PIT-11 to imienna informacja o przychodach i pobranych zaliczkach, którą pracodawca jako płatnik sporządza po zakończeniu roku dla każdego pracownika i zleceniobiorcy. W rozliczeniu za 2026 rok obowiązują dwa różne terminy, a oba ustawowe końce miesiąca wypadają w niedzielę, więc przesuwają się na poniedziałek. Równolegle trwają prace nad projektem, który ma zmienić sposób przekazywania tego dokumentu pracownikom, ale na dziś nie jest on obowiązującym prawem.
Poniżej znajdziesz daty dla rozliczenia za 2026 rok, krąg osób objętych informacją oraz zasady wysyłki i korygowania. Druga część tekstu dotyczy sytuacji nietypowych, czyli odejścia pracownika w trakcie roku, likwidacji firmy i skutków spóźnienia. Tekst jest pisany z perspektywy płatnika. Pracownikowi, który szuka swoich danych i rozlicza się przez internet, bardziej przyda się nasz poradnik o usłudze Twój e-PIT.
W skrócie
PIT-11 za 2026 rok pracodawca wysyła do urzędu skarbowego najpóźniej 1 lutego 2027 r., wyłącznie elektronicznie, a pracownikowi lub zleceniobiorcy przekazuje najpóźniej 1 marca 2027 r. Daty wynikają z art. 42g ustawy o PIT i przesunięcia terminu z niedzieli. Na pisemny wniosek osoby, u której pobór zaliczek ustał w ciągu roku, płatnik wystawia informację w 14 dni. Projekt zniesienia automatycznego przekazywania PIT-11 podatnikom nie został uchwalony.
Podstawa prawna
- art. 39 ust. 1 i 2 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT — obowiązek sporządzenia imiennej informacji
- art. 42g ustawy o PIT — terminy przesłania informacji urzędowi i podatnikowi
- art. 45ba ustawy o PIT — elektroniczna forma składania do urzędu
- art. 12 § 5 i art. 81 Ordynacji podatkowej — przesunięcie terminu i korekta
- art. 16, art. 16a i art. 80 Kodeksu karnego skarbowego — sankcje i czynny żal
Stan prawny na: 10 listopada 2026 r.
Do kiedy pracodawca musi wysłać PIT-11 za 2026 rok?
Urząd skarbowy musi otrzymać PIT-11 do końca stycznia, a podatnik do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Tak stanowi art. 42g ust. 1 ustawy o PIT. 31 stycznia i 28 lutego 2027 roku to niedziele, a art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej przenosi taki termin na następny dzień, który nie jest wolny od pracy. Te same przedziały podaje poradnik Ministerstwa Finansów dla płatników.
| Sytuacja | Reguła | Termin za 2026 rok |
|---|---|---|
| PIT-11 do urzędu skarbowego | do końca stycznia (art. 42g ust. 1 pkt 1) | 1 lutego 2027 r. (poniedziałek) |
| PIT-11 do pracownika lub zleceniobiorcy | do końca lutego (art. 42g ust. 1 pkt 2) | 1 marca 2027 r. (poniedziałek) |
| Firma kończy działalność przed tymi datami | najpóźniej w dniu zaprzestania działalności (art. 42g ust. 2) | dzień zaprzestania |
| Pobór zaliczek ustał w ciągu roku, a podatnik złożył pisemny wniosek | 14 dni od złożenia wniosku (art. 39 ust. 2) | liczone od daty wniosku |
W tym samym dniu co PIT-11 mija termin na roczną deklarację o zaliczkach. Co do niej trafia i jak ją wypełnić, opisujemy w tekście o PIT-4R w firmie. Pozostałe daty podatkowe i składkowe zbiera nasz kalendarz terminów US, ZUS i PFRON.
Dla kogo pracodawca sporządza PIT-11?
Informację sporządzasz dla każdej osoby, która uzyskała od Ciebie w 2026 roku przychód wymieniony w art. 39 ust. 1 albo art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT. Dotyczy to przede wszystkim umów o pracę, ale też umów cywilnoprawnych, z których pobierasz zaliczki na podstawie art. 41. Jedna osoba zatrudniona w dwóch formach dostaje zwykle jeden formularz, bo wzór PIT-11 ma w części E osobne wiersze dla każdego źródła.
- pracownicy, także zatrudnieni tylko przez część roku,
- zleceniobiorcy i wykonawcy dzieła, od których należności pobierasz zaliczkę,
- osoby otrzymujące wynagrodzenie z praw autorskich,
- osoby korzystające ze zwolnień, np. z ulgi dla młodych, bo art. 39 ust. 1 każe sporządzić informację również przy wypłatach zwolnionych z art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154.
