Kary porządkowe to jedyne sankcje, jakie pracodawca może zastosować wobec pracownika za naruszenie porządku i dyscypliny pracy bez rozwiązywania umowy. Kodeks pracy zna tylko trzy takie kary: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Katalog jest zamknięty, a procedura na tyle sformalizowana, że błąd w terminie albo pominięcie wysłuchania wystarcza do uchylenia kary przez sąd. Od 8 lipca 2026 r. stosowanie kar spoza kodeksu grozi przy tym grzywną od 2 000 do 60 000 zł.
W tym artykule wyjaśniamy, za jakie naruszenia przysługuje która kara i jak obliczyć maksymalną karę pieniężną przy stawkach z 2026 roku. Pokazujemy też, jak krok po kroku przeprowadzić procedurę, żeby obroniła się w razie sprzeciwu, oraz jakie praktyki są w firmach częste, choć niezgodne z prawem.
W skrócie
Pracodawca może ukarać pracownika wyłącznie upomnieniem, naganą albo karą pieniężną (art. 108 KP). Karę pieniężną wolno nałożyć tylko za naruszenia BHP i przepisów przeciwpożarowych, nieusprawiedliwione opuszczenie pracy oraz alkohol, nigdy za samo spóźnienie. Kara musi zapaść w ciągu 2 tygodni od dowiedzenia się o naruszeniu i 3 miesięcy od jego popełnienia, po wysłuchaniu pracownika. Pracownik ma 7 dni na sprzeciw, a po roku nienagannej pracy kara ulega zatarciu.
Podstawa prawna
- art. 108 KP — rodzaje kar porządkowych i limity kary pieniężnej
- art. 109–111 KP — terminy, wysłuchanie pracownika, zawiadomienie o karze
- art. 112–113 KP — sprzeciw, odwołanie do sądu pracy i zatarcie kary
- art. 87 § 1 pkt 4 i art. 87¹ § 1 pkt 3 KP — potrącenie kary pieniężnej i kwota wolna od potrąceń
- § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. — jednodniowe wynagrodzenie liczone jak ekwiwalent za urlop
- art. 281 § 1 pkt 4 KP — wykroczenie polegające na stosowaniu kar spoza katalogu
Stan prawny na: 8 października 2026 r.
Zapamiętaj:
- Kodeks pracy przewiduje tylko upomnienie, naganę i karę pieniężną. Każda inna „kara” jest wykroczeniem pracodawcy.
- Za spóźnienie albo nieodbicie karty można dać upomnienie lub naganę, ale nie karę pieniężną.
- Kara pieniężna za jedno przewinienie nie przekroczy jednodniowego wynagrodzenia, a wszystkie kary — 1/10 pensji do wypłaty.
- Bez wysłuchania pracownika i pisemnego zawiadomienia kara nie obroni się przed sądem.
Czym jest odpowiedzialność porządkowa pracownika?
Odpowiedzialność porządkowa to reakcja pracodawcy na naruszenie zasad organizacji pracy, która nie zrywa stosunku pracy, lecz ma dyscyplinować na przyszłość. Regulują ją art. 108–113 Kodeksu pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245). Przepisy dotyczą wyłącznie pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
Kary porządkowe nie obejmują zleceniobiorców ani współpracowników B2B. Wobec nich działają tylko instrumenty cywilnoprawne, na przykład kary umowne zapisane w umowie. Firmy z mieszanym personelem często stosują jeden regulamin wobec wszystkich, co w części dotyczącej kar jest po prostu nieskuteczne.
Za jakie naruszenia można ukarać upomnieniem lub naganą?
Upomnienie i nagana przysługują za cztery grupy naruszeń z art. 108 § 1 KP: organizacji i porządku pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych oraz przyjętego sposobu potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności. Ta ostatnia grupa jest najbliższa codziennej pracy kadr. Mieszczą się w niej spóźnienia, nieodbijanie karty, podpisywanie listy obecności za kolegę czy niezawiadomienie przełożonego o nieobecności w terminie.
Sposób potwierdzania obecności powinien wynikać z regulaminu pracy, który musi go określać zgodnie z art. 104¹ § 1 pkt 9 KP. O samych spóźnieniach piszemy szerzej w artykule o spóźnieniach do pracy w świetle Kodeksu pracy.
