Dokumentacja pracownicza to obowiązek każdego pracodawcy, a jej zakres, podział akt osobowych i okresy przechowywania wyznaczają Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. W 2026 r. doszły do tego nowe elementy: od 27 stycznia wiele wniosków pracowniczych można składać w postaci elektronicznej, od 8 lipca inspektor pracy może prowadzić kontrolę zdalnie, a grzywny za uchybienia w dokumentacji wzrosły do 60 000 zł.
Poniżej wyjaśniamy, co wchodzi w skład akt osobowych, jak długo trzeba je przechowywać, które dokumenty można w 2026 r. zniszczyć i jakie zmiany w przepisach wpływają na codzienną pracę działu kadr.
W skrócie
Akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla zatrudnionych w latach 1999–2018 okres wynosi 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS raporty ZUS RIA i oświadczenie ZUS OSW. Akta dzieli się na części A–E. Za nieprowadzenie lub nieprzechowywanie dokumentacji grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6–7 KP).
Podstawa prawna
- art. 94 pkt 9a–9b i art. 944 KP — obowiązek prowadzenia dokumentacji i okres jej przechowywania
- rozporządzenie MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474) — podział akt osobowych na części A–E
- art. 281 § 1 pkt 6–7 KP — grzywna za nieprowadzenie, nieprzechowywanie lub narażenie dokumentacji na zniszczenie
- ustawa z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2026 poz. 25) — wnioski pracownicze w postaci papierowej lub elektronicznej od 27 stycznia 2026 r.
- art. 3021 KP — wliczanie umów zlecenia i działalności gospodarczej do okresu zatrudnienia
Stan prawny na: 29 września 2026 r.
Czym jest dokumentacja pracownicza i co wchodzi w jej skład?
Dokumentacja pracownicza to poufny zbiór informacji i dokumentów powiązanych ze stosunkiem pracy, który każdy pracodawca ma prawny obowiązek rzetelnie prowadzić. Jej szczegółowe ramy określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
System ten opiera się na dwóch głównych filarach:
- Akta osobowe pracownika (uporządkowane w specjalnych teczkach).
- Dokumenty powiązane ze stosunkiem pracy (poza aktami). Do tej grupy zaliczamy dokumentację ewidencjonowania czasu pracy (nadgodziny, dyżury), wnioski urlopowe, listy wypłaconego wynagrodzenia czy ewidencję odzieży roboczej. To właśnie tutaj systemy takie jak RCPonline odgrywają kluczową rolę, automatyzując zbiór danych o czasie pracy.
Podział akt osobowych – od części A do E
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, akta osobowe każdego pracownika muszą być podzielone na pięć wyodrębnionych części. Wszystkie wpięte tam dokumenty muszą być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym:
- Część A: Gromadzi oświadczenia i dokumenty zebrane w procesie rekrutacji oraz skierowania i orzeczenia lekarskie z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.
- Część B: Zawiera dokumenty związane z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, zakres obowiązków, szkolenia BHP, wnioski o pracę hybrydową).
- Część C: Obejmuje dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenia, kopie świadectwa pracy).
- Część D: Przeznaczona na dokumenty związane z nałożonymi na pracownika karami porządkowymi.
- Część E: Zawiera informacje dotyczące przeprowadzonych kontroli trzeźwości lub badań na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
Więcej na temat prawidłowej ewidencji czasu pracy przeczytasz w tym artykule.
Ile czasu trzeba przechowywać dokumenty pracownicze?
To, jak długo musisz archiwizować teczki, zależy bezpośrednio od daty zawarcia umowy o pracę. Pomimo postępującej cyfryzacji, w 2026 roku działy HR muszą operować w trzech równoległych reżimach czasowych.
Tabela 1. Okresy przechowywania akt osobowych
| Data nawiązania stosunku pracy | Ustawowy okres przechowywania | Warunki dodatkowe i wyjątki |
|---|---|---|
| Przed 1 stycznia 1999 r. | 50 lat | Brak możliwości skrócenia tego terminu z mocy prawa. |
| 1999 r. – 2018 r. | 50 lat (z opcją skrócenia do 10 lat) | Skrócenie możliwe po wysłaniu do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA oraz oświadczenia ZUS OSW. |
| Od 1 stycznia 2019 r. | 10 lat | Liczone od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. |
Ważne: Jeśli dokumentacja może być dowodem w postępowaniu, w którym pracodawca jest stroną, przechowuje się ją do prawomocnego zakończenia postępowania (nie krócej niż przez okres podstawowy). Gdy pracodawca tylko powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania wydłuża się o 12 miesięcy (art. 944 KP).
