Dieta to świadczenie na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. W 2026 roku dieta krajowa nadal wynosi 45 zł za dobę — tyle samo co od 1 stycznia 2023 r. — a stawki diet zagranicznych, określone odrębnie dla 114 państw, nie zmieniły się od 29 listopada 2022 r. Zapowiadana podwyżka diety krajowej do 60 zł do końca września 2026 r. nie została wprowadzona.
W artykule zestawiamy aktualne stawki diet krajowych i zagranicznych dla 20 najczęstszych kierunków, zasady pomniejszania diety za zapewnione posiłki, kolejne kroki rozliczenia delegacji oraz najczęstsze błędy działów kadr. Wyjaśniamy też, kiedy dieta jest zwolniona z PIT i składek ZUS.
W skrócie
Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę: przy podróży do doby poniżej 8 godzin nie przysługuje, za 8–12 godzin należy się 50%, powyżej 12 godzin — całość. Diety zagraniczne zależą od państwa, np. Niemcy 49 EUR, Wielka Brytania 45 GBP, USA 59 USD. Za zapewnione posiłki dietę krajową zmniejsza się o 25/50/25%, zagraniczną o 15/30/30%. Rozliczenie składa się w 14 dni, a dieta w żadnej firmie nie może być niższa niż 45 zł.
Podstawa prawna
- art. 775 KP — należności z tytułu podróży służbowej i minimalna wysokość diety
- rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. (t.j. Dz.U. 2023 poz. 2190) — dieta krajowa 45 zł, diety i limity noclegowe dla 114 państw, pomniejszenia za posiłki, termin 14 dni
- art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT — zwolnienie diet z podatku do limitu z rozporządzenia
Stan prawny na: 29 września 2026 r.
Ile wynosi dieta krajowa w 2025 i 2026 roku?
Pełna dieta za dobę krajowej podróży służbowej wynosi 45 zł. Stawka ta obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku na mocy rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 1481) i w 2026 roku pozostaje bez zmian.
Ale nie każda podróż oznacza pełną dietę. Kwota zależy od czasu trwania delegacji:
| Czas trwania podróży | Przysługująca dieta | Kwota (2025/2026) |
|---|---|---|
| Poniżej 8 godzin | Brak diety | 0 zł |
| 8–12 godzin | 50% diety | 22,50 zł |
| Powyżej 12 godzin | 100% diety | 45 zł |
| Każda kolejna pełna doba | 100% diety | 45 zł |
| Niepełna doba do 8 h (w podróży wielodobowej) | 50% diety | 22,50 zł |
| Niepełna doba ponad 8 h (w podróży wielodobowej) | 100% diety | 45 zł |
Siedmiogodzinna podróż do klienta w sąsiednim mieście? Zero złotych diety. Dziewięciogodzinne szkolenie? Połowa stawki. Dopiero po przekroczeniu 12 godzin pracownik otrzymuje pełne 45 zł. Czy to sprawiedliwe? Wielu pracowników uważa, że nie — i stąd presja na podwyżkę. Kwotę dla konkretnych godzin wyjazdu i powrotu wyliczy kalkulator delegacji krajowej.
Czy dieta krajowa wzrośnie do 60 zł?
Na razie nie. Projekt zmian rozporządzenia zakłada podwyżkę diety krajowej z 45 zł do 60 zł za dobę, co oznacza wzrost o 33%. Według informacji PIT.pl zmiana pociągnie za sobą automatyczny wzrost powiązanych świadczeń:
- Ryczałt za nocleg (150% diety): z 67,50 zł na 90 zł
- Ryczałt na dojazdy (20% diety): z 9 zł na 12 zł
- Limit hotelowy (20-krotność diety): z 900 zł na 1200 zł
Na dzień 29 września 2026 r. rozporządzenie podnoszące dietę nie zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw, więc obowiązuje stawka 45 zł. Do czasu zmiany przepisów wyższa dieta jest możliwa tylko na podstawie regulaminu wynagradzania lub umowy — a nadwyżka ponad 45 zł podlega PIT i składkom.
Jakie dodatkowe świadczenia przysługują przy delegacji krajowej?
Dieta to nie jedyny koszt, który pracodawca musi pokryć. Zgodnie z przepisami o podróżach służbowych, pracownikowi przysługują także:
| Świadczenie | Kwota (2025/2026) | Warunki |
|---|---|---|
| Ryczałt za nocleg | 67,50 zł (150% diety) | Bez rachunku; nocleg min. 6 h między 21:00 a 7:00 |
| Zwrot za hotel | Do 900 zł (20× dieta) | Z rachunkiem; kwoty wyższe za zgodą pracodawcy |
| Ryczałt na dojazdy | 9 zł (20% diety/dobę) | Komunikacja miejska w miejscu delegacji |
| Zwrot za bilety | Wg kosztów rzeczywistych | Pociąg, autobus, samolot — za zgodą pracodawcy |
| Kilometrówka (auto prywatne) | 0,89 zł/km (≤900 cm³) lub 1,15 zł/km (>900 cm³) | Tylko za zgodą pracodawcy |
Ile wynoszą diety zagraniczne w 2025/2026 — tabela najpopularniejszych krajów?
