Lista obecności pracownika — wzór do druku w PDF, Excel i Word

Lista obecności to najprostszy sposób potwierdzania, że pracownik przyszedł do pracy, ale nie jest dokumentem wymaganym przez Kodeks pracy. Obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy, a lista może być dla niej źródłem danych. Na tej stronie pobierzesz trzy wzory listy obecności — miesięczny dla pracownika, tygodniowy dla zespołu i zbiorczy roczny — każdy w PDF do druku, Excelu (XLSX) i Wordzie (DOCX).

Lista obecności pracownika — wzór do druku w PDF, Excel i Word

Poniżej znajdziesz wyjaśnienie, czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa, co powinna zawierać, jak oznaczać nieobecności, jakich danych nie wpisywać ze względu na RODO i jak długo ją przechowywać. Opisujemy też, jak wypełnić każdy z trzech wariantów, jak wydrukować wzór i kiedy papierową listę lepiej zastąpić elektroniczną listą obecności. Pliki do pobrania są w sekcji „Pobierz wzór listy obecności”.

W skrócie

Lista obecności potwierdza stawienie się pracownika w pracy. Kodeks pracy jej nie wymaga — sposób potwierdzania obecności pracodawca ustala w regulaminie pracy albo w informacji o warunkach zatrudnienia. Obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy (art. 149 § 1 KP). Lista może być dla niej źródłem danych, ale jej nie zastępuje.

Który wzór listy obecności wybrać?

Udostępniamy trzy warianty listy obecności. Różnią się zakresem, a nie treścią prawną, więc wybierz ten, który pasuje do wielkości zespołu i sposobu rozliczania czasu pracy.

Wariant Dla kogo Co zawiera Formaty
Miesięczna lista obecności Jeden pracownik 31 wierszy z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbą godzin, kolumną na nieobecność i podpisem PDF, Excel, Word
Tygodniowa lista obecności Zespół, brygada, zmiana Do 20 osób w wierszach i 7 dni tygodnia w kolumnach — jedna kartka na cały zespół PDF, Excel, Word
Zbiorcza roczna lista obecności Kadry, rozliczenia Do 25 osób × 12 miesięcy — liczba dni obecności albo godzin w każdym miesiącu PDF, Excel, Word

Pobierz wzór listy obecności — PDF, Excel lub Word

Każdy wariant pobierzesz w trzech formatach. PDF jest gotowy do druku na kartce A4. Excel (XLSX) przyda się, gdy chcesz wypełniać listę na komputerze i samodzielnie dodać formuły sumujące godziny. Word (DOCX) wybierz, gdy chcesz dopisać logo firmy, zmienić nagłówek albo dodać kolumnę. Pliki otworzysz także w Arkuszach i Dokumentach Google oraz w LibreOffice.

Darmowy wzór do pobrania

Lista obecności — wzór miesięczny dla pracownika
Lista obecności — wzór tygodniowy dla zespołu
Zbiorcza lista obecności — zestawienie roczne

Czym jest lista obecności pracownika?

Lista obecności pracownika to dokument, na którym pracownik potwierdza, że w danym dniu stawił się w pracy — najczęściej podpisem, czasem także wpisaniem godziny przyjścia i wyjścia. Może mieć formę indywidualną (osobna kartka dla każdej osoby na miesiąc) albo zbiorczą (jedna lista dla działu, zmiany lub brygady). Pojęcie wyjaśniamy też w słowniczku: lista obecności i imienna lista obecności.

Kodeks pracy nie używa nazwy „lista obecności”. Mówi o „sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy”, który każdy pracodawca ustala sam. Lista podpisów jest jednym z takich sposobów, obok odbicia karty w czytniku, kodu QR czy aplikacji w telefonie. Porównanie tych form znajdziesz w artykule o formach potwierdzania obecności w pracy.

Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?

Nie. Żaden przepis nie nakazuje prowadzenia listy obecności. Nie wymienia jej ani Kodeks pracy, ani rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które od 1 stycznia 2019 r. określa, jakie dokumenty pracodawca prowadzi dla każdego pracownika. Obowiązkowe są natomiast dwie rzeczy:

  • Ewidencja czasu pracy — pracodawca prowadzi ją dla każdego pracownika, żeby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia (art. 149 § 1 KP). Jej zakres określa § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia.
  • Ustalony sposób potwierdzania obecności — w regulaminie pracy (art. 104¹ § 1 pkt 9 KP), a jeśli firma nie ma regulaminu, w informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikowi w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy (art. 29 § 3 pkt 1 lit. m KP).