Przepisy nie mówią, kiedy wybrać upomnienie, a kiedy naganę. Nagana jest surowsza i zwykle stosuje się ją przy powtarzających się albo poważniejszych przewinieniach. Pracodawca musi przy tym uwzględnić rodzaj naruszenia, stopień winy i dotychczasowy stosunek pracownika do pracy (art. 111 KP).
| Rodzaj naruszenia | Upomnienie / nagana | Kara pieniężna |
|---|---|---|
| Spóźnienie, nieodbicie karty, brak podpisu na liście obecności | tak | nie |
| Niezawiadomienie o nieobecności w terminie | tak | nie |
| Naruszenie organizacji i porządku pracy | tak | nie |
| Naruszenie przepisów BHP lub przeciwpożarowych | tak | tak |
| Nieusprawiedliwione opuszczenie pracy lub nieobecność | tak | tak |
| Praca w stanie nietrzeźwości, po użyciu alkoholu, picie w pracy | tak | tak |
Kiedy pracodawca może nałożyć karę pieniężną?
Kara pieniężna jest dopuszczalna tylko za naruszenia wymienione w art. 108 § 2 KP. Są to nieprzestrzeganie przepisów BHP lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia oraz stawienie się do pracy po alkoholu lub środku działającym podobnie, a także ich spożywanie w czasie pracy. Przepis używa słowa „również”, więc za te same przewinienia można zamiast tego zastosować upomnienie albo naganę.
Za jedno przewinienie wolno nałożyć tylko jedną karę, więc nagana i kara pieniężna za to samo zdarzenie się wykluczają. Kary pieniężnej nie stosuje się za spóźnienia ani błędy w potwierdzaniu obecności, nawet jeśli regulamin stanowi inaczej. Takie postanowienie regulaminu jest sprzeczne z Kodeksem pracy i nieważne.
Najczęściej kara pieniężna pojawia się po kontroli trzeźwości i przy nieusprawiedliwionej nieobecności. Zasady kontroli opisujemy w artykule o badaniu trzeźwości pracowników, a ocenę, czy nieobecność była usprawiedliwiona — w tekście o usprawiedliwianiu nieobecności.
Jak obliczyć maksymalną wysokość kary pieniężnej?
Kodeks pracy wprowadza trzy ograniczenia kary pieniężnej, które trzeba sprawdzić łącznie. Po pierwsze, za jedno przekroczenie i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności kara nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia. Po drugie, wszystkie kary łącznie nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia do wypłaty, liczonego po składkach, zaliczce na podatek, PPK, egzekucjach i zaliczkach (art. 108 § 3 w zw. z art. 87 § 1 KP).
Po trzecie, przy potrącaniu kar wolne jest 90 % minimalnego wynagrodzenia netto (art. 87¹ § 1 pkt 3 KP). Według zestawienia Poradnika Przedsiębiorcy w 2026 roku to 3 245,27 zł przy pełnym etacie, podstawowych kosztach uzyskania przychodu, bez PPK i z kwotą zmniejszającą podatek. Przy niepełnym etacie kwota maleje proporcjonalnie.
Jak ustalić jednodniowe wynagrodzenie?
Jednodniowe wynagrodzenie liczy się jak ekwiwalent za urlop, co wynika z § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. Stałe składniki przyjmuje się w wysokości z miesiąca ukarania, a zmienne uśrednia z trzech poprzednich miesięcy. Sumę dzieli się przez współczynnik, który dla pełnego etatu wynosi w 2026 roku 20,92, co podaje m.in. Kadry.infor.pl.
Przykład wyliczenia
Pracownik zarabia 6 000 zł brutto stałej pensji i opuścił pracę bez usprawiedliwienia przez dwa dni. Jego jednodniowe wynagrodzenie to 286,81 zł, więc za dwa dni kara mogłaby wynieść 573,62 zł. Załóżmy, że po składkach, zaliczce na PIT i odliczeniu nieprzepracowanych dni do wypłaty zostaje 4 000 zł netto. Limit łączny wynosi wtedy 400 zł i to on rozstrzyga o wysokości kary.
| Krok | Wyliczenie | Wynik |
|---|---|---|
| Jednodniowe wynagrodzenie | 6 000 zł : 20,92 | 286,81 zł |
| Limit za 2 dni nieobecności | 2 × 286,81 zł | 573,62 zł |
| Limit łączny (1/10 pensji do wypłaty) | 4 000 zł × 10 % | 400,00 zł |
| Kontrola kwoty wolnej | 4 000 zł − 400 zł ≥ 3 245,27 zł | spełniona |
| Maksymalna kara | niższa z kwot | 400,00 zł |
Potrącenie kary nie wymaga zgody pracownika, bo art. 87 § 1 pkt 4 KP wymienia ją wśród należności potrącanych z mocy prawa. Wpływy z kar trzeba przeznaczyć na poprawę warunków BHP (art. 108 § 4 KP), więc nie mogą zasilać budżetu firmy ani funduszu premiowego.
