Rozliczanie delegacji to ustalenie należności przysługujących pracownikowi za podróż służbową: diety na pokrycie kosztów wyżywienia oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. W 2026 roku dieta krajowa wynosi 45 zł, ryczałt za nocleg 67,50 zł, a ryczałt na dojazdy 9 zł.
Podróż służbowa to wykonywanie zadania poza miejscowością siedziby pracodawcy lub stałego miejsca pracy pracownika. Za ten czas przysługują należności obejmujące dietę oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać własne stawki w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Swoboda ma jednak granicę: dieta nie może być niższa od stawki określonej dla sfery budżetowej. Gdy firma nie uregulowała tej kwestii, stosuje się wprost stawki rozporządzeniowe.
Dieta zależy od czasu trwania podróży. Powyżej dwunastu godzin przysługuje pełna kwota, między ósmą a dwunastą godziną — połowa, a przy podróży krótszej niż osiem godzin dieta nie należy się wcale. Zapewnienie bezpłatnego posiłku obniża dietę: śniadanie i kolacja po dwadzieścia pięć procent, obiad o pięćdziesiąt.
Nocleg rozlicza się dwutorowo. Przy przedstawieniu rachunku zwraca się koszt rzeczywisty, a bez rachunku przysługuje ryczałt w wysokości stu pięćdziesięciu procent diety, pod warunkiem że nocleg trwał co najmniej sześć godzin między dwudziestą pierwszą a siódmą.
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
| Składnik | Kwota | Zasada |
|---|---|---|
| Dieta pełna (powyżej 12 godzin) | 45 zł | za dobę podróży |
| Dieta połowiczna (8–12 godzin) | 22,50 zł | 50% diety |
| Podróż krótsza niż 8 godzin | 0 zł | dieta nie przysługuje |
| Ryczałt za nocleg | 67,50 zł | 150% diety, nocleg 21:00–7:00 min. 6 godzin |
| Ryczałt na dojazdy miejscowe | 9 zł | 20% diety, za każdą rozpoczętą dobę |
| Zapewnione śniadanie | −11,25 zł | obniżka o 25% |
| Zapewniony obiad | −22,50 zł | obniżka o 50% |
| Zapewniona kolacja | −11,25 zł | obniżka o 25% |
Delegacja trwa 30 godzin. Pracodawca zapewnia obiad, pracownik nocuje u rodziny bez faktury.
Diety: pierwsza doba 45 zł + druga doba rozpoczęta ponad 8 godzin = 45 zł. Razem 90 zł.
Obniżka za obiad: −22,50 zł → 67,50 zł.
Ryczałt za nocleg: +67,50 zł (brak faktury).
Razem: 135 zł plus zwrot kosztów przejazdu.
Ryczałt za nocleg przysługuje tylko wtedy, gdy pracownik nie przedstawi rachunku i nocleg trwał co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00. Przy fakturze zwraca się koszt rzeczywisty.
45 zł za dobę podróży służbowej. Przy podróży trwającej od 8 do 12 godzin przysługuje połowa, czyli 22,50 zł, a przy krótszej niż 8 godzin dieta nie przysługuje.
67,50 zł, czyli 150% diety. Przysługuje, gdy pracownik nie przedstawi rachunku, a nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00.
Obniżają ją: śniadanie o 25% (11,25 zł), obiad o 50% (22,50 zł), kolacja o 25% (11,25 zł). Przy zapewnieniu wszystkich posiłków dieta nie przysługuje.
Tak, w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Dieta nie może być jednak niższa niż stawka określona dla sfery budżetowej, czyli 45 zł.
Podróż w godzinach rozkładowych jest czasem pracy. Przejazd poza tymi godzinami co do zasady nim nie jest, chyba że pracownik wykonuje w tym czasie obowiązki służbowe.
Ryczałt 9 zł za każdą rozpoczętą dobę, czyli 20% diety. Nie przysługuje, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów albo gdy zapewniono mu bezpłatny transport.
Nie. Podróżą służbową jest wykonywanie zadania poza miejscowością siedziby pracodawcy lub stałego miejsca pracy. Dojazd do miejsca wskazanego w umowie jako miejsce pracy delegacją nie jest.
Szymon Mojsak
Dieta krajowa w 2026 r. wynosi 45 zł, a planowana podwyżka zakłada 60 zł. Sprawdź aktualne stawki diet zagranicznych dla 20 najpopularniejszych krajów, zasady rozliczania i najczęstsze błędy pracodawców.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Masz dość ręcznego przepisywania danych z wniosków do arkuszy? Dowiedz się, jak Zapier, Make i n8n rewolucjonizują pracę kadr w 2026 roku.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Prowadząc firmę, często pojawia się konieczność podróży służbowej do ważnego klienta czy w celu negocjacji biznesowych. Sam właściciel nie jest w stanie być wszędzie i nadzorować każdy proces w swoim biznesie (a nawet nie powinien), więc wysyła swoich pracowników w delegację. Ale jak zrobić to prawidłowo, w zgodzie z najnowszymi przepisami Kodeksu Pracy? Poznaj podstawowe zasady podróży służbowych.
Czytaj dalej →