Zwolnienia grupowe 2026: procedura, terminy i odprawy

Zwolnienie grupowe to sformalizowana procedura redukcji zatrudnienia z przyczyn niedotyczących pracowników, uregulowana ustawą z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Obejmuje wyłącznie pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób i uruchamia się automatycznie po przekroczeniu progów liczbowych — niezależnie od tego, czy pracodawca nazwie swoje działanie restrukturyzacją, reorganizacją czy optymalizacją. Według danych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w pierwszym półroczu 2026 r. zwolniono grupowo 11,6 tys. osób, o 32 proc. mniej niż rok wcześniej, przy 29,5 tys. w całym 2025 roku.

Skala zjawiska spadła, ale sama procedura stała się trudniejsza do przeprowadzenia bez błędu. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązki wobec urzędu pracy reguluje nowa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, od 2026 r. zmieniły się zasady liczenia stażu pracy, który przesądza o wysokości odprawy, a 5 listopada 2026 r. wchodzą w życie nowe przepisy o równym traktowaniu, które bezpośrednio dotykają kryteriów doboru do zwolnienia. W tym artykule znajdziesz progi uruchamiające procedurę, harmonogram terminów, zasady liczenia odprawy z limitem obowiązującym w 2026 roku, katalog pracowników chronionych oraz listę błędów, które najczęściej kończą się przegraną w sądzie pracy.

Zapamiętaj:

• Procedura dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, a progi liczy się w okresie nieprzekraczającym 30 dni.
• Na zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi ustawa daje 20 dni od zawiadomienia.
• Wypowiedzenia można wręczyć dopiero po 30 dniach od zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o przyjętych ustaleniach.
• Odprawa wynosi 1, 2 albo 3 miesięczne wynagrodzenia, ale nie więcej niż 72 090 zł w 2026 roku.
• Przy zwolnieniu co najmniej 50 osób w ciągu 3 miesięcy dochodzi obowiązek uzgodnienia programu pomocy z urzędem pracy.

Kiedy zwolnienie staje się „grupowe" w rozumieniu ustawy?

Ustawę stosuje się wyłącznie do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, przy czym liczy się osoby, a nie etaty — dwie osoby na pół etatu to dwóch pracowników. Poniżej tego progu redukcja zatrudnienia przebiega według ogólnych zasad Kodeksu pracy i nie rodzi obowiązku konsultacji ani odprawy ustawowej.

Drugi warunek dotyczy skali, a rządowy poradnik dla przedsiębiorców zestawia progi w trzech przedziałach zatrudnienia. Zwolnienie ma charakter grupowy, jeżeli w okresie nieprzekraczającym 30 dni pracodawca rozwiązuje stosunki pracy z liczbą pracowników wskazaną w tabeli poniżej.

Do tych liczb wlicza się nie tylko wypowiedzenia wręczone przez pracodawcę, lecz także rozwiązania umów za porozumieniem stron, jeżeli inicjatywa wyszła od pracodawcy i objęła co najmniej 5 osób. To najczęstsza pułapka przy tak zwanych cichych redukcjach: firma proponuje kolejnym osobom rozstanie „polubownie", licząc, że uniknie procedury, a po przekroczeniu piątego porozumienia i tak wpada w reżim ustawy. Liczy się zamiar pracodawcy i przyczyna leżąca po jego stronie, nie forma dokumentu.

Okres 30 dni jest ruchomy. Nie chodzi o miesiąc kalendarzowy, tylko o dowolny trzydziestodniowy przedział, w którym mieszczą się rozwiązania umów. Rozłożenie zwolnień na dłużej bywa legalną drogą wyjścia z procedury, ale jeśli sąd uzna podział na transze za pozorny, oceni całość jako jedno zwolnienie grupowe.

Jak wygląda procedura krok po kroku?

Ustawa układa procedurę w stałą sekwencję, której kolejności nie można odwrócić. Konsultacje muszą poprzedzać decyzje, a zawiadomienie urzędu pracy — wręczenie wypowiedzeń.

