Ponowny autozapis do Pracowniczych Planów Kapitałowych to cykliczny obowiązek pracodawcy, który co cztery lata przywraca wpłaty za osoby, które wcześniej zrezygnowały z oszczędzania w PPK. Pierwszy taki autozapis odbył się w 2023 roku, a kolejny przypada na 2027 rok, więc działy kadr mają czas na przygotowanie tylko do końca lutego. Według szacunku PFR Portal PPK, który przytacza Forsal.pl, procedura może objąć około 5 mln pracowników.
W tym artykule wyjaśniamy, z jakiego przepisu wynika ponowny autozapis i jakie terminy obowiązują w 2027 roku. Pokazujemy, których pracowników obejmuje, a których nie, jak przekazać im informację i co zrobić, gdy ktoś ponownie złoży deklarację rezygnacji. Na końcu znajdziesz listę kroków dla kadr i płac oraz kary, które grożą za zaniedbanie obowiązków.
W skrócie
Do 28 lutego 2027 r. pracodawca musi poinformować każdego, kto złożył deklarację rezygnacji z PPK, że od 1 kwietnia znów będzie dokonywał za niego wpłat (art. 23 ust. 5 i 6 ustawy o PPK). Wcześniejsze rezygnacje tracą skuteczność 1 marca 2027 r. i dopiero od tego dnia można złożyć nową. Autozapis obejmuje osoby w wieku 18–54 lat, a starsze tylko na ich wniosek złożony do końca lutego.
Podstawa prawna
- art. 23 ust. 2–11 ustawy o PPK — deklaracja rezygnacji, ponowny autozapis co 4 lata, osoby 55+ i 70+
- art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK — autozapis u mikroprzedsiębiorcy, u którego wszyscy zrezygnowali
- art. 15–17 ustawy o PPK — zawieranie umów o prowadzenie PPK i granice wieku
- art. 26–28 ustawy o PPK — wysokość i terminy wpłat
- art. 107–108 ustawy o PPK — grzywny dla pracodawcy
- rozporządzenie z 14 września 2026 r. — minimalne wynagrodzenie 4950 zł od 1 stycznia 2027 r.
Stan prawny na: 9 października 2026 r.
Zapamiętaj:
- Informację o ponownym autozapisie musisz przekazać do 28 lutego 2027 r. każdej osobie, która wcześniej zrezygnowała z wpłat.
- Od 1 marca 2027 r. stare deklaracje rezygnacji przestają działać, a nowej nie da się złożyć wcześniej niż tego dnia.
- Osoby w wieku 55–69 lat wracają do wpłat tylko na swój wniosek, a za osoby, które przed 1 kwietnia skończą 70 lat, wpłat się nie wznawia.
- Pracodawca nie może namawiać pracowników do ponownej rezygnacji — grozi za to grzywna do 1,5 % funduszu wynagrodzeń.
Czym jest ponowny autozapis do PPK?
Ponowny autozapis to mechanizm zapisany w art. 23 ust. 5 i 6 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (obecnie tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 192). Zgodnie z nim co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego, podmiot zatrudniający informuje uczestnika, który złożył deklarację rezygnacji, że od 1 kwietnia ponownie zacznie dokonywać za niego wpłat.
Poprzedni autozapis pokazał, że skala zjawiska jest duża. Według danych PFR, które opisał Prawo.pl w kwietniu 2023 r., po pierwszym ponownym autozapisie liczba uczestników PPK wzrosła o 718 tys., a partycypacja osiągnęła 43,7 %. Od tamtej pory program urósł. Na koniec sierpnia 2026 r. oszczędzało w nim 4,47 mln osób, PPK prowadziło 346,10 tys. podmiotów, a partycypacja wyniosła 62,26 % (Biuletyn PPK nr 09/2026).
Jakie terminy obowiązują przy autozapisie w 2027 roku?
