Odsetki za nieterminową wypłatę wynagrodzenia przysługują pracownikowi już dziś, ale musi się o nie upomnieć sam — a robi to rzadko. Poselski projekt nowelizacji ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (druk sejmowy nr 1811) odwraca ten układ. Nowy art. 851 Kodeksu pracy ma nakładać na pracodawcę obowiązek naliczenia odsetek z urzędu i wypłacenia ich razem z zaległą pensją, bez wniosku i bez wykazywania szkody. Do tego dochodzi podwojenie górnej granicy grzywien. Projektowana data wejścia w życie to 1 stycznia 2027 r.
W tym artykule wyjaśniamy, jak dziś wygląda odpowiedzialność za spóźnioną wypłatę, co dokładnie zmieni projekt, ile realnie wyniosą odsetki przy obecnej stopie referencyjnej NBP oraz które procesy kadrowo-płacowe trzeba uporządkować, zanim przepisy zaczną obowiązywać. Pokazujemy też, dlaczego najwięcej opóźnień nie dotyczy pensji zasadniczej, lecz składników liczonych z ewidencji czasu pracy.
Zapamiętaj:
- Projekt (druk nr 1811) przewiduje nowy art. 851 Kodeksu pracy — odsetki za opóźnienie naliczane przez pracodawcę z urzędu, „chociażby [pracownik] nie poniósł żadnej szkody”.
- Grzywna z art. 282 i art. 283 Kodeksu pracy ma wzrosnąć z 1 000–30 000 zł do 2 000–60 000 zł, a w części przypadków sięgnąć 90 000 zł.
- Nowy art. 282 § 4 ma karać brak wypłaty przez co najmniej 3 miesiące grzywną od 5 000 do 60 000 zł albo karą ograniczenia wolności.
- Odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą obecnie 9,25 % w skali roku (stopa referencyjna NBP 3,75 % + 5,5 p.p.).
- Projektowany termin wejścia w życie: 1 stycznia 2027 r. Na dzień publikacji tego tekstu projekt jest po pierwszym czytaniu, w pracach komisji.
Jak dziś wygląda odpowiedzialność za spóźnioną wypłatę?
Termin wypłaty reguluje art. 85 Kodeksu pracy. Wynagrodzenie wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie, a jeśli jest płatne raz w miesiącu — z dołu, niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Gdy ustalony dzień wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Przekroczenie tego terminu choćby o jeden dzień jest naruszeniem obowiązku pracodawcy, niezależnie od przyczyny opóźnienia i od tego, czy pracownik poniósł jakąkolwiek stratę.
Konsekwencje istnieją już teraz, ale rozkładają się nierówno. Pracownik może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy, liczonych od kwoty brutto. Może też rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 § 11 KP) i domagać się odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia wymagalności (art. 291 § 1 KP).
Każda z tych ścieżek wymaga jednak inicjatywy pracownika — wniosku, pozwu albo oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Osoba, która nadal pracuje w firmie, rzadko upomina się o kilkadziesiąt złotych odsetek za trzydniową zwłokę. W praktyce drobne opóźnienia nie kosztują dziś pracodawcy nic.
Jaka jest skala nieterminowych wypłat w Polsce?
Dane Państwowej Inspekcji Pracy pokazują, że nie jest to zjawisko marginalne. W 2025 r. PIP przeprowadziła 57,4 tys. kontroli, z czego 14,3 tys. dotyczyło terminowej wypłaty wynagrodzeń — to najczęstszy obszar stwierdzanych nieprawidłowości. Inspektorzy ustalili, że 32 tys. pracowników nie otrzymało wynagrodzenia na czas, a kolejnym 12 tys. wypłacono je w niepełnej wysokości.
