Ryczałt za pracę zdalną to comiesięczna kwota, którą pracodawca wypłaca pracownikowi w zamian za pokrywanie kosztów pracy wykonywanej z domu, przede wszystkim energii elektrycznej i internetu. Obowiązek wynika z art. 6724 Kodeksu pracy i obowiązuje od 7 kwietnia 2023 roku, ale wiele firm wciąż wypłaca stawkę ustaloną „na oko” przy wdrożeniu przepisów. Rok 2026 jest dobrym momentem na przegląd tej kwoty: od stycznia ceny prądu dla gospodarstw domowych nie są już zamrożone, a Prezes URE zatwierdził nowe taryfy z niższą ceną energii i droższą dystrybucją. Równocześnie Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje brak lub zaniżenie ryczałtu jako jedną z typowych nieprawidłowości wykrywanych przy kontrolach pracy zdalnej.
W tym artykule wyjaśniamy, czym ryczałt różni się od ekwiwalentu i zwrotu kosztów, jakie wydatki pracodawca musi pokryć obowiązkowo, a jakie nie. Pokazujemy krok po kroku, jak policzyć stawkę na 2026 rok na podstawie aktualnych cen energii, jak traktować urlop i zwolnienie lekarskie, gdzie zapisać zasady wypłaty i czy ryczałt podlega podatkowi oraz składkom ZUS.
Zapamiętaj:
- Pracodawca musi pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej — może to zrobić przez zwrot kosztów albo ryczałt.
- Wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom pracownika, a nie symbolicznej kwocie. Przepisy nie podają minimalnej stawki.
- Przy okazjonalnej pracy zdalnej (do 24 dni w roku) pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów.
- Ryczałt nie jest przychodem w rozumieniu ustawy o PIT, a więc nie jest też podstawą wymiaru składek ZUS.
Czym jest ryczałt za pracę zdalną i czym różni się od ekwiwalentu?
Kodeks pracy przewiduje trzy często mylone sposoby rozliczania kosztów pracy zdalnej. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie narzędzi pracy oraz pokrycie kosztów prądu i łączności (art. 6724 § 1 KP). Jeżeli pracownik za zgodą pracodawcy korzysta z własnego sprzętu, należy mu się ekwiwalent pieniężny (§ 3). Oba te obowiązki można zastąpić jedną kwotą, czyli ryczałtem, „którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej” (§ 4).
| Forma | Za co płaci pracodawca | Jak ustala się kwotę | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Zwrot kosztów | Faktyczne koszty prądu, internetu, serwisu sprzętu | Na podstawie rachunków lub wyliczeń przedstawionych przez pracownika | art. 6724 § 1 pkt 2 i 3 KP |
| Ekwiwalent | Używanie prywatnego sprzętu i materiałów pracownika | Kwota uzgodniona z pracownikiem | art. 6724 § 2 i 3 KP |
| Ryczałt | Wszystkie powyższe koszty łącznie albo ich część | Z góry, według przewidywanych kosztów | art. 6724 § 4 KP |
W praktyce większość firm wybiera ryczałt, bo zwrot faktycznych kosztów wymagałby co miesiąc zbierania rachunków i wyodrębniania z nich części przypadającej na pracę. Ryczałt nie wymaga dokumentów od pracownika, ale wymaga od pracodawcy rzetelnego oszacowania kwoty. Przy ustalaniu ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi, ich udokumentowane ceny rynkowe, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 KP).
Jakie koszty pracy zdalnej pracodawca musi pokryć?
Obowiązkowe są dwa rodzaje kosztów eksploatacyjnych: energia elektryczna i usługi telekomunikacyjne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedziach na najczęstsze pytania podkreśla, że obowiązkowe pokrycie kosztów zużycia mediów „dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych”. Do tego dochodzi zapewnienie sprzętu albo pokrycie kosztów jego instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji.
Inne wydatki, na przykład ogrzewanie, woda czy udział w czynszu za pokój, pracodawca pokrywa tylko wtedy, gdy zobowiązał się do tego w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu pracy zdalnej (art. 6724 § 1 pkt 3 KP). To samo dotyczy mebli, takich jak biurko czy krzesło.
| Rodzaj kosztu | Czy pokrycie jest obowiązkowe? |
|---|---|
| Energia elektryczna zużyta na potrzeby pracy | Tak |
| Internet i telefon niezbędne do pracy | Tak |
| Sprzęt (laptop, monitor) albo ekwiwalent za prywatny sprzęt | Tak — pracodawca zapewnia sprzęt albo płaci ekwiwalent |
| Serwis i konserwacja sprzętu | Tak |
| Ogrzewanie, woda, czynsz | Nie, chyba że przewiduje to regulamin lub porozumienie |
| Meble biurowe | Nie, chyba że przewiduje to regulamin lub porozumienie |
Kiedy ryczałt za pracę zdalną nie przysługuje?