Jakie terminy obowiązują przy nakładaniu kary?
Art. 109 § 1 KP wyznacza dwa terminy, które biegną równolegle. Kary nie można zastosować po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu ani po 3 miesiącach od dnia, w którym pracownik się go dopuścił.
Dwutygodniowy termin nie biegnie, gdy pracownik jest nieobecny i nie można go wysłuchać, na przykład podczas zwolnienia lekarskiego (art. 109 § 3 KP). Zawieszenie nie dotyczy jednak terminu trzymiesięcznego. Długie zwolnienie może więc sprawić, że ukaranie stanie się niemożliwe.
O naruszeniu wie pracodawca, czyli w praktyce osoba działająca w jego imieniu albo bezpośredni przełożony, który powinien od razu przekazać informację dalej. Czy warto czekać z decyzją do końca miesiąca, aż kadry zbiorą zdarzenia z ewidencji? Nie, bo to jedna z najczęstszych przyczyn przekroczenia terminu.
Jak wygląda procedura nałożenia kary krok po kroku?
Procedura z art. 109 i 110 KP ma kilka etapów, a pominięcie któregokolwiek daje pracownikowi podstawę do sprzeciwu.
- Ustalenie faktów. Zbierz dowody: zapisy z ewidencji czasu pracy, notatkę przełożonego, protokół kontroli trzeźwości. Zapisz datę, w której dowiedziałeś się o naruszeniu.
- Wysłuchanie pracownika. Daj realną możliwość złożenia wyjaśnień, ustnie lub na piśmie, zanim zapadnie decyzja. Sporządź notatkę z wysłuchania.
- Wybór kary. Uwzględnij rodzaj naruszenia, stopień winy i dotychczasowy stosunek do pracy.
- Pisemne zawiadomienie. Doręcz pracownikowi zawiadomienie z elementami wymaganymi przez art. 110 KP.
- Akta osobowe. Odpis zawiadomienia umieść w części D akt, w wydzielonej części dla tej kary.
- Kalendarz. Zanotuj termin na sprzeciw, na jego rozpatrzenie i datę zatarcia kary.
Na czym polega wysłuchanie pracownika?
Kara może zapaść tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika (art. 109 § 2 KP). W wyroku z 16 czerwca 1999 r. (I PKN 114/99), omawianym przez Poradnik Przedsiębiorcy, Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca nie może ograniczyć prawa do ustnych wyjaśnień. Jeśli jednak pracownik nie przyjdzie w wyznaczonym terminie albo sam wybierze formę pisemną, kara może zapaść bez rozmowy.
Wysłuchanie musi być rzeczywiste. Wręczenie gotowego zawiadomienia zaraz po rozmowie sugeruje, że decyzja zapadła wcześniej, i często pojawia się jako argument w sprzeciwach.
Co musi zawierać zawiadomienie o karze porządkowej?
Zawiadomienie z art. 110 KP musi wskazywać rodzaj naruszenia obowiązków, datę jego popełnienia oraz informację o prawie do sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Przepis wymaga formy pisemnej, więc zwykły e-mail nie wystarczy, choć wiele innych informacji kadrowych można dziś przekazywać elektronicznie.
Formę pisemną zastępuje dokument z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, równoważny jej zgodnie z art. 78¹ Kodeksu cywilnego. Odpis przechowuje się w części D akt osobowych, a rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2026 poz. 474) wymaga, by każda kara miała własną część: D1, D2 i kolejne. Więcej o aktach piszemy w tekście o dokumentacji pracowniczej w 2026 roku.
Jak pracownik może zakwestionować karę?
Pracownik może w ciągu 7 dni od zawiadomienia wnieść sprzeciw, jeśli uważa, że kara naruszyła przepisy (art. 112 § 1 KP). Pracodawca decyduje o nim po rozpatrzeniu stanowiska zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracownika. Brak odrzucenia sprzeciwu w ciągu 14 dni oznacza jego uwzględnienie.
Po odrzuceniu sprzeciwu pracownik ma 14 dni na pozew do sądu pracy o uchylenie kary. Gdy sprzeciw zostanie uwzględniony albo sąd uchyli karę pieniężną, pracodawca zwraca potrąconą kwotę (art. 112 § 3 KP). Karę uważa się za niebyłą po roku nienagannej pracy, a pracodawca może ją zatrzeć wcześniej (art. 113 KP).
| Etap | Termin | Kto działa |
|---|---|---|
| Nałożenie kary | 2 tygodnie od powzięcia wiadomości, maks. 3 miesiące od naruszenia | pracodawca |
| Sprzeciw | 7 dni od zawiadomienia | pracownik |
| Rozpatrzenie sprzeciwu | 14 dni (milczenie = uwzględnienie) | pracodawca |
| Pozew do sądu pracy | 14 dni od odrzucenia sprzeciwu | pracownik |
| Zatarcie kary | po roku nienagannej pracy | z mocy prawa |
Czy kara porządkowa wyklucza zwolnienie pracownika?