Regulamin pracy musi wprowadzić pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników (art. 104 § 1¹ KP). Przy 20–49 pracownikach jest obowiązkowy, jeśli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa (art. 104 § 3 KP). Więcej o tym w artykule regulamin pracy — kiedy jest obowiązkowy, a gotowy dokument w wzorze regulaminu pracy.

Jeśli w firmie obowiązuje podpisywanie listy, pracownik musi tego przestrzegać. Za nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy pracodawca może ukarać pracownika karą upomnienia lub nagany (art. 108 § 1 KP).

Lista obecności a ewidencja czasu pracy — czym się różnią?

Lista obecności odpowiada na pytanie „czy pracownik był w pracy”, a ewidencja czasu pracy — „ile i kiedy pracował”. Prowadzenie listy nie zwalnia z obowiązku ewidencji. Brak dokumentacji pracowniczej, której częścią jest ewidencja, to wykroczenie zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6 KP).

Cecha Lista obecności Ewidencja czasu pracy
Podstawa prawna Brak — sposób potwierdzania obecności ustala pracodawca (art. 104¹ § 1 pkt 9 KP) Art. 149 KP i § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej
Czy obowiązkowa Nie Tak, dla każdego pracownika
Co dokumentuje Fakt stawienia się w pracy, czasem godziny przyjścia i wyjścia Liczbę godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nocne i nadliczbowe, dni wolne, dyżury, zwolnienia i nieobecności
Kto ją wypełnia Pracownik, zwykle podpisem Pracodawca, na podstawie danych o czasie pracy
Okres przechowywania Przepisy go nie określają wprost (zobacz niżej) Okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b KP)
Podstawa naliczenia wynagrodzenia Nie Tak

W praktyce lista jest źródłem, z którego kadry przepisują dane do ewidencji. Jeśli prowadzisz obie ręcznie, te same informacje wpisujesz dwa razy. Gotową kartę znajdziesz we wzorze karty ewidencji czasu pracy, a zasady opisujemy w artykule ewidencja czasu pracy — zasady i wymogi w 2026 roku.

Co powinna zawierać lista obecności?

Przepisy nie określają wzoru listy obecności, więc jej układ zależy od pracodawcy. Żeby lista była przydatna przy ewidencji i w razie sporu, powinna mieć co najmniej:

  • nagłówek — nazwę pracodawcy, miesiąc i rok (albo zakres dat tygodnia), dział lub brygadę,
  • imię i nazwisko pracownika, a w liście miesięcznej także stanowisko i wymiar etatu,
  • datę — kolejne dni miesiąca lub dni tygodnia,
  • godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbę przepracowanych godzin, jeśli lista ma służyć do ewidencji,
  • kolumnę na oznaczenie nieobecności — skrót z legendy, bez opisu przyczyny,
  • podpis pracownika przy każdym dniu pracy, a na końcu miesiąca podpis przełożonego, który sprawdził listę,
  • podsumowanie — „Razem godzin w miesiącu” i nominalny wymiar czasu pracy do porównania.

Nominalny wymiar czasu pracy na dany miesiąc wpisz w nagłówku listy miesięcznej. Różnica między nim a sumą godzin od razu pokazuje możliwe nadgodziny albo niedopracowanie.

Legenda skrótów na liście obecności

Przepisy nie narzucają symboli nieobecności — ważne, żeby w firmie obowiązywała jedna legenda i żeby była wydrukowana na liście. Nasze wzory używają tych oznaczeń:

Skrót Znaczenie Uwagi
UW Urlop wypoczynkowy Spotykany też zapis „U” lub „Uw”
UŻ Urlop na żądanie Część urlopu wypoczynkowego, do 4 dni w roku kalendarzowym (art. 167² KP)
UB Urlop bezpłatny Udzielany na wniosek pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 174 § 1 KP)
CH Zwolnienie lekarskie (L4) Na liście dostępnej dla zespołu lepiej użyć neutralnego oznaczenia — patrz sekcja o RODO
OP Opieka nad dzieckiem Zwolnienie od pracy lub zasiłek opiekuńczy
D Delegacja (podróż służbowa) Pracownik pracuje, ale poza siedzibą firmy
NN Nieobecność nieusprawiedliwiona Wpisuj dopiero po upływie terminu na usprawiedliwienie nieobecności

Jeśli potrzebujesz więcej oznaczeń, na przykład dla urlopu okolicznościowego albo dnia wolnego z rozkładu czasu pracy, dopisz je do legendy w wersji Word lub Excel. Pilnuj tylko, żeby ten sam skrót nie znaczył w dwóch działach czegoś innego.

