Powołanie do wojska pracownika: nieobecność, prawa, obowiązki

W ostatnich latach wizerunek „pracownika w mundurze” stał się stałym elementem polskiej rzeczywistości kadrowej. Gwałtowny wzrost zainteresowania służbą wojskową oraz wejście w życie Ustawy o obronie Ojczyzny zmuszają działy kadr i płac do biegłego poruszania się w przepisach łączących obowiązki obronne z celami operacyjnymi firm. Niniejszy artykuł stanowi eksperckie kompendium wiedzy dla pracodawców, menedżerów oraz pracowników, prezentując stan prawny w pełni aktualny na 2026 rok

Rekordowe limity powołań na 2026 rok - dlaczego działy HR muszą być gotowe?

Rada Ministrów opublikowała rozporządzenie określające plany szkoleniowe Sił Zbrojnych RP na 2026 rok (Dz.U. 2025 poz. 1887), w którym limit powołań wyznaczono na poziomie aż 309 tysięcy osób. Skala ta sprawia, że niemal każdy średni i duży pracodawca w kraju odczuje czasową absencję pracowników-żołnierzy Zadaniem działów kadrowych jest właściwe wdrożenie procedur absencyjnych i sprawne zarządzanie ich uprawnieniami, aby pogodzić interes firmy z obronnością państwa.

Tak wysoki limit rekrutacyjny przekłada się na realne wyzwania logistyczne w przedsiębiorstwach. Pracownicy decydujący się na połączenie kariery cywilnej z mundurem mogą korzystać z różnych form służby ochotniczej bądź podlegać obowiązkowym ćwiczeniom rezerwy. Dla pracodawców kluczem do zachowania płynności procesów biznesowych będzie transparentna komunikacja z wyprzedzeniem oraz bezbłędne ewidencjonowanie nieobecności w systemach RCP.

Rodzaje służby wojskowej a status pracownika w firmie

Zakres praw i obowiązków pracownika-żołnierza oraz odpowiadające im powinności pracodawcy zależą bezpośrednio od konkretnego rodzaju odbywanej służby. Aktualne przepisy wyróżniają Dobrowolną Zasadniczą Służbę Wojskową, rotacyjną Terytorialną Służbę Wojskowej oraz ćwiczenia w ramach aktywnej lub pasywnej rezerwy. Każdy z tych trybów wywołuje odmienne skutki w obszarze uprawnień urlopowych oraz finansowych.

Dobrowolna Zasadnicza Służba Wojskowa (DZSW)

Dobrowolna zasadnicza służba wojskowa (DZSW) może być pełniona przez okres do 12 miesięcy i obejmuje szkolenie podstawowe oraz szkolenie specjalistyczne. Na cały czas trwania tego szkolenia pracownikowi przysługuje urlop bezpłatny udzielany przez pracodawcę. Okres ten wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, w tym wymiar urlopu wypoczynkowego.

Szkolenie podstawowe trwa do 28 dni i kończy się złożeniem przysięgi, po czym następuje szkolenie specjalistyczne trwające do 11 miesięcy, połączone z wykonywaniem obowiązków na stanowisku służbowym w wojsku. Przed rozpoczęciem DZSW pracownikowi przysługują 2 dni wolne od pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia.

Terytorialna Służba Wojskowa (TSW / WOT)

Terytorialna Służba Wojskowa w ramach WOT trwa od 1 roku do 6 lat i dzieli się na służbę pełnioną dyspozycyjnie oraz rotacyjnie. Za czas pełnienia służby rotacyjnej pracodawca nie wypłaca pracownikowi wynagrodzenia, lecz udziela mu urlopu bezpłatnego. Dni spędzone na służbie rotacyjnej (ćwiczeniach i szkoleniach) podlegają wliczeniu do stażu pracy.

Służba rotacyjna odbywa się w jednostce wojskowej w określonych przez dowódcę dniach, co najmniej raz w miesiącu przez 2 dni w czasie wolnym od pracy. W pozostałe dni żołnierz pełni służbę dyspozycyjnie poza jednostką i pozostaje w stałej gotowości do stawiennictwa. Pracownik ma prawny obowiązek niezwłocznie powiadomić pracodawcę o powołaniu oraz o terminach służby rotacyjnej. Wyjątkiem są wezwania w trybie natychmiastowego stawiennictwa, o których pracodawcę zawiadamia dowódca jednostki.