1. Zawiadomienie strony społecznej na piśmie. Pracodawca informuje zakładowe organizacje związkowe, a w firmie bez związków — przedstawicieli pracowników wyłonionych w przyjętym u niego trybie. Zawiadomienie obejmuje przyczyny zwolnienia, liczbę zatrudnionych i grupy zawodowe, grupy zawodowe objęte redukcją, okres zwolnień, proponowane kryteria doboru, kolejność zwolnień oraz propozycje rozstrzygnięcia spraw pracowniczych.
2. Przekazanie tych samych informacji powiatowemu urzędowi pracy. Pracodawca pomija wyłącznie sposób ustalania wysokości świadczeń pieniężnych.
3. Konsultacje i negocjacje. Strona społeczna może zgłaszać propozycje ograniczenia skali zwolnień, na przykład przesunięcia do innych działów albo przekwalifikowania.
4. Porozumienie albo regulamin. Jeżeli w ciągu 20 dni od zawiadomienia strony zawrą porozumienie, jego treść wiąże obie strony. Jeśli nie, pracodawca samodzielnie wydaje regulamin zwolnień grupowych, uwzględniając w miarę możliwości zgłoszone propozycje.
5. Drugie zawiadomienie urzędu pracy. Pracodawca informuje PUP o przyjętych ustaleniach, w tym o liczbie zwalnianych, przyczynach, okresie zwolnień i przebiegu konsultacji. Kopia trafia do strony społecznej, która może przedstawić urzędowi własną opinię.
6. Wręczenie wypowiedzeń. Dopiero po upływie 30 dni od zawiadomienia o przyjętych ustaleniach umowy mogą być rozwiązywane.

Pominięcie któregokolwiek z tych kroków nie unieważnia samego wypowiedzenia z mocy prawa, ale daje pracownikowi mocną podstawę do roszczenia. Sąd ocenia wtedy, czy naruszenie miało wpływ na sytuację konkretnej osoby.

Jakich terminów nie wolno skrócić?

Trzy terminy wyznaczają minimalną długość całego procesu. Licząc z okresami wypowiedzenia, cała procedura rzadko zamyka się szybciej niż w dwa miesiące.

W praktyce największy problem sprawia ostatni wiersz. Zarząd zatwierdza budżet na nowy kwartał, dział kadr dostaje polecenie „zamknięcia tematu do końca miesiąca" i wypowiedzenia wychodzą przed upływem trzydziestu dni. Umowa i tak się rozwiąże, ale pozew w takiej sprawie startuje z przewagą po stronie pracownika.

Jak dobrać pracowników do zwolnienia, żeby obronić to w sądzie?

Żaden przepis nie zawiera zamkniętego katalogu kryteriów doboru. Orzecznictwo Sądu Najwyższego wypracowało jednak zestaw kryteriów uznawanych za dopuszczalne: przydatność do pracy, kompetencje i kwalifikacje, dyspozycyjność oraz staż pracy. Kryterium musi być obiektywne, sprawdzalne i zastosowane jednakowo wobec wszystkich osób z tej samej grupy porównawczej.

Osobnym obowiązkiem jest ujawnienie kryterium pracownikowi. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 3 sierpnia 2023 r. (sygn. akt III PSK 90/22) zajmował się właśnie stopniem skonkretyzowania kryteriów doboru i obowiązkiem ich wskazania w oświadczeniu o wypowiedzeniu. Samo powołanie się na likwidację stanowiska nie wystarczy, jeżeli stanowisk tego samego rodzaju było kilka, a zwolniono tylko część osób. Wypowiedzenie bez skonkretyzowanej przyczyny narusza art. 30 § 4 Kodeksu pracy.

Od 5 listopada 2026 r. obowiązuje ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 1046), która poszerza katalog postaci dyskryminacji i wprowadza minimalne kwoty zadośćuczynienia. Kryterium doboru, które statystycznie uderza w jedną grupę wiekową albo w osoby wracające z urlopów rodzicielskich, będzie po tej dacie kosztowniejsze w obronie. Szczegóły opisaliśmy w artykule o nowych obowiązkach firm od 5 listopada 2026 roku.