Jak wypełnić listę obecności — miesięczną, tygodniową i roczną?

Miesięczna lista obecności pracownika

Na początku miesiąca uzupełnij nagłówek: miesiąc, rok, nominalny wymiar czasu pracy, imię i nazwisko, stanowisko, pracodawcę i wymiar etatu. Pracownik codziennie wpisuje rzeczywiste godziny, np. 7:58 i 16:05, liczbę godzin i składa podpis. W dniu nieobecności w kolumnie „Nieobecność / uwagi” pojawia się tylko skrót z legendy. Po ostatnim dniu miesiąca zsumuj godziny w polu „Razem godzin w miesiącu”.

Tygodniowa lista obecności zespołu

Wpisz zakres dat (od poniedziałku do niedzieli) i nazwę działu lub brygady, a w kolejnych wierszach nazwiska członków zespołu. W polu każdego dnia wpisuje się przedział godzin pracy, np. 8:00–16:00, albo skrót nieobecności. Kolumna „Razem godz.” to suma godzin tygodnia. Ten wariant sprawdza się przy pracy zmianowej i na budowie, gdzie listę prowadzi brygadzista.

Zbiorcza roczna lista obecności

Roczne zestawienie wypełniają kadry na podstawie list miesięcznych lub tygodniowych. W kolumnach I–XII wpisz liczbę dni obecności albo liczbę przepracowanych godzin — zawsze według jednej konwencji dla całego roku — a w kolumnie „Razem” sumę. To dobry podgląd frekwencji przy planowaniu urlopów na kolejny rok, ale nie zastępuje miesięcznej ewidencji.

Poprawki na papierowej liście rób czytelnie: skreśl błędny wpis jedną linią, obok wpisz poprawny i parafuj zmianę. Zamazywanie korektorem utrudnia później wykazanie, co i kiedy zmieniono.

Lista obecności do druku — jak przygotować wydruk?

Wszystkie trzy pliki PDF są przygotowane w formacie A4 w orientacji pionowej. Lista miesięczna zajmuje dwie strony, tygodniowa i roczna — po jednej. Kilka zasad ułatwia korzystanie z papierowej listy:

  • Drukuj w skali 100% („Rzeczywisty rozmiar”), a nie „Dopasuj do strony” — wiersze zostaną na tyle wysokie, żeby zmieścił się podpis.
  • Listę miesięczną drukuj dwustronnie i zszyj, żeby strony się nie rozdzieliły.
  • Przed wydrukiem uzupełnij w wersji Word lub Excel stałe dane — nazwę firmy, dział, nazwiska — żeby nie wpisywać ich co miesiąc ręcznie.
  • Wydrukuj nową listę na każdy miesiąc lub tydzień i od razu oznacz ją datą. Jedna kartka na kilka okresów szybko staje się nieczytelna.
  • Trzymaj listę u przełożonego lub w sekretariacie, a nie na ogólnodostępnej tablicy przy wejściu — o powodach piszemy niżej.

Lista obecności w Excelu — kiedy wybrać arkusz?

Wersja XLSX ma ten sam układ co PDF, ale możesz wypełniać ją na komputerze. To wygodne, gdy listę prowadzi jedna osoba, np. kierownik zmiany, który przepisuje godziny z kartek lub z grafiku. W kolumnie „Razem” wstaw formułę SUMA, a godziny wpisuj w formacie czasu (gg:mm), żeby Excel poprawnie je zsumował. Wzory nie zawierają gotowych formuł, więc możesz dostosować je do własnego sposobu liczenia.

Jeśli potrzebujesz arkusza, który sam liczy wymiar czasu pracy, nadgodziny i godziny nocne, pobierz ewidencję czasu pracy w Excelu z formułami. Do planowania zmian przyda się wzór grafiku pracy.