Obowiązek pokrycia kosztów nie dotyczy okazjonalnej pracy zdalnej, czyli pracy wykonywanej na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Art. 6733 § 2 KP wyłącza w takim przypadku stosowanie m.in. art. 6724. Jak wyjaśnia Zielona Linia, pracodawca może ustalić z pracownikiem zwrot kosztów okazjonalnej pracy zdalnej w formie ryczałtu lub ekwiwalentu, „ale jest to dobrowolne”.
Ryczałt przysługuje natomiast w każdym innym trybie: przy pracy zdalnej całkowitej, częściowej (hybrydowej) oraz wykonywanej na polecenie pracodawcy w sytuacjach z art. 6719 § 3 KP. Przepisy o pracy zdalnej stosuje się także do stosunków pracy nawiązanych na podstawie powołania czy mianowania (art. 6734 KP). Nie obejmują zleceniobiorców ani osób na B2B.
Jeżeli pracownik hybrydowy korzysta dodatkowo z puli dni okazjonalnych, odróżniaj oba tryby w ewidencji: ryczałt należy się za dni z harmonogramu, a za okazjonalne tylko wtedy, gdy przewiduje to regulamin.
Jak obliczyć ryczałt za pracę zdalną w 2026 roku?
Przepisy nie podają wzoru ani minimalnej kwoty, dlatego pracodawca powinien przygotować wewnętrzną kalkulację i przechowywać ją jako uzasadnienie przyjętej stawki. Kalkulacja składa się zwykle z trzech elementów: zużycia energii przez sprzęt używany do pracy, części abonamentu internetowego przypadającej na godziny pracy oraz, jeśli pracownik używa własnego sprzętu, jego zużycia.
Punktem wyjścia do wyceny energii są taryfy na 2026 rok. Prezes URE ogłosił 17 grudnia 2025 roku, że średnia cena energii dla gospodarstw domowych wyniesie 495,16 zł netto za MWh, a średni miesięczny rachunek w taryfie G11 wzrośnie o około 3%. Ta kwota obejmuje jednak tylko samą energię, bez opłat dystrybucyjnych. Do kalkulacji ryczałtu lepiej użyć pełnej zmiennej ceny 1 kWh, którą WysokieNapiecie.pl dla taryfy G11 w PGE szacuje na 1,10 zł brutto. Czy trzeba liczyć osobno dla każdego operatora? Nie — wystarczy jedna cena reprezentatywna ze wskazanym źródłem.
Przykład kalkulacji dziennej stawki
Przykład dotyczy pracownika używającego służbowego laptopa i monitora przez 8 godzin dziennie. Moc urządzeń to wartości przyjęte do przykładu, które w swojej kalkulacji zastąp danymi ze specyfikacji sprzętu wydawanego pracownikom. Abonament internetowy w wysokości 60 zł miesięcznie to również założenie, a nie średnia rynkowa.
| Składnik | Założenie | Wyliczenie | Koszt dzienny |
|---|---|---|---|
| Laptop | 50 W przez 8 h | 0,40 kWh × 1,10 zł | 0,44 zł |
| Monitor | 25 W przez 8 h | 0,20 kWh × 1,10 zł | 0,22 zł |
| Oświetlenie stanowiska | 10 W przez 8 h | 0,08 kWh × 1,10 zł | 0,09 zł |
| Router | 10 W przez 8 h | 0,08 kWh × 1,10 zł | 0,09 zł |
| Internet | abonament 60 zł, 8 z 24 godzin doby | 60 zł ÷ 30 dni × 8/24 | 0,67 zł |
| Razem | 1,51 zł |
Przy stawce 1,51 zł za dzień pracownik pracujący w pełni zdalnie otrzyma w październiku 2026 roku, który ma 22 dni robocze, 33,22 zł ryczałtu. Pracownik hybrydowy pracujący z domu dwa dni w tygodniu, czyli w październiku 9 dni, otrzyma 13,59 zł. Jeżeli pracownik używa własnego laptopa, do stawki dolicz ekwiwalent za jego zużycie, na przykład ułamek ceny zakupu rozłożonej na przewidywany okres użytkowania.
