Jawność wynagrodzeń 2026 — obowiązki pracodawcy w rekrutacji

Od 24 grudnia 2025 roku pracodawca nie może już zaprosić kandydata na rozmowę, nie mówiąc mu, ile zamierza zapłacić. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzona ustawą z 4 czerwca 2025 roku dodała art. 18^3ca, który nakłada obowiązek informowania o początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale. To pierwszy etap wdrażania unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń, a drugi — obejmujący wartościowanie stanowisk i raportowanie luki płacowej — jest wciąż na etapie prac legislacyjnych.

Poniżej znajdziesz zakres obowiązku informacyjnego wraz z brzmieniem przepisu, odpowiedź na pytanie o widełki kontra konkretna kwota, listę zakazanych praktyk rekrutacyjnych oraz to, co czeka pracodawców w drugim etapie. Na końcu praktyczne kroki przygotowawcze dla firmy dowolnej wielkości.

Na czym polega jawność wynagrodzeń i od kiedy obowiązuje?

Obowiązek wynika z art. 18^3ca Kodeksu pracy, dodanego ustawą z 4 czerwca 2025 roku, opublikowaną w Dzienniku Ustaw z 2025 roku pod pozycją 807. Przepis wszedł w życie 24 grudnia 2025 roku i dotyczy każdego pracodawcy prowadzącego rekrutację, niezależnie od wielkości firmy.

Przepis nakazuje poinformować osobę ubiegającą się o zatrudnienie o wynagrodzeniu, wskazując — jak podaje serwis Prawo.pl — „jego początkową wysokość lub jego przedział, oparty na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci". Ostatni fragment jest istotny, ponieważ sam przedział nie wystarczy, jeśli nie da się wykazać, na jakiej podstawie go wyznaczono.

Zmiana wpisuje się w szerszy pakiet dotyczący równości szans, który opisuje Zielona Linia oraz Okręgowy Inspektorat Pracy w Białymstoku.

Czy trzeba podać konkretną kwotę, czy wystarczą widełki?

Wystarczą widełki, ale muszą być uzasadnione. Przepis dopuszcza wprost obie formy — początkową wysokość wynagrodzenia albo jego przedział — więc pracodawca zachowuje pole do negocjacji. Warunkiem jest oparcie przedziału na obiektywnych i neutralnych kryteriach, takich jak zakres obowiązków, wymagane doświadczenie czy poziom odpowiedzialności.

Rozpiętość widełek nie została ustawowo ograniczona, jednak przedział obejmujący kilkukrotność kwoty minimalnej trudno obronić jako oparty na obiektywnych kryteriach. Ustalenie sensownych przedziałów wymaga uporządkowania siatki płac, o czym piszemy w tekście o wartościowaniu stanowisk pracy.

Kiedy najpóźniej trzeba przekazać informację?

Przepis wskazuje trzy dopuszczalne momenty, a wybór między nimi zależy od tego, jak prowadzona jest rekrutacja. Informacja ma dotrzeć do kandydata na piśmie albo elektronicznie, z wyprzedzeniem pozwalającym się z nią zapoznać przed rozmową o warunkach.

1. W ogłoszeniu o naborze — wariant podstawowy i najbezpieczniejszy dowodowo, ponieważ treść ogłoszenia łatwo zarchiwizować.
2. Przed rozmową kwalifikacyjną — gdy pracodawca nie publikował ogłoszenia, na przykład przy rekrutacji z polecenia lub przez agencję.
3. Przed nawiązaniem stosunku pracy — termin ostateczny, po którym obowiązek uznaje się za niedopełniony.

Zapamiętaj: to pracodawca musi być w stanie wykazać, że obowiązek informacyjny wypełnił. Archiwizuj treść ogłoszeń i korespondencję z kandydatami, bo w sporze ciężar dowodu leży po twojej stronie.

Czego pracodawca nie może już zrobić w rekrutacji?

Nowelizacja wprowadziła dwa zakazy, które zmieniają praktykę działów HR bardziej niż sam obowiązek informacyjny.

Zakaz pytania o historię wynagrodzenia. Zmieniony art. 22¹ Kodeksu pracy przesądza, że pracodawca nie może pytać kandydata o wysokość wynagrodzenia otrzymywanego w poprzednich miejscach pracy. Celem jest przerwanie mechanizmu, w którym niższa płaca z przeszłości utrwala się w kolejnych umowach, uderzając statystycznie mocniej w kobiety. Pytanie o oczekiwania płacowe pozostaje dopuszczalne, ponieważ dotyczy przyszłości, a nie historii.

Neutralność ogłoszeń i nazw stanowisk. Oferty pracy nie mogą sugerować preferencji co do płci, wieku ani innych cech niezwiązanych z pracą. Sformułowania w rodzaju „poszukujemy młodej, energicznej osoby do biura" są niedopuszczalne, podobnie jak nazwy stanowisk zawierające wskazanie płci. Typowe potknięcia rekrutacyjne zebraliśmy w tekście o najczęstszych błędach przy rekrutacji.

