Faktura i rachunek to dwa dokumenty potwierdzające sprzedaż, ale wynikają z różnych przepisów i służą innym podatnikom. Fakturę reguluje ustawa o podatku od towarów i usług, a od 2026 roku większość faktur między firmami wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur. Rachunek opiera się na art. 87 Ordynacji podatkowej i wystawia się go tylko wtedy, gdy przepisy nie nakładają obowiązku wystawienia faktury, a kupujący zażąda dokumentu. Granica między tymi dokumentami przesunęła się w ostatnich latach, m.in. wraz z podniesieniem limitu zwolnienia z VAT do 240 000 zł.
W tym artykule wyjaśniamy, czym faktura różni się od rachunku, kto i kiedy musi wystawić każdy z tych dokumentów oraz jak na ich wybór wpływa zwolnienie z VAT i KSeF. Pokazujemy też terminy wystawiania, obowiązkowe elementy obu dokumentów oraz najczęstsze błędy przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
W skrócie
Fakturę wystawia podatnik VAT przy sprzedaży innemu przedsiębiorcy oraz na żądanie nabywcy (art. 106b ustawy o VAT). Od 2026 roku faktury między firmami wystawia się co do zasady w KSeF. Rachunek (art. 87 Ordynacji podatkowej) wystawia przedsiębiorca, który nie ma obowiązku wystawienia faktury — na żądanie kupującego, w ciągu 7 dni, jeśli żądanie zgłoszono w ciągu 3 miesięcy. Podatnik zwolniony z VAT na żądanie nabywcy musi jednak wystawić fakturę.
Podstawa prawna
- art. 106b i art. 106e ustawy o VAT — obowiązek wystawienia faktury i jej elementy
- art. 106ga, art. 145l i art. 145m ustawy o VAT — faktury ustrukturyzowane w KSeF i okres przejściowy 2026
- art. 113 ust. 1 ustawy o VAT — zwolnienie podmiotowe do 240 000 zł
- art. 87 i art. 88 Ordynacji podatkowej — rachunek, terminy i przechowywanie kopii
Stan prawny na: 12 października 2026 r.
Czym jest faktura?
Faktura to dokument, w którym podatnik VAT potwierdza sprzedaż towaru lub usługi i wykazuje należny podatek. Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik musi wystawić fakturę przy sprzedaży na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem, a także przy otrzymaniu zaliczki przed dokonaniem takiej sprzedaży. Przy sprzedaży osobie prywatnej faktura jest obowiązkowa, jeśli nabywca jej zażąda w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy lub zapłaty (art. 106b ust. 3).
Obowiązkowe elementy faktury wymienia art. 106e ustawy o VAT. Są to m.in. data wystawienia i kolejny numer, imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy, numery NIP, data dokonania sprzedaży, nazwa towaru lub usługi, miara i ilość, cena jednostkowa netto, wartość sprzedaży netto, stawka podatku, kwota podatku i kwota należności ogółem. Gotowy układ dokumentu znajdziesz we wzorze faktury VAT.
Faktura w KSeF od 2026 roku
Od 1 lutego 2026 roku podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (art. 106ga ustawy o VAT). Obowiązek wchodził etapami: najwięksi podatnicy stosują go od 1 lutego 2026 roku, a podatnicy, których sprzedaż w 2024 roku nie przekroczyła 200 mln zł brutto, mogli do 31 marca 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF (art. 145l). Do 31 grudnia 2026 roku papierowe lub elektroniczne faktury poza KSeF mogą wystawiać podatnicy, u których wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto (art. 145m).
KSeF nie obejmuje m.in. faktur wystawianych na rzecz konsumentów — tym nabywcom wystawia się faktury elektroniczne lub papierowe (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Praktyczne zasady wystawiania faktur w systemie opisujemy w artykule o tym, jak wystawić fakturę w KSeF.
Czym jest rachunek?
Rachunek to dokument z art. 87 Ordynacji podatkowej. Przepis stanowi, że jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Rachunek nie zawiera informacji o VAT i nie jest wystawiany w KSeF.
