Bezpieczeństwo danych osobowych

W skrócie

Bezpieczeństwo danych osobowych w kadrach obejmuje ograniczenie zakresu zbieranych informacji, kontrolę dostępu do dokumentacji oraz przestrzeganie okresów przechowywania. Największe ryzyko dotyczy danych o zdrowiu, które podlegają odrębnemu reżimowi.

Czym jest bezpieczeństwo danych osobowych?

Bezpieczeństwo danych osobowych w obszarze kadrowym opiera się na trzech filarach: ograniczeniu zakresu zbieranych informacji, kontroli dostępu do dokumentacji oraz przestrzeganiu okresów przechowywania.

Pierwszy filar wynika wprost z Kodeksu pracy, który określa katalog danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata i od pracownika. Rozszerzenie tego katalogu nie jest kwestią wygody formularza, lecz przetwarzania bez podstawy.

Drugi filar dotyczy dostępu. Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności. W praktyce oznacza to przypisanie uprawnień do ról, a nie udostępnianie całości akt każdemu pracownikowi działu kadr.

Największe ryzyko koncentruje się na danych szczególnych kategorii — o zdrowiu i biometrycznych. Wymagają one odrębnej podstawy przetwarzania, a przy danych biometrycznych konieczne jest zapewnienie metody alternatywnej, ponieważ zgoda uzależniona od dostępu do pracy przestaje być dobrowolna.

Podstawa prawna

  • art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Pracodawca żąda od kandydata imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych, a wykształcenia i przebiegu zatrudnienia — gdy jest to niezbędne dla stanowiska. Zobacz pełny przepis
  • art. 22¹ § 3 Kodeks pracy Adresu zamieszkania, numeru PESEL oraz danych niezbędnych ze względu na szczególne uprawnienia pracodawca żąda po nawiązaniu stosunku pracy. Zobacz pełny przepis
  • art. 22¹b § 1 Kodeks pracy Dane szczególnych kategorii, w tym dotyczące zdrowia i dane biometryczne, przetwarza się wyłącznie na odrębnej podstawie, a do biometrycznych — gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji. Zobacz w ISAP
  • art. 94 pkt 9b Kodeks pracy Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Zobacz w ISAP

Stan prawny na 6 sierpnia 2026

Obszary ryzyka w kadrach

ObszarRyzykoŚrodek zaradczy
Formularze rekrutacyjnedane spoza kataloguprzegląd pól obowiązkowych
Dane o zdrowiuszczególna kategoriaodrębny obieg, wąski dostęp
Dostęp do aktzbyt szeroki krąg osóbuprawnienia wg roli
Retencjaprzechowywanie bez podstawyautomatyczne usuwanie
Dane biometrycznebrak alternatywymetoda zastępcza

Jak to wygląda w praktyce

Firma rozważa rejestrację czasu pracy odciskiem palca dla wszystkich pracowników.

Status danych: biometryczne — szczególna kategoria.

Wymóg: odrębna podstawa oraz metoda alternatywna dla osób, które jej nie wybiorą.

Uzależnienie wstępu do zakładu od udzielenia zgody na przetwarzanie danych biometrycznych podważa dobrowolność tej zgody, a więc i jej ważność.

Podobne ryzyko dotyczy dokumentacji zdrowotnej. Orzeczenia lekarskie powinny mieć odrębny obieg i wąski krąg dostępu — nie należą do informacji dostępnych całemu zespołowi kadrowemu.

Najczęściej zadawane pytania

Od kandydata — imienia, nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych. Po nawiązaniu stosunku pracy dodatkowo adresu zamieszkania i numeru PESEL.

Jako szczególną kategorię wymagającą odrębnej podstawy. Orzeczenia lekarskie powinny mieć własny obieg i wąski krąg dostępu.

Tylko na odrębnej podstawie i przy zapewnieniu metody alternatywnej. Zgoda uzależniona od dostępu do pracy przestaje być dobrowolna.

Przechowując ją w sposób gwarantujący poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz przypisując uprawnienia do ról, a nie do całości akt.

Przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku, zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej.

Usunąć, chyba że kandydat wyraził odrębną zgodę na udział w przyszłych naborach. System powinien usuwać rekordy automatycznie po zadeklarowanym okresie.

Nie. Odnotowuje się wyłącznie fakt i rodzaj nieobecności — informacja o stanie zdrowia wykracza poza zakres niezbędny do rozliczenia czasu pracy.

Przejdź do pełnej listy pojęć