Aktywna i pasywna rezerwa

Służba w aktywnej rezerwie jest pełniona na podstawie powołania na czas nieokreślony i polega na udziale w ćwiczeniach (co najmniej 2 dni raz na kwartał w czasie wolnym oraz 14 dni raz na 3 lata). Pasywną rezerwę tworzą osoby posiadające uregulowany stosunek do wojska, które mogą być powoływane na ćwiczenia wojskowe trwające łącznie do 90 dni w roku kalendarzowym. W obu przypadkach pracodawca zobligowany jest udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego na czas ćwiczeń.

Ćwiczenia w rezerwie pasywnej mogą mieć charakter jednodniowy, krótkotrwały (do 30 dni) lub długotrwały (do 90 dni). Podobnie jak przy terytorialsach, za czas nieobecności na ćwiczeniach pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia cywilnego – ciężar finansowy w postaci uposażenia rekompensującego utracone zarobki spoczywa na jednostce wojskowej.

Nieobecność w pracy i ewidencja w RCP - jak poprawnie rozliczyć czas służby?

Prawidłowe zaewidencjonowanie nieobecności pracownika-żołnierza w systemie Rejestracji Czasu Pracy (RCP) polega na oznaczeniu tego okresu jako urlopu bezpłatnego udzielanego na czas trwania służby. Podstawą prawną udzielenia urlopu jest wniosek pracownika lub zawiadomienie od szefa WCR przy natychmiastowym wezwaniu. W czasie tego urlopu pracownik zachowuje wszelkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia ze strony firmy.

Błędy w ewidencji czasu pracy i nieprawidłowe naliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego (brak proporcjonalnego obniżenia) stanowią najczęstsze uchybienia kontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP).

Poniższa tabela przedstawia matrycę uprawnień i obowiązków dla poszczególnych rodzajów służby czynnej:

(Tabela opracowana na podstawie aktualnych przepisów Ustawy o obronie Ojczyzny i Kodeksu pracy)

Ochrona stosunku pracy żołnierza - kiedy obowiązuje i jakie są wyjątki?

Szczególna ochrona trwałości stosunku pracy pracownika-żołnierza rozpoczyna się już z dniem doręczenia mu karty powołania i trwa nieprzerwanie aż do momentu zakończenia służby. W tym okresie pracodawca pod żadnym pozorem nie może jednostronnie wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę. Przepisy te gwarantują, że zaangażowanie w obronność kraju nie doprowadzi do utraty cywilnego źródła utrzymania.

Zakaz wypowiadania i rozwiązywania umów posiada jednak ściśle określone wyjątki. Zwolnienie pracownika w okresie ochrony jest dopuszczalne wyłącznie w następujących sytuacjach:

1. Ogłoszenie upadłości lub likwidacja zakładu pracy.
2. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne).
3. Wyrażenie przez pracownika-żołnierza dobrowolnej zgody na rozwiązanie stosunku pracy (np. za porozumieniem stron). Pracodawca nie może także jednostronnie zmienić warunków pracy lub płacy chronionego pracownika (np. przenieść go na gorzej płatne stanowisko), chyba że zachodzą nadzwyczajne okoliczności, takie jak zwolnienia grupowe.

Czy umowa terminowa ulega przedłużeniu na czas służby?

Służba wojskowa nie powoduje „mrożenia” ani automatycznego zawieszenia upływu czasu trwania umowy zawartej na czas określony. Jeżeli kontrakt terminowy miał wygasnąć w trakcie pobytu pracownika na ćwiczeniach lub poligonie, rozwiązuje się on samoistnie z nadejściem ustalonego wcześniej terminu. Istnieją jednak sytuacje, w których umowa terminowa ulega przedłużeniu z mocy prawa do dnia powrotu ze służby.

Przedłużenie z mocy prawa dotyczy niektórych umów terminowych i okresów próbnych trwających w dniu powołania. Należy jednak bezwzględnie pamiętać, że ustawowa ochrona przed rozwiązaniem umowy nie ma zastosowania do umów o pracę zawartych na okres próbny oraz umów na czas określony zawartych na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. W ich przypadku stosunek pracy kończy się wraz z upływem pierwotnego terminu.

Likwidacja odprawy wojskowej od pracodawcy - kluczowa zmiana przepisów

Od 12 listopada 2024 roku weszła w życie rewolucyjna nowelizacja przepisów, która całkowicie zniosła obowiązek wypłaty przez pracodawców dwutygodniowej odprawy dla pracowników powoływanych do terytorialnej służby wojskowej. Art. 306 ust. 2 ustawy o obronie Ojczyzny, będący podstawą wypłaty tego świadczenia, został uchylony. W 2026 roku działy kadr nie ponoszą już żadnych kosztów odpraw z tego tytułu.

