E-orzeczenie medycyny pracy od 18 października 2026: co zmienia?

Orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy to dokument, bez którego pracodawca nie może dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków, a od 18 października 2026 r. lekarz medycyny pracy wystawia go co do zasady wyłącznie w postaci elektronicznej. Tego dnia kończy się sześciomiesięczny okres przejściowy wprowadzony rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r., w którym przychodnie mogły jeszcze wybierać między papierem a systemem. Zmiana dotyczy każdej firmy zatrudniającej choćby jedną osobę na umowę o pracę, bo każda z nich kieruje ludzi na badania wstępne, okresowe i kontrolne.

Poniżej wyjaśniamy, co dokładnie zmieniło rozporządzenie, w jaki sposób e-orzeczenie trafi do działu kadr i jakie informacje o stanie zdrowia pracownika pozostaną poza zasięgiem pracodawcy. Omawiamy też sytuacje, w których lekarz nadal wyda dokument papierowy, zasady odwołania oraz listę spraw do załatwienia przed 18 października, w tym aneks do umowy z przychodnią.

Zapamiętaj — najważniejsze w czterech punktach:

• Od 18 października 2026 r. orzeczenie z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych jest wystawiane w Systemie Informacji Medycznej. Papier zostaje tylko w wyjątkach wskazanych w rozporządzeniu.
• Pracodawca nie ma dostępu do Internetowego Konta Pacjenta. Orzeczenie przekazuje mu przychodnia w terminie i w sposób określony w umowie o świadczenie usług medycyny pracy.
• Obowiązki z art. 229 Kodeksu pracy się nie zmieniają: bez aktualnego orzeczenia pracownik nie może rozpocząć ani kontynuować pracy.
• Zalecenia indywidualne dotyczące stylu życia i zdrowia poza pracą trafiają wyłącznie do pracownika, a nie do działu kadr.

Co zmieniło rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 roku?

Rozporządzenie opublikowane w Dzienniku Ustaw z 2026 r. pod poz. 456 nowelizuje przepisy z 30 maja 1996 r. o badaniach lekarskich pracowników i orzeczeniach wydawanych do celów Kodeksu pracy. Zostało ogłoszone 2 kwietnia 2026 r. i weszło w życie po 14 dniach, czyli 17 kwietnia. Najważniejsza zmiana polega na tym, że orzeczenie lekarskie może mieć postać elektroniczną i wtedy zapisuje się je oraz przechowuje w Systemie Informacji Medycznej prowadzonym na podstawie ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia.

Nowelizacja nie ogranicza się jednak do zmiany nośnika. Rozporządzenie wprowadziło nowe wzory orzeczeń papierowych, wymieniło w nowym § 3 ust. 4a wszystkie elementy, które musi zawierać orzeczenie, i dodało zalecenia indywidualne dla osoby badanej. Zmieniła się również ścieżka odwołania, które wnosi się teraz za pośrednictwem przychodni, a nie bezpośrednio przez lekarza wydającego orzeczenie.

Zakres samego badania się nie zmienił, co podkreśla serwis Prawo dla lekarzy. Lekarz nadal orzeka po osobistym zbadaniu pracownika i ocenie zagrożeń opisanych w skierowaniu.

Od kiedy orzeczenie lekarskie jest wyłącznie elektroniczne?

Zmiany wchodziły etapami. Paragraf 2 pozwolił wystawiać i przekazywać orzeczenia według dotychczasowych zasad nie dłużej niż przez 6 miesięcy od wejścia w życie, a paragraf 3 nakazał wydawać zalecenia indywidualne wyłącznie na papierze przez pierwsze 3 miesiące. Z tych dwóch przepisów wynika poniższy kalendarz, potwierdzony w komunikacie Centrum e-Zdrowia.

Wyjątki opisuje nowy § 3 ust. 4e rozporządzenia. Orzeczenie wystawia się na papierze w razie braku dostępu do systemu teleinformatycznego, czyli w praktyce przy awarii, oraz wobec funkcjonariuszy ABW, Agencji Wywiadu, CBA, SKW i SWW, a także żołnierzy zawodowych wyznaczonych na stanowiska w obu służbach wojskowych. W większości firm papier stanie się więc rzadkością.

Osobną sprawą jest wydruk dla pracownika. Zgodnie z § 3 ust. 4g osoba badana może żądać wydruku orzeczenia podpisanego własnoręcznie przez lekarza, ale taki wydruk nie zmienia faktu, że dokument źródłowy istnieje w systemie. Pracownik z kartką z gabinetu wciąż się zdarzy. Nie jest to już jednak podstawowy kanał obiegu dokumentu.

Jak pracodawca otrzyma e-orzeczenie?

Rozporządzenie odpowiada na to pytanie jednym zdaniem. Według § 3 ust. 4h podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której przeprowadzono badanie, przekazuje orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określony w umowie zawartej na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy. Przepisy nie tworzą więc żadnego państwowego panelu dla pracodawców, a o tym, czy dokument przyjdzie mailem, przez portal przychodni czy inną drogą, decyduje umowa.