Stawki diet zagranicznych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., ostatnio zmienione rozporządzeniem obowiązującym od 29 listopada 2022 r. (t.j. Dz.U. 2023 poz. 2190). Obejmuje 114 państw oraz stawkę dla pozostałych. Poniżej 20 najczęściej odwiedzanych kierunków delegacji:
| Kraj | Dieta/dobę | Waluta | Limit na nocleg |
|---|---|---|---|
| Niemcy | 49 | EUR | 170 EUR |
| Francja | 55 | EUR | 200 EUR |
| Wielka Brytania | 45 | GBP | 220 GBP |
| USA | 59 | USD | 200 USD |
| Austria | 57 | EUR | 150 EUR |
| Włochy | 53 | EUR | 192 EUR |
| Hiszpania | 50 | EUR | 200 EUR |
| Holandia | 50 | EUR | 150 EUR |
| Belgia | 55 | EUR | 200 EUR |
| Szwajcaria | 88 | CHF | 220 CHF |
| Szwecja | 510 | SEK | 2000 SEK |
| Czechy | 41 | EUR | 120 EUR |
| Litwa | 45 | EUR | 150 EUR |
| Łotwa | 57 | EUR | 132 EUR |
| Słowacja | 47 | EUR | 132 EUR |
| Norwegia | 496 | NOK | 1650 NOK |
| Dania | 446 | DKK | 1430 DKK |
| Chiny | 55 | EUR | 170 EUR |
| Japonia | 7532 | JPY | 22 000 JPY |
| Indie | 42 | EUR | 210 EUR |
Dla krajów niewymienionych w rozporządzeniu obowiązuje stawka domyślna: 41 EUR diety i 140 EUR limitu noclegowego.
Jak pomniejsza się dietę za zapewnione posiłki?
Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne wyżywienie podczas delegacji, dieta ulega pomniejszeniu. Zasady są identyczne dla podróży krajowych i zagranicznych, choć procenty odnoszą się do stawki właściwej dla danego typu podróży.
Delegacja krajowa — pomniejszenia
| Zapewniony posiłek | Pomniejszenie | Kwota pomniejszenia (z 45 zł) |
|---|---|---|
| Śniadanie | 25% | 11,25 zł |
| Obiad | 50% | 22,50 zł |
| Kolacja | 25% | 11,25 zł |
| Pełne wyżywienie | 100% | 45 zł (dieta nie przysługuje) |
Delegacja zagraniczna — pomniejszenia
Przy podróżach zagranicznych procentowe pomniejszenia są inne:
- Śniadanie: 15% diety zagranicznej
- Obiad: 30% diety zagranicznej
- Kolacja: 30% diety zagranicznej
Nawet przy pełnym wyżywieniu pracownik zachowuje 25% diety zagranicznej na pokrycie drobnych wydatków (kawa, woda, napiwki). Przykład: przy delegacji do Niemiec (49 EUR/dobę) i zapewnionym pełnym wyżywieniu pracownikowi przysługuje 12,25 EUR na tzw. kieszonkowe.
Jak rozliczyć delegację krajową krok po kroku?
Rozliczenie delegacji to procedura, która przy prawidłowej organizacji zajmuje kilka minut. Przy bałaganie w dokumentach — kilka godzin i nerwy obu stron. Oto schemat, który eliminuje najczęstsze pomyłki:
Krok 1: Polecenie wyjazdu służbowego
Pracodawca wystawia polecenie wyjazdu (druk delegacji) PRZED rozpoczęciem podróży. Dokument zawiera: dane pracownika, cel i miejsce podróży, termin, środek transportu i ewentualne zaliczki.
Krok 2: Dokumentowanie wydatków
W trakcie delegacji pracownik zbiera rachunki i faktury: hotele, bilety, opłaty parkingowe, przejazdy autostradowe. Bez rachunku za nocleg — przysługuje ryczałt 67,50 zł.
Krok 3: Rozliczenie po powrocie
Pracownik ma 14 dni od zakończenia delegacji na złożenie rozliczenia. Dział kadr weryfikuje: czas trwania (na podstawie ewidencji czasu pracy), zapewnione posiłki, rachunki i oblicza należną kwotę.
Krok 4: Wypłata
Różnica między zaliczką a faktycznymi kosztami — do zwrotu pracownikowi lub do wpłaty przez pracownika, jeśli zaliczka była wyższa.
