Od 1 kwietnia 2025 roku każda firma zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) będzie zobowiązana do posiadania adresu do e-Doręczeń. Oznacza to, że wszystkie pisma urzędowe będą przesyłane elektronicznie, a każda firma musi mieć odpowiednia skrzynkę do odbioru tej korespondencji. Aby pomóc Ci w szybkim i łatwym założeniu takiego adresu, przygotowaliśmy szczegółową instrukcję krok po kroku.
Kogo dotyczy obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń?
Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), w tym spółek z o.o., spółek akcyjnych, komandytowych oraz innych jednostek organizacyjnych figurujących w KRS. Jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) nie podlegają temu obowiązkowi, ale mogą skorzystać z systemu dobrowolnie.
Obowiązek dla nowo rejestrowanych firm
Od 1 kwietnia 2025 roku każda nowo powstająca firma rejestrowana w KRS będzie musiała posiadać aktywny adres do e-Doręczeń już na etapie rejestracji. Brak jego utworzenia może opóźnić formalności związane z wpisem do KRS i rozpoczęciem działalności.
Adres e-Doręczeń a zawieszenie działalności
Firmy, które zawieszą działalność w KRS, nadal będą posiadać przypisany adres do e-Doręczeń. Oznacza to, że mimo formalnego zawieszenia działalności, organy administracji publicznej wciąż mogą kierować na ten adres oficjalną korespondencję. Skrzynka pozostaje aktywna do momentu likwidacji lub wykreślenia podmiotu z rejestru.
Konsekwencje braku adresu do e-Doręczeń
Brak aktywowanego adresu do e-Doręczeń po 1 kwietnia 2025 roku może skutkować problemami w odbiorze ważnych pism urzędowych, co z kolei może prowadzić do opóźnień w realizacji obowiązków administracyjnych, podatkowych czy sądowych. Warto również pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami doręczenie elektroniczne uznaje się za skuteczne nawet wtedy, gdy adresat nie odebrał wiadomości – co oznacza, że nieodczytana korespondencja nie zwalnia z obowiązku jej realizacji.
Rezygnacja z adresu do e-Doręczeń
Adres do e-Doręczeń jest przypisany do podmiotu na stałe i nie można z niego zrezygnować, dopóki firma widnieje w rejestrze KRS. W przypadku likwidacji działalności adres jest automatycznie usuwany wraz z wykreśleniem podmiotu z rejestru. Jeśli firma przechodzi proces przekształcenia, konieczna może być aktualizacja danych adresu e-Doręczeń zgodnie z nowym statusem prawnym organizacji.
Jak założyć adres do e-doręczeń? Krok po kroku.
Zaloguj się do serwisu Biznes.gov.pl:
- Wejdź na stronę Biznes.gov.pl i zaloguj się, korzystając z profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowaneg
Wypełnij wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń:
- Po zalogowaniu wybierz opcję "Załatw online" dotyczącą utworzenia adresu do e-Doręczeń.
- Uzupełnij dane firmy, takie jak numer KRS oraz adres do korespondencji.
- Wskaż administratora skrzynki (osobę odpowiedzialną za zarządzanie skrzynką), podając jej imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski).
Dołącz pełnomocnictwo (jeśli wymagane):
- Jeśli osoba składająca wniosek nie ma uprawnień do reprezentowania firmy wynikających z KRS, należy dołączyć elektronicznie podpisane pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej (17 zł).
Podpisz wniosek:
- Wniosek musi być podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji firmy lub pełnomocnika. Możesz użyć do tego profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, e-dowodu lub pieczęci elektronicznej.
Złóż wniosek i oczekuj na potwierdzenie:
- Po złożeniu wniosku otrzymasz na podany adres e-mail potwierdzenie jego złożenia.
- Po pozytywnej weryfikacji wniosku otrzymasz instrukcję dotyczącą aktywacji adresu do e-Doręczeń.
Aktywuj skrzynkę do e-Doręczeń:
- Zaloguj się do serwisu mObywatel.gov.pl.
- Przejdź do zakładki "Twoje skrzynki" i kliknij "Aktywuj skrzynkę" przy odpowiedniej pozycji.
- Podaj adres e-mail do powiadomień i zaakceptuj regulamin świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego.
- Kliknij "Aktywuj".
Wpisanie adresu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE):
Po aktywacji skrzynki, adres do e-Doręczeń zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a użytkownik otrzyma potwierdzenie na swoją skrzynkę e-Doręczeń
Pamiętaj, że od momentu wpisania adresu do BAE, urzędy będą kierować korespondencję do Twojej firmy wyłącznie elektronicznie na ten adres. Dbaj o terminowość i bezpieczeństwo swoich działań – to krok w stronę cyfryzacji i nowoczesnego zarządzania firmą.