Terminy wystawienia rachunku są krótkie. Jeśli kupujący zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, sprzedawca wystawia go najpóźniej w ciągu 7 dni od wykonania usługi lub wydania towaru. Jeśli żądanie zgłoszono później, termin wynosi 7 dni od dnia zgłoszenia żądania (art. 87 § 3). Żądanie zgłoszone po upływie 3 miesięcy od wydania towaru lub wykonania usługi nie rodzi obowiązku (§ 4). Rachunki trzeba kolejno numerować, a ich kopie przechowywać do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 88 § 1). Gotowy formularz udostępniamy jako wzór rachunku.
Kto wystawia fakturę, a kto rachunek?
Czynny podatnik VAT dokumentuje sprzedaż fakturą, a przy sprzedaży detalicznej dla konsumentów najczęściej paragonem z kasy rejestrującej. Rachunek ma znaczenie przede wszystkim dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT i podmiotów, które w ogóle nie są podatnikami VAT, np. przy części działalności zwolnionej przedmiotowo.
Podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego (sprzedaż do 240 000 zł rocznie, art. 113 ust. 1) nie musi wystawiać faktur (art. 106b ust. 2), więc na żądanie kupującego może wystawić rachunek. Jeśli jednak nabywca zażąda faktury, zwolniony podatnik musi wystawić fakturę bez VAT, z podstawą prawną zwolnienia (art. 106b ust. 3 pkt 2). Wtedy obowiązuje go też KSeF, bo art. 106ga nie wyłącza podatników zwolnionych na podstawie art. 113. Przykładowy dokument znajdziesz we wzorze faktury bez VAT.
Faktura a rachunek — najważniejsze różnice
| Cecha | Faktura | Rachunek |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | art. 106a–106s ustawy o VAT | art. 87–88 Ordynacji podatkowej |
| Kto wystawia | podatnik VAT (czynny lub zwolniony na żądanie nabywcy) | przedsiębiorca bez obowiązku wystawienia faktury |
| Kiedy obowiązkowy | sprzedaż firmie, zaliczka, żądanie nabywcy w ciągu 3 miesięcy | tylko na żądanie kupującego zgłoszone w ciągu 3 miesięcy |
| Informacja o VAT | stawka i kwota podatku (albo podstawa zwolnienia) | brak |
| KSeF | tak, co do zasady przy sprzedaży firmom | nie |
| Termin wystawienia | co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po dostawie (art. 106i) | 7 dni od wykonania usługi lub od żądania |
Najczęstsze błędy przy wyborze dokumentu
Najwięcej problemów mają przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, którzy przekraczają limit 240 000 zł albo zaczynają sprzedawać towary lub usługi wyłączone ze zwolnienia. Od momentu utraty zwolnienia muszą wystawiać faktury z VAT, a sprzedaż firmom dokumentować w KSeF. Rachunek wystawiony zamiast obowiązkowej faktury nie spełnia wymogów ustawy o VAT.
- Wystawienie rachunku, gdy nabywca zażądał faktury — zwolniony podatnik musi wtedy wystawić fakturę.
- Wykazanie VAT na fakturze przez podatnika zwolnionego — wykazany podatek trzeba wpłacić do urzędu skarbowego.
- Pominięcie podstawy prawnej zwolnienia na fakturze bez VAT.
- Brak kolejnej numeracji i kopii rachunków, wymaganych przez art. 88 Ordynacji podatkowej.
Podsumowanie
Faktura jest podstawowym dokumentem podatnika VAT i od 2026 roku przy sprzedaży firmom co do zasady trafia do KSeF. Rachunek to dokument dla przedsiębiorców, których nie obowiązuje faktura, wystawiany tylko na żądanie kupującego.
- Sprzedajesz firmie jako czynny podatnik VAT — wystaw fakturę w KSeF.
- Jesteś zwolniony z VAT — na żądanie wystaw rachunek albo, jeśli nabywca chce faktury, fakturę bez VAT.
- Pilnuj terminów: 7 dni na rachunek i 3 miesiące na żądanie dokumentu przez kupującego.