Rozkład pozostałych naruszeń jest tu istotniejszy niż same liczby zbiorcze, bo pokazuje, gdzie leży źródło problemu.
| Rodzaj naruszenia stwierdzony przez PIP w 2025 r. | Liczba pracowników |
|---|---|
| Wynagrodzenie niewypłacone w terminie | 32 tys. |
| Wynagrodzenie wypłacone w niepełnej wysokości | 12 tys. |
| Ekwiwalent za urlop, wynagrodzenie chorobowe, dodatek za pracę w porze nocnej — nieterminowo lub zaniżone | 9 tys. |
| Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe — niewypłacone lub zaniżone | 5 tys. |
Inspekcja wydała 5,3 tys. nakazów płacowych na łączną kwotę 182,9 mln zł dla 32,8 tys. pracowników. Do PIP wpłynęło w tym czasie 51,4 tys. skarg, w których zdefiniowano prawie 87,9 tys. problemów — wypłata wynagrodzenia była wśród nich tematem najczęstszym. Szczegółowe zestawienie opublikowały m.in. Gazeta Prawna i Bankier.pl.
Co dokładnie zakłada projekt z druku nr 1811?
Projekt wpłynął do Sejmu 23 września 2025 r. jako inicjatywa poselska. Pierwsze czytanie odbyło się 29 maja 2026 r. i było kontynuowane 11 czerwca 2026 r., po czym projekt trafił do Komisji Gospodarki i Rozwoju oraz Komisji Polityki Społecznej i Rodziny. Poza mechanizmem ustalania płacy minimalnej nowelizacja sięga do Kodeksu pracy i to ta część jest dla pracodawców najbardziej kosztowna.
Nowy art. 851 Kodeksu pracy — odsetki naliczane z urzędu
Projektowany przepis brzmi: „Jeżeli pracodawca opóźnia się z wypłatą wynagrodzenia za pracę, pracownikowi należą się odsetki za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody”. Odsetki mają być naliczane od dnia następującego po dniu upływu terminu wypłaty i wypłacane łącznie z zaległym wynagrodzeniem. Zmienia to nie tyle samą zasadę odpowiedzialności, ile ciężar działania: dziś to pracownik musi się upomnieć, po zmianie to dział płac ma obowiązek policzyć i dopłacić.
Na etapie prac legislacyjnych rozważane są dwa warianty zakresu przepisu. W wariancie węższym odsetki przysługiwałyby tylko wtedy, gdy pracodawca wstrzyma wypłatę całego wynagrodzenia. W wariancie szerszym objęłyby każde opóźnienie dowolnego składnika — także wynagrodzenia za nadgodziny czy premii kwartalnych — nawet jeśli podstawa została wypłacona w terminie. Różnica jest zasadnicza, bo drugi wariant obejmuje dokładnie te elementy, które najczęściej wypłaca się z miesięcznym poślizgiem. Analizę obu wersji opisał portal Infor.pl.
Wyższe grzywny i nowe wykroczenie
Druga część zmian dotyczy sankcji wykroczeniowych. Górna granica grzywny z art. 282 § 1 KP (m.in. niewypłacenie wynagrodzenia w terminie, bezpodstawne jego obniżenie, nieudzielenie urlopu, niewydanie świadectwa pracy w terminie) oraz z art. 283 § 1 KP ma wzrosnąć dwukrotnie. Projekt dodaje też art. 282 § 4 KP, czyli osobne wykroczenie za niewypłacanie wynagrodzenia przez okres co najmniej 3 miesięcy.
| Naruszenie | Stan obecny | Projekt (od 1 stycznia 2027 r.) |
|---|---|---|
| Niewypłacenie wynagrodzenia w terminie, bezpodstawne obniżenie lub potrącenie (art. 282 § 1 KP) | grzywna 1 000 – 30 000 zł | grzywna 2 000 – 60 000 zł |
| Naruszenia przepisów BHP (art. 283 § 1 KP) | grzywna 1 000 – 30 000 zł | grzywna 2 000 – 60 000 zł |
| Brak wypłaty wynagrodzenia przez co najmniej 3 miesiące (projektowany art. 282 § 4 KP) | brak odrębnego przepisu | grzywna 5 000 – 60 000 zł albo kara ograniczenia wolności |
| Wypłata części wynagrodzenia „pod stołem”, omijanie potrąceń alimentacyjnych | ścigane na zasadach ogólnych | grzywna do 90 000 zł |
| Odsetki za opóźnienie | na żądanie pracownika (art. 481 KC) | naliczane przez pracodawcę z urzędu (art. 851 KP) |
Odpowiedzialność karna istnieje niezależnie od tych przepisów: art. 218 § 1a Kodeksu karnego przewiduje za złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracownika grzywnę, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 2. Nowy art. 282 § 4 KP domyka tę lukę tam, gdzie prokuratura zwykle nie wchodzi.
