Szkolenie BHP to obowiązek pracodawcy, który zaczyna się przed pierwszym dniem pracy i wraca cyklicznie przez cały okres zatrudnienia – w terminach zależnych od stanowiska. Zasady wyznaczają art. 237³ Kodeksu pracy oraz rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Dwie ostatnie zmiany ułatwiły dokumentowanie. Od 12 grudnia 2025 roku odbycie instruktażu można potwierdzić elektronicznie, a od 27 stycznia 2026 roku to samo dotyczy zapoznania się z przepisami BHP. Jednocześnie sprawozdanie Państwowej Inspekcji Pracy za 2025 rok pokazuje, że brak instruktażu albo przeterminowane szkolenie okresowe wciąż należą do typowych ustaleń kontroli.
W tym artykule wyjaśniamy, jakie rodzaje szkoleń BHP przewidują przepisy, kto musi je przejść i jak często trzeba je powtarzać. Pokazujemy też, kiedy pracownik biurowy jest zwolniony ze szkolenia okresowego i które szkolenia można przeprowadzić online. Na koniec omawiamy elektroniczne potwierdzenie szkolenia oraz kary za dopuszczenie do pracy osoby bez przeszkolenia.
W skrócie
Każdy nowy pracownik przechodzi przed dopuszczeniem do pracy szkolenie wstępne: instruktaż ogólny, a na stanowiskach robotniczych i z narażeniem na czynniki szkodliwe – także instruktaż stanowiskowy. Szkolenie okresowe powtarza się co 3 lata na stanowiskach robotniczych (co rok przy pracach szczególnie niebezpiecznych), co 5 lat u kadry kierowniczej i co 6 lat w administracji. Szkolenia odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy, a od grudnia 2025 roku instruktaż można potwierdzić elektronicznie.
Podstawa prawna
- art. 237³ KP — obowiązek szkolenia wstępnego i okresowego, zwolnienie pracowników biurowych, szkolenie w czasie pracy
- art. 237⁴ § 3 KP — potwierdzenie zapoznania się z przepisami BHP w postaci papierowej lub elektronicznej
- art. 67³¹ § 2 i § 3 KP — szkolenie wstępne osoby przyjmowanej do pracy zdalnej
- rozporządzenie z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP — rodzaje szkoleń, terminy, programy, dokumentowanie
- rozporządzenie z 24 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1640) — elektroniczne potwierdzenie instruktażu
- art. 283 § 1 KP — grzywna od 2000 zł do 60 000 zł za nieprzestrzeganie przepisów BHP
Stan prawny na: 4 października 2026 r.
Jakie rodzaje szkoleń BHP przewidują przepisy?
Rozporządzenie dzieli szkolenia BHP na dwie grupy: szkolenie wstępne i szkolenie okresowe (§ 6). Szkolenie wstępne ma formę instruktażu, czyli zajęć trwających co najmniej 2 godziny lekcyjne. Składa się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Szkolenie okresowe ma aktualizować wiedzę i przyjmuje formę zależną od grupy stanowisk – od instruktażu po kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane.
| Rodzaj szkolenia | Kto je przechodzi | Kiedy | Minimalny czas (godz. lekcyjne) |
|---|---|---|---|
| Instruktaż ogólny | nowo zatrudnieni, praktykanci, uczniowie | przed dopuszczeniem do pracy | 3 |
| Instruktaż stanowiskowy | stanowiska robotnicze i z narażeniem na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne | przed dopuszczeniem do pracy na stanowisku | 8 (2 w administracji narażonej na czynniki uciążliwe) |
| Szkolenie okresowe | pracodawcy, kierownicy, robotnicy, kadra inżynieryjno-techniczna, służba BHP, administracja | pierwsze w ciągu 6 lub 12 miesięcy, potem cyklicznie | od 8 do 32 zależnie od grupy |
Minimalne czasy wynikają z ramowych programów w załączniku nr 1 do rozporządzenia, a godzina lekcyjna trwa 45 minut. Na ich podstawie pracodawca opracowuje własne programy dla grup stanowisk. Programy, według których przeszkolił pracowników, musi przechowywać (§ 7). Ogólne zasady BHP w firmie opisujemy w artykule o 10 najważniejszych zasadach BHP.
Kto musi przejść instruktaż ogólny i stanowiskowy?