Harmonogram wynika bezpośrednio z ustawy i z wyjaśnień PFR Portal PPK opublikowanych na mojeppk.pl we wrześniu 2026 r.
| Termin | Co się dzieje | Kto działa |
|---|---|---|
| do 28 lutego 2027 r. | Informacja o ponownym dokonywaniu wpłat od 1 kwietnia dla każdej osoby, która złożyła deklarację rezygnacji | Pracodawca |
| do 28 lutego 2027 r. | Wniosek osoby w wieku 55–69 lat o objęcie autozapisem | Pracownik |
| 1 marca 2027 r. | Dotychczasowe deklaracje rezygnacji tracą skuteczność; od tego dnia można złożyć nową | Pracownik |
| marzec 2027 r. | Naliczenie wpłat od wynagrodzenia wypłaconego w marcu | Pracodawca |
| 1–15 kwietnia 2027 r. | Przekazanie wpłat do instytucji finansowej zarządzającej PPK | Pracodawca |
Ustawa mówi o dokonywaniu wpłat „od dnia 1 kwietnia”, a PFR Portal PPK wyjaśnia to w praktyce tak, że wpłaty nalicza się od wynagrodzenia wypłaconego w marcu i przekazuje do 15 kwietnia. Jest to zgodne z art. 28 ust. 4 ustawy, według którego wpłaty trafiają do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je obliczono i pobrano.
Kogo obejmuje ponowny autozapis?
Autozapis dotyczy co do zasady wszystkich osób, które złożyły deklarację rezygnacji z wpłat, zarówno uczestników PPK, jak i osób, za które nie zawarto jeszcze umowy o prowadzenie PPK. Ta druga grupa wynika z art. 16 ust. 1 ustawy, który do deklaracji składanych przed zapisem odsyła do art. 23. Pamiętaj też, że „osobą zatrudnioną” w rozumieniu ustawy jest nie tylko pracownik na etacie, ale również m.in. zleceniobiorca w wieku co najmniej 18 lat, który podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
| Grupa | Czy obejmuje ją autozapis? | Podstawa |
|---|---|---|
| Osoby w wieku 18–54 lat, które zrezygnowały z wpłat | Tak, automatycznie | art. 23 ust. 5 i 6 |
| Osoby, które po rezygnacji, a przed 1 kwietnia 2027 r., ukończą 55 lat | Tylko na wniosek złożony do 28 lutego 2027 r. | art. 23 ust. 9 |
| Osoby, które przed 1 kwietnia 2027 r. ukończą 70 lat | Nie, pracodawca nie dokonuje wpłat i nie wysyła im informacji | art. 23 ust. 8 |
| Pracownicy nieobecni (L4, urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy) | Tak, nieobecność nie zwalnia z obowiązku | wyjaśnienia PFR Portal PPK |
| Osoby na urlopie bezpłatnym | Tylko jeśli w danym miesiącu mają przychód oskładkowany na emerytalne i rentowe | wyjaśnienia PFR Portal PPK |
Szczegóły dotyczące nieobecności przedstawiła ekspertka PFR Portal PPK w artykule na Prawo.pl z 29 września 2026 r. Do autozapisu przygotuj więc pełną listę osób z rezygnacją, a nie tylko tych, którzy są w lutym fizycznie w pracy.
Co z pracownikami ponownie zatrudnionymi?
Deklaracja osoby, której zatrudnienie ustało, pozostaje skuteczna tylko do końca lutego 2027 r. Po powrocie do firmy w styczniu lub lutym pracodawca nie nalicza za nią wpłat w tych miesiącach, chyba że sama o to wnioskuje. Przy ponownym zatrudnieniu w marcu 2027 r. lub później wpłaty nalicza się od pierwszego wynagrodzenia, o ile pracownik nie złoży nowej deklaracji. Osobę, która nie była jeszcze uczestnikiem, trzeba niezwłocznie zgłosić do programu, jeśli ma wymagany okres zatrudnienia.
Czy autozapis dotyczy mikrofirm, w których nikt nie oszczędza w PPK?
Tak, choć łatwo to przeoczyć. Art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy zwalnia z PPK mikroprzedsiębiorcę, jeśli wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji, ale w tym samym przepisie zastrzega, że art. 23 ust. 5 i 6 stosuje się odpowiednio. Oznacza to, że mikrofirma, która nie ma umowy o zarządzanie PPK, bo cały zespół zrezygnował, też musi do końca lutego 2027 r. poinformować pracowników o ponownym autozapisie.
Jeżeli choć jedna osoba nie złoży nowej deklaracji, mikroprzedsiębiorca traci podstawę do zwolnienia. Musi wtedy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową, a następnie umowę o prowadzenie PPK w imieniu tej osoby, bo dopiero wtedy może naliczać wpłaty. Nowe deklaracje wszystkich pracowników przechowuj, bo PFR może wezwać firmę do złożenia oświadczenia, że spełnia warunki zwolnienia.
Jak poinformować pracowników o ponownym autozapisie?
