Integracja systemu RCP z programem kadrowo-płacowym

Integracja systemu rejestracji czasu pracy z programem kadrowo-płacowym polega na przekazaniu do płac danych z ewidencji: przepracowanych godzin, nadgodzin, pracy w nocy oraz urlopów, zwolnień i innych nieobecności. Ewidencję prowadzi się po to, aby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu trzeba natomiast wypłacić najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca (art. 85 § 2 KP). Między zamknięciem miesiąca a wypłatą zostaje więc kilka dni, a ręczne przepisywanie godzin jest w tym okresie najczęstszym źródłem błędów.

W tym artykule wyjaśniamy, jak w praktyce wygląda połączenie RCPonline z programem płacowym i czym eksport plików różni się od synchronizacji w czasie rzeczywistym. Wymieniamy obsługiwane programy, opisujemy zawartość pliku eksportu i proces zamknięcia miesiąca krok po kroku. Pokazujemy też, co zrobić, gdy Twojego programu nie ma na liście, i jakie korzyści daje integracja, a jakich nie należy od niej oczekiwać.

Zapamiętaj:

• Integracja z płacami w RCPonline to eksport pliku za wybrany okres, wczytywany potem w programie płacowym.
• Eksport obejmuje godziny, nadgodziny i nieobecności, a zakres dat wskazujesz sam, także dla korekt wstecz.
• Programy spoza listy zasilisz plikiem CSV lub XLS albo własną integracją przez API.

Na czym polega integracja RCP z programem kadrowo-płacowym?

System rejestracji czasu pracy i program płacowy odpowiadają za dwa różne etapy. Pierwszy zbiera odbicia, wnioski urlopowe i zwolnienia, a następnie układa je w ewidencję zgodną z grafikiem. Drugi liczy wynagrodzenie, składki i podatek, generuje listę płac i deklaracje. Integracja łączy te etapy tak, aby dział płac nie przepisywał godzin z jednego systemu do drugiego.

Istnieją dwa modele takiego połączenia. W pierwszym dane płyną automatycznie i na bieżąco między systemami. W drugim, stosowanym w RCPonline, po zamknięciu okresu przygotowujesz plik w formacie oczekiwanym przez program docelowy i wczytujesz go po stronie płac. Model plikowy ma praktyczną zaletę: do płac trafia ewidencja już sprawdzona i zatwierdzona, a nie dane, które jeszcze mogą się zmienić po korekcie odbicia.

Z jakimi programami współpracuje RCPonline?

RCPonline przygotowuje pliki eksportu dla najczęściej używanych w Polsce programów kadrowo-płacowych. Aktualną listę z opisem utrzymujemy na stronie integracji.

Eksport do obsługiwanych programów nie wiąże się z osobną opłatą za pojedynczy plik. Raporty z ewidencji możesz też pobrać w formatach XLS, PDF i CSV, co opisuje strona o raportach czasu pracy.

Co zawiera plik eksportu do płac?

Dział płac potrzebuje kompletu danych z jednego źródła. Plik eksportu zawiera nie tylko przepracowane godziny, ale wszystkie składniki, od których zależy wynagrodzenie za dany okres.

• Czas przepracowany — godziny w podziale na dni, z uwzględnieniem grafiku i harmonogramu pracownika.
• Nadgodziny — godziny ponad normę, które płace rozliczają dodatkiem albo czasem wolnym.
• Nieobecności — urlopy, zwolnienia lekarskie i pozostałe nieobecności, zaakceptowane w systemie.
• Zakres dat — okres wskazujesz sam, dlatego eksport działa przy rozliczeniu miesięcznym, przy dłuższych okresach rozliczeniowych i przy korektach za miesiące wsteczne.

Zwolnienia lekarskie mogą trafić do RCPonline z ZUS: import e-ZLA odbywa się z pliku albo automatycznie raz na dobę, zależnie od konfiguracji konta. Wynagrodzenia i zasiłki za czas choroby liczy program płacowy, nie system rejestracji czasu pracy.

Jak wygląda zamknięcie miesiąca z eksportem do płac?

Eksport jest ostatnim krokiem zamknięcia okresu. Jeśli wcześniejsze etapy zostaną pominięte, plik przeniesie do płac te same błędy, które w arkuszu trzeba by poprawiać ręcznie.