Zmiany w samej płacy minimalnej
Projekt rozszerza także katalog składników, których nie wolno wliczać do minimalnego wynagrodzenia — obok wyłączonych już dziś nadgodzin, dodatku nocnego czy dodatku stażowego dopisuje dodatki funkcyjne, premie i nagrody. Dla firm, które „dobijają” do minimum premią uznaniową, oznaczałoby to konieczność podniesienia płacy zasadniczej. Punkt wyjścia opisaliśmy w tekście o płacy minimalnej w 2027 roku.
Ile realnie wyniosą odsetki za opóźnienie?
Odsetki ustawowe za opóźnienie to suma stopy referencyjnej NBP i 5,5 punktu procentowego. Od 5 marca 2026 r. stopa referencyjna wynosi 3,75 %, więc odsetki za opóźnienie sięgają 9,25 % w skali roku. Liczy się je od kwoty brutto należnego świadczenia, za każdy dzień zwłoki, według wzoru: kwota × liczba dni × stopa / 365.
| Zaległe wynagrodzenie brutto | 3 dni zwłoki | 10 dni zwłoki | 30 dni zwłoki |
|---|---|---|---|
| 5 000 zł | 3,80 zł | 12,67 zł | 38,01 zł |
| 8 000 zł | 6,08 zł | 20,27 zł | 60,82 zł |
| 12 000 zł | 9,12 zł | 30,41 zł | 91,23 zł |
Obliczenia własne przy stopie 9,25 % rocznie i roku 365-dniowym. Pojedyncza kwota jest niewielka i to najczęstszy argument w dyskusji o projekcie. Skala zmienia się jednak wraz z liczbą pracowników: trzydniowe opóźnienie dla dwustuosobowej załogi ze średnią pensją 8 000 zł brutto to około 1 216 zł odsetek — do policzenia, zaksięgowania i wypłacenia w jednym cyklu. Obsługa takiej dopłaty bywa kosztowniejsza niż jej wartość.
Do tego dochodzi efekt dowodowy. Odsetki naliczone przez pracodawcę potwierdzają, że opóźnienie miało miejsce, kogo dotyczyło i ile trwało — inspektor pracy nie musi tego rekonstruować z wyciągów bankowych.
Dlaczego najwięcej opóźnień dotyczy nadgodzin i dodatków?
Pensja zasadnicza jest kwotą stałą — księgowość zna ją przed końcem miesiąca i może przygotować przelew z wyprzedzeniem. Inaczej wygląda to przy składnikach zmiennych. Wynagrodzenie za nadgodziny, dodatek za pracę w porze nocnej, dodatek za pracę w niedzielę czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop trzeba najpierw wyliczyć, a do tego potrzebna jest zamknięta ewidencja czasu pracy za dany okres.
Tu powstaje wąskie gardło. Jeśli papierowe listy obecności z oddziałów spływają do centrali w połowie miesiąca, dział płac fizycznie nie zdąży rozliczyć nadgodzin do 10. dnia. Rozwiązaniem stosowanym w wielu firmach jest przesunięcie zmiennych składników na kolejny miesiąc. To rozwiązanie wygodne, ale prawnie wadliwe już dziś — a w wariancie szerszym projektu każde takie przesunięcie generowałoby odsetki.
Potwierdzają to dane PIP: naruszenia dotyczące nadgodzin, ekwiwalentu urlopowego, wynagrodzenia chorobowego i dodatku nocnego objęły w 2025 r. łącznie 14 tys. pracowników, czyli więcej niż wypłaty w niepełnej wysokości. Jeżeli w Twojej firmie zamknięcie ewidencji przypada po 5. dniu miesiąca, harmonogram płacowy jest napięty do granic i warto go przeliczyć z kalendarzem w ręku.
