Rozliczanie delegacji

W skrócie

Rozliczanie delegacji to ustalenie należności przysługujących pracownikowi za podróż służbową: diety na pokrycie kosztów wyżywienia oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. W 2026 roku dieta krajowa wynosi 45 zł, ryczałt za nocleg 67,50 zł, a ryczałt na dojazdy 9 zł.

Czym jest rozliczanie delegacji?

Podróż służbowa to wykonywanie zadania poza miejscowością siedziby pracodawcy lub stałego miejsca pracy pracownika. Za ten czas przysługują należności obejmujące dietę oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać własne stawki w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Swoboda ma jednak granicę: dieta nie może być niższa od stawki określonej dla sfery budżetowej. Gdy firma nie uregulowała tej kwestii, stosuje się wprost stawki rozporządzeniowe.

Dieta zależy od czasu trwania podróży. Powyżej dwunastu godzin przysługuje pełna kwota, między ósmą a dwunastą godziną — połowa, a przy podróży krótszej niż osiem godzin dieta nie należy się wcale. Zapewnienie bezpłatnego posiłku obniża dietę: śniadanie i kolacja po dwadzieścia pięć procent, obiad o pięćdziesiąt.

Nocleg rozlicza się dwutorowo. Przy przedstawieniu rachunku zwraca się koszt rzeczywisty, a bez rachunku przysługuje ryczałt w wysokości stu pięćdziesięciu procent diety, pod warunkiem że nocleg trwał co najmniej sześć godzin między dwudziestą pierwszą a siódmą.

Podstawa prawna

  • art. 77⁵ § 1 Kodeks pracy Pracownikowi wykonującemu zadanie służbowe poza miejscowością siedziby pracodawcy lub stałego miejsca pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zobacz pełny przepis
  • art. 77⁵ § 3 Kodeks pracy Warunki wypłacania należności pracodawca spoza sfery budżetowej określa w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Zobacz pełny przepis
  • art. 77⁵ § 4 Kodeks pracy Dieta nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla sfery budżetowej. Zobacz pełny przepis
  • stawki należności za podróże służbowe Rozporządzenie MRiPS z 30 czerwca 2022 r. Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę, ryczałt za nocleg 67,50 zł (150% diety), ryczałt na dojazdy 9 zł (20% diety). Zobacz w ISAP

Stan prawny na 3 sierpnia 2026

Delegacja krajowa — stawki 2026

SkładnikKwotaZasada
Dieta pełna (powyżej 12 godzin)45 złza dobę podróży
Dieta połowiczna (8–12 godzin)22,50 zł50% diety
Podróż krótsza niż 8 godzin0 złdieta nie przysługuje
Ryczałt za nocleg67,50 zł150% diety, nocleg 21:00–7:00 min. 6 godzin
Ryczałt na dojazdy miejscowe9 zł20% diety, za każdą rozpoczętą dobę
Zapewnione śniadanie−11,25 złobniżka o 25%
Zapewniony obiad−22,50 złobniżka o 50%
Zapewniona kolacja−11,25 złobniżka o 25%

Jak to wygląda w praktyce

Delegacja trwa 30 godzin. Pracodawca zapewnia obiad, pracownik nocuje u rodziny bez faktury.

Diety: pierwsza doba 45 zł + druga doba rozpoczęta ponad 8 godzin = 45 zł. Razem 90 zł.

Obniżka za obiad: −22,50 zł → 67,50 zł.

Ryczałt za nocleg: +67,50 zł (brak faktury).

Razem: 135 zł plus zwrot kosztów przejazdu.

Ryczałt za nocleg przysługuje tylko wtedy, gdy pracownik nie przedstawi rachunku i nocleg trwał co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00. Przy fakturze zwraca się koszt rzeczywisty.

Policz dietę i koszty delegacji

Kalkulator delegacji krajowej liczy dietę według progów 8 i 12 godzin, odejmuje zapewnione posiłki i dodaje ryczałty za nocleg i dojazdy oraz kilometrówkę.

Kalkulator delegacji krajowej

Najczęściej zadawane pytania

45 zł za dobę podróży służbowej. Przy podróży trwającej od 8 do 12 godzin przysługuje połowa, czyli 22,50 zł, a przy krótszej niż 8 godzin dieta nie przysługuje.

67,50 zł, czyli 150% diety. Przysługuje, gdy pracownik nie przedstawi rachunku, a nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00.

Obniżają ją: śniadanie o 25% (11,25 zł), obiad o 50% (22,50 zł), kolacja o 25% (11,25 zł). Przy zapewnieniu wszystkich posiłków dieta nie przysługuje.

Tak, w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Dieta nie może być jednak niższa niż stawka określona dla sfery budżetowej, czyli 45 zł.

Podróż w godzinach rozkładowych jest czasem pracy. Przejazd poza tymi godzinami co do zasady nim nie jest, chyba że pracownik wykonuje w tym czasie obowiązki służbowe.

Ryczałt 9 zł za każdą rozpoczętą dobę, czyli 20% diety. Nie przysługuje, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów albo gdy zapewniono mu bezpłatny transport.

Nie. Podróżą służbową jest wykonywanie zadania poza miejscowością siedziby pracodawcy lub stałego miejsca pracy. Dojazd do miejsca wskazanego w umowie jako miejsce pracy delegacją nie jest.

Powiązane pojęcia

Przejdź do pełnej listy pojęć