Lista obecności a RODO — jakie dane wolno wpisać?

Na liście obecności umieszczaj tylko dane potrzebne do potwierdzenia obecności: imię i nazwisko, daty, godziny i podpis. Wynika to z zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Nie wpisuj adresu, numeru PESEL, numeru telefonu ani przyczyny nieobecności.

Najwięcej problemów sprawiają nieobecności chorobowe. Informacja, że pracownik jest na zwolnieniu lekarskim, to dana dotycząca zdrowia, czyli dana szczególnej kategorii (art. 9 ust. 1 RODO). Jeśli zbiorcza lista leży lub wisi tam, gdzie widzi ją cały zespół, nie oznaczaj na niej L4 ani CH. Wpisz wtedy neutralne „N” (nieobecność), a rodzaj nieobecności odnotuj tylko w dokumentacji kadrowej. Skrót CH stosuj na liście indywidualnej, do której dostęp ma pracownik, przełożony i kadry.

Po zakończeniu miesiąca przekaż listy do kadr i przechowuj je w zamykanej szafie lub, w przypadku plików, w folderze z ograniczonym dostępem. Więcej o ochronie danych w kadrach: RODO w dziale kadr oraz rejestracja czasu pracy online a RODO.

Jak długo przechowywać listy obecności?

Przepisy nie wskazują osobnego okresu przechowywania dla list obecności, bo nie wymieniają ich wśród obowiązkowych dokumentów. O tym, jak długo je trzymać, decyduje rola, jaką lista pełni w firmie:

  • Lista jest podstawą ewidencji czasu pracy (np. godziny z listy przepisujesz na kartę) — przechowuj ją tak jak dokumentację pracowniczą: przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b KP). Dla pracowników zatrudnionych przed 2019 r. okres może być dłuższy.
  • Lista ma charakter pomocniczy, a ewidencja powstaje niezależnie (np. z systemu RCP) — rozsądnym minimum są 3 lata, bo po tym czasie przedawniają się roszczenia ze stosunku pracy, w tym o wynagrodzenie za nadgodziny (art. 291 § 1 KP).

Przyjęty okres zapisz w wewnętrznej procedurze lub w regulaminie pracy, żeby kadry nie decydowały o tym za każdym razem od nowa.

Elektroniczna lista obecności — kiedy zastąpić papier?

Papierowa lista obecności działa w małym zespole pracującym w jednym miejscu. Problemy zaczynają się przy kilku lokalizacjach, pracy zmianowej albo w terenie: kartki trzeba zbierać, godziny przepisywać do ewidencji, a podpis złożony zbiorczo na koniec tygodnia niewiele mówi o rzeczywistym czasie pracy. Przepisy dopuszczają dowolny sposób potwierdzania obecności, więc lista może być prowadzona elektronicznie, jeśli tak stanowi regulamin pracy lub informacja o warunkach zatrudnienia.

W RCPonline elektroniczną listę obecności tworzą odbicia pracowników. W systemie rejestracji czasu pracy pracownicy rejestrują wejścia, przerwy i wyjścia służbowe na sześć sposobów: kodem QR, kartą lub brelokiem NFC, w aplikacji mobilnej, przez przeglądarkę, e-mailem albo SMS-em. Metody można łączyć, a ich liczba zależy od pakietu — porównanie znajdziesz na stronie metody rejestracji czasu pracy. Panel na bieżąco pokazuje, kto jest w pracy, kto na przerwie, a kogo nie ma, i działa na komputerze, telefonie lub tablecie bez instalacji.

Każde odbicie od razu trafia na kartę w module ewidencji czasu pracy, więc nikt nie przepisuje godzin z kartek. System oznacza spóźnienia, brakujące odbicia i przedłużone przerwy, a nadgodziny przypisuje do odpowiedniej kolumny według grafiku. Kartę ewidencji za dowolny okres pobierzesz w PDF, XLS lub CSV, a każda korekta zostaje w historii zmian z informacją, kto i kiedy ją wprowadził. Wypróbujesz to bezpłatnie przez 14 dni, bez podawania karty płatniczej. Ogólne zasady opisuje też hasło elektroniczna ewidencja czasu pracy.