Część firm zamiast stawki dziennej ustala stałą kwotę miesięczną, na przykład 35 zł dla wszystkich pracowników w pełni zdalnych. To rozwiązanie jest dopuszczalne i prostsze w obsłudze płacowej, ale wymaga regularnego przeglądu, bo przy wzroście cen lub zmianie sprzętu stała kwota przestaje odpowiadać przewidywanym kosztom.
Czy ryczałt pomniejsza się za urlop i zwolnienie lekarskie?
Kodeks pracy nie reguluje tej kwestii, więc o tym, czy ryczałt spada w miesiącu z urlopem lub chorobą, decydują zasady przyjęte w firmie. Jak zauważa Infor.pl, ustawodawca nie przewidział w tym zakresie powszechnie obowiązujących regulacji, więc rozwiązanie trzeba wpisać do regulaminu. Logika ryczałtu podpowiada pomniejszenie: skoro kwota odpowiada kosztom pracy w domu, to w dniu urlopu takich kosztów nie ma.
| Model | Jak działa | Dla kogo się sprawdza |
|---|---|---|
| Stawka dzienna | Ryczałt = stawka × liczba dni faktycznej pracy zdalnej | Praca hybrydowa, zmienny harmonogram |
| Kwota miesięczna z pomniejszeniem | Stała kwota, proporcjonalnie obniżana za każdy dzień nieobecności | Praca w pełni zdalna |
| Kwota miesięczna z progiem | Obniżenie tylko przy nieobecności dłuższej niż określony próg, np. 10 dni roboczych | Firmy, które chcą uprościć rozliczenia |
| Kwota stała bez pomniejszeń | Pracownik otrzymuje ryczałt niezależnie od nieobecności | Gdy kwota jest niska, a koszt obsługi pomniejszeń wyższy niż oszczędność |
Każdy z tych modeli jest zgodny z prawem, pod warunkiem że wynika z regulaminu lub porozumienia i jest stosowany jednakowo wobec wszystkich pracowników w podobnej sytuacji. Pamiętaj, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie niż osoby pracujące w biurze (art. 6729 KP).
Gdzie zapisać zasady wypłaty ryczałtu?
Zasady ustalania ryczałtu są obowiązkowym elementem dokumentu, który reguluje pracę zdalną w firmie. Art. 6720 § 6 pkt 3 KP wymienia je obok grup pracowników objętych pracą zdalną, zasad kontroli i sposobu potwierdzania obecności. Dokument przyjmuje jedną z form opisanych w art. 6720 KP.
- Porozumienie ze związkami zawodowymi — gdy w firmie działa zakładowa organizacja związkowa.
- Regulamin pracy zdalnej — gdy porozumienia nie udało się zawrzeć w ciągu 30 dni albo gdy związki nie działają; w tym drugim przypadku po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
- Polecenie pracy zdalnej — w sytuacjach nadzwyczajnych z art. 6719 § 3 KP.
- Porozumienie z pracownikiem — gdy firma nie ma regulaminu ani porozumienia zbiorowego (art. 6720 § 5 KP).
Od 13 grudnia 2025 roku obowiązuje też nowy obowiązek wynikający z ustawy z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. 2025 poz. 1661). Zgodnie z dodanym art. 6720 § 8 KP informacja o porozumieniu w sprawie pracy zdalnej zawartym ze związkami zawodowymi podlega wpisowi do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy. Nie dotyczy to regulaminu ani porozumień indywidualnych.
Ze sprawozdania Głównego Inspektoratu Pracy dla Rady Ochrony Pracy wynika, że dokument ten bywa po prostu pomijany: w 2023 roku inspektorzy stwierdzili brak zasad pracy zdalnej u 55 kontrolowanych podmiotów, a w 2024 roku u 85, mimo że praca zdalna była w nich wykonywana. Przy pisaniu regulaminu pomogą wskazówki o wdrażaniu pracy hybrydowej.
Czy ryczałt podlega PIT i składkom ZUS?
Nie. Art. 6725 KP stanowi wprost, że zapewnienie narzędzi, pokrycie kosztów oraz wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca nie pobiera od nich zaliczki na podatek.
Skoro ryczałt nie jest przychodem ze stosunku pracy, nie wchodzi też do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Takie stanowisko potwierdził ZUS w interpretacji indywidualnej z 17 grudnia 2024 r. (DI/100000/43/891/2024), omawianej przez SerwisKadrowego.pl. Wcześniej to samo w odniesieniu do podatku wskazywał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, o czym pisał PIT.pl.