Czy brak zaliczki zwalnia z PIT-11 u młodego pracownika? Nie, właśnie dlatego ustawa wymienia te świadczenia osobno. O tym, kiedy umowa cywilnoprawna rodzi obowiązki płatnika, przeczytasz w artykule o wyborze między umową o pracę, zleceniem i dziełem.
Jak wysłać PIT-11 do urzędu i przekazać go pracownikowi?
Do urzędu skarbowego PIT-11 trafia wyłącznie elektronicznie, co wynika z art. 45ba ustawy o PIT. Ministerstwo Finansów wskazuje trzy drogi: formularz interaktywny e-Deklaracje, moduł programu finansowo-księgowego albo Uniwersalną Bramkę Dokumentów, która przyjmuje jednorazowo do 20 000 informacji. Bramki nie użyjesz jednak do korekt. Podpisem kwalifikowanym podpiszesz każdy formularz, a danymi autoryzującymi tylko jako płatnik będący osobą fizyczną. Biuro rachunkowe lub inny pełnomocnik wysyła informacje po złożeniu UPL-1.
Urzędowe poświadczenie odbioru zachowaj razem z kopią informacji, bo to Twój dowód dotrzymania terminu. Ministerstwo przypomina też, że fikcyjne identyfikatory w rodzaju 1111111111 są niedopuszczalne, więc dane z kartoteki sprawdź przed wysyłką paczki.
Art. 42g mówi tylko o przesłaniu informacji podatnikowi i nie narzuca sposobu. Możesz więc wręczyć wydruk, wysłać pocztą albo udostępnić plik w ustalonym kanale. Pilnuj dwóch rzeczy. Dane podatkowe powinny trafić do właściwej osoby przez kanał zabezpieczony, a Ty musisz umieć wykazać, że dokument wysłałeś w terminie. Przy pracowniku, który odszedł, użyj aktualnego adresu z akt.
Co wpisać w PIT-11 i gdzie pojawiają się błędy?
Aktualny wzór na podatki.gov.pl ma numer 29, a przed wysyłką za 2026 rok sprawdź, czy ministerstwo nie opublikowało nowszego. Formularz zaczyna się od danych płatnika i podatnika. W części D zaznaczasz, z ilu stosunków pracy uwzględniono koszty i czy były podwyższone. Część E zawiera kwoty z podziałem na źródła przychodów: przychód, koszty, dochód, dochód zwolniony i pobraną zaliczkę. Wysokość pobranych zaliczek zależy też od oświadczeń pracownika, które opisujemy w tekście o druku PIT-2.
| Miejsce w formularzu | Na co uważać |
|---|---|
| Część E, koszty uzyskania | Wykazujesz koszty faktycznie uwzględnione przy poborze zaliczek (objaśnienie 14 do wzoru). |
| Część E, przychody zwolnione | Kwot wolnych na podstawie ustawy nie wpisujesz w przychodach (objaśnienie 13), ale wykazujesz osobno w miejscach przeznaczonych dla ulg. |
| Składki ZUS | Pozycje 95 i 96 obejmują składki, których podstawa nie jest zwolniona; składki od przychodów zwolnionych nie trafiają do poz. 95 i 96 (objaśnienie 20). |
| Identyfikator podatnika | PESEL lub NIP według zasad z formularza, dla cudzoziemca także numer zagraniczny w poz. 13. |
Osobnej uwagi wymaga grudniowa pensja wypłacona w styczniu. Przychodem są pieniądze otrzymane lub postawione do dyspozycji w roku kalendarzowym (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT). Wynagrodzenie za grudzień 2026 roku wypłacone 8 stycznia 2027 roku pójdzie więc do PIT-11 za 2027 rok, a nie za 2026. Sprawdź to w liście płac przed generowaniem formularzy. Dane o godzinach i absencjach domknij wcześniej; jeśli prowadzisz ewidencję w systemie takim jak RCPonline, przekażesz je do programu płacowego eksportem pliku. Listę kontrolną na koniec okresu znajdziesz w tekście o zamknięciu roku w ewidencji czasu pracy.
Co zrobić, gdy pracownik odchodzi w trakcie roku?
Jeśli obowiązek poboru zaliczek ustał przed końcem roku, nie musisz wystawiać PIT-11 od razu po rozwiązaniu umowy. Obowiązek powstaje dopiero po pisemnym wniosku podatnika i wtedy masz 14 dni od jego złożenia na przekazanie informacji jemu i urzędowi skarbowemu (art. 39 ust. 2 ustawy o PIT). Bez wniosku rozliczasz taką osobę w zwykłych terminach po zakończeniu roku.