Jak przygotować firmę na nowe przepisy?
Projekt nie jest jeszcze prawem, ale przygotowanie procesów płacowych i tak zajmuje kilka miesięcy. Poniższa kolejność sprawdzi się niezależnie od tego, który wariant przepisu wejdzie w życie.
- Sprawdź przepisy wewnętrzne. Regulamin pracy albo informacja o warunkach zatrudnienia musi wskazywać konkretny dzień wypłaty, a nie widełki w rodzaju „do 10. dnia miesiąca”.
- Policz realny czas zamknięcia okresu rozliczeniowego. Od ostatniego dnia miesiąca do przelewu masz maksymalnie 10 dni kalendarzowych, wliczając weekendy i święta.
- Zlikwiduj ręczne przepisywanie danych. Papierowe listy obecności i arkusze przesyłane mailem są głównym źródłem opóźnień. Elektroniczna rejestracja czasu pracy — jak w RCPonline — zamyka okres rozliczeniowy z chwilą ostatniego odbicia.
- Zweryfikuj liczenie składników zmiennych. Sprawdź na próbce kilkunastu pracowników, czy nadgodziny, dodatki nocne i ekwiwalenty trafiają do wypłaty w miesiącu, którego dotyczą.
- Przygotuj procedurę naliczania odsetek. Ustal, kto je wylicza, w jakim momencie i na jakiej podstawie księgowej.
- Uporządkuj dokumentację czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy jest podstawowym dowodem przy sporze o wynagrodzenie za nadgodziny.
Osobno przejrzyj terminy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop — od 2026 r. obowiązują tu odrębne reguły, opisane w tekście o zmianach w Kodeksie pracy na 2026 rok.
Czy projekt na pewno wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r.?
Nie ma takiej pewności i trzeba to powiedzieć wprost. Po pierwszym czytaniu projekt trafił do dwóch komisji i na dzień publikacji tego tekstu nie ma sprawozdania komisji ani terminu drugiego czytania. Przed nim jeszcze głosowanie w Sejmie, prace Senatu i podpis Prezydenta. Data 1 stycznia 2027 r. wynika z treści projektu, a nie z uchwalonej ustawy.
Nie zmienia to dwóch faktów. Obowiązek terminowej wypłaty i grzywna z art. 282 § 1 KP działają już dziś — projektowane zmiany podnoszą stawkę, ale nie tworzą obowiązku od zera. Uporządkowanie obiegu danych o czasie pracy opłaca się zaś niezależnie od losów druku nr 1811, bo skraca zamknięcie okresu rozliczeniowego i ogranicza ryzyko sporu o nadgodziny. Konsekwencje naruszeń prawa pracy zebraliśmy w osobnym poradniku.
Podsumowanie
Projekt z druku nr 1811 przenosi ciężar upominania się o odsetki z pracownika na pracodawcę. Nowy art. 851 Kodeksu pracy ma zobowiązać dział płac do naliczenia odsetek z urzędu za każdy dzień opóźnienia, a nowelizacja art. 282 i 283 KP podwaja górną granicę grzywien do 60 000 zł i wprowadza osobne wykroczenie za trzymiesięczny brak wypłat. Przy obecnej stopie 9,25 % rocznie pojedyncze odsetki są niewielkie, ale w skali całej załogi tworzą realny koszt obsługi i trwały ślad dowodowy dla inspektora pracy.
Trzy wnioski praktyczne na dziś:
- Sprawdź terminy w dokumentach wewnętrznych — dzień wypłaty musi być konkretny i realny do dotrzymania, także w miesiącach z długimi weekendami.
- Skróć czas zamknięcia ewidencji czasu pracy — to od niej zależy, czy nadgodziny i dodatki trafią do wypłaty w terminie z art. 85 KP, czy z miesięcznym poślizgiem.
- Nie czekaj na uchwalenie ustawy — obowiązek terminowej wypłaty i grzywna do 30 000 zł obowiązują już teraz, a przebudowa procesu płacowego zajmuje więcej czasu niż ścieżka legislacyjna.