Czym różni się rozliczenie delegacji zagranicznej od krajowej?
Delegacja zagraniczna rządzi się nieco innymi zasadami, choć podstawowy schemat jest podobny. Najistotniejsze różnice:
| Element | Delegacja krajowa | Delegacja zagraniczna |
|---|---|---|
| Stawka diety | 45 zł (jednolita) | Zależna od kraju (114 państw + stawka dla pozostałych) |
| Pomniejszenie: śniadanie | 25% | 15% |
| Pomniejszenie: obiad/kolacja | 50% / 25% | 30% / 30% |
| Pełne wyżywienie | Dieta nie przysługuje | 25% diety (kieszonkowe) |
| Początek naliczania | Moment wyjazdu | Przekroczenie granicy lub start samolotu |
| Waluta rozliczenia | PLN | Waluta kraju docelowego |
| Kurs przeliczeniowy | Nie dotyczy | Kurs średni NBP z dnia wypłaty zaliczki |
Przy delegacji zagranicznej czas podróży na terenie Polski (do granicy lub lotniska) rozlicza się według stawek krajowych, a czas za granicą — według stawek kraju docelowego. Moment przejścia to przekroczenie granicy państwa lub start/lądowanie samolotu.
Jakie są najczęstsze błędy w rozliczaniu diet?
Na podstawie doświadczeń działów HR, oto lista pomyłek, które generują problemy — od nadpłat, przez zaległości podatkowe, po konflikty z pracownikami:
- Naliczanie diety za podróż poniżej 8 godzin — przy krótkich wyjazdach dieta krajowa nie przysługuje. Wielu kadrowych automatycznie nalicza ją „za każdy dzień delegacji"
- Brak pomniejszenia za posiłki w hotelu — jeśli cena pokoju obejmuje śniadanie, dietę trzeba pomniejszyć o 25% (krajowa) lub 15% (zagraniczna)
- Mylenie stawek krajowych z zagranicznymi — procenty pomniejszenia za posiłki są INNE w delegacjach zagranicznych (15/30/30) niż krajowych (25/50/25)
- Stosowanie nieaktualnych stawek zagranicznych — stawki z rozporządzenia nie zmieniły się od listopada 2022, ale wcześniejsze wersje miały inne kwoty
- Brak polecenia wyjazdu — bez formalnego dokumentu delegacja nie istnieje prawnie, a wypłacona dieta może zostać zakwestionowana przez ZUS lub US
- Przekroczenie terminu 14 dni — pracownik powinien rozliczyć się w ciągu 14 dni od zakończenia delegacji; opóźnienia komplikują księgowanie
Czy diety są opodatkowane i oskładkowane?
Diety wypłacane do wysokości określonej w rozporządzeniu są zwolnione z podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT) oraz zwolnione ze składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Warunek: kwota nie przekracza stawek z rozporządzenia.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalić wyższe stawki w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Nadwyżka ponad stawkę z rozporządzenia stanowi jednak przychód pracownika podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. Niższe stawki są dopuszczalne tylko w ograniczonym zakresie: zgodnie z art. 775 § 4 KP dieta — zarówno krajowa, jak i zagraniczna — nie może być niższa niż dieta krajowa z rozporządzenia, czyli 45 zł za dobę.
Jak ewidencja czasu pracy ułatwia rozliczanie delegacji?
Prawidłowe rozliczenie diety wymaga precyzyjnego określenia czasu trwania podróży — co do godziny. Ewidencja czasu pracy dostarcza twardych danych: godzinę wyjazdu, powrotu, czas spędzony poza miejscem pracy. W systemie elektronicznym te dane są dostępne jednym kliknięciem, eliminując konieczność ręcznego wpisywania godzin na druku delegacji.
Przy podróżach zagranicznych szczególnie przydatna jest rejestracja z lokalizacją GPS — pozwala jednoznacznie ustalić moment przekroczenia granicy lub przylotu, co determinuje, od kiedy naliczać stawkę zagraniczną zamiast krajowej. Integracja systemu RCP z narzędziami do rozliczania delegacji to coraz częstszy standard w firmach, które wysyłają pracowników na delegacje regularnie.
Podsumowanie
We wrześniu 2026 roku obowiązują te same stawki co od 2023 roku: 45 zł diety krajowej i diety zagraniczne z rozporządzenia w brzmieniu od 29 listopada 2022 r. Przy rozliczeniu najważniejsze są dokładne godziny wyjazdu i powrotu, pomniejszenie diety za zapewnione posiłki (inne procenty dla podróży krajowych i zagranicznych) oraz termin 14 dni. Pracodawca spoza sfery budżetowej może płacić więcej, ale nie mniej niż 45 zł za dobę, a nadwyżka ponad limit z rozporządzenia jest oskładkowana i opodatkowana.