Słowniczek HR

Lokalizacja pracowników (GPS)

Wszystkie pojęcia
W skrócie

Lokalizacja GPS to jedna z form monitoringu dopuszczalnych w Kodeksie pracy. Wolno ją stosować, gdy jest niezbędna do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie narzędzi — po ustaleniu zasad w regulaminie i poinformowaniu pracowników.

Czym jest lokalizacja pracowników (GPS)?

Lokalizacja pracowników z użyciem GPS mieści się w kategorii innych form monitoringu, do których Kodeks pracy nakazuje stosować odpowiednio przepisy o monitoringu poczty elektronicznej. Nie jest więc rozwiązaniem pozaustawowym, ale podlega ściśle określonym warunkom.

Pierwszym warunkiem jest cel. Monitoring wolno wprowadzić, gdy jest niezbędny do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi. Cele wykraczające poza ten zakres nie uzasadniają wprowadzenia lokalizacji.

Drugim jest procedura. Cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu. Pracowników informuje się nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem, a nowo zatrudnionych — przed dopuszczeniem do pracy.

Trzecim ograniczeniem jest zakaz naruszania dóbr osobistych pracownika. Wyznacza on granice czasowe i przedmiotowe: lokalizowanie pojazdu poza godzinami pracy przy jego prywatnym użyciu albo śledzenie prywatnego urządzenia wykracza poza dopuszczalny zakres nawet przy zgodzie pracownika.

Podstawa prawna

  • art. 22³ § 1 Kodeks pracy Pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Zobacz pełny przepis
  • art. 22³ § 4 Kodeks pracy Przepisy § 1–3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1 — dotyczy to również monitoringu lokalizacji. Zobacz pełny przepis
  • art. 22² § 6 Kodeks pracy Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem ani nie ma obowiązku ustalenia regulaminu. Zobacz pełny przepis
  • art. 22² § 7 Kodeks pracy Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Zobacz pełny przepis
  • art. 22² § 8 Kodeks pracy Informację o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu przekazuje się pracownikowi na piśmie lub elektronicznie przed dopuszczeniem go do pracy. Zobacz pełny przepis

Stan prawny na 6 sierpnia 2026

Wdrożenie monitoringu lokalizacji

KrokWymógPodstawa
Uzasadnienie celuniezbędność dla organizacji pracy i użytkowania narzędziart. 22³ § 1 i § 4 k.p.
Ustalenie zasadukład zbiorowy, regulamin pracy albo obwieszczenieart. 22² § 6 k.p.
Informacja dla pracownikówmin. 2 tygodnie przed uruchomieniemart. 22² § 7 k.p.
Informacja dla nowego pracownikaprzed dopuszczeniem do pracyart. 22² § 8 k.p.
Granicazakaz naruszania dóbr osobistychart. 22³ § 2 k.p.

Jak to wygląda w praktyce

Firma transportowa chce wprowadzić lokalizację pojazdów służbowych.

Cel dopuszczalny: organizacja pracy i właściwe użytkowanie narzędzi (pojazdów).

Zasady: zapis w regulaminie pracy.

Informacja: min. 2 tygodnie przed uruchomieniem.

Osobną kwestią jest zakres czasowy. Lokalizowanie pojazdu poza godzinami pracy, gdy pracownik korzysta z niego prywatnie, wykracza poza cel wskazany w przepisie.

Monitoring nie może też naruszać dóbr osobistych pracownika. Śledzenie prywatnego telefonu albo lokalizacji poza czasem pracy tego warunku nie spełnia, nawet gdy pracownik wyrazi zgodę.

Najczęściej zadawane pytania

Tak, jako jedną z form monitoringu, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania narzędzi.

W układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a gdy pracodawca nie jest nimi objęty — w obwieszczeniu. Zapis obejmuje cele, zakres i sposób zastosowania.

Nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Nowo zatrudnionym informację przekazuje się przed dopuszczeniem do pracy.

Nie, gdy pracownik korzysta z niego prywatnie. Wykracza to poza cel wskazany w przepisie i może naruszać dobra osobiste pracownika.

Nie zastępuje przesłanek ustawowych. Monitoring musi być niezbędny do wskazanego celu, a zakaz naruszania dóbr osobistych obowiązuje niezależnie od zgody.

Dane o lokalizacji mogą wspierać weryfikację czasu pracy, ale ewidencja pozostaje odrębnym obowiązkiem, a cel monitoringu musi być ujęty w regulaminie.

Nie. Monitoring dotyczy narzędzi udostępnionych przez pracodawcę, a objęcie nim urządzeń prywatnych naruszałoby dobra osobiste pracownika.

Powiązane pojęcia

Przejdź do pełnej listy pojęć