Jak rozliczyć podróż służbową?

Często występuje konieczność wyjazdów służbowych. Delegację krajową należy rozliczyć w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Osoba delegowana zobowiązana jest do tego, aby przedstawić wszystkie rachunki, które są potwierdzeniem poniesionych kosztów podczas delegacji. Oczywiście obowiązek ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Pracownicy zazwyczaj zastanawiają się, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacji. Wyjazd służbowy pracownika odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy w celu wykonywania zadań związanych z pracą. Taki wyjazd potocznie nazywany jest delegacją. Wyjaśniamy o czym warto pamiętać.

Dane na rozliczeniu podróży służbowej

Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim dane takie jak:

• imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową, 
• stanowisko pracownika,
• cel podróży,
• miejsce wyjazdu,
• nazwa miejscowości docelowej,
• liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
• data i godzina wyjazdu oraz powrotu,
• stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych,
• informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji,
• sumę poniesionych kosztów.

Co należy rozliczać będąc w delegacji

Będąc w delegacji należy pamiętać o rozliczaniu zwrotu kosztów poniesionych na przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi oraz inne, niezbędne i udokumentowane wydatki, które zostały określone lub uznane przez pracodawcę zgodnie z uzasadnionymi wcześniej potrzebami.

W jaki sposób rozliczać dietę na delegacji

Podstawowa kwota to 30 zł jeśli chodzi o wysokość diety, która powinna być przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia w każdej dobie podróży. Jeżeli cała podróż trwa nie dłużej niż dobę, mamy trzy możliwości:

• podróż krótsza niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• podróż trwająca 8-12 godzin – przysługuje 50% stawki,
• podróż trwająca ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety.

Jeżeli cała podróż trwa dłużej niż dobę, pracownik otrzymuje 100% diety za każduguą pełną dobę. W przypadku niepełnej, ale rozpoczętej kolejnej doby, przysługuje 50% diety (do 8 godzin) lub 100% diety (powyżej 8 godzin).

Ile wynosi zwrot za nocleg podczas delegacji krajowej 

Za wyjazd służbowy możemy uznać takie zdarzenie, gdy pracownik otrzyma pisemne oddelegowanie do miejsca innego, aniżeli miejsce zatrudnienia. Takie oddelegowanie zatrudniony powinien otrzymać na piśmie będzie ono podstawą do uzyskania rozliczenia delegacji. Pracownik, który został oddelegowany w celach służbowych, może liczyć na ryczałt za nocleg. Warunkiem jest, aby trwała ona dłużej niż 1 dzień. Wówczas może on liczyć na zwrot kosztów poniesionych w związku z wynajmem pokoju. Niezbędne jest przedłożenie rachunku za dobę hotelową, jednak należy pamiętać, że zostały ustalone odgórne limity cena nie powinna przekraczać dwudziestokrotnej wysokości diety. Wyjątkiem jest sytuacja kiedy pracodawca zgodził się na droższy nocleg. W przypadku kiedy pracownik zgubi lub zapomni rachunku, nie musi martwić się, że zostanie bez zwrotu kosztów. Wówczas przysługuje mu ryczałt za nocleg. Wynosi on 150% diety. Obecnie dieta to 30 zł za dobę, a zatem pracownik otrzyma ryczałt w wysokości 45 zł.

Delegacja krajowa, a zagraniczna

Podczas delegacji zagranicznej, pracownik mający zapewnione posiłki, może otrzymać tylko 25% przysługującej mu diety - zgodnej z czasem trwania podróży. Nie otrzyma diety, jeśli w czasie podróży otrzymuje pieniądze na wyżywienie. Należność musi wynosić minimalnie tyle, co dieta. Przy wyjazdach służbowych do państw należących do UE pracownik objęty jest ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE. W przypadku delegacji do kraju spoza UE polskie ubezpieczenie zdrowotne nie obowiązuje. Pracodawca może wykupić pracownikowi dodatkowe ubezpieczenie kosztów leczenia, które jest niezbędne w razie nagłego wypadku.

Podsumowanie

W przepisach Kodeksu pracy nie został określony maksymalny czas trwania delegacji. Przyjmuje się jednak, że nie powinna przekraczać ona trzech miesięcy. W mniejszych jak i tych większych firmach coraz częściej pracownicy odbywają podróże służbowe. Należy pamiętać aby każdą taką podróż pracownika odpowiednio rozliczyć.