Instruktaż ogólny przechodzi każdy nowo zatrudniony pracownik, a także student na praktyce i uczeń odbywający praktyczną naukę zawodu (§ 10 rozporządzenia). Prowadzi go pracownik służby BHP albo osoba wykonująca jej zadania. Może to być też pracodawca lub wyznaczony pracownik z aktualnym zaświadczeniem o szkoleniu BHP. Program obejmuje m.in. obowiązki stron w zakresie BHP, zagrożenia w zakładzie, ochronę przeciwpożarową i udzielanie pierwszej pomocy.
Instruktaż stanowiskowy jest węższy i dotyczy konkretnego miejsca pracy. Obowiązkowo przechodzą go osoby zatrudniane na stanowiskach robotniczych i na stanowiskach z narażeniem na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne (§ 11). Dotyczy to także pracowników przenoszonych na takie stanowiska. Pamiętaj o trzech sytuacjach, które kadry często pomijają:
- praca na kilku stanowiskach – instruktaż stanowiskowy przeprowadza się na każdym z nich,
- zmiana warunków na stanowisku – nowa maszyna, nowa substancja albo zmiana procesu technologicznego wymagają ponownego instruktażu,
- sprawdzian na koniec – instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności, który jest podstawą dopuszczenia do pracy.
Szkolenia przed dopuszczeniem do pracy nie trzeba powtarzać, gdy pracownik zawiera kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą i bezpośrednio wraca na to samo stanowisko (art. 237³ § 2 KP). Przerwa między umowami albo zmiana stanowiska oznacza nowe szkolenie wstępne.
Zapamiętaj: instruktaż stanowiskowy prowadzi bezpośredni przełożony albo pracodawca, jeśli mają kwalifikacje, doświadczenie i przeszkolenie z metod prowadzenia instruktażu. Służba BHP nie może go zastąpić, bo instruktaż odbywa się na stanowisku, na którym pracownik będzie zatrudniony.
Jak często trzeba powtarzać szkolenie okresowe BHP?
Częstotliwość szkolenia okresowego zależy od grupy stanowisk i wynika z § 15 rozporządzenia. Kierownik przechodzi pierwsze szkolenie okresowe w ciągu 6 miesięcy od objęcia stanowiska, a pozostali pracownicy w ciągu 12 miesięcy. Kolejne terminy liczy się od daty poprzedniego szkolenia. Warto więc prowadzić rejestr ważności zaświadczeń.
| Grupa stanowisk | Forma | Nie rzadziej niż | Minimalny czas |
|---|---|---|---|
| Stanowiska robotnicze | instruktaż | co 3 lata, przy pracach szczególnie niebezpiecznych co rok | 8 godz. |
| Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami | kurs, seminarium, samokształcenie kierowane | co 5 lat | 16 godz. |
| Pracownicy inżynieryjno-techniczni | kurs, seminarium, samokształcenie kierowane | co 5 lat | 16 godz. |
| Służba BHP | kurs, seminarium, samokształcenie kierowane | co 5 lat | 32 godz. |
| Stanowiska administracyjno-biurowe | kurs, seminarium, samokształcenie kierowane | co 6 lat | 8 godz. |
Szkolenie okresowe kończy się egzaminem przed komisją powołaną przez organizatora, a dowodem jego ukończenia jest zaświadczenie, którego odpis trafia do akt osobowych (§ 16). Z pierwszego szkolenia okresowego zwolnisz osobę, która przyniesie aktualne zaświadczenie od poprzedniego pracodawcy (§ 15 ust. 5). Wystarczy też szkolenie dla innej grupy stanowisk, jeśli jego program obejmował wymagany zakres. Pracodawca może też ustalić częstsze szkolenia po konsultacji z pracownikami, gdy uzasadniają to warunki pracy.
Kiedy pracownik biurowy nie musi mieć szkolenia okresowego?
Pracownik administracyjno-biurowy jest zwolniony ze szkolenia okresowego, gdy przeważająca działalność pracodawcy ma najwyżej trzecią kategorię ryzyka (art. 237³ § 2² KP). Kategorie ryzyka dla rodzajów działalności według PKD zawiera załącznik do rozporządzenia w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Zwolnienie nie działa, jeśli z oceny ryzyka zawodowego wynika, że szkolenie jest potrzebne.
Zwolnienie może też wygasnąć w trakcie zatrudnienia. Gdy firma trafi do wyższej kategorii ryzyka albo nowa ocena ryzyka wykaże potrzebę szkolenia, pracodawca ma 6 miesięcy na przeszkolenie pracowników biurowych (art. 237³ § 2³ i § 2⁴ KP). Zwolnienie dotyczy wyłącznie szkolenia okresowego – instruktaż ogólny każdy nowy pracownik przechodzi i tak.