Ustawa nie określa formy ani wzoru informacji, którą pracodawca przekazuje do końca lutego. Wskazuje jedynie jej treść: od 1 kwietnia pracodawca znów będzie dokonywał wpłat za danego uczestnika. Skoro jednak w razie kontroli to pracodawca musi wykazać, że spełnił obowiązek, wybierz formę, która zostawia ślad, na przykład pismo z potwierdzeniem odbioru, wiadomość w systemie kadrowym z potwierdzeniem przeczytania albo e-mail na adres służbowy.
Dobra informacja zawiera:
- datę, od której pracodawca wznowi wpłaty, i wysokość wpłat podstawowych (1,5 % po stronie pracodawcy i 2 % po stronie pracownika),
- wyjaśnienie, że dotychczasowa deklaracja traci skuteczność 1 marca 2027 r.,
- informację, że nową deklarację rezygnacji można złożyć najwcześniej 1 marca 2027 r., w formie pisemnej, na wzorze z rozporządzenia,
- dla osób z niższymi zarobkami — wzmiankę o możliwości obniżenia własnej wpłaty podstawowej do 0,5 %,
- dane osoby w dziale kadr, która odpowiada na pytania o PPK.
Osobną informację przygotuj dla osób po 55. roku życia: mogą do 28 lutego złożyć wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK albo o dokonywanie wpłat, a wniosek złożony później pracodawca uwzględni na zasadach ogólnych.
Co zrobić, gdy pracownik ponownie zrezygnuje z PPK?
Pracownik, który nie chce oszczędzać, składa nową deklarację rezygnacji, ale dopiero od 1 marca 2027 r. Deklaracja złożona „na zapas” w lutym nie wywoła skutku, bo zgodnie z wyjaśnieniami PFR wszystkie deklaracje złożone przed 1 marca tracą tego dnia moc. Deklaracja musi mieć formę pisemną i zawierać oświadczenie, że pracownik zna konsekwencje rezygnacji (art. 23 ust. 2).
Od tego, w którym miesiącu wpłynie deklaracja, zależy rozliczenie na liście płac. Art. 23 ust. 4 stanowi, że pracodawca nie dokonuje wpłat od miesiąca, w którym uczestnik złożył deklarację, a wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi. O każdej deklaracji pracodawca informuje instytucję finansową niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od jej złożenia.
| Kiedy pracownik składa nową deklarację | Skutek dla wpłat |
|---|---|
| W lutym 2027 r. | Brak skutku — deklaracja złożona przed 1 marca traci moc; pracownik musi ją złożyć ponownie |
| W marcu 2027 r., przed wypłatą marcowej pensji | Pracodawca nie nalicza wpłat od marca |
| W marcu 2027 r., po pobraniu wpłat | Wpłaty pobrane w marcu podlegają zwrotowi |
Czy dział kadr może pomóc pracownikowi w wypełnieniu deklaracji? Może przyjąć dokument i odpowiedzieć na pytania techniczne, ale nie może do rezygnacji zachęcać. Art. 108 ustawy przewiduje grzywnę do 1,5 % funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego dla każdego, kto nakłania osobę zatrudnioną do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Za takie nakłanianie może zostać uznane choćby dołączenie do informacji gotowego, wypełnionego formularza rezygnacji.
Jak policzyć pierwsze wpłaty po autozapisie?
Wpłaty po autozapisie liczy się tak samo jak u pozostałych uczestników. Podstawą jest wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wpłata podstawowa pracodawcy wynosi 1,5 % (art. 26), a pracownika 2 % (art. 27), plus ewentualne wpłaty dodatkowe.
Przykład: pracownik zarabia 6000 zł brutto i nie złożył nowej deklaracji. Od wynagrodzenia wypłaconego w marcu 2027 r. pracodawca finansuje wpłatę 90 zł, a z pensji pracownika potrąca 120 zł po opodatkowaniu. Obie kwoty przekazuje do instytucji finansowej do 15 kwietnia.
Pracownik może obniżyć swoją wpłatę podstawową do 0,5 %, jeśli jego wynagrodzenie z różnych źródeł nie przekracza w danym miesiącu 1,2-krotności płacy minimalnej, czyli od 1 stycznia 2027 r. 5940 zł brutto (4950 zł × 1,2). Więcej o płacy minimalnej przeczytasz w artykule Płaca minimalna 2027 – ile wyniesie i co zmienia dla pracodawcy.