Co grozi za brak informacji o wynagrodzeniu?

Nowelizacja nie wprowadziła odrębnej kary grzywny za samo pominięcie informacji o wynagrodzeniu, co bywa mylnie przedstawiane w poradnikach. Realne ryzyko leży gdzie indziej i ma trzy warstwy.

• Odwrócony ciężar dowodu — to pracodawca wykazuje, że obowiązek wypełnił, a nie kandydat, że go nie otrzymał.
• Roszczenia odszkodowawcze — brak przejrzystych, neutralnych kryteriów płacowych ułatwia wykazanie nierównego traktowania, a Kodeks pracy przewiduje w takim przypadku odszkodowanie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.
• Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy — naruszenie przepisów o równym traktowaniu i o treści ogłoszeń mieści się w zakresie kontroli inspektora.

W praktyce najkosztowniejsza bywa druga pozycja, ponieważ spór o nierówne traktowanie dotyczy zwykle nie jednego kandydata, lecz całej siatki płac w firmie.

Co zmieni się do 7 czerwca 2026 roku?

Drugi etap wdrożenia dyrektywy jest znacznie szerszy niż pierwszy i obejmie także pracodawców, którzy akurat nikogo nie rekrutują. Projekt przewiduje, że każdy pracodawca, nawet zatrudniający jedną osobę, przeprowadzi wartościowanie stanowisk pracy według kryteriów umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy, a następnie ustali kryteria wynagradzania oraz zasady awansu płacowego.

Do tego dochodzi raportowanie luki płacowej, którego częstotliwość zależy od wielkości zatrudnienia.

Zakres i terminy opisuje Prawo.pl. Trzeba jednak zaznaczyć, że mowa o projekcie skierowanym do konsultacji, a nie o obowiązującym prawie — stan prac nad wdrożeniem publikuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a pojawiały się też sygnały o możliwym wydłużeniu vacatio legis. Przed wdrożeniem konkretnych rozwiązań warto zweryfikować aktualny status ustawy.

Jak przygotować firmę na jawność wynagrodzeń?

Pierwszy etap wymaga głównie dyscypliny w procesie rekrutacji, natomiast drugi dotknie sposobu, w jaki firma w ogóle ustala płace. Kolejność przygotowań warto odwrócić względem terminów i zacząć od siatki płac, ponieważ to ona determinuje, czy widełki w ogłoszeniach da się obronić.

1. Zinwentaryzuj obecne wynagrodzenia w podziale na stanowiska i płeć, żeby poznać skalę ewentualnych różnic, zanim zrobi to ktoś inny.
2. Opisz stanowiska według kryteriów umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy.
3. Ustal przedziały płacowe dla każdego stanowiska wraz z pisemnym uzasadnieniem kryteriów.
4. Zaktualizuj szablony ogłoszeń o pole na wynagrodzenie i usuń z nich sformułowania wskazujące płeć lub wiek.
5. Przeszkol rekrutujących z zakazu pytania o historię wynagrodzenia — to najczęstsze naruszenie, bo wynika z nawyku.
6. Wprowadź archiwizację ogłoszeń i korespondencji płacowej z kandydatami.
7. Uporządkuj zasady wynagradzania w regulaminie pracy lub w regulaminie wynagradzania, korzystając z wzoru regulaminu pracy.

Podsumowanie

Jawność wynagrodzeń przestała być deklaracją i stała się obowiązkiem, którego dopełnienie pracodawca musi umieć udowodnić. Pierwszy etap sprowadza się do podania kwoty lub uzasadnionego przedziału na jednym z trzech dopuszczalnych etapów rekrutacji oraz do rezygnacji z pytań o historię zarobków. Drugi, wciąż projektowany, sięga znacznie głębiej, bo wymaga uporządkowania całej siatki płac.

• Podawaj widełki z kryterium. Przedział musi opierać się na obiektywnych, neutralnych przesłankach — „wynagrodzenie do uzgodnienia" nie spełnia obowiązku z art. 18^3ca Kodeksu pracy.
• Nie pytaj o poprzednie zarobki. Pytanie o oczekiwania płacowe pozostaje dozwolone, pytanie o historię wynagrodzenia — nie.
• Zacznij od siatki płac. Wartościowanie stanowisk jest fundamentem obu etapów, a bez niego widełek nie da się obronić.

Jawność wynagrodzeń to jeden z elementów procesu zatrudniania — pozostałe terminy i dokumenty zebraliśmy w przewodniku zatrudnienie pracownika krok po kroku, a wyliczenie realnego obciążenia firmy znajdziesz w tekście o tym, ile kosztuje zatrudnienie pracownika.