Obowiązki pracodawcy to katalog powinności wskazanych w art. 94 Kodeksu pracy: zaznajomienie z zakresem obowiązków, organizacja pracy, zapewnienie bezpiecznych warunków, terminowa wypłata wynagrodzenia, ułatwianie podnoszenia kwalifikacji oraz prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej.
Katalog obowiązków pracodawcy z art. 94 Kodeksu pracy obejmuje kwestie organizacyjne, finansowe i dokumentacyjne. Nie jest to lista zamknięta — kolejne powinności wynikają z innych przepisów Kodeksu oraz z ustaw odrębnych.
Część obowiązków ma charakter uprzedni, czyli musi zostać wykonana przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Należą do nich zaznajomienie z zakresem obowiązków i uprawnieniami, skierowanie na badania wstępne oraz przeprowadzenie szkolenia wstępnego z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
Obowiązki dokumentacyjne zyskały na znaczeniu po zmianach z 2019 roku. Pracodawca prowadzi i przechowuje akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, przy czym okres przechowywania dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku wynosi dziesięć lat od zakończenia zatrudnienia. Dokumentację trzeba zabezpieczyć w sposób gwarantujący poufność, integralność i dostępność.
Naruszenie większości tych obowiązków stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny. Państwowa Inspekcja Pracy weryfikuje je podczas kontroli, najczęściej zestawiając daty dokumentów z datą nawiązania stosunku pracy.
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
| Obowiązek | Zakres | Podstawa |
|---|---|---|
| Zaznajomienie z obowiązkami | przed dopuszczeniem do pracy | art. 94 pkt 1 k.p. |
| Bezpieczne warunki i szkolenia BHP | systematycznie | art. 94 pkt 4 k.p. |
| Terminowa wypłata wynagrodzenia | do 10 dnia następnego miesiąca | art. 94 pkt 5, art. 85 k.p. |
| Ułatwianie podnoszenia kwalifikacji | stałe | art. 94 pkt 6 k.p. |
| Dokumentacja pracownicza | prowadzenie i przechowywanie | art. 94 pkt 9a k.p. |
| Okres przechowywania | 10 lat po zatrudnieniu | art. 94 pkt 9b k.p. |
| Przeciwdziałanie mobbingowi | działania aktywne | art. 94³ § 1 k.p. |
Firma zatrudnia pracownika i od razu dopuszcza go do pracy, planując szkolenie BHP w przyszłym tygodniu.
Naruszenie: szkolenie wstępne BHP musi poprzedzać dopuszczenie do pracy.
Drugi wymóg: aktualne orzeczenie lekarskie — art. 229 § 4 k.p.
Dwa obowiązki muszą zostać spełnione zanim pracownik zacznie pracę: badania wstępne i szkolenie wstępne BHP. Oba są weryfikowane podczas kontroli przez zestawienie dat z datą zatrudnienia.
Obowiązki z art. 94 mają charakter podstawowy, ale nie wyczerpują listy. Pracodawca odpowiada również za przeciwdziałanie mobbingowi, równe traktowanie oraz obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych.
Zaznajomienie pracowników z zakresem obowiązków, organizacja pracy, zapewnienie bezpiecznych warunków i szkoleń BHP, terminowa wypłata wynagrodzenia, ułatwianie podnoszenia kwalifikacji oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
Skierować na badania wstępne i uzyskać orzeczenie, przeprowadzić szkolenie wstępne BHP oraz zaznajomić z zakresem obowiązków i podstawowymi uprawnieniami.
Przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku. Wcześniejsze umowy podlegają dłuższym okresom przechowywania.
Tak. Przepisy dopuszczają postać papierową i elektroniczną, wymagając zabezpieczenia gwarantującego poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji.
Odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny. Inspektor pracy może też wydać nakaz usunięcia uchybień albo nałożyć mandat.
Nie. Kolejne powinności wynikają z innych przepisów — przeciwdziałanie mobbingowi, równe traktowanie w zatrudnieniu oraz obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.
Tak. Zmiana warunków zatrudnienia wymaga poinformowania pracownika, a zmiana istotnych elementów umowy — porozumienia stron albo wypowiedzenia zmieniającego.
Sandra Nowak
Kto musi mieć książeczkę sanepidowską w 2026 roku? Ile kosztują badania, jak wygląda procedura krok po kroku i jakie kary grożą za brak orzeczenia. Praktyczny poradnik dla kadrowców i pracodawców.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Zatrudniasz studenta na wakacje? Sprawdź, czy robisz to dobrze w 2025! Nasz poradnik wyjaśnia zerowy ZUS, PIT i kluczową ewidencję czasu pracy. Uniknij błędów.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Poznaj model pracy hybrydowej – jak go wdrożyć, jakie są obowiązki pracodawcy i jak efektywnie zarządzać czasem pracy w systemie hybrydowym.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Choroby zawodowe to schodzenie, które powstają w wyniku długotrwałego kontaktu z czynnikami szkodliwymi w miejscu pracy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy w Polsce, pracodawcy mają obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków pracy, a pracownicy mają prawo do świadczeń i odszkodowań w przypadku choroby zawodowej.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Wynagrodzenie postojowe przysługuje pracownikom, którzy są gotowi do pracy, ale nie mogą jej wykonywać z powodów niezależnych od nich. Dowiedz się, jakie zasady rządzą wypłatą postojowego i kiedy pracodawca ma obowiązek wypłaty tego świadczenia.
Czytaj dalej →