ZFŚS 2026: druga rata odpisu do 30 września. Ile i kto płaci?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych to wyodrębniona pula pieniędzy, którą pracodawca gromadzi na osobnym rachunku bankowym i przeznacza wyłącznie na działalność socjalną wobec pracowników, ich rodzin oraz byłych pracowników. Ustawa z 4 marca 1994 r. wyznacza w każdym roku kalendarzowym dwa terminy zasilenia funduszu, a drugi z nich — 30 września — zamyka rozliczenie całego rocznego odpisu. W 2026 roku ten termin waży więcej niż zwykle, ponieważ podstawa naliczania wzrosła o ponad 8 procent wobec roku poprzedniego, a od 27 stycznia obowiązuje nowelizacja zmieniająca zasady uzgadniania regulaminu u pracodawców bez organizacji związkowej.

Poniżej znajdziesz wszystko, co trzeba sprawdzić przed końcem września: kto ma obowiązek tworzyć fundusz, ile wynosi odpis podstawowy i każde ze zwiększeń oraz jak policzyć przeciętną liczbę zatrudnionych i skorygować ją na koniec roku. Wyjaśniamy też skutki styczniowej nowelizacji, zasady przyznawania świadczeń bez ryzyka doliczenia składek ZUS oraz sankcje, jakimi dysponują inspektor pracy i związki zawodowe.

Zapamiętaj — najważniejsze w czterech punktach:

• Do 30 września 2026 r. na rachunku funduszu musi znaleźć się równowartość całego rocznego odpisu wraz ze zwiększeniami, a nie tylko brakująca część odpisu podstawowego.
• Podstawą naliczania jest przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 r., czyli 7848,60 zł. Odpis podstawowy wynosi 2943,23 zł na jednego zatrudnionego.
• Termin majowy obejmował wyłącznie 75% odpisów podstawowych. Zwiększenia fakultatywne mają tylko jeden termin — wrześniowy.
• Za niewykonanie przepisów ustawy grozi kara grzywny orzekana na wniosek PIP, a związki zawodowe mogą pozwać pracodawcę o przekazanie należnych środków.

Kto musi tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2026 roku?

Obowiązek zależy od stanu zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku, liczonego w przeliczeniu na pełne etaty. Zgodnie z art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przy zatrudnieniu od 20 do 49 etatów fundusz powstaje wyłącznie na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą go bez względu na liczbę zatrudnionych.

Ustawa mówi o etatach, nie o osobach, i to rozróżnienie przesądza o wyniku. Firma zatrudniająca 60 osób, z czego 20 na połowie etatu, ma dokładnie 50 pełnych etatów i mieści się w progu. Przy niepełnych wymiarach pomoże tabela w artykule o tym, ile godzin ma etat pełny, 3/4 i 1/2.

Pracodawcy poniżej progu mają wybór: mogą utworzyć fundusz dobrowolnie, wypłacać świadczenie urlopowe albo zrezygnować z obu rozwiązań. Świadczenie urlopowe przysługuje raz w roku pracownikowi korzystającemu z urlopu w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, nie może przekroczyć odpisu podstawowego i nie podlega składkom na ubezpieczenie społeczne.

Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2026 roku?

Podstawę naliczania stanowi kwota 7848,60 zł — tyle wyniosło przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 r., ogłoszone obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2026 r. Ustawa nakazuje przyjąć wyższą z dwóch wartości: wynagrodzenia za cały rok poprzedni albo za jego drugie półrocze. Wygrało drugie półrocze, bo za cały 2025 rok przeciętne wynagrodzenie wyniosło 7770,04 zł.

Odpis podstawowy wzrósł w skali roku o niecałe 220 zł na osobę, bo w 2025 r. wynosił 2723,40 zł. Dla zakładu zatrudniającego 200 osób to około 44 tysiące złotych dodatkowego obciążenia kosztów. Stawka 50% dotyczy wyłącznie stanowisk kwalifikowanych zgodnie z przepisami o emeryturach pomostowych, a nie subiektywnie ocenianej uciążliwości — zasady klasyfikacji opisuje wpis o tym, czym jest praca w szczególnych warunkach. Stawki dla uczniów zawodu warto zestawić z zasadami zatrudniania pracowników młodocianych. Powyższych przepisów nie stosuje się do uczelni publicznych ani do nauczycieli objętych Kartą Nauczyciela.

Do kiedy trzeba przelać drugą ratę odpisu?

Art. 6 ust. 2 ustawy formułuje termin jednoznacznie: równowartość odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu do 30 września tego roku, z tym że do 31 maja przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych. W 2026 roku 30 września wypada w środę, więc nie działa tu przesunięcie na kolejny dzień roboczy.

Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu wrześniowej wpłaty jako „pozostałych 25 procent". Majowy limit obejmował wyłącznie odpisy podstawowe z art. 5 ust. 1–3: na pracowników w warunkach normalnych, w szczególnych warunkach oraz na młodocianych. Zwiększenia fakultatywne nie miały terminu majowego w ogóle, więc cała ich wartość musi trafić na rachunek do 30 września.

Środki gromadzi się na odrębnym rachunku bankowym i co do zasady nie podlegają one egzekucji. Obowiązek osobnego rachunku i terminów z art. 6 ust. 2 nie dotyczy pracodawców poniżej 50 etatów, którzy tworzą fundusz dobrowolnie.

Jak ustalić przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych?

Odpis nalicza się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, a sposób jej ustalania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 9 marca 2009 r. (Dz.U. nr 43, poz. 349). Pracodawca wylicza najpierw przeciętne zatrudnienie w każdym miesiącu roku, sumuje dwanaście wyników i dzieli sumę przez dwanaście. W rachunku uwzględnia się pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełne etaty.

Do wyliczenia zatrudnienia w pojedynczym miesiącu stosuje się jedną z trzech metod statystycznych:

1. Średnia arytmetyczna — suma stanów dziennych podzielona przez liczbę dni w miesiącu. Metoda najdokładniejsza, zalecana przy dużej rotacji.
2. Metoda uproszczona — suma stanu z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca podzielona przez dwa. Sprawdza się przy stabilnym zatrudnieniu.
3. Średnia chronologiczna — połowa stanu z pierwszego dnia, pełny stan z piętnastego i połowa stanu z ostatniego dnia, dzielone przez dwa.

W ciągu roku pracodawca operuje liczbą planowaną, bo w maju i we wrześniu nie zna jeszcze faktycznego przebiegu zatrudnienia. Dlatego przepisy przewidują korektę: do 31 grudnia planowaną przeciętną liczbę zatrudnionych trzeba porównać ze stanem rzeczywistym i wyrównać wpłatę. Gdy zatrudnienie w drugim półroczu urosło, na rachunek funduszu trafia dopłata. Gdy spadło, powstaje nadpłata, którą rozlicza się z odpisem kolejnego roku.

Rzetelność wyliczenia zależy wprost od jakości danych kadrowych: dat zatrudnienia i zwolnienia, wymiarów etatu oraz przerw w zatrudnieniu. Firmy prowadzące ewidencję w jednym systemie, na przykład w RCPonline, mają te dane gotowe do wyeksportowania i nie zestawiają ich ręcznie z kilku arkuszy. O wymaganiach wobec dokumentacji piszemy szerzej w tekście o tym, czym jest ewidencja czasu pracy w 2026 roku.

Co zmieniło się w przepisach o ZFŚS od 27 stycznia 2026 roku?

Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25) weszła w życie 27 stycznia 2026 r. W części socjalnej zmiana jest krótka, ale realnie wpływa na procedurę. Ustawodawca zamienił liczbę pojedynczą na mnogą: regulamin funduszu oraz postanowienia o wysokości odpisu lub o nietworzeniu funduszu uzgadnia się teraz „z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów", a nie z jednym przedstawicielem.

Dotyczy to wyłącznie pracodawców, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa. Tam, gdzie związki funkcjonują, tryb uzgodnienia pozostaje bez zmian i wynika z ustawy o związkach zawodowych — temat rozwijamy w przewodniku po prawach związków zawodowych. Nowelizacja nie narzuca liczby przedstawicieli ani trybu ich wyboru, więc decyzja należy do załogi. Praktyka podpowiada, by sposób wyłonienia reprezentacji opisać w samym regulaminie i udokumentować protokołem.

Regulamin uzgodniony z jedną osobą przed 27 stycznia 2026 r. zachowuje moc, bo przepisy nie unieważniły wcześniejszych ustaleń. Nowy standard obowiązuje przy każdej kolejnej zmianie regulaminu.

Jak przyznawać świadczenia, żeby nie doliczyć składek ZUS i podatku?

Art. 8 ust. 1 ustawy uzależnia przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. To tak zwane kryterium socjalne i jest ono warunkiem, a nie zaleceniem. Utrwalone orzecznictwo Sądu Najwyższego przyjmuje, że świadczenia wypłacone bez indywidualnej analizy sytuacji uprawnionego tracą charakter socjalny, a wraz z nim przywileje składkowe. „Każdemu po równo" to najkosztowniejszy sposób podziału funduszu.

Limit zwolnienia podatkowego wynosi 1000 zł na cały rok i obejmuje sumę świadczeń rzeczowych oraz pieniężnych finansowanych w całości z funduszu. Nadwyżkę dolicza się do przychodu ze stosunku pracy. Kwota nie zmieniła się od 2018 roku, gdy płaca minimalna wynosiła 2100 zł brutto wobec 4806 zł w 2026 r. — dysproporcję zakwestionował Rzecznik Praw Obywatelskich, jednak Ministerstwo Finansów podtrzymuje dotychczasowy limit.