1. Rozpatrz wnioski — zatwierdź lub odrzuć oczekujące wnioski urlopowe i wnioski o korektę za zamykany okres.
2. Uzupełnij braki — sprawdź dni bez odbić, brakujące wyjścia i nieobecności bez przypisanego rodzaju.
3. Zweryfikuj nadgodziny — porównaj czas przepracowany z grafikiem i ustal, które godziny płace rozliczą dodatkiem.
4. Wygeneruj eksport — wybierz format programu docelowego i zakres dat.
5. Wczytaj plik w programie płacowym — sprawdź liczbę pracowników i sumy godzin po imporcie.
6. Zachowaj ewidencję — karta ewidencji czasu pracy wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej, więc po wypłacie musi pozostać dostępna dla pracownika i kontroli.

Najczęściej eksport wykonuje się raz w miesiącu, po zatwierdzeniu kart ewidencji. Przy rozliczeniach tygodniowych albo korektach wstecz można eksportować częściej, bo okres ustawiasz dowolnie.

Co zrobić, gdy Twojego programu nie ma na liście?

Brak gotowego formatu nie oznacza ręcznego przepisywania. Są trzy rozwiązania, które różnią się nakładem pracy po stronie firmy.

• Eksport uniwersalny CSV lub XLS — wiele programów kadrowo-płacowych pozwala zdefiniować własne mapowanie kolumn i wczytać taki plik.
• Integracja przez API — gdy program docelowy przyjmuje dane programistycznie, możesz pobierać je bezpośrednio. Potrzebna jest osoba, która napisze i utrzyma kod po stronie systemu docelowego. Szczegóły opisuje strona o dostępie do API.
• Zgłoszenie nowego formatu — część formatów dodajemy na wniosek klientów, dlatego warto napisać, z jakiego programu korzystasz.

Poza płacami RCPonline łączy się z innymi narzędziami: z Microsoft Entra ID przy logowaniu, z Dyskiem Google przy załącznikach do wniosków oraz z Zapierem przy automatyzacji procesów kadrowych. Przykłady takich scenariuszy zebraliśmy na stronie o automatyzacjach.

Jakie korzyści daje integracja, a czego nie załatwi?

Najważniejszą korzyścią jest jedno źródło danych. Godziny w liście płac pochodzą z tej samej ewidencji, którą pracownik może obejrzeć na żądanie (art. 149 § 1 KP), więc rozbieżności łatwiej wyjaśnić. Pozostałe korzyści wynikają z tej jednej zmiany.

• Mniej błędów przy przepisywaniu — plik zastępuje ręczne wprowadzanie godzin i nieobecności dla każdego pracownika.
• Krótsze zamknięcie miesiąca — płace dostają dane w dniu zatwierdzenia ewidencji, a nie po zebraniu list z działów.
• Łatwiejsze korekty — poprawkę za miniony miesiąc wprowadzasz w ewidencji i eksportujesz ponownie za wskazany okres.
• Czytelny ślad zmian — w historii zdarzenia widać, kto je dodał, edytował i zaakceptował.

Integracja nie zastępuje kontroli przed eksportem. Nie poprawi błędnie przypisanego harmonogramu ani nieobecności zaakceptowanej pod złym rodzajem. Nie przenosi też danych w czasie rzeczywistym, więc zmiana wprowadzona w ewidencji po eksporcie wymaga ponownego wygenerowania pliku. Opis tego, jak z odbić powstaje karta ewidencji, znajdziesz na stronie o ewidencji czasu pracy.

Podsumowanie

Integracja systemu rejestracji czasu pracy z programem kadrowo-płacowym skraca drogę od odbicia do wypłaty i usuwa ręczne przepisywanie godzin. W RCPonline odbywa się przez eksport plików za wskazany okres, który obejmuje godziny, nadgodziny i nieobecności. Dzięki temu płace pracują na zatwierdzonej ewidencji, a wypłatę łatwiej przygotować w terminie z art. 85 § 2 KP.

• Przed eksportem zamknij wnioski, uzupełnij braki w odbiciach i zweryfikuj nadgodziny.
• Przy programie spoza listy użyj pliku CSV lub XLS albo integracji przez API.
• Każdą korektę wprowadzaj w ewidencji i eksportuj ponownie, zamiast poprawiać dane tylko w programie płacowym.