Jakie kary grożą pracodawcy za błędy przy autozapisie?
Za zaniedbania przy autozapisie odpowiada podmiot zatrudniający albo osoba działająca w jego imieniu, na przykład kierownik kadr, a sprawy rozpatruje sąd w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.
| Naruszenie | Grzywna | Przepis |
|---|---|---|
| Niezawarcie umowy o prowadzenie PPK w terminie | od 1000 zł do 1 000 000 zł | art. 107 pkt 1 |
| Niedokonanie wpłat w terminie | od 1000 zł do 1 000 000 zł | art. 107 pkt 2 |
| Brak dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat | od 1000 zł do 1 000 000 zł | art. 107 pkt 4 |
| Niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie (np. przez mikrofirmę) | do 1,5 % funduszu wynagrodzeń | art. 106 |
| Nakłanianie do rezygnacji z PPK | do 1,5 % funduszu wynagrodzeń | art. 108 |
Samo nieprzekazanie informacji do 28 lutego nie ma w ustawie osobnej sankcji, ale prowadzi wprost do naruszeń z tabeli. Jeśli pracodawca nie wznowi wpłat od kwietnia, nie dokona ich w przewidzianym terminie, a to już wykroczenie z art. 107 pkt 2. Dlatego dokumentację autozapisu, czyli listę osób, potwierdzenia przekazania informacji, wnioski osób 55+ i nowe deklaracje, przechowuj razem z dokumentacją płacową. Zasady przechowywania takich dokumentów omawiamy w tekście o dokumentacji pracowniczej w 2026 roku.
Jak przygotować kadry i płace do autozapisu krok po kroku?
Przygotowania warto zacząć w listopadzie, równolegle z zamknięciem roku w ewidencji czasu pracy, bo oba procesy korzystają z tych samych danych kadrowych.
- Zbierz rejestr deklaracji rezygnacji złożonych od początku działania PPK w firmie, także przez osoby bez umowy o prowadzenie PPK.
- Porównaj rejestr z listą zatrudnionych i oznacz zleceniobiorców podlegających ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu.
- Podziel listę według wieku na 1 kwietnia 2027 r.: 18–54, 55–69 i 70+.
- Przygotuj dwa wzory informacji: o wznowieniu wpłat i o wniosku dla osób 55+.
- Roześlij informacje najpóźniej w lutym 2027 r. i zbierz potwierdzenia odbioru, także od osób nieobecnych.
- Uzgodnij z instytucją finansową przekazanie danych o osobach wracających do wpłat (art. 23 ust. 7).
- Ustaw w programie płacowym naliczanie wpłat od marcowych wynagrodzeń i zaplanuj przelew do 15 kwietnia.
- Przyjmuj nowe deklaracje od 1 marca i przekazuj je instytucji finansowej w ciągu 7 dni.
Kroki 2 i 3 wymagają aktualnych danych o zatrudnieniu. Jeśli rodzaje umów i daty zatrudnienia są w jednym miejscu, na przykład w RCPonline zintegrowanym z programem kadrowo-płacowym, przygotowanie aktualnej listy osób do autozapisu zajmuje znacznie mniej czasu.
Podsumowanie
Ponowny autozapis do PPK w 2027 roku to obowiązek o sztywnym kalendarzu: informacja do 28 lutego, utrata mocy starych deklaracji 1 marca, naliczenie wpłat od marcowych wynagrodzeń i przelew do 15 kwietnia. Dotyczy każdego pracodawcy, u którego ktokolwiek zrezygnował z wpłat, łącznie z mikrofirmami, w których z PPK zrezygnował cały zespół. Osoby w wieku 55–69 lat wracają do programu tylko na swój wniosek, a osób, które przed 1 kwietnia skończą 70 lat, autozapis nie dotyczy.
Najwięcej pracy wymaga przygotowanie rzetelnej listy osób, dlatego zacznij od uporządkowania rejestru deklaracji i danych o zatrudnieniu jeszcze w tym roku. Informację przekaż w formie, która zostawia dowód, nie zachęcaj nikogo do ponownej rezygnacji i pilnuj terminów wpłat, bo za ich niedotrzymanie grozi grzywna od 1000 zł do 1 000 000 zł. Ogólne zasady programu opisujemy w artykule PPK w 2026 roku – zasady, wpłaty i niezbędna dokumentacja, a aktualne komunikaty i bezpłatne szkolenia dla kadr publikuje PFR Portal PPK na mojeppk.pl.