Zbieranie danych o sytuacji materialnej wymaga ostrożności wobec RODO. Ustawa dopuszcza pozyskiwanie ich w formie oświadczenia, a pracodawca może żądać udokumentowania w niezbędnym zakresie. Do danych o zdrowiu wolno dopuścić wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem, zobowiązane do tajemnicy. Najpopularniejsze formy wsparcia omawiamy we wpisie o zasadach dofinansowania wypoczynku.

Jakie kary grożą za naruszenie przepisów o funduszu socjalnym?

Art. 12a ustawy przewiduje karę grzywny dla każdego, kto będąc pracodawcą lub osobą odpowiedzialną za wykonywanie przepisów ustawy w jego imieniu, nie wykonuje tych przepisów albo podejmuje działania z nimi sprzeczne. Sprawy rozpoznaje się na wniosek właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie przepisów Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Katalog naruszeń jest szeroki: nieutworzenie funduszu mimo obowiązku, nieprzekazanie odpisu w terminie, wydatkowanie środków niezgodnie z ustawą oraz brak regulaminu uzgodnionego z reprezentacją załogi.

Drugi tor odpowiedzialności prowadzi przez sąd pracy. Art. 8 ust. 3 przyznaje związkom zawodowym prawo wystąpienia z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z ustawą albo o przekazanie należnych środków na fundusz. Uprawnienie przysługuje wyłącznie zakładowym organizacjom związkowym — pojedynczy pracownik takiego roszczenia nie ma. Opóźniona wpłata może więc wrócić do pracodawcy jako pozew, a nie tylko jako mandat.

Kontrola socjalna jest standardowym elementem czynności inspektora: najpierw żądanie regulaminu funduszu, potem zestawienie wyliczonego odpisu z wyciągami z rachunku. Materiały informacyjne PIP warto potraktować jako listę kontrolną przed jego wizytą.

Czy można zrezygnować z tworzenia funduszu w 2027 roku?

Rezygnacja jest możliwa, ale wymaga właściwej formy i terminu. U pracodawców objętych układem zbiorowym pracy postanowienie o nietworzeniu funduszu albo o dowolnym ukształtowaniu wysokości odpisu zamieszcza się w układzie. Jeżeli pracownicy nie są objęci układem, tę samą decyzję może zawierać regulamin wynagradzania, przy czym postanowienia o wysokości odpisu lub o nietworzeniu funduszu wymagają uzgodnienia z reprezentacją załogi. Pracodawcy poniżej 50 etatów, nieobjęci układem i niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, przekazują informację o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego.

Termin styczniowy jest decydujący i nie da się go nadrobić w lutym. Jeżeli planujesz odstąpienie od funduszu w 2027 roku, przygotowania zacznij jeszcze w tym roku. Pamiętaj też, że rezygnacja nie znosi obowiązku rozliczenia funduszu za lata, w których był tworzony — środki niewykorzystane w danym roku przechodzą na rok następny i pozostają związane celem socjalnym.

Wysokość odpisu na 2027 rok nie jest jeszcze znana. Podstawę ogłosi Prezes GUS do 20 lutego 2027 r. i będzie nią przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w 2026 roku albo w jego drugim półroczu — zależnie od tego, która kwota okaże się wyższa. W projekcie budżetu na 2027 rok rząd założył nominalny wzrost płac o 5,9 procent, to jednak prognoza makroekonomiczna, a nie podstawa naliczenia. Ustawodawca kilkakrotnie zamrażał tę podstawę na starszym poziomie, jak w latach 2012–2023.

Podsumowanie

Wrześniowy termin domyka roczne rozliczenie funduszu socjalnego i jest ostatnim momentem na spokojne skorygowanie naliczenia bez ryzyka sporu z inspektorem. O poprawności decydują trzy elementy: podstawa 7848,60 zł, kompletne naliczenie obejmujące zwiększenia fakultatywne oraz rzetelnie ustalona przeciętna liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Czwarty, łatwy do przeoczenia, to grudniowa korekta do stanu faktycznego.

Zanim zamkniesz temat na ten rok, sprawdź trzy rzeczy:

• Czy przelew z 30 września obejmuje całość naliczenia, w tym zwiększenia na osoby z niepełnosprawnością, emerytów i żłobek zakładowy — one nie miały terminu majowego.
• Czy regulamin funduszu odpowiada stanowi prawnemu po 27 stycznia 2026 r., czyli czy przy najbliższej zmianie uzgodnisz go z reprezentacją wybraną przez załogę.
• Czy świadczenia przyznajesz z zastosowaniem kryterium socjalnego i czy masz na to dokumentację — od tego zależy zwolnienie ze składek ZUS i limit 1000 zł w PIT.