Bezpieczeństwo danych osobowych w kadrach obejmuje ograniczenie zakresu zbieranych informacji, kontrolę dostępu do dokumentacji oraz przestrzeganie okresów przechowywania. Największe ryzyko dotyczy danych o zdrowiu, które podlegają odrębnemu reżimowi.
Bezpieczeństwo danych osobowych w obszarze kadrowym opiera się na trzech filarach: ograniczeniu zakresu zbieranych informacji, kontroli dostępu do dokumentacji oraz przestrzeganiu okresów przechowywania.
Pierwszy filar wynika wprost z Kodeksu pracy, który określa katalog danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata i od pracownika. Rozszerzenie tego katalogu nie jest kwestią wygody formularza, lecz przetwarzania bez podstawy.
Drugi filar dotyczy dostępu. Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności. W praktyce oznacza to przypisanie uprawnień do ról, a nie udostępnianie całości akt każdemu pracownikowi działu kadr.
Największe ryzyko koncentruje się na danych szczególnych kategorii — o zdrowiu i biometrycznych. Wymagają one odrębnej podstawy przetwarzania, a przy danych biometrycznych konieczne jest zapewnienie metody alternatywnej, ponieważ zgoda uzależniona od dostępu do pracy przestaje być dobrowolna.
Stan prawny na 6 sierpnia 2026
| Obszar | Ryzyko | Środek zaradczy |
|---|---|---|
| Formularze rekrutacyjne | dane spoza katalogu | przegląd pól obowiązkowych |
| Dane o zdrowiu | szczególna kategoria | odrębny obieg, wąski dostęp |
| Dostęp do akt | zbyt szeroki krąg osób | uprawnienia wg roli |
| Retencja | przechowywanie bez podstawy | automatyczne usuwanie |
| Dane biometryczne | brak alternatywy | metoda zastępcza |
Firma rozważa rejestrację czasu pracy odciskiem palca dla wszystkich pracowników.
Status danych: biometryczne — szczególna kategoria.
Wymóg: odrębna podstawa oraz metoda alternatywna dla osób, które jej nie wybiorą.
Uzależnienie wstępu do zakładu od udzielenia zgody na przetwarzanie danych biometrycznych podważa dobrowolność tej zgody, a więc i jej ważność.
Podobne ryzyko dotyczy dokumentacji zdrowotnej. Orzeczenia lekarskie powinny mieć odrębny obieg i wąski krąg dostępu — nie należą do informacji dostępnych całemu zespołowi kadrowemu.
Od kandydata — imienia, nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych. Po nawiązaniu stosunku pracy dodatkowo adresu zamieszkania i numeru PESEL.
Jako szczególną kategorię wymagającą odrębnej podstawy. Orzeczenia lekarskie powinny mieć własny obieg i wąski krąg dostępu.
Tylko na odrębnej podstawie i przy zapewnieniu metody alternatywnej. Zgoda uzależniona od dostępu do pracy przestaje być dobrowolna.
Przechowując ją w sposób gwarantujący poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz przypisując uprawnienia do ról, a nie do całości akt.
Przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku, zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej.
Usunąć, chyba że kandydat wyraził odrębną zgodę na udział w przyszłych naborach. System powinien usuwać rekordy automatycznie po zadeklarowanym okresie.
Nie. Odnotowuje się wyłącznie fakt i rodzaj nieobecności — informacja o stanie zdrowia wykracza poza zakres niezbędny do rozliczenia czasu pracy.
Katarzyna Gęstwa
Potwierdzanie przez pracowników obecności w pracy nie jest obowiązkowe, jednak wielu pracodawców decyduje się na prowadzenie list obecności. Nie każdy przedsiębiorca jednak zdaje sobie sprawę z tego, że istnieją także inne formy potwierdzania obecności w pracy.
Czytaj dalej →