Podsumowanie

Lista obecności nie jest obowiązkowa, ale jeśli regulamin pracy przewiduje podpisywanie listy, pracownicy muszą tego przestrzegać. Obowiązkowa pozostaje ewidencja czasu pracy z art. 149 KP, a lista może być dla niej źródłem danych. Wpisuj na niej tylko dane potrzebne do potwierdzenia obecności, oznaczaj nieobecności skrótami z jednej legendy i przechowuj listy jak dokumentację pracowniczą, jeśli na ich podstawie powstaje ewidencja. Wzory miesięczny, tygodniowy i roczny pobierzesz powyżej w PDF, Excelu i Wordzie.

Katarzyna Gęstwa

Specjalista ds. obsługi klienta

Specjalistka ds. HR z doświadczeniem w ewidencji czasu pracy i przepisach prawa pracy.

Zaktualizowano: 22 października 2026

Nota redakcyjna: Wzór został przygotowany przez zespół RCPonline. Dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed użyciem dostosuj go do realiów swojej firmy, a w razie wątpliwości skonsultuj się z radcą prawnym lub inspektorem pracy.

Jak wypełnić listę obecności

Kodeks pracy nie określa wzoru listy obecności — sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy ustala się w regulaminie pracy (art. 104¹ § 1 pkt 9 KP). Lista nie zastępuje obowiązkowej ewidencji czasu pracy (art. 149 § 1 KP), ale może być dla niej źródłem danych. Wzór ma trzy warianty: miesięczny, tygodniowy i roczny.

  1. Wybierz wariant listy

    Lista miesięczna służy jednemu pracownikowi (31 wierszy na dni miesiąca), tygodniowa — zespołowi lub brygadzie (do 20 osób w wierszach i dni tygodnia w kolumnach), a zbiorcza roczna — kadrom do zestawienia do 25 osób w 12 miesiącach. W jednej firmie trzymaj się jednego wariantu dla danej grupy pracowników.

  2. Uzupełnij nagłówek

    W liście miesięcznej wpisz miesiąc, rok, nominalny wymiar czasu pracy w godzinach, imię i nazwisko, stanowisko, pracodawcę i wymiar etatu. W tygodniowej podaj zakres dat oraz dział lub brygadę, a w rocznej — rok i nazwę pracodawcy.

  3. Wpisuj godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy

    Pracownik uzupełnia wiersz w dniu pracy, a nie zbiorczo na koniec miesiąca, i wpisuje rzeczywiste godziny, np. 7:58 i 16:05. W kolumnie „Liczba godzin” podaj czas pracy w danym dniu; w liście tygodniowej wpisuje się przedział godzin, np. 8:00–16:00.

  4. Oznacz nieobecności skrótami z legendy

    W dniach nieobecności wpisz kod: UW (urlop wypoczynkowy), UŻ (na żądanie), UB (bezpłatny), CH (zwolnienie lekarskie), OP (opieka), D (delegacja) lub NN (nieobecność nieusprawiedliwiona). Nie dopisuj diagnoz ani szczegółów zwolnienia, a na liście widocznej dla całego zespołu zamiast CH użyj neutralnego oznaczenia nieobecności.

  5. Potwierdź obecność podpisem

    Pracownik podpisuje się w kolumnie „Podpis pracownika” przy każdym dniu pracy, jeśli regulamin pracy przewiduje taki sposób potwierdzania obecności. Gdy regulamin wskazuje rejestrację elektroniczną, lista papierowa pełni tylko rolę pomocniczą.

  6. Podsumuj okres i przenieś dane do ewidencji

    Na koniec miesiąca zsumuj godziny w polu „Razem godzin w miesiącu” i porównaj je z nominalnym wymiarem — nadwyżka wskazuje na nadgodziny do rozliczenia. W liście rocznej wpisuj w polach miesięcy liczbę dni obecności albo godzin, zawsze według jednej konwencji. Dane przenieś do karty ewidencji czasu pracy.

Najczęściej zadawane pytania

Nie. Kodeks pracy ani rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wymagają prowadzenia listy obecności. Pracodawca musi natomiast ustalić sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy — w regulaminie pracy (art. 104¹ § 1 pkt 9 KP) albo w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 pkt 1 lit. m KP). Obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy (art. 149 § 1 KP), której lista nie zastępuje.