Zmiana ta została wprowadzona Ustawą z dnia 1 października 2024 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wsparcia przedsiębiorców zatrudniających żołnierzy Obrony Terytorialnej lub żołnierzy Aktywnej Rezerwy. Celem ustawodawcy było radykalne odciążenie budżetów firm prywatnych.

W miejsce odprawy wypłacanej dotychczas przez pracodawcę, wprowadzono świadczenie początkowe wypłacane bezpośrednio przez jednostki wojskowe ze środków budżetu państwa. Świadczenie to:

• Wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia w drugim kwartale roku poprzedniego, ogłaszanego przez Prezesa GUS.
• Jest przyznawane jednorazowo w trakcie pełnienia terytorialnej służby wojskowej.
• Jest całkowicie zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym.
• Przysługuje również osobom niebędącym pracownikami (np. osobom samozatrudnionym lub wykonującym wolne zawody).

Dla pracodawców, którzy ponieśli koszt wypłaty odprawy przed wejściem w życie ustawy (przed 12 listopada 2024 r.) i nie otrzymali jeszcze rekompensaty, przepisy przejściowe pozwalają na ubieganie się o jej pełen zwrot z WCR na dotychczasowych zasadach.

Służba wojskowa a staż pracy – co zyskuje pracownik?

Okres czynnej służby wojskowej jest traktowany jako okres równorzędny z zatrudnieniem i wlicza się do stażu pracy, od którego zależą kluczowe uprawnienia pracownicze. Bezpośrednio wpływa on na szybsze osiągnięcie progu 10 lat pracy (co podwyższa wymiar urlopu wypoczynkowego z 20 do 26 dni rocznie), uprawnia do nagród jubileuszowych, dodatków stażowych czy wyższych odpraw. Zasada ta dotyczy m.in. DZSW, rotacyjnej TSW oraz ćwiczeń rezerwy.

Powrót do pracy w ciągu 30 dni – najkorzystniejszy scenariusz

Najbardziej uprzywilejowaną pozycję prawną ma pracownik, który po zakończeniu służby zgłosi gotowość do podjęcia pracy u swojego dotychczasowego pracodawcy w ciągu 30 dni. Wówczas czas odbywania służby wojskowej wlicza się do stażu zakładowego w pełnym zakresie, gwarantując ciągłość zatrudnienia i zachowanie przywilejów wewnątrzzakładowych.

W tym scenariuszu pracodawca ma bezwzględny obowiązek przywrócenia pracownika na poprzednie stanowisko, a w razie braku takiej możliwości organizacyjnej – na stanowisko równorzędne z wynagrodzeniem odpowiadającym dotychczasowemu. Jeśli pracownik przekroczy 30-dniowy termin z przyczyn usprawiedliwionych (np. z powodu choroby), termin ten uznaje się za zachowany.

Służba wojskowa jako pierwsza praca

Nawet jeśli okres czynnej służby wojskowej był pierwszym doświadczeniem zawodowym i pracownik przed pójściem do wojska nie pracował, czas ten wlicza się do ogólnego stażu pracy. Stanowi on kapitał początkowy u przyszłych pracodawców, od którego zależeć będą powszechne uprawnienia pracownicze, np. wymiar urlopu.

Gdy były żołnierz podejmuje pierwszą pracę cywilną, nowy pracodawca musi zaliczyć mu czas służby do ogólnego stażu. Nie dotyczy to jednak specyficznych przywilejów wewnątrzzakładowych (np. premii stażowych przewidzianych tylko dla osób pracujących w danej firmie od lat).

Wsparcie dla pracodawcy – świadczenia rekompensujące i ulgi podatkowe w 2026 roku

Pracodawcom zatrudniającym żołnierzy WOT lub aktywnej rezerwy przysługuje prawo do świadczenia rekompensującego od Wojskowego Centrum Rekrutacji (WCR) oraz atrakcyjne odliczenia podatkowe w PIT i CIT. Instrumenty te mają na celu zrekompensowanie pracodawcom kosztów związanych z reorganizacją pracy i zastępstwem pracownika.

Pracodawca może ubiegać się o zwrot faktycznie poniesionych kosztów (bez kwot wynagrodzenia żołnierza, za które nie płaci), takich jak koszty rekrutacji pracownika na zastępstwo lub wypłata nadgodzin innym osobom wykonującym obowiązki żołnierza. Wniosek należy złożyć do szefa WCR właściwego ze względu na siedzibę firmy w ciągu 90 dni od zwolnienia żołnierza ze służby. Maksymalna kwota rekompensaty za każdy dzień służby rotacyjnej nie może przekroczyć 1/22 dwuipółkrotnego przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw.