Zwolnienie ma jednak granicę wynikającą z samej definicji ryczałtu. Kwota wyraźnie przekraczająca przewidywane koszty przestaje być rekompensatą wydatków i staje się w istocie dodatkiem do wynagrodzenia, który organ podatkowy lub ZUS może zakwestionować.
Co sprawdza PIP i jakie kary grożą za brak ryczałtu?
Inspekcja pracy prowadzi kontrole w temacie „Przestrzeganie przepisów prawa przy zatrudnianiu pracowników w formie zdalnej”. Według materiału Głównego Inspektoratu Pracy z 2 czerwca 2025 roku w 2023 roku inspektorzy przeprowadzili 325 takich kontroli i w 61% z nich stwierdzili nieprawidłowości skutkujące wydaniem środków prawnych. W 2024 roku kontroli również było 325, a odsetek z nieprawidłowościami wzrósł do 66%.
Na liście typowych naruszeń GIP wymienia m.in. brak w regulaminie zasad ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, brak wypłaty albo wypłatę w nieprawidłowej wysokości oraz niepokrywanie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. W 2024 roku inspektorzy wydali 10 decyzji nakazujących wypłatę należnych świadczeń na łączną kwotę 2 440 zł. Liczba skarg wzrosła z 79 w 2023 roku do 129 w 2024 roku. W samym 2025 roku do 13 maja wpłynęło 34 skargi, z czego 6 dotyczyło braku pokrycia kosztów prądu i internetu albo niewypłacenia ryczałtu.
Niewypłacenie ryczałtu jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 1 KP, który obejmuje niewypłacenie w terminie wynagrodzenia „lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi”, a także bezpodstawne obniżenie jego wysokości. Od 8 lipca 2026 roku grozi za to grzywna od 2000 zł do 60 000 zł. Więcej o zmianach w uprawnieniach inspektorów przeczytasz w artykule o kontroli PIP czasu pracy w 2026 roku.
Jak ewidencjonować dni pracy zdalnej na potrzeby ryczałtu?
Ryczałt naliczany od liczby dni wymaga wiarygodnej informacji, gdzie pracownik faktycznie pracował w danym dniu. Kodeks pracy łączy te kwestie: ten sam art. 6720 § 6, który każe określić zasady ryczałtu, wymaga też ustalenia „sposobu potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną”. Według GIP ewidencja pracy zdalnej była w 2024 roku jednym z najczęstszych tematów porad PIP.
Najprościej, gdy pracownik przy rozpoczęciu pracy zaznacza jej tryb: biuro, praca zdalna z harmonogramu albo okazjonalna. Taki zapis pozwala na koniec miesiąca policzyć dni do ryczałtu, pilnować limitu 24 dni okazjonalnych i odliczyć nieobecności. Pomocna jest przy tym elektroniczna ewidencja czasu pracy. W RCPonline pracownik rejestruje start i koniec pracy z telefonu lub przeglądarki, a tryb pracy zdalnej jest widoczny w raporcie, który dział płac może wykorzystać przy naliczaniu ryczałtu. O samym rejestrowaniu czasu pracy poza biurem piszemy szerzej w artykule czym jest praca zdalna i jak ją rejestrować.
Podsumowanie
Ryczałt za pracę zdalną nie ma ustawowej stawki, ale ma ustawowe kryterium: ma odpowiadać przewidywanym kosztom prądu, internetu i ewentualnie prywatnego sprzętu pracownika. Kwota ustalona w 2023 roku bez kalkulacji może dziś nie spełniać tego wymogu, dlatego przegląd po zmianie taryf na 2026 rok jest rozsądnym ruchem. Udokumentowana stawka chroni firmę zarówno przed zarzutem zaniżenia ze strony PIP, jak i zawyżenia ze strony fiskusa.
- Policz stawkę i zachowaj wyliczenie — z mocą sprzętu, ceną 1 kWh ze wskazanym źródłem i udziałem abonamentu internetowego.
- Zapisz zasady w regulaminie lub porozumieniu — w tym sposób traktowania urlopu, choroby i okazjonalnej pracy zdalnej.
- Ewidencjonuj tryb pracy każdego dnia — bez tego nie da się rzetelnie naliczyć ryczałtu dziennego ani pilnować limitu 24 dni.