Pracodawca nie ma wglądu ani do Systemu Informacji Medycznej, ani do Internetowego Konta Pacjenta swoich pracowników, na co zwraca uwagę serwis Digital HR. Jeszcze na etapie projektu tę konstrukcję krytykowała organizacja Pracodawcy RP. Jak relacjonował Prawo.pl, zarząd organizacji ocenił, że projekt „nie tylko nie usprawnia procesu uzyskiwania orzeczeń swoich pracowników przez pracodawcę a dodatkowo wymusza wiele działań po jego stronie”, w tym aneksowanie trwających umów z przychodniami.

Drugi, uzupełniający kanał prowadzi przez pracownika. Centrum e-Zdrowia w materiale o elektronicznej dokumentacji medycznej w medycynie pracy wskazuje, że orzeczenie jest widoczne na IKP w zakładce „Dane medyczne” i „Medycyna pracy”, a pacjent może pobrać je jako plik PDF i przesłać pracodawcy mailem. To wygodne wyjście awaryjne, ale nie podstawa procedury. Obowiązek przekazania orzeczenia przepisy nakładają na przychodnię, a nie na pracownika.

Jakie informacje zobaczy pracodawca, a jakie pozostaną tylko u pracownika?

Nowy § 3 ust. 4a wylicza elementy orzeczenia z badania wstępnego, okresowego lub kontrolnego. Dla działu kadr istotne są przede wszystkim: numer i data orzeczenia, data wystawienia skierowania, identyfikator dokumentu elektronicznego, rodzaj badania, dane pracownika i pracodawcy, wskazanie stanowiska, wynik badania oznaczony symbolem oraz data następnego badania okresowego. Orzeczenie zawiera też informację, czy pracownikowi trzeba zapewnić okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok w związku z pracą przy monitorze.

• Symbol 21 — brak przeciwwskazań zdrowotnych, pracownik jest zdolny do wykonywania albo podjęcia pracy na określonym stanowisku.
• Symbol 22 — istnieją przeciwwskazania zdrowotne, pracownik jest niezdolny do wykonywania albo podjęcia pracy na tym stanowisku.
• Symbol 23 — pracownik utracił zdolność do wykonywania dotychczasowej pracy z dniem wskazanym w orzeczeniu.

Czego pracodawca nie zobaczy? Diagnoz, wyników badań laboratoryjnych ani zaleceń indywidualnych, które lekarz wydaje na podstawie nowego § 3 ust. 2a, gdy uzna za zasadne działania prozdrowotne, uwzględniające także pozazawodowe aspekty zdrowia. Serwis GazetaPrawna.pl podkreśla, że takie zalecenia są widoczne tylko dla pracownika na IKP. Próba pozyskania ich od przychodni albo nakłanianie pracownika do ich okazania narusza zasady ochrony danych o zdrowiu, które wymagają szczególnej ostrożności także przy innych danych wrażliwych, o czym piszemy w tekście o przetwarzaniu danych biometrycznych w miejscu pracy.

Czy zmieniają się obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy?

Nie zmieniają się, bo rozporządzenie dotyczy wyłącznie formy i obiegu dokumentów, a obowiązki pracodawcy wynikają z art. 229 Kodeksu pracy, którego nowelizacja nie dotknęła. Pracodawca nadal wystawia skierowanie opisujące warunki pracy, pokrywa koszt badań i nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań na danym stanowisku. Skierowanie nie zostało przy tym zelektronizowane, co Pracodawcy RP uznali za błąd, bo oba dokumenty są ze sobą ściśle powiązane.

Sankcje za dopuszczenie do pracy bez badań wyraźnie wzrosły. Od 8 lipca 2026 r. górna granica grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika wzrosła z 30 000 zł do 60 000 zł, a przy ponownym naruszeniu w ciągu dwóch lat może sięgnąć 90 000 zł, jak opisuje Infor.pl. Mandat nakładany przez inspektora pracy wynosi obecnie do 5000 zł, a przy recydywie do 10 000 zł, według zestawienia EHS Consulting. Szerzej o katalogu wykroczeń piszemy w artykule o konsekwencjach naruszania przepisów prawa pracy.

Najbardziej wrażliwym momentem jest badanie kontrolne, bo dział kadr musi najpierw wiedzieć, że zwolnienie lekarskie przekroczyło 30 dni. Jeżeli nieobecności są rejestrowane na bieżąco, na przykład w elektronicznej ewidencji czasu pracy RCPonline, łatwiej zauważyć, że zwolnienie przekroczyło 30 dni, i wystawić skierowanie jeszcze przed planowanym powrotem pracownika. Zmiany w samych zwolnieniach lekarskich omawia osobny przewodnik po nowych przepisach o L4.

Jak przygotować firmę na 18 października 2026 roku?

Na przygotowanie zostało kilka tygodni. Większość pracy dotyczy umowy z przychodnią i wewnętrznego obiegu dokumentów.