Nie. Lista potwierdza, że pracownik był w pracy, a ewidencja musi zawierać m.in. liczbę przepracowanych godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nocne i nadliczbowe, dni wolne, dyżury oraz nieobecności (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Lista z godzinami może być źródłem danych do ewidencji, ale podczas kontroli PIP inspektor sprawdza ewidencję.

Jeśli regulamin pracy lub informacja o warunkach zatrudnienia przewiduje podpisywanie listy, jest to obowiązek pracownika. Za nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy pracodawca może zastosować karę porządkową upomnienia lub nagany (art. 108 § 1 KP). Brak podpisu nie oznacza jednak automatycznie nieobecności — jeśli pracownik był w pracy, przysługuje mu wynagrodzenie.

Przepisy tego nie wymagają, bo nie określają wzoru listy. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy są jednak potrzebne, jeśli z listy mają powstać wpisy w ewidencji czasu pracy — ewidencja musi je zawierać. Lista z samymi podpisami potwierdza tylko obecność i nie pokaże nadgodzin. Dlatego nasz wzór miesięczny ma kolumny na godzinę rozpoczęcia, zakończenia i liczbę godzin.

Przepisy nie narzucają symboli, więc pracodawca ustala własną legendę. W naszych wzorach stosujemy: UW — urlop wypoczynkowy, UŻ — urlop na żądanie, UB — urlop bezpłatny, CH — zwolnienie lekarskie (L4), OP — opieka nad dzieckiem, D — delegacja, NN — nieobecność nieusprawiedliwiona. Na liście dostępnej dla całego zespołu nie oznaczaj zwolnienia lekarskiego — to dana o zdrowiu, chroniona art. 9 RODO.

Tylko te, które są potrzebne do potwierdzenia obecności: imię i nazwisko, daty, godziny pracy i podpis. Zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) wyklucza wpisywanie PESEL-u, adresu czy przyczyny nieobecności. Listę zbiorczą trzymaj u przełożonego lub w kadrach, a nie na ogólnodostępnej tablicy, żeby osoby postronne nie widziały, kto i dlaczego był nieobecny.

Przepisy nie określają osobnego okresu dla list obecności. Jeśli lista jest podstawą ewidencji czasu pracy, przechowuj ją jak dokumentację pracowniczą: przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b KP). Gdy pełni rolę pomocniczą, rozsądnym minimum są 3 lata — tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1 KP).

Tak. Kodeks pracy nie narzuca formy potwierdzania obecności, więc pracodawca może wybrać listę papierową, czytnik kart, kody QR, aplikację mobilną lub inny system rejestracji czasu pracy. Wybraną metodę trzeba wskazać w regulaminie pracy albo w informacji o warunkach zatrudnienia. Elektroniczna lista ma tę przewagę, że godziny trafiają od razu do ewidencji czasu pracy, bez przepisywania z kartek.

Kodeks pracy, w tym przepisy o potwierdzaniu obecności i ewidencji czasu pracy, dotyczy pracowników. Przy umowie zlecenie obowiązuje odrębna ewidencja liczby godzin wykonywania zlecenia, wynikająca z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę — strony określają w umowie sposób potwierdzania tej liczby. Zleceniobiorca może podpisywać listę obecności, jeśli tak ustalono w umowie, ale nie powinna ona sugerować podporządkowania jak w stosunku pracy.

PDF wybierz, gdy lista ma być wydrukowana i podpisywana długopisem — układ się nie przesunie. Excel (XLSX) przyda się, gdy listę wypełniasz na komputerze i chcesz sumować godziny formułą. Word (DOCX) pozwala dodać logo, zmienić nagłówek lub dopisać kolumnę przed wydrukiem. Na tej stronie każdy z trzech wariantów — miesięczny, tygodniowy i roczny — pobierzesz we wszystkich trzech formatach.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy i pozbądź się zbędnej papierologii. Wszystkie najważniejsze informacje wymagane przez kodeks znajdą się w jednym miejscu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i pieniądze, a także w prosty sposób spełnisz obowiązek ewidencji.

Załóż darmowe konto demonstracyjne systemu RCPonline

Darmowe materiały
do pobrania

Darmowe ebooki
i checklisty

Testuj przez 14 dni za darmo

Załóż bezpłatne konto DEMO i testuj system przez dwa tygodnie całkowicie za darmo

Zarejestruj się