Lokalizacja GPS to jedna z form monitoringu dopuszczalnych w Kodeksie pracy. Wolno ją stosować, gdy jest niezbędna do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie narzędzi — po ustaleniu zasad w regulaminie i poinformowaniu pracowników.
Czym jest lokalizacja pracowników (GPS)?
Lokalizacja pracowników z użyciem GPS mieści się w kategorii innych form monitoringu, do których Kodeks pracy nakazuje stosować odpowiednio przepisy o monitoringu poczty elektronicznej. Nie jest więc rozwiązaniem pozaustawowym, ale podlega ściśle określonym warunkom.
Pierwszym warunkiem jest cel. Monitoring wolno wprowadzić, gdy jest niezbędny do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi. Cele wykraczające poza ten zakres nie uzasadniają wprowadzenia lokalizacji.
Drugim jest procedura. Cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu. Pracowników informuje się nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem, a nowo zatrudnionych — przed dopuszczeniem do pracy.
Trzecim ograniczeniem jest zakaz naruszania dóbr osobistych pracownika. Wyznacza on granice czasowe i przedmiotowe: lokalizowanie pojazdu poza godzinami pracy przy jego prywatnym użyciu albo śledzenie prywatnego urządzenia wykracza poza dopuszczalny zakres nawet przy zgodzie pracownika.
Podstawa prawna
art. 22³ § 1Kodeks pracyPracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Zobacz pełny przepis
art. 22³ § 4Kodeks pracyPrzepisy § 1–3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1 — dotyczy to również monitoringu lokalizacji.
Zobacz pełny przepis
art. 22² § 6Kodeks pracyCele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem ani nie ma obowiązku ustalenia regulaminu.
Zobacz pełny przepis
art. 22² § 7Kodeks pracyPracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Zobacz pełny przepis
art. 22² § 8Kodeks pracyInformację o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu przekazuje się pracownikowi na piśmie lub elektronicznie przed dopuszczeniem go do pracy.
Zobacz pełny przepis
Stan prawny na 6 sierpnia 2026
Wdrożenie monitoringu lokalizacji
Krok
Wymóg
Podstawa
Uzasadnienie celu
niezbędność dla organizacji pracy i użytkowania narzędzi
art. 22³ § 1 i § 4 k.p.
Ustalenie zasad
układ zbiorowy, regulamin pracy albo obwieszczenie
art. 22² § 6 k.p.
Informacja dla pracowników
min. 2 tygodnie przed uruchomieniem
art. 22² § 7 k.p.
Informacja dla nowego pracownika
przed dopuszczeniem do pracy
art. 22² § 8 k.p.
Granica
zakaz naruszania dóbr osobistych
art. 22³ § 2 k.p.
Jak to wygląda w praktyce
Firma transportowa chce wprowadzić lokalizację pojazdów służbowych.
Cel dopuszczalny: organizacja pracy i właściwe użytkowanie narzędzi (pojazdów).
Zasady: zapis w regulaminie pracy.
Informacja: min. 2 tygodnie przed uruchomieniem.
Osobną kwestią jest zakres czasowy. Lokalizowanie pojazdu poza godzinami pracy, gdy pracownik korzysta z niego prywatnie, wykracza poza cel wskazany w przepisie.
Monitoring nie może też naruszać dóbr osobistych pracownika. Śledzenie prywatnego telefonu albo lokalizacji poza czasem pracy tego warunku nie spełnia, nawet gdy pracownik wyrazi zgodę.
Najczęściej zadawane pytania
Tak, jako jedną z form monitoringu, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania narzędzi.
W układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a gdy pracodawca nie jest nimi objęty — w obwieszczeniu. Zapis obejmuje cele, zakres i sposób zastosowania.
Nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Nowo zatrudnionym informację przekazuje się przed dopuszczeniem do pracy.
Nie, gdy pracownik korzysta z niego prywatnie. Wykracza to poza cel wskazany w przepisie i może naruszać dobra osobiste pracownika.
Nie zastępuje przesłanek ustawowych. Monitoring musi być niezbędny do wskazanego celu, a zakaz naruszania dóbr osobistych obowiązuje niezależnie od zgody.
Dane o lokalizacji mogą wspierać weryfikację czasu pracy, ale ewidencja pozostaje odrębnym obowiązkiem, a cel monitoringu musi być ujęty w regulaminie.
Nie. Monitoring dotyczy narzędzi udostępnionych przez pracodawcę, a objęcie nim urządzeń prywatnych naruszałoby dobra osobiste pracownika.
Sklep otwarty 7:00–22:00, załoga na 3/4 etatu, grafik układany co tydzień przez kierownika i kilkanaście placówek w jednej sieci. Do tego niedziele handlowe z własnymi limitami i nocna inwentaryzacja raz na kwartał. Sprawdź, które przepisy w handlu łamie się najczęściej, jak pilnować godzin ponad wymiar u niepełnoetatowców i jak zebrać ewidencję ze wszystkich sklepów w jednym miejscu.
Wybór nieodpowiedniej metody rejestracji czasu pracy to prosta droga do oporu pracowników i chaosu w kadrach. Sprawdź nasze porównanie czytników ściennych, aplikacji mobilnych z GPS oraz paneli WWW i dowiedz się, jak stworzyć elastyczny system dopasowany do potrzeb Twojej firmy.
Restauracja pracuje wtedy, gdy inni odpoczywają: wieczorami, w weekendy i w sezonie. Kelner przychodzi na lunch, wraca na kolację i wychodzi po północy, a grafik zmienia się kilka razy w tygodniu. Sprawdź, jak legalnie wprowadzić zmiany dzielone, rozliczyć niedziele i nadgodziny, potwierdzać godziny zleceniobiorcom i prowadzić ewidencję dla kuchni, sali i baru.
Magazyn pracuje 24/7, a załoga zmienia się co sezon. Papierowa lista obecności tego nie udźwignie. Sprawdź, które przepisy czasu pracy najczęściej łamią firmy logistyczne, kto odpowiada za ewidencję pracowników z agencji i jak ułożyć rejestrację czasu pracy w hali, na rampie i w trasie.
Hotel nigdy się nie zamyka: recepcja pracuje w nocy, housekeeping zaczyna rano, a w sezonie załoga rośnie dwukrotnie. Grafik układa kierownik działu, a kadry rozliczają wszystko na koniec miesiąca. Sprawdź, jak zaplanować pracę zmianową w obiekcie noclegowym, zapewnić odpoczynek po nocce, rozliczyć niedziele i pracowników sezonowych – i jak przygotować ewidencję na kontrolę PIP.
Katarzyna Grzązek