Ważny wyjątek dotyczy pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67³¹ § 3 KP zwolnienia nie stosuje się do pracownika wykonującego pracę zdalną. Pracownik zdalny musi więc odbywać szkolenia okresowe bez względu na kategorię ryzyka firmy. Szerzej o obowiązkach przy pracy zdalnej piszemy w artykule o głównych zasadach pracy zdalnej.
Czy szkolenie BHP można przeprowadzić online?
Przepisy dopuszczają formę zdalną tylko w części szkoleń, a granica przebiega między wiedzą ogólną a pracą na konkretnym stanowisku. Szkolenie okresowe osób innych niż robotnicy może mieć formę samokształcenia kierowanego. Rozporządzenie definiuje je jako naukę z materiałów organizatora, „w szczególności przy zastosowaniu poczty, internetu”, z dostępem do konsultacji z wykładowcą. E-learning dla kierowników i administracji jest więc zgodny z przepisami. Warunkiem pozostaje egzamin i zaświadczenie.
Inaczej wygląda szkolenie wstępne. Osobę przyjmowaną na stanowisko administracyjno-biurowe do pracy zdalnej uzgodnionej przy zawieraniu umowy można przeszkolić w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 67³¹ § 2 KP). Co z pozostałymi pracownikami? Resort pracy w piśmie z 14 marca 2025 roku uznał, że instruktaż ogólny można prowadzić zdalnie, ale stanowiskowy powinien odbyć się na stanowisku pracy. Stanowisko to omawia Inforlex, a o szkoleniach pracowników zdalnych pisze też „Rzeczpospolita”.
| Szkolenie | Czy można zdalnie? | Podstawa |
|---|---|---|
| Instruktaż ogólny – pracownik zdalny w administracji | tak, w całości | art. 67³¹ § 2 KP |
| Instruktaż ogólny – pozostali pracownicy | tak, według stanowiska resortu pracy | pismo MRPiPS z 14.03.2025 |
| Instruktaż stanowiskowy – praca w zakładzie | nie, odbywa się na stanowisku | załącznik nr 1 do rozporządzenia |
| Szkolenie okresowe – kierownicy, administracja, kadra techniczna | tak, jako samokształcenie kierowane | § 1a pkt 5 i § 15 ust. 2 rozporządzenia |
| Szkolenie okresowe – stanowiska robotnicze | przepisy przewidują instruktaż | § 15 ust. 1 rozporządzenia |
Jak potwierdzić szkolenie BHP elektronicznie?
Od 12 grudnia 2025 roku pracownik może potwierdzić odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego w postaci papierowej albo elektronicznej. Tak samo kierownik potwierdza przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego i dopuszczenie do pracy. Zmianę wprowadziło rozporządzenie z 24 listopada 2025 roku, które nadało nowe brzmienie § 12 rozporządzenia szkoleniowego. Karta szkolenia wstępnego zostaje, zmienia się tylko sposób jej uzupełniania.
Przy potwierdzeniu elektronicznym postępuj w trzech krokach:
- zbierz potwierdzenie od pracownika albo kierownika w postaci elektronicznej, np. wiadomość e-mail lub zatwierdzenie w systemie kadrowym,
- w karcie szkolenia wstępnego, w miejscu przeznaczonym na podpis, sporządź adnotację o potwierdzeniu elektronicznym,
- dołącz do karty dokument z potwierdzeniem albo jego odwzorowanie i przechowuj całość w aktach osobowych pracownika.
Drugą zmianę przyniosła ustawa z 4 grudnia 2025 roku, obowiązująca od 27 stycznia 2026 roku. Art. 237⁴ § 3 KP stanowi, że pracownik potwierdza zapoznanie się z przepisami i zasadami BHP w postaci papierowej lub elektronicznej. Zasady prowadzenia akt w formie elektronicznej omawiamy w artykule o dokumentacji pracowniczej w 2026 roku.
Czy szkolenie BHP wlicza się do czasu pracy?
Tak. Art. 237³ § 3 KP przesądza, że szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy, co obejmuje zarówno instruktaż wstępny, jak i szkolenia okresowe. Szkolenie zorganizowane po godzinach także jest czasem pracy. Jeśli przekroczy normę dobową albo wymiar w okresie rozliczeniowym, powstają godziny nadliczbowe. Pracownik nie pokrywa też kosztu kursu ani egzaminu.
Szkolenie BHP warto więc zaplanować w harmonogramie jak każdą inną pracę, zwłaszcza gdy wypada w dniu wolnym. Elektroniczny system, taki jak RCPonline, pozwala wpisać szkolenie do grafiku i od razu zobaczyć, czy nie powoduje nadgodzin albo naruszenia odpoczynku dobowego. Więcej o tym, które aktywności liczą się do czasu pracy, w artykule o szkoleniach, przebieraniu i dojazdach.
