Śmierć pracownika: Obowiązki pracodawcy, odprawa pośmiertna i prawa majątkowe

Śmierć pracownika powoduje natychmiastowe wygaśnięcie stosunku pracy z mocy prawa, wywołując po stronie pracodawcy konkretne obowiązki administracyjne i finansowe. Do kluczowych zadań kadr należy wyrejestrowanie zmarłego z ZUS w ciągu 7 dni (kod 500), rozliczenie należnych praw majątkowych na rzecz rodziny oraz wypłata odprawy pośmiertnej.

Wygaśnięcie stosunku pracy: Jakie są pierwsze kroki pracodawcy?

Zgodnie z art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy, z dniem śmierci pracownika jego umowa o pracę wygasa automatycznie bez konieczności składania oświadczeń woli czy wypowiedzeń. Jako datę ustania zatrudnienia przyjmuje się dokładną datę zgonu wskazaną w akcie zgonu, nawet jeśli zmarły odszedł w dzień wolny od pracy.

W naszej codziennej praktyce doradczej widzimy, jak sytuacja ta generuje w działach HR duże emocje. Kluczowe jest jednak sprawne przeprowadzenie formalności w organach państwowych. Prowadząc elektroniczną ewidencję czasu pracy, w pierwszej kolejności należy zamknąć kartę czasu pracy zmarłego z dniem zgonu, co stanowi podstawę do dalszych rozliczeń kadrowo-płacowych.

Pracodawca ma bezwzględne 7 dni od daty zgonu na złożenie w ZUS formularza ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500 (zgon osoby ubezpieczonej).

Prawa majątkowe po zmarłym pracowniku: Kto dziedziczy wynagrodzenie i ekwiwalent?

Niewypłacone wynagrodzenie za pracę, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz inne świadczenia stają się po śmierci pracownika prawami majątkowymi ze stosunku pracy. Prawa te przechodzą w równych częściach bezpośrednio na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej w ZUS.

Z doświadczenia wiemy, że art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy wprowadza ogromne ułatwienie – uprawniona rodzina nie musi czekać na formalne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku. Wypłata następuje w trybie uproszczonym. Jeśli pracownik był samotny i nie pozostawił osób uprawnionych do renty rodzinnej, środki wchodzą w skład masy spadkowej. Ich wypłata następuje wówczas dopiero po okazaniu aktu poświadczenia dziedziczenia.

Podatki i składki ZUS od praw majątkowych: jak rozliczyć świadczenia?

Prawa majątkowe ze stosunku pracy wypłacane uprawnionym członkom rodziny są całkowicie zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS), ale podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca pobiera zaliczkę na PIT w wysokości 12% (jako przychód z praw majątkowych wg art. 18 ustawy o PIT).

W naszej praktyce przestrzegamy księgowość przed mieszaniem rozliczeń. Za okres do dnia śmierci (przychody wypłacone za życia) wystawia się standardowy PIT-11 na imię zmarłego. Z kolei dla uprawnionych członków rodziny, którzy otrzymali wypłatę praw majątkowych po jego śmierci, wystawia się imienne deklaracje PIT-11 z tytułu praw majątkowych.

W sytuacji, gdy środki trafiają do dalszych spadkobierców na podstawie sądowniczego postanowienia, wypłaca się kwotę brutto (bez pobierania zaliczki na PIT) – podlegają one wówczas ustawie o podatku od spadków i darowizn.

Odprawa pośmiertna (Art. 93 Kodeksu pracy): komu przysługuje i ile wynosi?

Odprawa pośmiertna to jednorazowe świadczenie pieniężne wypłacane przez pracodawcę rodzinie zmarłego pracownika, który zmarł w trakcie trwania stosunku pracy lub pobierania zasiłku chorobowego po jego rozwiązaniu. Jest ona całkowicie zwolniona z opodatkowania PIT oraz składek ZUS.

Wysokość odprawy pośmiertnej zależy od zakładowego stażu pracy i wynosi:

• 1-miesięczne wynagrodzenie – przy stażu pracy krótszym niż 10 lat,
• 3-miesięczne wynagrodzenie – przy stażu pracy co najmniej 10 lat,
• 6-miesięczne wynagrodzenie – przy stażu pracy co najmniej 15 lat.

Odprawę dzieli się w równych częściach między małżonka i osoby uprawnione do renty rodzinnej. Warto pamiętać, że jeśli do świadczenia uprawniony jest tylko jeden członek rodziny, otrzymuje on połowę wyliczonej kwoty.

Ważne dla pracodawców: Posiadanie grupowej polisy na życie zwolnia firmę z wypłaty odprawy pośmiertnej, pod warunkiem że pracodawca w 100% finansował składki, a kwota odszkodowania z zakładu ubezpieczeń jest równa lub wyższa od należnej odprawy.

Świadectwo pracy po zmarłym pracowniku: Komu i jak je wydać?

Świadectwo pracy po zmarłym pracowniku sporządza się z dniem wygaśnięcia umowy i włącza do części C akt osobowych, nie wysyłając go pocztą z urzędu. Dokument wydaje się wyłącznie na pisemny wniosek małżonka, osoby uprawnionej do renty rodzinnej lub spadkobiercy w ciągu 7 dni od złożenia wniosku.

W treści świadectwa pracy, w sekcji dotyczącej trybu rozwiązania stosunku pracy, należy wpisać: "Stosunek pracy wygasł z dniem .... na podstawie art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy". Zaniechanie wydania dokumentu na wniosek rodziny naraża firmę na kary ze strony PIP sięgające od 1 000 zł do 30 000 zł. Nowoczesny system do rejestracji czasu pracy pozwala sprawnie zweryfikować dokładne dane o stażu i wymiarze pracy niezbędne do bezbłędnego wypełnienia druku.

Śmiertelny wypadek przy pracy lub zgon w podróży służbowej

W przypadku śmiertelnego wypadku przy pracy pracodawca ma prawny obowiązek natychmiastowego zabezpieczenia miejsca zdarzenia oraz powiadomienia właściwego Okręgowego Inspektora Pracy i Prokuratora. Zespół powypadkowy ma 14 dni na sporządzenie protokołu powypadkowego.

Z kolei gdy do zgonu dojdzie w trakcie zagranicznego wyjazdu służbowego, weryfikacji wymaga rozliczenie podróży służbowejoraz powiązane z nią rozporządzenie MPiPS. Zgodnie z § 19 ust. 4 tego rozporządzenia, pracodawca jest zobowiązany do pokrycia udokumentowanych kosztów transportu zwłok zmarłego pracownika z zagranicy do kraju.