Obowiązki pracodawcy

W skrócie

Obowiązki pracodawcy to katalog powinności wskazanych w art. 94 Kodeksu pracy: zaznajomienie z zakresem obowiązków, organizacja pracy, zapewnienie bezpiecznych warunków, terminowa wypłata wynagrodzenia, ułatwianie podnoszenia kwalifikacji oraz prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Czym są obowiązki pracodawcy?

Katalog obowiązków pracodawcy z art. 94 Kodeksu pracy obejmuje kwestie organizacyjne, finansowe i dokumentacyjne. Nie jest to lista zamknięta — kolejne powinności wynikają z innych przepisów Kodeksu oraz z ustaw odrębnych.

Część obowiązków ma charakter uprzedni, czyli musi zostać wykonana przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Należą do nich zaznajomienie z zakresem obowiązków i uprawnieniami, skierowanie na badania wstępne oraz przeprowadzenie szkolenia wstępnego z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązki dokumentacyjne zyskały na znaczeniu po zmianach z 2019 roku. Pracodawca prowadzi i przechowuje akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, przy czym okres przechowywania dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku wynosi dziesięć lat od zakończenia zatrudnienia. Dokumentację trzeba zabezpieczyć w sposób gwarantujący poufność, integralność i dostępność.

Naruszenie większości tych obowiązków stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny. Państwowa Inspekcja Pracy weryfikuje je podczas kontroli, najczęściej zestawiając daty dokumentów z datą nawiązania stosunku pracy.

Podstawa prawna

  • art. 94 pkt 1 Kodeks pracy Pracodawca zaznajamia pracowników podejmujących pracę z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy i podstawowymi uprawnieniami. Zobacz pełny przepis
  • art. 94 pkt 4 Kodeks pracy Pracodawca zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzi systematyczne szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zobacz pełny przepis
  • art. 94 pkt 5 Kodeks pracy Pracodawca terminowo i prawidłowo wypłaca wynagrodzenie. Zobacz pełny przepis
  • art. 94 pkt 9a Kodeks pracy Pracodawca prowadzi i przechowuje w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Zobacz pełny przepis
  • art. 94 pkt 9b Kodeks pracy Dokumentację przechowuje się w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności i dostępności — przez 10 lat po zakończeniu zatrudnienia. Zobacz pełny przepis

Stan prawny na 3 sierpnia 2026

Wybrane obowiązki pracodawcy

ObowiązekZakresPodstawa
Zaznajomienie z obowiązkamiprzed dopuszczeniem do pracyart. 94 pkt 1 k.p.
Bezpieczne warunki i szkolenia BHPsystematycznieart. 94 pkt 4 k.p.
Terminowa wypłata wynagrodzeniado 10 dnia następnego miesiącaart. 94 pkt 5, art. 85 k.p.
Ułatwianie podnoszenia kwalifikacjistałeart. 94 pkt 6 k.p.
Dokumentacja pracowniczaprowadzenie i przechowywanieart. 94 pkt 9a k.p.
Okres przechowywania10 lat po zatrudnieniuart. 94 pkt 9b k.p.
Przeciwdziałanie mobbingowidziałania aktywneart. 94³ § 1 k.p.

Jak to wygląda w praktyce

Firma zatrudnia pracownika i od razu dopuszcza go do pracy, planując szkolenie BHP w przyszłym tygodniu.

Naruszenie: szkolenie wstępne BHP musi poprzedzać dopuszczenie do pracy.

Drugi wymóg: aktualne orzeczenie lekarskie — art. 229 § 4 k.p.

Dwa obowiązki muszą zostać spełnione zanim pracownik zacznie pracę: badania wstępne i szkolenie wstępne BHP. Oba są weryfikowane podczas kontroli przez zestawienie dat z datą zatrudnienia.

Obowiązki z art. 94 mają charakter podstawowy, ale nie wyczerpują listy. Pracodawca odpowiada również za przeciwdziałanie mobbingowi, równe traktowanie oraz obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych.

Najczęściej zadawane pytania

Zaznajomienie pracowników z zakresem obowiązków, organizacja pracy, zapewnienie bezpiecznych warunków i szkoleń BHP, terminowa wypłata wynagrodzenia, ułatwianie podnoszenia kwalifikacji oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

Skierować na badania wstępne i uzyskać orzeczenie, przeprowadzić szkolenie wstępne BHP oraz zaznajomić z zakresem obowiązków i podstawowymi uprawnieniami.

Przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku. Wcześniejsze umowy podlegają dłuższym okresom przechowywania.

Tak. Przepisy dopuszczają postać papierową i elektroniczną, wymagając zabezpieczenia gwarantującego poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji.

Odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny. Inspektor pracy może też wydać nakaz usunięcia uchybień albo nałożyć mandat.

Nie. Kolejne powinności wynikają z innych przepisów — przeciwdziałanie mobbingowi, równe traktowanie w zatrudnieniu oraz obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.

Tak. Zmiana warunków zatrudnienia wymaga poinformowania pracownika, a zmiana istotnych elementów umowy — porozumienia stron albo wypowiedzenia zmieniającego.

Powiązane pojęcia

Przejdź do pełnej listy pojęć