Dokumentacja przesądza o wyniku sporu częściej niż sama treść kryterium. Jeżeli powołujesz się na dyspozycyjność lub wymiar faktycznie przepracowanego czasu, musisz mieć to udokumentowane w prawidłowo prowadzonej karcie ewidencji czasu pracy, a nie w arkuszu zbudowanym na potrzeby redukcji. Systemy rejestracji czasu pracy, takie jak RCPonline, dają tu przewagę czysto dowodową: dane powstają na bieżąco i nikt nie może zarzucić, że zestawienie ułożono pod z góry podjętą decyzję. Odrębna ostrożność należy się kryterium absencji chorobowej — korzystanie ze zwolnień lekarskich jest realizacją uprawnienia pracowniczego, więc oparcie na nim doboru bywa przez sądy kwestionowane.

Ile wynosi odprawa i co zmienił nowy sposób liczenia stażu?

Odprawa pieniężna przysługuje każdemu pracownikowi, z którym rozwiązano umowę w ramach zwolnienia grupowego, niezależnie od trybu rozwiązania. Jej wysokość zależy wyłącznie od stażu zakładowego, czyli okresu zatrudnienia u danego pracodawcy.

Limit odpowiada piętnastokrotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Przy płacy minimalnej wynoszącej w 2026 roku 4806 zł brutto daje to 72 090 zł. Samą odprawę ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy oraz rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. Podstawą jest więc przeciętne miesięczne wynagrodzenie z okresu poprzedzającego nabycie prawa do odprawy, a nie kwota z umowy.

Zmiana, o której łatwo zapomnieć przy planowaniu budżetu redukcji, dotyczy stażu pracy. Nowe zasady wliczania okresów zlecenia i działalności gospodarczej weszły w życie 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora finansów publicznych oraz 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców. Dla części załogi oznacza to przeskoczenie progu dwóch albo ośmiu lat i wyższą odprawę niż wynikałoby z samych umów o pracę. Mechanizm wyjaśniamy szczegółowo w artykule o zleceniu i JDG wliczanych do stażu pracy, a zasady liczenia świadczeń — w zestawieniu rodzajów odpraw pracowniczych.

Warto policzyć to przed rozpoczęciem procedury. Kosztorys oparty na starych stażach potrafi się rozjechać o kilkadziesiąt tysięcy złotych już przy kilkunastu osobach.

Kogo nie można zwolnić w ramach zwolnień grupowych?

Szczególna ochrona przed wypowiedzeniem działa również w trakcie zwolnień grupowych, choć ustawa łagodzi ją w jednym punkcie. Ochroną objęci są między innymi:

• pracownice w ciąży oraz osoby na urlopach macierzyńskich i rodzicielskich,
• pracownicy, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego,
• członkowie zarządu zakładowej organizacji związkowej,
• społeczni inspektorzy pracy,
• pracownicy powołani do służby wojskowej.

Wobec tych osób pracodawca nie może wręczyć wypowiedzenia definitywnego, ale może wypowiedzieć warunki pracy i płacy. Jeżeli zmiana prowadzi do obniżenia wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek wyrównawczy przez okres do 6 miesięcy. Szerzej o zakresie ochrony piszemy w artykule o okresie ochronnym pracownika.

Ustawa wyłącza natomiast dwa mechanizmy Kodeksu pracy. Nie stosuje się art. 38 KP, czyli obowiązku indywidualnej konsultacji zamiaru wypowiedzenia ze związkiem zawodowym — jego rolę przejmują konsultacje zbiorowe. Nie stosuje się też w pełni art. 41 KP: wypowiedzenie można wręczyć pracownikowi przebywającemu na urlopie, jeżeli urlop trwa co najmniej 3 miesiące. To rozwiązanie bywa mylone z przyzwoleniem na wypowiadanie umów w trakcie zwolnienia lekarskiego, którym nie jest.

Czym są zwolnienia monitorowane i kiedy trzeba uzgodnić pomoc z urzędem?

Przy większych redukcjach dochodzi obowiązek spoza ustawy o zwolnieniach grupowych. Pracodawca, który planuje zwolnić z przyczyn dotyczących zakładu pracy co najmniej 50 pracowników w okresie 3 miesięcy, uzgadnia z powiatowym urzędem pracy właściwym dla swojej siedziby zakres i formy pomocy dla zwalnianych. Podstawą jest art. 217 ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620), obowiązujący od 1 czerwca 2025 r.