Przełomowym ułatwieniem w 2026 roku są ulgi podatkowe wpisane do PIT i CIT:

• Odliczenie od podstawy opodatkowania kwoty od 12 000 zł do 24 000 zł rocznie za każdego zatrudnionego żołnierza TSW lub aktywnej rezerwy, w zależności od długości jego nieprzerwanej służby.
• Możliwość zwiększenia odliczenia o współczynnik 1,5 dla mikro- i małych przedsiębiorców oraz o 1,2 dla średnich i dużych firm (jeśli zatrudniają co najmniej 5 etatowych pracowników przez cały rok).
• Odliczenie przysługuje za pracownika-żołnierza zatrudnionego na umowę o pracę, który otrzymuje co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w danym miesiącu.

Służba wojskowa ochotnika a umowa-zlecenie – czy zleceniobiorca ma ochronę?

Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy-zlecenia i rozpoczynające służbę wojskową jako ochotnicy nie korzystają automatycznie z ochrony stosunku pracy przewidzianej w Kodeksie pracy. Ponieważ umowa cywilnoprawna podlega przepisom Kodeksu cywilnego, zleceniodawca nie ma ustawowego obowiązku udzielenia urlopu na czas służby ani zagwarantowania powrotu do zleceń po jej zakończeniu.

To, czy zleceniobiorca powróci do wykonywania usług po powrocie z wojska, zależy przede wszystkim od zapisów w samej umowie oraz elastyczności zleceniodawcy. W interesie obu stron leży sporządzenie pisemnego porozumienia lub aneksuprzed wyjazdem do jednostki. Dokument ten powinien precyzyjnie regulować:

• Określenie ram czasowych przerwy w świadczeniu usług.
• Zawieszenie lub kontynuowanie umowy-zlecenia w trakcie służby.
• Zasady rozliczenia wynagrodzenia za usługi wykonane przed powołaniem.
• Zrzeczenie się przez zleceniodawcę ewentualnych roszczeń i kar umownych z tytułu braku osobistej dyspozycyjności zleceniobiorcy.

Wskazówka: Jeżeli umowa-zlecenie w rzeczywistości ukrywała tradycyjny stosunek pracy (zleceniobiorca pracował osobiście, w stałych godzinach, w siedzibie firmy i pod ścisłym kierownictwem przełożonego), może on domagać się przed sądem pracy ustalenia istnienia stosunku pracy. W przypadku wygranej zyska on wsteczną, pełną ochronę kadrową.

Jak udokumentować okres służby u pracodawcy? Krok po kroku

W celu prawidłowego rozliczenia stażu pracy, urlopu oraz ubiegania się o rekompensaty finansowe z WCR, pracownik-żołnierz musi przedstawić działowi kadr odpowiednie dokumenty urzędowe. Przechowywanie pełnej dokumentacji chroni pracodawcę przed błędami prawnymi i ewentualnymi sporami sądowym.

Lista dokumentów niezbędnych dla działu HR obejmuje:

1. Świadectwo służby wojskowej – podstawowy dokument potwierdzający zakończenie danego okresu służby.
2. Zaświadczenie z Wojskowego Centrum Rekrutacji (WCR) lub jednostki wojskowej o dokładnym okresie pełnienia służby rotacyjnej.
3. Kopię karty powołania – dostarczaną kadrom niezwłocznie po jej otrzymaniu w celu wykazania terminu rozpoczęcia ochrony stosunku pracy.

Prawidłowe dopełnienie formalności powinno nastąpić bezpośrednio przy nawiązywaniu stosunku pracy lub najpóźniej w dniu powrotu do firmy po zwolnieniu ze służby.

Podsumowanie

W 2026 roku działy HR muszą sprostać wyzwaniom związanym z rekordowym limitem 309 tysięcy powołań do służby wojskowej w Polsce. Choć czasowa absencja pracownika-żołnierza wiąże się z koniecznością reorganizacji procesów i ewidencjonowaniem urlopu bezpłatnego w systemach RCP, przepisy oferują pracodawcom szerokie wsparcie finansowe. Oprócz rekompensat kosztów zastępstwa wypłacanych przez WCR, przedsiębiorcy mogą korzystać z atrakcyjnych odliczeń od podstawy opodatkowania PIT i CIT w wysokości od 12 000 zł do 24 000 zł rocznie. Kluczowym ułatwieniem pozostaje całkowite zniesienie obowiązku wypłaty dwutygodniowych odpraw wojskowych – koszt ten od końca 2024 roku w pełni przejęło na siebie państwo poprzez wypłatę wolnego od podatku świadczenia początkowego bezpośrednio żołnierzom.