E-teczka to dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci elektronicznej. Kodeks pracy dopuszcza obie formy równorzędnie, ale zmiana postaci wymaga zachowania warunków technicznych i poinformowania pracowników o możliwości odbioru poprzedniej wersji.
Czym jest e-teczka (elektroniczne akta osobowe)?
E-teczka to potoczna nazwa dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej. Kodeks pracy traktuje obie postacie równorzędnie — pracodawca prowadzi i przechowuje akta osobowe w postaci papierowej lub elektronicznej, według własnego wyboru.
Niezależnie od postaci obowiązują te same wymogi dotyczące przechowywania. Dokumentację utrzymuje się w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności i dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Zmiana postaci z papierowej na elektroniczną wymaga procedury. Nie wystarcza samo zeskanowanie dokumentów: konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Po zmianie postaci pracodawca informuje pracowników o możliwości odbioru poprzedniej wersji dokumentacji w terminie trzydziestu dni. Dokumentacji nieodebranej nie niszczy się dowolnie — przepisy określają odrębny tryb postępowania.
Podstawa prawna
art. 94 pkt 9aKodeks pracyPracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zobacz pełny przepis
art. 94 pkt 9bKodeks pracyPracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Zobacz pełny przepis
art. 94⁸ § 1Kodeks pracyZmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Zobacz w ISAP
art. 94⁹ § 1Kodeks pracyPracodawca informuje pracowników o zmianie postaci dokumentacji oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci w terminie 30 dni od przekazania informacji.
Zobacz w ISAP
Stan prawny na 7 sierpnia 2026
E-teczka — wymogi
Wymóg
Treść
Podstawa
Dopuszczalność
postać papierowa lub elektroniczna
art. 94 pkt 9a k.p.
Warunki przechowywania
poufność, integralność, kompletność, dostępność
art. 94 pkt 9b k.p.
Zmiana postaci
odwzorowanie cyfrowe + kwalifikowany podpis
art. 94⁸ § 1 k.p.
Informacja dla pracowników
o zmianie i możliwości odbioru
art. 94⁹ § 1 k.p.
Termin odbioru poprzedniej postaci
30 dni
art. 94⁹ § 1 k.p.
Okres przechowywania
10 lat dla umów od 1.01.2019
przepisy o dokumentacji
Jak to wygląda w praktyce
Firma przenosi akta 150 pracowników z papieru do postaci elektronicznej.
Krok 1: odwzorowanie cyfrowe każdego dokumentu.
Krok 2: opatrzenie kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią elektroniczną.
Krok 3: informacja dla pracowników — odbiór papieru w ciągu 30 dni.
Samo zeskanowanie dokumentów nie wystarcza. Bez kwalifikowanego podpisu albo pieczęci odwzorowanie nie zastępuje dokumentu papierowego, a zmiana postaci nie następuje skutecznie.
Dokumentacji nieodebranej przez pracownika w wyznaczonym terminie nie niszczy się od razu — przepisy określają odrębny tryb postępowania z nią.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Kodeks pracy dopuszcza postać papierową i elektroniczną równorzędnie, a wybór należy do pracodawcy.
Nie. Odwzorowanie cyfrowe musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Pracodawca informuje pracowników o zmianie oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci w terminie 30 dni od przekazania informacji.
Zachowanie poufności, integralności, kompletności i dostępności dokumentacji, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Tak samo jak papierową — przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku.
Tak. Prawo dostępu do dokumentacji pracowniczej przysługuje niezależnie od jej postaci, a pracodawca ma obowiązek wydać jej kopię na wniosek.
Tak. Zmiana postaci działa w obie strony, przy zachowaniu wymogów dotyczących sporządzenia odwzorowania i poinformowania pracowników.
Dział płac, choć często utożsamiany z kadrami, pełni w strukturze nowoczesnej firmy zupełnie odrębną, niezwykle odpowiedzialną rolę. To właśnie specjaliści ds. payrollu dbają o terminowe i bezbłędne naliczanie wynagrodzeń, rzetelne rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym oraz zgodność procesów z dynamicznie zmieniającym się prawem pracy. Dowiedz się, jak skutecznie zorganizować pracę tego działu i dlaczego jego automatyzacja to klucz do bezpieczeństwa finansowego Twojego przedsiębiorstwa.
Katarzyna Grzązek