Praca zdalna a praca zdalna okazjonalna.

Praca zdalna jest od 7 kwietnia 2023 r. uregulowana w art. 67¹⁸–67³⁴ Kodeksu pracy i występuje w dwóch odrębnych trybach. Zwykła praca zdalna wymaga uzgodnienia z pracodawcą (albo, wyjątkowo, jego polecenia) i pociąga za sobą obowiązki dotyczące regulaminu, kosztów i narzędzi pracy. Praca zdalna okazjonalna odbywa się na wniosek pracownika, najwyżej przez 24 dni w roku, i większość tych obowiązków jej nie dotyczy.

W tym artykule porównujemy oba tryby: kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną, jakie prawa i obowiązki mają strony, które przepisy nie mają zastosowania do pracy okazjonalnej oraz jak ją rozliczać w praktyce.

Praca zdalna na podstawie polecenia pracodawcy

Co do zasady praca zdalna wymaga uzgodnienia między stronami — przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Zasady jej wykonywania określa porozumienie ze związkami zawodowymi, regulamin, a gdy ich brak — polecenie lub porozumienie z konkretnym pracownikiem. Jednostronne polecenie pracy zdalnej jest dopuszczalne tylko w stanie nadzwyczajnym, stanie zagrożenia epidemicznego lub epidemii (i do 3 miesięcy po ich odwołaniu) albo gdy z powodu siły wyższej nie da się czasowo zapewnić bezpiecznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu. Pracownik musi wtedy bezpośrednio przed poleceniem oświadczyć, że ma warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej (art. 67¹⁹ § 3 KP).

Prawa pracownika przy pracy zdalnej.

Pracownik wykonujący pracę zdalną (uzgodnioną albo na polecenie pracodawcy) ma prawo do:

- otrzymania od pracodawcy materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycia kosztów związanych z ich użytkowaniem;

- uzyskania od pracodawcy pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy;

- zachowania dotychczasowych warunków zatrudnienia, w tym wynagrodzenia i dodatków;

- równego traktowania i zakazu dyskryminacji ze względu na formę wykonywania pracy;

- przestrzegania przepisów o czasie pracy i odpoczynku;

- ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa;

- zaprzestania wykonywania pracy zdalnej, jeśli nie są spełnione warunki do jej świadczenia lub jeśli wystąpią inne ważne powody.

Obowiązki podczas pracy zdalnej.

Pracownik wykonujący pracę zdalną (uzgodnioną albo na polecenie pracodawcy) ma obowiązek:

- wykonywania pracy zgodnie z obowiązującymi standardami jakości i terminowości;

- stosowania się do procedur ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa;

- informowania pracodawcy o postępach i wynikach pracy oraz o ewentualnych trudnościach lub zagrożeniach;

- udostępniania pracodawcy stanowiska pracy zdalnej do kontroli oraz umożliwiania mu kontaktu za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą;

- przestrzegania przepisów bhp oraz organizowania stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii.

Praca zdalna okazjonalna

Od 7 kwietnia 2023 r. w życie weszły nowe przepisy zmieniające Kodeks pracy, wprowadzając tzw. pracę zdalną okazjonalną. Owa forma zatrudnienia obejmuje pracę wykonywaną poza stałym miejscem pracy, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, jednak jej łączny wymiar w roku kalendarzowym nie może przekroczyć 24 dni. Ze względu na jej incydentalny charakter, praca zdalna okazjonalna została zwolniona z wielu obowiązków, które normalnie obowiązują w przypadku innych form pracy zdalnej.

Praca zdalna okazjonalna jest formą pracy zdalnej, która ze względu na swój szczególny charakter jest określona odmiennie w kodeksie pracy w stosunku do pracy zdalnej na podstawie polecenia pracodawcy. Wyróżnia ją incydentalność oraz możliwość jej wykonywania wyłącznie ze względu na szczególne potrzeby pracownika.

Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się:

- ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie, uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy dotyczącego wykonywania pracy zdalnej;

- zmiany treści umowy o pracę, obowiązku przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika;

- obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy;

- możliwości wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej (wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej);

- wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Pozostałe zasady pracy zdalnej znajdują zastosowanie również do pracy zdalnej okazjonalnej.

Należą do nich:

- obowiązek pracodawcy wdrożenia procedury ochrony danych osobowych i związany z tym obowiązek potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z procedurami RODO;

- obowiązek przekazania informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą;

- obowiązek pracodawcy równego traktowania i zakaz dyskryminacji pracowników wykonujących pracę w ten sposób;

- obowiązki stron w zakresie bhp, w tym po stronie pracodawcy obowiązek sporządzenia oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną, po stronie pracownika zaś obowiązek potwierdzenia zapoznania się z tą oceną i informacjami dotyczącymi organizacji pracy zdalnej oraz konieczność zorganizowania stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii.

Korzyści.

Korzyści dla pracodawcy z wprowadzenia pracy zdalnej lub pracy zdalnej okazjonalnej mogą być następujące:

- oszczędność kosztów związanych z utrzymaniem biura, np. czynsz, media, sprzęt, wyposażenie;

- większa elastyczność i dostosowanie się do potrzeb rynku i klientów;

- możliwość zatrudnienia pracowników z różnych regionów kraju lub z zagranicy;

- poprawa wizerunku firmy jako nowoczesnej i przyjaznej dla pracowników;

- zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników;

- zmniejszenie absencji i rotacji pracowników.

Korzyści dla pracownika z wykonywania pracy zdalnej lub pracy zdalnej okazjonalnej mogą być następujące:

- oszczędność czasu i pieniędzy związanych z dojazdem do pracy;

- lepsze zarządzanie czasem i równowaga między życiem prywatnym a zawodowym;

- większa autonomia i samodzielność w wykonywaniu zadań;

- możliwość wyboru miejsca i warunków pracy;

- rozwój kompetencji i umiejętności niezbędnych w pracy zdalnej, np. komunikacja, organizacja, samodyscyplina;

- poprawa jakości życia i zdrowia.

Podsumowanie

Praca zdalna stała się nieodłącznym elementem dzisiejszego świata pracy, a zmiany w przepisach Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r. wprowadziły nową kategorię – pracę zdalną okazjonalną. Ta elastyczna forma zatrudnienia pozwala pracownikom wykonywać obowiązki poza stałym miejscem pracy, decydując się na nią na własne życzenie, przy ograniczeniu do 24 dni w roku kalendarzowym. Znaczącą korzyścią jest zwolnienie z wielu zwykłych obowiązków związanych z pracą zdalną, co sprawia, że staje się atrakcyjną opcją dla tych, którzy poszukują elastyczności w swoim życiu zawodowym. Nowe przepisy przynoszą zatem pewne ułatwienia i dostosowują się do ewoluującego charakteru pracy zdalnej w dzisiejszym społeczeństwie.