Cyfryzacja kadr to przeniesienie procesów kadrowych do postaci elektronicznej: dokumentacji, ewidencji czasu pracy i obiegu wniosków. Kodeks dopuszcza elektroniczną postać dokumentacji równorzędnie z papierową, przy zachowaniu wymogów bezpieczeństwa.
Cyfryzacja kadr polega na przeniesieniu procesów kadrowych do postaci elektronicznej: dokumentacji pracowniczej, ewidencji czasu pracy oraz obiegu wniosków i zgód. Kodeks pracy traktuje obie postacie dokumentacji równorzędnie.
Wymogi bezpieczeństwa pozostają jednak niezmienione. Dokumentację przechowuje się w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności i dostępności — niezależnie od tego, czy ma postać papierową, czy elektroniczną.
Zmiana postaci istniejącej dokumentacji wymaga procedury: sporządzenia odwzorowania cyfrowego i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy. Samo zeskanowanie dokumentów nie wywołuje skutku.
Element najczęściej pomijany dotyczy systemów rejestrujących obecność. Traktowane jako wdrożenie techniczne, podlegają jednak wymogom przewidzianym dla monitoringu: zasady ustala się w regulaminie, a pracowników informuje co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem.
Stan prawny na 7 sierpnia 2026
| Obszar | Możliwość | Warunek |
|---|---|---|
| Akta osobowe | postać elektroniczna | kwalifikowany podpis przy zmianie postaci |
| Ewidencja czasu pracy | system elektroniczny | obowiązek prowadzenia bez zmian |
| Wnioski urlopowe | obieg elektroniczny | zachowanie treści i dat |
| Wyjścia prywatne | wniosek elektroniczny | art. 151 § 2¹ k.p. |
| Monitoring i rejestracja | dopuszczalne | zasady w regulaminie, informacja 2 tygodnie wcześniej |
Firma wdraża elektroniczny obieg wniosków urlopowych i rejestrację czasu pracy.
Wnioski: forma elektroniczna dopuszczalna, także przy wyjściach prywatnych.
Rejestracja obecności: zasady w regulaminie, informacja 2 tygodnie przed uruchomieniem.
Ostatni punkt bywa pomijany przy wdrożeniach traktowanych jako czysto techniczne. System rejestrujący obecność podlega wymogom przewidzianym dla monitoringu.
Cyfryzacja nie zmienia zakresu obowiązków — ewidencja czasu pracy, dokumentacja i okresy przechowywania pozostają takie same niezależnie od użytego narzędzia.
Tak. Kodeks dopuszcza postać papierową i elektroniczną równorzędnie, a wybór należy do pracodawcy.
Przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy.
Nie. Ewidencja czasu pracy, zakres dokumentacji i okresy przechowywania pozostają takie same niezależnie od użytego narzędzia.
Tak. Przepis dopuszcza wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, co jest warunkiem wyłączenia odpracowania z pracy nadliczbowej.
Tak. Podlega wymogom przewidzianym dla monitoringu: zasady w regulaminie oraz informacja dla pracowników minimum 2 tygodnie przed uruchomieniem.
Zachowanie poufności, integralności, kompletności i dostępności dokumentacji, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Od obszarów o największym wolumenie powtarzalnych czynności — ewidencji czasu pracy i wniosków urlopowych, gdzie efekt jest najszybciej mierzalny.
Katarzyna Grzązek
Dowiedz się, co dokładnie wchodzi w skład akt osobowych, jak długo musisz je przechowywać i które dokumenty z 2019 r. możesz już legalnie wrzucić do niszczarki. Zobacz, jak nowe przepisy wymuszają e-dokumentację, i pobierz nasz darmowy e-book, który poprowadzi Cię przez proces wdrożenia e-Teczek krok po kroku!
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt reformy PIP. Inspektorzy zyskują uprawnienie do przekształcania umów B2B w etaty, a algorytmy ZUS i KAS automatycznie wytypują firmy do kontroli. Sprawdź, jak uniknąć kar i skorzystać z abolicji.
Czytaj dalej →