1. Przejrzyj umowę z przychodnią medycyny pracy. Sprawdź, czy określa sposób i termin przekazywania orzeczeń w postaci elektronicznej. Jeżeli mówi tylko o egzemplarzu papierowym wręczanym pracownikowi, zaproponuj aneks.
2. Ustal w aneksie konkretny kanał i termin. Wskaż adres e-mail działu kadr albo dostęp do portalu przychodni oraz liczbę dni roboczych od badania, w której dokument ma dotrzeć. Przy badaniach wstępnych przydaje się zapis o przekazaniu tego samego dnia.
3. Wyznacz osobę odpowiedzialną za odbiór. Orzeczenie przychodzące na ogólną skrzynkę firmy łatwo przeoczyć, a od jego otrzymania zależy dopuszczenie do pracy.
4. Zdecyduj, jak e-orzeczenie trafi do akt osobowych. Firmy prowadzące dokumentację w postaci elektronicznej dołączą plik do e-teczki, a pozostałe powinny opisać w procedurze sposób postępowania z dokumentem elektronicznym. Zasady prowadzenia akt przypomina wpis o dokumentacji pracowniczej w 2026 roku.
5. Zaktualizuj kalendarz badań okresowych. Datę kolejnego badania przepisuj z każdego nowego orzeczenia, bo system przychodni nie przypomni o niej pracodawcy.
6. Poinformuj pracowników i kierowników. Wyjaśnij, że po badaniu nie trzeba przynosić kartki, ale warto sprawdzić orzeczenie na IKP, oraz że zalecenia indywidualne są prywatne i nikt w firmie nie będzie o nie pytał.

Czy każda przychodnia będzie gotowa na 18 października? Rozporządzenie nie zwalnia jej z obowiązku formy elektronicznej z powodu braku przygotowania, a jedynym wyjątkiem technicznym jest brak dostępu do systemu. Jeżeli placówka zapowiada, że nadal będzie wydawać wyłącznie papierowe orzeczenia, poproś o pisemne wyjaśnienie podstawy, bo to pracodawca odpowiada przed inspektorem za dopuszczenie pracownika do pracy.

Jak odwołać się od e-orzeczenia i od kiedy liczyć 7 dni?

Prawo do odwołania ma zarówno osoba badana, jak i pracodawca. Zgodnie z pouczeniem, które każde orzeczenie musi teraz zawierać, odwołanie wraz z uzasadnieniem wnosi się w terminie 7 dni od dnia otrzymania orzeczenia za pośrednictwem podstawowej jednostki służby medycyny pracy, w której orzeczenie wydano. Rozpatruje je co do zasady wojewódzki ośrodek medycyny pracy właściwy dla miejsca świadczenia pracy.

Po zmianie odwołania nie składa się już za pośrednictwem lekarza, który wydał orzeczenie, lecz przez przychodnię. Termin biegnie od otrzymania dokumentu, dlatego dla pracodawcy liczy się moment, w którym orzeczenie dotarło kanałem ustalonym w umowie, i właśnie z tego powodu w aneksie warto wskazać konkretną skrzynkę, a w firmie rejestrować datę wpływu. Orzeczenie wydane w trybie odwołania jest ostateczne, a ośrodek odwoławczy przekazuje je przychodni, która dostarcza je pracodawcy na tych samych zasadach co orzeczenie pierwotne.

Co z orzeczeniami papierowymi wydanymi przed 18 października?

Rozporządzenie nie przewiduje unieważnienia orzeczeń wydanych na papierze ani w okresie przejściowym, ani wcześniej. Paragraf 2 wprost dopuszczał ich wystawianie według dotychczasowych przepisów przez 6 miesięcy, więc takie dokumenty zachowują ważność do daty następnego badania okresowego, którą wskazał lekarz. Nie trzeba kierować pracowników na dodatkowe badania tylko po to, by uzyskać wersję elektroniczną.

Przez kilka lat w aktach będą więc leżeć obok siebie orzeczenia papierowe i elektroniczne. Przy porządkowaniu terminów pomoże przewodnik po okresowych badaniach pracownika, a przy nowych osobach — lista czynności z tekstu o zatrudnieniu pracownika krok po kroku.

Podsumowanie

Od 18 października 2026 r. orzeczenie lekarskie z medycyny pracy jest dokumentem elektronicznym zapisywanym w Systemie Informacji Medycznej, a forma papierowa zostaje tylko na wypadek awarii systemu i dla wybranych służb. Zmiana nie dotyka obowiązków z art. 229 Kodeksu pracy, ale przenosi ciężar organizacyjny na umowę z przychodnią, bo to ona decyduje, jak i kiedy dokument trafi do działu kadr. Pracodawca nie ma dostępu do IKP pracownika i nie zobaczy zaleceń indywidualnych, więc nie powinien opierać procedury na tym, że pracownik sam prześle plik.

Przed 18 października warto sprawdzić trzy rzeczy:

• Czy umowa z przychodnią określa kanał i termin przekazywania e-orzeczeń, a jeśli nie — czy aneks jest już w drodze.
• Czy ktoś w firmie odpowiada za odbiór orzeczeń i rejestruje datę ich wpływu, od której liczy się termin odwołania.
• Czy kalendarz badań okresowych i kontrolnych jest aktualny, bo grzywna za dopuszczenie do pracy bez badań sięga dziś 60 000 zł.