Wielkie sprzątanie 2026: Jakie dokumenty można bezpiecznie zniszczyć?
Kwiecień to doskonały moment na wiosenne porządki w archiwach. Należy jednak precyzyjnie wyliczyć upływ okresów przedawnienia (liczonych na koniec roku kalendarzowego).
W 2026 roku możesz legalnie zniszczyć m.in.:
- Dokumentację księgową z 2019 r.: Faktury, księgi rachunkowe i deklaracje (5-letni okres dla podatków z 2019 r. upłynął 31.12.2025 r.).
- Akta osobowe z 2015 r.: Dla umów, które spełniły warunek 10-letniej retencji (po złożeniu raportów skracających).
- Uwaga na dokumentację czasu pracy: ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się ją przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, więc ewidencji z 2022 r. nie wolno niszczyć tylko dlatego, że minęły 3 lata.
- Dokumenty kandydatów, których nie zatrudniono: RODO nie wyznacza sztywnego terminu – dane usuwa się po zakończeniu rekrutacji, chyba że kandydat zgodził się na ich wykorzystanie w przyszłych naborach albo są potrzebne do obrony przed roszczeniami.
Kary od PIP i zasady niszczenia danych (Norma DIN 66399)
Niezależnie czy prowadzisz akta na papierze, czy elektronicznie, ponosisz pełną odpowiedzialność za ich poufność i integralność. Pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 zł do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 7 KP, kwoty od 8 lipca 2026 r.). Grzywnę w tej wysokości orzeka sąd na wniosek PIP, a inspektor pracy może nałożyć mandat do 5000 zł (do 10 000 zł przy trzecim wykroczeniu w ciągu 2 lat).
Co więcej, "śmieciarka to ulubiony sklep złodzieja tożsamości". Wyrzucanie starych pendrive'ów czy teczek z danymi PESEL do kosza to rażące naruszenie RODO. Niszczenie musi być nieodwracalne (rekomendowana klasa DIN 66399 P-3 lub wyższa), a proces powinien zakończyć się certyfikatem utylizacji.
Zmiany od 27 stycznia 2026 r.: Cyfrowa e-dokumentacja to standard
Ustawa z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2026 poz. 25), obowiązująca od 27 stycznia 2026 r., zastąpiła wymóg „na piśmie” lub „pisemnego wniosku” sformułowaniem „w postaci papierowej lub elektronicznej” w kilkunastu przepisach Kodeksu pracy – przede wszystkim przy wnioskach pracowników dotyczących czasu pracy i urlopu bezpłatnego.
Dzięki temu w formie e-dokumentów można już obsługiwać:
- Wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy i o stosowanie wybranych systemów czasu pracy (art. 142–144 i art. 150 § 5 KP).
- Wnioski o odpracowanie wyjścia prywatnego (art. 151 § 21) i o czas wolny za nadgodziny (art. 1512 § 1).
- Wniosek o urlop bezpłatny (art. 174 § 1) oraz informację o wprowadzeniu monitoringu (art. 222 § 8).
Aby jednak dokument elektroniczny był ważny, system musi gwarantować jednoznaczną identyfikację pracownika (np. przez bezpieczny profil w HRMS lub weryfikowalny e-mail). Pamiętaj: wypowiedzenia umów wciąż wymagają tradycyjnego podpisu własnoręcznego lub kwalifikowanego.
Więcej na temat cyfrowej dokumentacji przeczytasz w tym artykule.
PREZENT: Darmowy e-book "Akta osobowe 2.0: Przejście na Elektroniczną Dokumentację (e-Akta)"
Cyfryzacja kadr to dziś nie tylko wymóg prawny, ale i ogromne ułatwienie codziennej pracy. Zastanawiasz się, od czego zacząć przenoszenie ton papierowych teczek do bezpiecznej, cyfrowej chmury? Przygotowaliśmy dla Ciebie kompleksowy poradnik!
Wejdź na stronę https://rcponline.pl/ebook-akta-osobowe, pobierz nasz darmowy e-book i dowiedz się, jak krok po kroku, w pełni legalnie wdrożyć e-Teczki w swojej organizacji!
