Od 1 listopada 2026 r. szpitale realizujące świadczenia zakwalifikowane jako leczenie szpitalne muszą przekazywać do Narodowego Funduszu Zdrowia comiesięczne, godzinowe zestawienia obecności personelu medycznego. Pierwsze zestawienie — za listopad 2026 r. — należy przekazać do właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ najpóźniej do 20 grudnia 2026 r.
Równolegle trwają prace nad projektem ustawy, który przewiduje m.in. limit łącznego czasu pracy medyków do równoważnika dwóch pełnych etatów, minimalny wymiar zatrudnienia dla wybranych grup zawodowych oraz zgodę dotychczasowego pracodawcy na podjęcie pracy u kolejnego świadczeniodawcy. T
Najważniejsze informacje w skrócie
| Kwestia | Stan |
|---|---|
| Kto raportuje do NFZ | Szpitale realizujące świadczenia w rodzaju leczenie szpitalne |
| Co jest raportowane | Godzinowe zestawienia obecności personelu medycznego |
| Od kiedy | 1 listopada 2026 r. |
| Pierwszy raport | Za listopad 2026 r., do 20 grudnia 2026 r. |
| Kanał przekazania | Portal Świadczeniodawców (SZOI) albo integracja systemu placówki z systemem OW NFZ |
| Limity etatów | Projekt ustawy przyjęty przez Rząd, nie obowiązująca jeszcze ustawa |
Od 1 listopada 2026 r. szpitale raportują grafiki do NFZ
Od 1 listopada 2026 r. placówki realizujące świadczenia zakwalifikowane jako leczenie szpitalne mają obowiązek przekazywać do NFZ szczegółowe, godzinowe zestawienia obecności personelu medycznego. Raporty mają obejmować dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Pierwsze miesięczne zestawienie, dotyczące listopada 2026 r., należy dostarczyć do właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ najpóźniej do 20 grudnia 2026 r. Raportowanie realizowane jest elektronicznie — przez Portal Świadczeniodawców (SZOI) albo za pomocą integracji systemu placówki z systemem oddziału wojewódzkiego NFZ.
Nowy wymóg zwiększa presję na działy kadr, płac i osoby odpowiedzialne za rozliczenia z NFZ. Szczególnie ryzykowne są rozbieżności między zaplanowanym grafikiem, faktyczną obecnością personelu a danymi przekazywanymi do Funduszu.
Nowe limity etatów — co przewiduje projekt ustawy?
Projekt ustawy przyjęty przez Rząd przewiduje, że łączny wymiar czasu pracy pracownika medycznego u wszystkich świadczeniodawców nie będzie mógł przekraczać równoważnika dwóch pełnych etatów.
Projekt zakłada również minimalny wymiar zatrudnienia na poziomie pół etatu dla lekarzy, pielęgniarek, położnych, fizjoterapeutów i ratowników medycznych w leczeniu szpitalnym oraz ambulatoryjnej opiece specjalistycznej w poradniach przyszpitalnych. Praca u kolejnego świadczeniodawcy miałaby wymagać zgody dotychczasowych pracodawców.
To na razie rozwiązania projektowane. Placówki powinny jednak już teraz ocenić, czy potrafią skutecznie kontrolować łączny czas pracy osób zatrudnionych w kilku miejscach, na odmiennych podstawach prawnych oraz w różnych jednostkach organizacyjnych.
Wyzwania działów kadr: dlaczego arkusze i papierowe grafiki zawodzą?
Wraz z obowiązkowym raportowaniem godzinowych danych do NFZ oraz planowanymi limitami zatrudnienia rośnie liczba danych, które dział kadr musi kontrolować jednocześnie. Tradycyjne arkusze kalkulacyjne, papierowe listy obecności i rozproszone pliki utrudniają utrzymanie jednego, wiarygodnego źródła informacji.
Do najczęstszych problemów należą:
- Rozbieżności między grafikiem a faktyczną obecnością — szczególnie przy dyżurach, nadgodzinach, zastępstwach i pracy w kilku lokalizacjach.
- Ręczne zestawianie danych z różnych źródeł — umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, grafiki, systemy RCP i dokumentacja płacowa często żyją osobno.
- Trudna kontrola łącznego czasu pracy — zwłaszcza gdy pracownik wykonuje pracę dla więcej niż jednego świadczeniodawcy.
- Błędy w planowaniu odpoczynków — ręczne pilnowanie odpoczynku dobowego i tygodniowego zwiększa ryzyko przeoczeń.
- Czasochłonne przygotowanie raportów — ręczne przepisywanie godzin do zestawień zwiększa ryzyko pomyłek i opóźnień.
Jak RCPonline pomaga uporządkować czas pracy personelu?
Problem: rozproszone dane o czasie pracy i obecności
W wielu placówkach grafik, ewidencja obecności i dane do rozliczeń znajdują się w różnych plikach lub systemach. Powoduje to konieczność ręcznego porównywania informacji i zwiększa ryzyko błędów.
Jak pomaga RCPonline:
System rejestracji czasu pracy dla placówek medycznych pozwala prowadzić ewidencję czasu pracy i obecności personelu w jednym systemie. Ułatwia porównywanie zaplanowanej pracy z faktycznie odpracowanym czasem oraz przygotowanie danych do dalszych procesów kadrowych i sprawozdawczych.
