Urlop bezpłatny a zwolnienie ze świadczenia pracy – różnice

Urlop bezpłatny i zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy to dwie sytuacje, w których pracownik nie przychodzi do pracy, a stosunek pracy nadal trwa. Na tym podobieństwa się kończą. Urlop bezpłatny udziela się na wniosek pracownika (art. 174 KP) i oznacza brak wynagrodzenia, przerwę w ubezpieczeniach oraz wyłączenie okresu ze stażu pracy. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy (art. 36² KP) to decyzja pracodawcy w okresie wypowiedzenia, przy której pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

W tym artykule porównujemy oba rozwiązania krok po kroku: podstawę prawną, tryb udzielenia, skutki dla wynagrodzenia, ubezpieczeń, stażu pracy i urlopu wypoczynkowego. Omawiamy też szczególny urlop bezpłatny na pracę u innego pracodawcy z art. 174¹ KP oraz pokazujemy, jak oba okresy ująć w ewidencji czasu pracy i rozliczeniach z ZUS.

Zapamiętaj:

• Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy reguluje art. 36² KP i dotyczy wyłącznie okresu wypowiedzenia — pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
• Urlop bezpłatny (art. 174 KP) wymaga wniosku pracownika, a pracodawca nie ma obowiązku go udzielić.
• Okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze — chyba że chodzi o urlop na pracę u innego pracodawcy z art. 174¹ KP.
• Urlop bezpłatny trwający co najmniej miesiąc proporcjonalnie obniża wymiar urlopu wypoczynkowego (art. 155² KP).

Czym jest urlop bezpłatny według art. 174 KP?

Zgodnie z art. 174 § 1 KP na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Inicjatywa zawsze należy do pracownika. Pracodawca nie może wysłać pracownika na urlop bezpłatny jednostronnie, na przykład z powodu braku zamówień. Może natomiast odmówić udzielenia urlopu i nie musi tej odmowy uzasadniać.

Kodeks nie określa minimalnego ani maksymalnego czasu trwania urlopu bezpłatnego, nie wymaga też podania jego celu. Termin i długość ustalają strony. Jeżeli urlop ma trwać dłużej niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć możliwość odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn (art. 174 § 3 KP). Taki zapis warto umieścić w piśmie udzielającym urlopu, bo bez niego pracodawca nie ma podstawy, by wezwać pracownika do powrotu przed terminem. Gotowy dokument znajdziesz we wzorze wniosku o urlop bezpłatny.

Urlop bezpłatny na pracę u innego pracodawcy (art. 174¹ KP)

Odrębną odmianą jest urlop bezpłatny udzielany w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. Tu inicjatywa wychodzi zwykle od pracodawców, a pracownik musi wyrazić zgodę w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 174¹ § 1 KP). Okres urlopu określa porozumienie zawarte między pracodawcami. Najważniejsza różnica dotyczy stażu: okres takiego urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy (art. 174¹ § 2 KP).

Czym jest zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy (art. 36² KP)?

Art. 36² KP stanowi, że w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Przepis ma więc wąski zakres: dotyczy tylko okresu wypowiedzenia, niezależnie od tego, która strona wypowiedziała umowę.

Decyzja należy do pracodawcy i nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca stosuje ją zwykle wtedy, gdy obecność odchodzącej osoby jest niepożądana — przy dostępie do danych klientów, w zespołach sprzedaży albo przy konflikcie. Pracownik pozostaje zatrudniony, podlega ubezpieczeniom, a okres ten wlicza się do jego stażu pracy.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy warto odróżnić od urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia. Zgodnie z art. 167¹ KP pracownik jest obowiązany wykorzystać urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu go w okresie wypowiedzenia. Pracodawca może więc najpierw udzielić zaległego i bieżącego urlopu, a dopiero na pozostały czas zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Unika w ten sposób wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Urlop bezpłatny a zwolnienie ze świadczenia pracy — porównanie

Jak urlop bezpłatny wpływa na staż pracy i urlop wypoczynkowy?

Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 § 2 KP). Dotyczy to między innymi stażu, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia, dodatek stażowy czy nagroda jubileuszowa. Przepis nie ma zastosowania, gdy przepisy szczególne stanowią inaczej (art. 174 § 4 KP) — przykładem jest właśnie urlop na pracę u innego pracodawcy.

Urlop bezpłatny obniża też wymiar urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik wraca do pracy. Zgodnie z art. 155² § 1 pkt 1 KP pracownikowi powracającemu po urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej 1 miesiąc przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca roku. Jeżeli urlop bezpłatny przypadł po nabyciu prawa do urlopu w danym roku, wymiar ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że pracownik wykorzystał już urlop w należnym lub wyższym wymiarze (art. 155² § 2 KP).

Przykład: pracownik z prawem do 26 dni urlopu przebywał na urlopie bezpłatnym od 1 marca do 31 maja, czyli 3 pełne miesiące. Kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru (art. 155²a KP), więc za 9 miesięcy pracy przysługuje mu 9/12 z 26 dni, czyli 19,5 dnia. Niepełny dzień zaokrągla się w górę (art. 155³ § 1 KP), więc wymiar w tym roku wynosi 20 dni. Szybkie przeliczenie dla konkretnej osoby pokaże kalkulator wymiaru urlopu, a zasady wymiaru opisaliśmy we wpisie o tym, od kiedy przysługuje 26 dni urlopu.