Jakie obowiązki szkoleniowe ma pracodawca wobec siebie i zleceniobiorców?
Pracodawca sam również musi odbyć szkolenie BHP w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków i powtarzać je okresowo (art. 237³ § 2¹ KP). Według rozporządzenia jest to szkolenie okresowe co najmniej co 5 lat, w wymiarze minimum 16 godzin lekcyjnych. Pracodawca, który sam wykonuje zadania służby BHP, potrzebuje przed ich podjęciem kursu albo seminarium (§ 13). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy spełnia wymagania kwalifikacyjne służby BHP.
Kodeks nie nakłada wprost obowiązku szkolenia na osoby pracujące na umowie zlecenia albo w ramach działalności gospodarczej. Pracodawca musi jednak zapewnić im bezpieczne i higieniczne warunki pracy (art. 304 KP), a obowiązek znajomości przepisów BHP i udziału w szkoleniach obciąża je w zakresie określonym przez pracodawcę (art. 304¹ KP). Zakres szkolenia zleceniobiorcy ustala więc firma, a PIP to sprawdza. W sektorze leśnym nieprawidłowości w obowiązkach BHP wobec osób na umowach cywilnoprawnych stwierdzono w 2025 roku w 37% kontroli.
Co grozi za brak szkolenia BHP?
Dopuszczenie do pracy bez szkolenia wstępnego albo z przeterminowanym szkoleniem okresowym to wykroczenie przeciwko przepisom BHP. Od 8 lipca 2026 roku grozi za nie grzywna od 2000 zł do 60 000 zł (art. 283 § 1 KP). Inspektor pracy może nałożyć mandat do 5000 zł, a przy trzecim wykroczeniu w ciągu dwóch lat – do 10 000 zł. Niezależnie od kary PIP może nakazać przeszkolenie pracowników.
Skala problemu jest widoczna w danych. Według omówienia sprawozdania PIP na prawo.pl inspektorzy wydali w 2025 roku niemal 214 tys. decyzji dotyczących naruszeń BHP. Samo sprawozdanie podaje przykłady z kontroli tematycznych:
- przy zatrudnianiu młodocianych brak instruktażu ogólnego stwierdzono podczas 124, a stanowiskowego podczas 121 z 493 kontroli,
- w zakładach z narażeniem na drgania mechaniczne uchybienia dotyczyły programów szkoleń w 26,9%, instruktażu stanowiskowego w 23,4% i szkoleń okresowych w 20,3% kontroli,
- w kontrolach pozyskiwania drewna nieprawidłowości w szkoleniach BHP wykryto w 51% kontroli, wobec 39% rok wcześniej.
Brak szkolenia ma znaczenie także po wypadku przy pracy. Zespół powypadkowy ustala okoliczności i przyczyny zdarzenia w protokole powypadkowym (art. 234 KP). Brak wymaganego szkolenia bywa wśród nich i obciąża pracodawcę w ewentualnym sporze. Pracownik z kolei musi brać udział w szkoleniach i zdawać egzaminy (art. 211 pkt 1 KP). Za uchylanie się od nich grozi mu kara porządkowa (art. 108 KP). Obowiązki wobec młodocianych opisujemy w artykule o zatrudnianiu pracowników młodocianych, a ogólne informacje o szkoleniach podaje też serwis biznes.gov.pl.
Podsumowanie
Szkolenia BHP wymagają od kadr przede wszystkim pilnowania terminów. Instruktaż odbywa się przed pierwszym dniem pracy, pierwsze szkolenie okresowe w ciągu 6 albo 12 miesięcy, a kolejne co 1, 3, 5 albo 6 lat. Zmiany z grudnia 2025 i stycznia 2026 roku nie ruszyły tych terminów. Pozwalają za to prowadzić dokumentację bez papierowych podpisów.
Przed najbliższą kontrolą sprawdź trzy rzeczy:
- czy każdy pracownik ma w aktach kartę szkolenia wstępnego z podpisem albo adnotacją o potwierdzeniu elektronicznym,
- czy żadne zaświadczenie o szkoleniu okresowym nie straciło ważności, także u kierowników i u samego pracodawcy,
- czy zwolnienie pracowników biurowych ze szkolenia okresowego ma oparcie w kategorii ryzyka i ocenie ryzyka – i czy nie obejmuje osób pracujących zdalnie.