Problem: trudna kontrola łącznego czasu pracy
Przy pracy w kilku miejscach, na kilku formach zatrudnienia lub przy łączeniu etatu z kontraktem trudno szybko ocenić, ile godzin łącznie realizuje dana osoba.
Jak pomaga RCPonline:
System umożliwia bieżące monitorowanie sumarycznego czasu pracy personelu. Dzięki temu placówka może szybciej zauważyć sytuacje wymagające weryfikacji, zanim staną się problemem przy rozliczeniach lub kontroli zgodności z planowanymi limitami.
Problem: błędy w grafikach i naruszanie norm odpoczynku
Ręczne układanie grafików zwiększa ryzyko pominięcia wymaganych przerw, niewłaściwej obsady lub nieprawidłowego rozłożenia dyżurów.
Jak pomaga RCPonline:
Inteligentny grafik pracy wspiera planowanie dyżurów i pozwala weryfikować poprawność obsady już na etapie układania harmonogramu. System może wskazywać niezgodności dotyczące odpoczynku dobowego i tygodniowego, zanim grafik zostanie zatwierdzony.
Problem: czasochłonne raporty do NFZ
Przygotowanie godzinowego zestawienia obecności na podstawie papierowych list, arkuszy i osobnych systemów wymaga pracy ręcznej i zwiększa ryzyko pomyłek.
Jak pomaga RCPonline:
Elastyczne raporty z czasu pracy pozwalają dopasować zakres danych, wygenerować zestawienie obecności oraz zautomatyzować cykliczną wysyłkę raportu na wskazany adres e-mail. Placówka może przygotować dane do przekazania do NFZ bez ręcznego przepisywania informacji między plikami.
Case study: szybkie wdrożenie przed pierwszym raportowaniem
Wdrażanie nowych narzędzi cyfrowych w szpitalach i przychodniach często kojarzy się z długimi przestojami, skomplikowanym wdrażaniem personelu oraz chaosem organizacyjnym. Kiedy rozmawiam z dyrektorami i szefami kadr, najczęściej słyszę obawę, że cała procedura sparaliżuje bieżącą obsługę pacjentów.
Praktyka pokazuje jednak, że można zupełnie inaczej podejść do tego tematu. Doskonale ilustruje to przykład placówki medycznej, która w obliczu nadchodzących zmian prawnych zdecydowała się na kontakt z nami już w pierwszych dniach października. Obawy o skomplikowane uruchomienie szybko minęły – system ma na tyle intuicyjną obsługę i gotowe szablony importu danych, że nie trzeba ręcznie wpisywać całego personelu.
Dzięki temu placówka bez trudu przygotowuje się do rozpoczęcia rejestracji czasu pracy od 1 listopada. Zespół RCPonline w pełni wspiera takie wdrożenia, oferując spotkania wdrożeniowe, szkolenia online oraz opcję stacjonarnych wizyt szkoleniowych w szpitalu. W efekcie placówka bez stresu i bez angażowania nadmiarowych zasobów terminowo wygeneruje wymagane przez regulatora zestawienia, zyskując pełną kontrolę nad czasem pracy zespołu.
Jak przygotować szpital do pierwszego raportu?
Warto potraktować obowiązek raportowania jako proces, a nie jednorazowe zadanie IT. Przed pierwszym terminem warto:
- Wskazać właściciela procesu — osobę odpowiedzialną za dane o czasie pracy, grafiki i raportowanie.
- Ujednolicić źródło danych — ustalić, który system jest podstawą do wyliczania godzin i obecności.
- Zweryfikować dane historyczne — sprawdzić kompletność grafików, obecności i danych pracowników.
- Przygotować raport testowy — wygenerować zestawienie przed pierwszym obowiązkowym terminem.
- Wprowadzić akceptację danych — potwierdzić poprawność raportu przez przełożonych przed wysyłką.
- Zaplanować cykl miesięczny — zamknięcie okresu, kontrola jakości, generowanie raportu i wysyłka.
Podsumowanie
Od 1 listopada 2026 r. szpitale muszą przygotować się do comiesięcznego przekazywania NFZ godzinowych zestawień obecności personelu medycznego. Pierwszy raport, za listopad 2026 r., należy dostarczyć do 20 grudnia 2026 r.
Jednocześnie projektowane limity zatrudnienia mogą zwiększyć znaczenie kontroli łącznego czasu pracy personelu. Im wcześniej placówka uporządkuje grafiki, ewidencję obecności i proces generowania raportów, tym mniejsze ryzyko błędów, opóźnień i konieczności poprawiania danych.
RCPonline wspiera placówki medyczne w ewidencji czasu pracy, planowaniu grafików i przygotowywaniu raportów — pomagając ograniczyć ręczną pracę działów kadr i zachować kontrolę nad danymi o personelu.
Źródła wiedzy i materiały referencyjne
- Rynek Zdrowia – Nowy obowiązek szpitali. Od 1 listopada grafiki medyków muszą być przekazywane do NFZ (szczegółowa analiza nowych wymogów sprawozdawczych dla placówek medycznych realizujących świadczenia w rodzaju leczenie szpitalne).
- Kancelaria Prezesa Rady Ministrów – Projekt ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz niektórych innych ustaw (oficjalne informacje rządowe i dokumentacja dotycząca procedowanych limitów czasu pracy oraz zasad zatrudnienia personelu medycznego).