Formularz wystawiony w trakcie roku zamyka sprawę tylko wtedy, gdy zawiera kompletne dane potrzebne do zeznania. Tak wynika z objaśnienia 2 do wzoru. Jeśli po wystawieniu wypłacisz tej osobie jeszcze jakąś należność, sporządzasz kolejną informację z następnym numerem w poz. 5 i nie sumujesz w niej kwot z poprzedniej. Inaczej wygląda likwidacja firmy, bo wtedy art. 42g ust. 2 wymaga przesłania informacji najpóźniej w dniu zaprzestania działalności.
Jak skorygować błędny PIT-11?
Błąd wykryty po wysyłce usuwasz, składając nową informację z zaznaczonym w poz. 7 celem „korekta informacji”. Podstawą jest art. 81 Ordynacji podatkowej, o którym mówi objaśnienie 8 do wzoru. Korekta zawiera pełny zestaw poprawnych danych, a nie samą różnicę, i trzeba ją wysłać innym kanałem niż Uniwersalna Bramka Dokumentów. Poprawioną wersję przekaż też pracownikowi. Bez niej rozliczy się on na podstawie błędnych kwot albo zobaczy rozbieżność w swoim zeznaniu.
Prawnie skuteczna korekta może uchronić od odpowiedzialności karnoskarbowej, o ile złożysz ją przed wszczęciem postępowania i uregulujesz ewentualne uszczuplenie (art. 16a Kodeksu karnego skarbowego). Nie opóźniaj więc poprawki do czasu pierwszego pytania z urzędu.
Co grozi za niewysłanie PIT-11 w terminie?
Płatnik, który wbrew obowiązkowi nie złoży w terminie podatnikowi lub urzędowi wymaganej informacji podatkowej, podlega grzywnie do 180 stawek dziennych (art. 80 § 2 Kodeksu karnego skarbowego). Złożenie informacji nieprawdziwej to grzywna do 240 stawek dziennych (§ 3), a w wypadku mniejszej wagi grzywna za wykroczenie skarbowe (§ 4).
Spóźnienie można naprawić czynnym żalem z art. 16 Kodeksu, jeśli zawiadomisz organ, zanim ten dowie się o czynie. Warunki opisujemy w poradniku o czynnym żalu w prawie podatkowym. Razem z zawiadomieniem wyślij zaległy dokument. Sam PIT-11 nie wiąże się z wpłatą, ale spóźnienie opóźnia rozliczenie pracownika, który w usłudze Twój e-PIT zobaczy niepełne dane.
Czy PIT-11 nadal będzie trafiał do pracowników?
Na dzień 10 listopada 2026 roku obowiązek przekazania PIT-11 podatnikowi nadal obowiązuje i dotyczy rozliczenia za 2026 rok. Projekt deregulacyjny UDER105 ma znieść to przekazywanie z mocy prawa i zastąpić je wydawaniem informacji na wniosek, a obowiązek wysyłki do urzędu pozostawia bez zmian. Według strony Rządowego Centrum Legislacji projekt ma otwarty status, ostatnia modyfikacja dotyczy etapu konsultacji publicznych z 12 sierpnia 2026 roku, a skierowania do Sejmu nie odnotowano.
Projektowana data wejścia w życie to 1 stycznia 2027 roku, a omówienia wskazują, że zmiana mogłaby objąć dochody z 2026 roku. Plan pracy układaj więc według obecnych przepisów i obserwuj Dziennik Ustaw w grudniu oraz styczniu. Inna ustawa, przyjęta przez Sejm 5 listopada 2026 roku i czekająca na decyzję prezydenta, zmienia skalę podatkową. Dotyczy ona jednak dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2027 roku, więc formularza za 2026 rok nie zmieni.
Podsumowanie
Za 2026 rok płatnik ma dwa terminy i oba wypadają w poniedziałek. Do urzędu skarbowego PIT-11 wysyłasz elektronicznie do 1 lutego 2027 roku, a pracownikom i zleceniobiorcom przekazujesz go do 1 marca 2027 roku. Pierwsza data obejmuje też PIT-4R, więc obie czynności warto zaplanować razem na drugą połowę stycznia.
- Sprawdź przed wysyłką identyfikatory, koszty faktycznie zastosowane i wypłaty z przełomu roku.
- Wniosek byłego pracownika o PIT-11 w trakcie roku rejestruj z datą, bo od niej biegnie 14 dni.
- Do czasu publikacji zmian w Dzienniku Ustaw przekazuj PIT-11 każdemu podatnikowi z mocy prawa.