Nowe obowiązki szpitali: grafiki medyków w NFZ od listopada 2026

Od 1 listopada 2026 r. świadczeniodawcy realizujący świadczenia w rodzaju leczenie szpitalne muszą przekazywać do Narodowego Funduszu Zdrowia miesięczne zestawienie obecności osób wykonujących zawody medyczne, wskazanych w harmonogramie umowy z NFZ (§ 6a ogólnych warunków umów, dodany rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 25 sierpnia 2026 r.). Pierwsze zestawienie — za listopad 2026 r. — należy przekazać do właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ najpóźniej do 20 grudnia 2026 r.

Równolegle Sejm uchwalił 22 października 2026 r. nowelizację ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej, która przewiduje m.in. limit łącznego czasu pracy medyków do dwukrotności pełnego wymiaru czasu pracy, minimalny wymiar zatrudnienia dla wybranych grup zawodowych oraz zgodę dotychczasowego pracodawcy na podjęcie pracy u kolejnego świadczeniodawcy. Ustawa jest w Senacie i jeszcze nie obowiązuje. W artykule wyjaśniamy, kogo obejmuje nowy obowiązek raportowy, jakie dane trafiają do NFZ, w jakim formacie i terminie oraz jak przygotować dział kadr do pierwszego zestawienia.

Najważniejsze informacje w skrócie

Od 1 listopada 2026 r. szpitale raportują grafiki do NFZ

Od 1 listopada 2026 r. placówki realizujące świadczenia zakwalifikowane jako leczenie szpitalne mają obowiązek przekazywać do NFZ miesięczne zestawienie obecności osób wykonujących zawody medyczne, które udzielają tych świadczeń i są wskazane w harmonogramie umowy (§ 6a ust. 1 OWU). Zestawienie zawiera dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia obecności w miejscu udzielania świadczeń (§ 6a ust. 2 OWU). Przepis odwołuje się do harmonogramu, a nie do formy zatrudnienia, więc obejmuje także osoby na kontraktach. Niewykonanie obowiązku dopisano do katalogu naruszeń z § 30 ust. 1 pkt 1 OWU — kara umowna wynosi do 2% kwoty zobowiązania wynikającego z umowy za każde stwierdzone naruszenie.

Pierwsze miesięczne zestawienie, dotyczące listopada 2026 r., należy dostarczyć do właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ najpóźniej do 20 grudnia 2026 r. Dane przekazuje się elektronicznie: usługami OW NFZ w formacie XML CZPR 1.0.2, przez import pliku XML CZPR w Portalu SZOI/Portalu Świadczeniodawców albo ręcznie w tym portalu. Według komunikatu NFZ z 16 października 2026 r. udostępnienie zmian na środowisku testowym i produkcyjnym zaplanowano na 30 listopada 2026 r., a import plików XLSX ma zostać wdrożony później.

Nowy wymóg zwiększa presję na działy kadr, płac i osoby odpowiedzialne za rozliczenia z NFZ. Szczególnie ryzykowne są rozbieżności między zaplanowanym grafikiem, faktyczną obecnością personelu a danymi przekazywanymi do Funduszu.

Nowe limity etatów — co przewiduje projekt ustawy?

Ustawa uchwalona przez Sejm 22 października 2026 r. (druk nr 3157) przewiduje, że łączny wymiar zatrudnienia osoby wykonującej zawód medyczny u wszystkich świadczeniodawców, łącznie z praktyką zawodową, nie będzie mógł przekraczać dwukrotności pełnego wymiaru czasu pracy w miesiącu. Do limitu nie wlicza się gotowości do udzielania świadczeń poza zakładem leczniczym.

Ustawa zakłada również minimalny wymiar zatrudnienia na poziomie pół etatu dla lekarzy, pielęgniarek, położnych, fizjoterapeutów i ratowników medycznych w leczeniu szpitalnym oraz ambulatoryjnej opiece specjalistycznej w poradniach przyszpitalnych. Praca u kolejnego świadczeniodawcy miałaby wymagać zgody dotychczasowych pracodawców.

Na 5 listopada 2026 r. ustawa jest w Senacie i nie została ogłoszona, a większość przepisów ma wejść w życie miesiąc po ogłoszeniu. Placówki powinny jednak już teraz ocenić, czy potrafią skutecznie kontrolować łączny czas pracy osób zatrudnionych w kilku miejscach, na odmiennych podstawach prawnych oraz w różnych jednostkach organizacyjnych.

Wyzwania działów kadr: dlaczego arkusze i papierowe grafiki zawodzą?

Wraz z obowiązkowym raportowaniem godzinowych danych do NFZ oraz planowanymi limitami zatrudnienia rośnie liczba danych, które dział kadr musi kontrolować jednocześnie. Tradycyjne arkusze kalkulacyjne, papierowe listy obecności i rozproszone pliki utrudniają utrzymanie jednego, wiarygodnego źródła informacji.

Do najczęstszych problemów należą:

• Rozbieżności między grafikiem a faktyczną obecnością — szczególnie przy dyżurach, nadgodzinach, zastępstwach i pracy w kilku lokalizacjach.
• Ręczne zestawianie danych z różnych źródeł — umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, grafiki, systemy RCP i dokumentacja płacowa często żyją osobno.
• Trudna kontrola łącznego czasu pracy — zwłaszcza gdy pracownik wykonuje pracę dla więcej niż jednego świadczeniodawcy.
• Błędy w planowaniu odpoczynków — ręczne pilnowanie odpoczynku dobowego i tygodniowego zwiększa ryzyko przeoczeń.
• Czasochłonne przygotowanie raportów — ręczne przepisywanie godzin do zestawień zwiększa ryzyko pomyłek i opóźnień.