Zdalne kontrole PIP a elektroniczna ewidencja czasu pracy
Od 8 lipca 2026 r. inspektor pracy może w uzasadnionych przypadkach przeprowadzić kontrolę lub jej część zdalnie – za pośrednictwem poczty albo środków komunikacji elektronicznej (art. 26 ust. 5–8 ustawy o PIP, dodane ustawą z 11 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 473). W takiej kontroli inspektor żąda przesłania ewidencji czasu pracy i innych dokumentów, dlatego szybki eksport danych z systemu (PDF, CSV) realnie skraca kontrolę. Dlatego cyfryzacja ewidencji i grafików to dziś absolutny fundament compliance.
Nowe zasady naliczania stażu pracy
Od 1 stycznia 2026 r. (u pracodawców spoza sektora finansów publicznych – od 1 maja 2026 r.) obowiązuje art. 3021 KP, który wpływa na ustalanie wymiaru urlopu (26 dni) oraz okresów wypowiedzenia. Do stażu pracy wlicza się teraz:
- Okresy prowadzenia działalności gospodarczej (B2B).
- Pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenia).
- Udokumentowaną pracę zarobkową za granicą wykonywaną na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 3021 § 7 KP).
Dla sektora prywatnego 24-miesięczny termin na dostarczenie dokumentów (np. zaświadczeń z ZUS) biegnie od 1 maja 2026 r. Kadry muszą przygotować się na masowe aktualizacje budżetów urlopowych.
Jawność płac 2026. Koniec tajemnicy wynagrodzeń
Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują przepisy wdrażające część dyrektywy 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń (ustawa z 4 czerwca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 807). Zmieniają przede wszystkim proces rekrutacji.
- Zakaz pytań historycznych: Pracodawca nie może żądać od kandydata informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy (art. 221 § 1 pkt 6 KP).
- Informacja o wynagrodzeniu: Kandydat musi otrzymać informację o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale – w ogłoszeniu, a jeśli jej tam nie ma, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy (art. 183ca KP).
- Brak klauzul poufności: Zakaz zabraniania pracownikom ujawniania wynagrodzenia przewiduje dyrektywa 2023/970 (termin wdrożenia: 7 czerwca 2026 r.). W Kodeksie pracy – według stanu na 29 września 2026 r. – takiego przepisu jeszcze nie ma.
- Gender Pay Gap: Dyrektywa 2023/970 przewiduje raporty o luce płacowej – pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 osób przekażą pierwsze do 7 czerwca 2027 r. (za 2026 r.). Polska ustawa wdrażająca ten obowiązek nie została jeszcze ogłoszona (stan na 29 września 2026 r.).
BHP: progi temperatur od 2027 r. i dokumentacja wypadków
Rozporządzenie MRPiPS z 9 lipca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 927) wprowadza od 11 stycznia 2027 r. maksymalne temperatury pracy: 35°C w pomieszczeniach oraz 32°C przy pracy fizycznej na otwartej przestrzeni. Gdy z powodu warunków atmosferycznych progi te zostaną przekroczone, prac nie wolno wykonywać. Już powyżej 28°C w pomieszczeniu (25°C przy pracy fizycznej i przy pracy na zewnątrz) pracodawca musi zastosować rozwiązania techniczne lub organizacyjne, ustalone po konsultacji z komisją bhp albo przedstawicielami pracowników – warto je udokumentować, także w ewidencji czasu pracy, jeśli zmieniają rozkład pracy. Protokół powypadkowy zespół sporządza nie później niż w ciągu 14 dni od uzyskania zawiadomienia o wypadku.
Podsumowanie
Rok 2026 nie zwiastuje jedynie nowych dat w kalendarzu nowelizacji – to moment ostatecznego przesilenia i pożegnania z erą papieru. Jawność płac, rygorystyczne normy RODO, zdalne kontrole PIP oraz nowe zasady wliczania umów B2B do stażu urlopowego wymuszają na pracodawcach pełną transparentność. Przejście na e-teczki i zautomatyzowane systemy rejestracji czasu pracy przestało być „technologiczną nowinką”, a stało się niezbędną tarczą ochronną biznesu. Przeprowadź audyt zerowy swojego archiwum, zutylizuj przedawnioną makulaturę i wprowadź swoje kadry w bezpieczną, cyfrową rzeczywistość.