Ubezpieczenia i zasiłki w czasie urlopu bezpłatnego

Za okres urlopu bezpłatnego pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia, więc nie nalicza od niego składek. Urlop bezpłatny jest przerwą w ubezpieczeniu chorobowym. Jeżeli pracownik zachoruje w trakcie urlopu, zasiłek chorobowy nie przysługuje za okres niezdolności do pracy przypadający w czasie urlopu bezpłatnego (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy zasiłkowej).

Pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego traci prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego po upływie 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu (art. 69 ust. 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Przy dłuższym urlopie może ubezpieczyć się dobrowolnie na podstawie umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia (art. 68 ust. 1 tej ustawy), chyba że ma inny tytuł do ubezpieczenia, na przykład jako członek rodziny ubezpieczonego małżonka. O tej konsekwencji warto uprzedzić pracownika już przy rozpatrywaniu wniosku.

Ochrona przed wypowiedzeniem w czasie urlopu

Art. 41 KP zakazuje wypowiedzenia umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Przepis mówi ogólnie o „urlopie pracownika”, więc pracodawca planujący redukcję zatrudnienia powinien uwzględnić osoby przebywające na urlopie bezpłatnym. Zakaz nie obowiązuje w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy (art. 41¹ § 1 KP). Okresy ochronne opisaliśmy szerzej we wpisie o tym, kiedy pracownik jest chroniony przed zwolnieniem.

Jak rozliczyć oba okresy w ewidencji i w ZUS?

Oba okresy trzeba wykazać w ewidencji czasu pracy jako nieobecność, ale innego rodzaju. Urlop bezpłatny to nieobecność usprawiedliwiona niepłatna, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy — nieobecność płatna. Od tego oznaczenia zależą dalsze rozliczenia: wynagrodzenie, składki, wymiar urlopu wypoczynkowego i staż.

1. Przyjmij wniosek pracownika o urlop bezpłatny i potwierdź na piśmie jego termin oraz ewentualną możliwość odwołania (art. 174 § 3 KP).
2. Oznacz dni urlopu bezpłatnego w ewidencji czasu pracy osobnym rodzajem nieobecności.
3. Wykaż przerwę w raporcie imiennym ZUS za dany miesiąc i nie naliczaj składek za okres bez wynagrodzenia.
4. Po powrocie przelicz wymiar urlopu wypoczynkowego, jeśli urlop bezpłatny trwał co najmniej miesiąc.
5. Przy zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy oznacz dni jako płatną nieobecność i nalicz wynagrodzenie oraz składki jak zwykle.

W systemie elektronicznej ewidencji czasu pracy oba rodzaje nieobecności można oznaczyć w kalendarzu pracownika, a raporty pokażą je osobno w zestawieniu miesięcznym. Takie rozdzielenie ułatwia kadrom przeliczenie urlopu i przekazanie danych do programu płacowego.

Kiedy wybrać urlop bezpłatny, a kiedy zwolnienie ze świadczenia pracy?

Oba rozwiązania odpowiadają na różne potrzeby i w praktyce rzadko są alternatywą. Urlop bezpłatny ma sens, gdy pracownik potrzebuje dłuższej przerwy, ale obie strony chcą kontynuować współpracę. Typowe przykłady to wyjazd, opieka nad bliskimi po wyczerpaniu innych uprawnień, nauka albo krótkotrwała praca u innego pracodawcy z grupy kapitałowej — wtedy korzystniejszy jest urlop z art. 174¹ KP. Inne formy nieobecności z powodów rodzinnych, takie jak urlop opiekuńczy, nie zabierają stażu i warto je rozważyć wcześniej.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy stosuje się wyłącznie, gdy umowa została już wypowiedziana. Pracodawca płaci wynagrodzenie, ale zyskuje pewność, że odchodząca osoba nie ma dostępu do bieżących spraw. Przed takim zwolnieniem warto sprawdzić, ile urlopu wypoczynkowego zostało pracownikowi, i najpierw udzielić go na podstawie art. 167¹ KP.

Podsumowanie

Urlop bezpłatny i zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy łączy tylko to, że pracownik nie wykonuje pracy, a umowa trwa. Urlop bezpłatny jest uprawnieniem fakultatywnym na wniosek pracownika: odbiera wynagrodzenie, przerywa ubezpieczenia, nie wlicza się do stażu i obniża urlop wypoczynkowy. Zwolnienie z art. 36² KP to narzędzie pracodawcy na okres wypowiedzenia, które zachowuje wynagrodzenie i wszystkie uprawnienia pracownika.

• Powołuj się na właściwe przepisy: art. 174 i 174¹ KP przy urlopie bezpłatnym, art. 36² KP przy zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy.
• Uprzedź pracownika o utracie prawa do świadczeń zdrowotnych po 30 dniach urlopu bezpłatnego.
• Po powrocie z urlopu bezpłatnego trwającego co najmniej miesiąc przelicz wymiar urlopu wypoczynkowego.