Jak RCPonline pomaga uporządkować czas pracy personelu?

Jak RCPonline zestawia obecność personelu z harmonogramem i generuje plik w strukturze XML CZPR, opisujemy na stronie raport obecności personelu medycznego do NFZ.

Problem: rozproszone dane o czasie pracy i obecności

W wielu placówkach grafik, ewidencja obecności i dane do rozliczeń znajdują się w różnych plikach lub systemach. Powoduje to konieczność ręcznego porównywania informacji i zwiększa ryzyko błędów.

Jak pomaga RCPonline:
System rejestracji czasu pracy dla placówek medycznych pozwala prowadzić ewidencję czasu pracy i obecności personelu w jednym systemie. Ułatwia porównywanie zaplanowanej pracy z faktycznie odpracowanym czasem oraz przygotowanie danych do dalszych procesów kadrowych i sprawozdawczych.

Problem: trudna kontrola łącznego czasu pracy

Przy pracy w kilku miejscach, na kilku formach zatrudnienia lub przy łączeniu etatu z kontraktem trudno szybko ocenić, ile godzin łącznie realizuje dana osoba.

Jak pomaga RCPonline:
System umożliwia bieżące monitorowanie sumarycznego czasu pracy personelu. Dzięki temu placówka może szybciej zauważyć sytuacje wymagające weryfikacji, zanim staną się problemem przy rozliczeniach lub kontroli zgodności z planowanymi limitami.

Problem: błędy w grafikach i naruszanie norm odpoczynku

Ręczne układanie grafików zwiększa ryzyko pominięcia wymaganych przerw, niewłaściwej obsady lub nieprawidłowego rozłożenia dyżurów.

Jak pomaga RCPonline:
Inteligentny grafik pracy wspiera planowanie dyżurów i pozwala weryfikować poprawność obsady już na etapie układania harmonogramu. System może wskazywać niezgodności dotyczące odpoczynku dobowego i tygodniowego, zanim grafik zostanie zatwierdzony.

Problem: czasochłonne raporty do NFZ

Przygotowanie godzinowego zestawienia obecności na podstawie papierowych list, arkuszy i osobnych systemów wymaga pracy ręcznej i zwiększa ryzyko pomyłek.

Jak pomaga RCPonline:
Elastyczne raporty z czasu pracy pozwalają dopasować zakres danych, wygenerować zestawienie obecności oraz zautomatyzować cykliczną wysyłkę raportu na wskazany adres e-mail. Placówka może przygotować dane do przekazania do NFZ bez ręcznego przepisywania informacji między plikami.

Case study: szybkie wdrożenie przed pierwszym raportowaniem

Wdrażanie nowych narzędzi cyfrowych w szpitalach i przychodniach często kojarzy się z długimi przestojami, skomplikowanym wdrażaniem personelu oraz chaosem organizacyjnym. Kiedy rozmawiam z dyrektorami i szefami kadr, najczęściej słyszę obawę, że cała procedura sparaliżuje bieżącą obsługę pacjentów.

Praktyka pokazuje jednak, że można zupełnie inaczej podejść do tego tematu. Doskonale ilustruje to przykład placówki medycznej, która w obliczu nadchodzących zmian prawnych zdecydowała się na kontakt z nami już w pierwszych dniach października. Obawy o skomplikowane uruchomienie szybko minęły – system ma na tyle intuicyjną obsługę i gotowe szablony importu danych, że nie trzeba ręcznie wpisywać całego personelu.

Dzięki temu placówka bez trudu przygotowuje się do rozpoczęcia rejestracji czasu pracy od 1 listopada. Zespół RCPonline w pełni wspiera takie wdrożenia, oferując spotkania wdrożeniowe, szkolenia online oraz opcję stacjonarnych wizyt szkoleniowych w szpitalu. W efekcie placówka bez stresu i bez angażowania nadmiarowych zasobów terminowo wygeneruje wymagane przez regulatora zestawienia, zyskując pełną kontrolę nad czasem pracy zespołu.

Jak przygotować szpital do pierwszego raportu?

Warto potraktować obowiązek raportowania jako proces, a nie jednorazowe zadanie IT. Przed pierwszym terminem warto:

1. Wskazać właściciela procesu — osobę odpowiedzialną za dane o czasie pracy, grafiki i raportowanie.
2. Ujednolicić źródło danych — ustalić, który system jest podstawą do wyliczania godzin i obecności.
3. Zweryfikować dane historyczne — sprawdzić kompletność grafików, obecności i danych pracowników.
4. Przygotować raport testowy — wygenerować zestawienie przed pierwszym obowiązkowym terminem.
5. Wprowadzić akceptację danych — potwierdzić poprawność raportu przez przełożonych przed wysyłką.
6. Zaplanować cykl miesięczny — zamknięcie okresu, kontrola jakości, generowanie raportu i wysyłka.

Podsumowanie

Od 1 listopada 2026 r. szpitale muszą przygotować się do comiesięcznego przekazywania NFZ godzinowych zestawień obecności personelu medycznego. Pierwszy raport, za listopad 2026 r., należy dostarczyć do 20 grudnia 2026 r.

Jednocześnie uchwalone przez Sejm limity zatrudnienia, jeśli wejdą w życie, zwiększą znaczenie kontroli łącznego czasu pracy personelu. Im wcześniej placówka uporządkuje grafiki, ewidencję obecności i proces generowania raportów, tym mniejsze ryzyko błędów, opóźnień i konieczności poprawiania danych.

RCPonline wspiera placówki medyczne w ewidencji czasu pracy, planowaniu grafików i przygotowywaniu raportów — pomagając ograniczyć ręczną pracę działów kadr i zachować kontrolę nad danymi o personelu.