem czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, czyli przeprowadzić z nim porozumienie co do rozmiaru zadań. Informację o systemie czasu pracy pracownik otrzymuje także w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP).
- Ustal stanowiska, na których rodzaj lub miejsce pracy uzasadnia system zadaniowy.
- Wprowadź system w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo obwieszczeniu i określ okres rozliczeniowy.
- Uzgodnij z każdym pracownikiem zadania i czas potrzebny na ich wykonanie, najlepiej w formie notatki lub karty zadań.
- Weryfikuj okresowo, czy zadania mieszczą się w normach, i koryguj ich rozmiar.
Jak ustalić rozmiar zadań?
Rozmiar zadań powinien odpowiadać pracy, którą pracownik o przeciętnych umiejętnościach wykona w wymiarze czasu pracy obowiązującym w danym okresie rozliczeniowym. Jeśli miesiąc ma 168 godzin wymiaru, zadania przypisane na ten miesiąc nie mogą realnie wymagać 200 godzin. Ustalenie powinno uwzględniać doświadczenie z poprzednich okresów, czas dojazdów przy pracy w terenie oraz czynności dodatkowe, takie jak raportowanie.
Porozumienie co do czasu niezbędnego na wykonanie zadań warto udokumentować. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wymienia dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego jako część dokumentacji czasu pracy pracownika (§ 6 pkt 1 lit. c). W razie kontroli PIP lub sporu sądowego to one pokazują, że zadania zostały ustalone w granicach norm.
Czy w systemie zadaniowym są nadgodziny?
Tak. Jeśli pracodawca przydzieli zadania, których nie da się wykonać w normach czasu pracy, praca ponad normę jest pracą w godzinach nadliczbowych i trzeba za nią zapłacić dodatek z art. 151¹ KP albo udzielić czasu wolnego. Ciężar wykazania, że rozmiar zadań był prawidłowy, w praktyce spoczywa na pracodawcy, bo to on je ustala.
Nadgodziny nie powstają natomiast wtedy, gdy zadania były ustalone prawidłowo, a pracownik pracował dłużej z powodu własnej organizacji pracy. Granica bywa sporna, dlatego regularny przegląd zadań i dokumentowanie ich rozmiaru to najlepsze zabezpieczenie. O zasadach rozliczania pracy ponad normę piszemy w artykule o tym, jak rozliczać nadgodziny w 2026 roku.
Co trzeba ewidencjonować w systemie zadaniowym?
Art. 149 § 2 KP zwalnia pracodawcę wyłącznie z ewidencjonowania godzin pracy pracowników objętych systemem zadaniowym. Nie zwalnia z prowadzenia ewidencji czasu pracy w ogóle. Pracodawca nadal wykazuje dni pracy, dni wolne, urlopy, zwolnienia od pracy, inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności oraz pracę w niedziele i święta.
| Element ewidencji | System zadaniowy | System podstawowy |
|---|---|---|
| Liczba przepracowanych godzin i godziny pracy | nie | tak |
| Dni pracy i dni wolne | tak | tak |
| Urlopy, zwolnienia, nieobecności | tak | tak |
| Godziny nadliczbowe i pora nocna | tak, jeśli wystąpiły | tak |
Wielu pracodawców i tak rejestruje czas pracy w systemie zadaniowym, bo bez tego trudno udowodnić, że zadania nie generowały nadgodzin. Elektroniczna ewidencja czasu pracy z rejestracją wejść i wyjść, także w aplikacji mobilnej, daje dane do weryfikacji rozmiaru zadań. Wymagane elementy karty opisujemy w artykule o prawidłowej karcie ewidencji czasu pracy.
System zadaniowy a ruchomy czas pracy
System zadaniowy bywa mylony z ruchomym czasem pracy z art. 140¹ KP. W ruchomym czasie pracownik pracuje w ustalonym wymiarze godzin, a elastyczna jest jedynie godzina rozpoczęcia pracy: według rozkładu albo w przedziale czasu wskazanym przez pracodawcę. Godziny pracy są ewidencjonowane, a przełożony rozlicza pracownika z czasu, a nie z wyników.
W systemie zadaniowym nie ma rozkładu godzin i nie ma ewidencji godzin, a miarą pracy są wykonane zadania. Wybór między tymi rozwiązaniami zależy więc od tego, czy firma chce rozliczać obecność, czy efekt. Elastyczne formy organizacji pracy omawiamy także w tekście o elastycznym czasie pracy.
Podsumowanie
Zadaniowy system czasu pracy daje pracownikowi swobodę organizacji dnia, ale nie znosi norm czasu pracy ani prawa do odpoczynku. Pracodawca wprowadza go w regulaminie, układzie lub obwieszczeniu, uzgadnia z pracownikiem czas potrzebny na zadania i odpowiada za to, aby mieściły się one w normach z art. 129 KP.
- Stosuj system tylko tam, gdzie uzasadnia go rodzaj, organizacja lub miejsce pracy.
- Dokumentuj porozumienie co do rozmiaru zadań i weryfikuj je w kolejnych okresach.
- Ewidencjonuj dni pracy, urlopy i nieobecności — zwolnienie dotyczy tylko godzin pracy.