Umowa na zastępstwo to umowa na czas określony zawierana w celu zastąpienia pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Nie wlicza się do limitu 33 miesięcy ani do limitu trzech umów terminowych.
Czym jest umowa na zastępstwo?
Umowa na zastępstwo to szczególny przypadek umowy o pracę na czas określony, zawieranej w celu zastąpienia pracownika w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności — najczęściej przy urlopach rodzicielskich, długotrwałej chorobie albo urlopie bezpłatnym.
Jej wyróżnikiem jest wyłączenie spod limitów dotyczących umów terminowych. Zasadą jest, że okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony nie może przekraczać trzydziestu trzech miesięcy, a łączna liczba takich umów — trzech.
Przepis wprost wyłącza stosowanie tych ograniczeń do umowy zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Dzięki temu można pokryć długą nieobecność bez przekształcenia umowy w bezterminową.
Warunkiem jest rzeczywisty cel zastępstwa, wskazany w treści umowy. Zawarcie umowy oznaczonej jako zastępstwo bez faktycznej nieobecności zastępowanego pracownika pozbawia podstawy zastosowanie wyłączenia.
Podstawa prawna
art. 25 § 1Kodeks pracyUmowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony.
Zobacz pełny przepis
art. 25¹ § 1Kodeks pracyOkres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.
Zobacz pełny przepis
art. 25¹ § 4 pkt 1Kodeks pracyPrzepisu § 1 nie stosuje się do umowy o pracę zawartej na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Zobacz pełny przepis
art. 29 § 1Kodeks pracyUmowa określa rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie oraz termin rozpoczęcia pracy; przy zastępstwie wskazuje się także jego cel.
Zobacz w ISAP
Stan prawny na 10 sierpnia 2026
Umowa na zastępstwo
Zagadnienie
Zasada
Podstawa
Rodzaj umowy
na czas określony
art. 25 § 1 k.p.
Cel
zastępstwo w czasie usprawiedliwionej nieobecności
art. 25¹ § 4 pkt 1 k.p.
Limit 33 miesięcy
nie stosuje się
art. 25¹ § 4 pkt 1 k.p.
Limit trzech umów
nie stosuje się
art. 25¹ § 4 pkt 1 k.p.
Cel w treści umowy
wskazany wprost
art. 29 § 1 k.p.
Świadectwo pracy
wydawane jak przy innych umowach
art. 97 § 1 k.p.
Jak to wygląda w praktyce
Pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim łącznie przez 20 miesięcy.
Umowa na zastępstwo: może obejmować cały ten okres.
Limit 33 miesięcy:nie ma zastosowania.
Limit trzech umów: również wyłączony.
To najważniejsza cecha tej konstrukcji — pozwala pokryć długą nieobecność bez przekształcenia umowy w bezterminową.
Warunkiem jest jednak rzeczywisty cel zastępstwa, wskazany w treści umowy. Zawarcie jej bez faktycznej nieobecności zastępowanego pracownika pozbawia podstawy wyłączenie limitów.
Najczęściej zadawane pytania
Nie. Przepis wprost wyłącza stosowanie limitów do umowy zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności.
Nie. To samo wyłączenie obejmuje zarówno limit czasowy, jak i limit liczby umów terminowych.
Gdy zastępowany pracownik jest usprawiedliwienie nieobecny — na przykład przebywa na urlopie rodzicielskim, bezpłatnym albo zwolnieniu lekarskim.
Standardowe elementy umowy o pracę oraz wskazanie celu zastępstwa, który uzasadnia wyłączenie spod limitów umów terminowych.
Bez faktycznej nieobecności zastępowanego pracownika wyłączenie limitów traci podstawę, a umowa podlega ogólnym zasadom dotyczącym umów terminowych.
Z upływem czasu, na który została zawarta — zwykle powiązanego z powrotem zastępowanego pracownika do pracy.
Tak. Obowiązek wydania świadectwa pracy powstaje w związku z ustaniem stosunku pracy, niezależnie od rodzaju umowy.
Reforma PIP weszła w życie 8 lipca 2026 — od tej daty inspektor może decyzją administracyjną przekształcić umowę B2B w stosunek pracy. Maksymalny mandat wzrósł do 60 000 zł, a algorytmy łączące dane ZUS, KAS i PIP same typują podejrzane firmy. Sprawdź test 4 kryteriów z art. 22 KP, 10 sygnałów ostrzegawczych i praktyczny self-check, zanim zrobi to za Ciebie inspektor.
Zoptymalizuj zarządzanie czasem pracy w placówkach medycznych. RCPonline ułatwia ewidencję godzin, planowanie grafików i zapewnia zgodność z przepisami.
Urlop okolicznościowy to rodzaj urlopu wypoczynkowego, który jest udzielany ze względu na zachodzące okoliczności. Nie wszystkie jednak uprawniają do skorzystania tej możliwości. Komu i na jakich zasadach jest udzielany urlop okolicznościowy? Tę kwestię wyjaśniamy w poniższym artykule.
Szymon Mojsak