Nie wyklucza. W uchwale z 27 czerwca 1985 r. (III PZP 10/85) Sąd Najwyższy przyjął, że ukaranie nie przeszkadza uznać tego samego przewinienia za przyczynę wypowiedzenia, jeśli jego waga jest znaczna. Wypowiedzenie nie jest bowiem sankcją porządkową. Linię tę potwierdził SN w postanowieniu z 12 grudnia 2023 r. (III PSK 111/22), co omawia Rzeczpospolita.
Seria udokumentowanych kar pomaga później wykazać, że przyczyna wypowiedzenia jest rzeczywista i konkretna. Przy najcięższych naruszeniach, takich jak praca po alkoholu, pracodawca może od razu sięgnąć po tryb z art. 52 KP, opisany w przewodniku po zwolnieniu dyscyplinarnym.
Jakie praktyki są niezgodne z przepisami o karach?
Stosowanie kar innych niż kodeksowe jest wykroczeniem z art. 281 § 1 pkt 4 KP. Od 8 lipca 2026 r. grozi za nie grzywna od 2 000 do 60 000 zł, a inspektor pracy może nałożyć mandat do 5 000 zł, przy trzecim wykroczeniu w ciągu dwóch lat do 10 000 zł. Zmiany opisujemy w tekście o kontrolach PIP i wyższych karach w 2026 roku. Najczęstsze nieprawidłowości to:
- potrącenia za spóźnienia — stała kwota za każde spóźnienie albo pełny kwadrans za trzy minuty; wolno nie zapłacić tylko za czas faktycznie nieprzepracowany,
- kary pieniężne za błędy lub niewykonanie normy — na to są odpowiedzialność materialna, ocena, premia i ostatecznie wypowiedzenie,
- przekroczenie limitów — kara wyższa od dniówki albo suma kar ponad 1/10 pensji do wypłaty,
- kary nakładane po zamknięciu miesiąca — gdy minęły 2 tygodnie od dnia, w którym przełożony wiedział o naruszeniu,
- ustna „nagana” na zebraniu — bez wysłuchania i pisemnego zawiadomienia nie jest karą porządkową.
Jak ewidencja czasu pracy pomaga udokumentować naruszenie?
Większość kar dotyczy naruszeń widocznych w ewidencji czasu pracy: spóźnień, wcześniejszych wyjść, nieobecności i brakujących odbić. Zapisy z dokładnością do minuty są podstawowym dowodem w razie sprzeciwu. Muszą jednak pokazywać rzeczywiste godziny, o czym piszemy w tekście o zaokrąglaniu czasu pracy.
Liczy się też czas reakcji, bo dwutygodniowy termin biegnie od dnia, w którym przełożony dowiedział się o naruszeniu. Elektroniczna ewidencja czasu pracy, na przykład w RCPonline, pokazuje spóźnienia i braki odbić na bieżąco, więc wysłuchanie można przeprowadzić przed upływem terminu.
Trzeci element to regulamin pracy, który według art. 104¹ § 2 KP musi informować o karach porządkowych. Bez jasnych reguł potwierdzania obecności trudno zarzucić pracownikowi, że je naruszył. Jak przygotować taki dokument, wyjaśniamy w artykule o regulaminie pracy.
Podsumowanie
Kary porządkowe mają wąski, precyzyjnie opisany zakres. Pracodawca może stosować tylko upomnienie, naganę i karę pieniężną, a tę ostatnią wyłącznie za naruszenia BHP, nieusprawiedliwione opuszczenie pracy i alkohol. Każda kara wymaga dochowania dwóch terminów, wysłuchania pracownika i pisemnego zawiadomienia z pouczeniem o sprzeciwie. Kara pieniężna podlega limitowi dniówki, limitowi 1/10 pensji do wypłaty i kwocie wolnej, która w 2026 roku wynosi 3 245,27 zł przy pełnym etacie.
Jeśli w Twojej firmie funkcjonują potrącenia za spóźnienia albo regulamin z sankcjami spoza Kodeksu pracy, przejrzyj go teraz, bo od lipca 2026 roku grożą za to wyższe grzywny. Ustal też jedną ścieżkę zgłaszania naruszeń do kadr i wzór zawiadomienia o karze, żeby procedura nie zależała od pamięci pojedynczego przełożonego.