Program pomocy obejmuje przede wszystkim szkolenia, potwierdzanie nabytej wiedzy i umiejętności oraz uzyskanie dokumentów potwierdzających kwalifikacje. Realizację można powierzyć staroście, marszałkowi województwa, agencji zatrudnienia albo instytucji szkoleniowej. Finansowanie pochodzi od pracodawcy, ewentualnie w modelu mieszanym z udziałem jednostek administracji publicznej lub na podstawie porozumień z innymi podmiotami.

Próg 50 osób w 3 miesiące liczy się niezależnie od progów zwolnienia grupowego. Duży zakład produkcyjny może więc prowadzić obie procedury równolegle: zbiorowe konsultacje z ustawy z 2003 roku i uzgodnienie programu wsparcia z urzędem pracy.

Czy trzeba ponownie zatrudnić zwolnionego pracownika?

Tak, i ten obowiązek bywa pomijany w planach rekrutacyjnych na kolejny rok. Jeżeli pracodawca ponownie zatrudnia pracowników w tej samej grupie zawodowej, powinien zatrudnić osobę zwolnioną w ramach zwolnienia grupowego, o ile zgłosi ona zamiar powrotu w ciągu roku od rozwiązania umowy. Pierwszeństwo działa przez 15 miesięcy od rozwiązania stosunku pracy.

Praktyczny wniosek dla działu kadr jest prosty: zgłoszenia byłych pracowników trzeba rejestrować i wiązać ze stanowiskami, a nie odkładać do akt. Otwarcie rekrutacji na zlikwidowane niedawno stanowisko bez sprawdzenia tej listy to prosta droga do roszczenia odszkodowawczego i do pytania sądu o rzeczywistą przyczynę pierwotnego zwolnienia. Przy okazji warto uporządkować sam proces rozstania — tematowi poświęciliśmy artykuł o offboardingu pracownika.

Jakie są konsekwencje błędów proceduralnych?

Pracownik, któremu wypowiedziano umowę z naruszeniem przepisów, może żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższego jednak od wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. Przy kilkudziesięciu osobach objętych wadliwą procedurą ryzyko finansowe liczy się w setkach tysięcy złotych, do czego dochodzą koszty obsługi prawnej i czas kadry menedżerskiej.

Najczęstsze błędy powtarzają się niezależnie od branży:

• pominięcie przedstawicieli pracowników w firmie bez związków zawodowych,
• zawiadomienie urzędu pracy dopiero po wręczeniu wypowiedzeń,
• brak wskazania kryterium doboru w treści wypowiedzenia,
• kryterium sformułowane ogólnikowo, na przykład „mniejsza przydatność",
• rozbicie zwolnień na transze w celu ominięcia progu, bez zmiany rzeczywistej przyczyny,
• odprawa policzona od kwoty z umowy zamiast od średniej liczonej jak ekwiwalent za urlop.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy sprawdza przy takich sprawach dokumentację od pierwszego zawiadomienia. Komplet dat, potwierdzeń nadania i protokołów z konsultacji jest tu równie ważny jak sama zasadność redukcji.

Podsumowanie

Zwolnienie grupowe to procedura, w której o wyniku ewentualnego sporu przesądza chronologia i dokumentacja, a nie ocena biznesowej słuszności redukcji. Trzy progi decydują o tym, czy ustawę w ogóle stosujesz, dwa terminy wyznaczają minimalną długość procesu, a staż pracy przelicza się dziś inaczej niż jeszcze rok temu. Jeżeli planujesz redukcję w najbliższych miesiącach, zacznij od policzenia progów i odpraw według nowych zasad stażowych, a dopiero potem ustalaj harmonogram.

• Sprawdź progi przed decyzją. Rozstania za porozumieniem stron z inicjatywy pracodawcy wliczają się do limitu od piątej osoby.
• Trzymaj kolejność. Konsultacje, zawiadomienie urzędu pracy, 30 dni, dopiero wypowiedzenia.
• Zapisz kryterium doboru w wypowiedzeniu. Musi być obiektywne, udokumentowane i jednakowe dla całej grupy porównawczej.